TRABAJO:

DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESOS.

CURSO VIRTUAL DE:

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS EN LAS UNIDADES DE
CORRESPONDENCIAS (2839189).

TRABAJO PRESENTADO A:
INSTRUCTORA CLAUDIA MURCIA CEDEÑO

PRESENTADO POR:
MARLY JULIETH MONTAÑEZ MONTAÑEZ.

FECHA:
09 DE SEPTIEMBRE DEL 2023
FLORIDABLANCA – SANTANDER.
 UNIDAD DE CORRESPONDENCIA.

Es el departamento en el cual se lleva toda la

información por ventanilla única. Tiene especificaciones
para entrada y salida, va codificado. Ya sea en físico o
en documentos electrónicos.

RECEPCION.

Se hace como tarea previa antes de

radicar la documentación. se debe
diferenciar la categoría oficial es la que
recibe de título personal; y las dirigidas a
título personal no se radican.

CLASIFICACION.

Cualquier paquete que se reciben ventanilla

se debe revisar o abrir para mirar el
contenido y así radicarlo en caso de lo
contrario no se podrá recibir menos
oficializarlo en la entidad.

APERTURA.

El trámite se debe realizar el usuario frente a

la entidad se Sella ya sea manual o
automatizado de acuerdo con la entidad sea
pública o privada.
 RADICACION.

Radicar el documento en
digitalización.
Se ingresan los datos o base de datos a un
software o simplemente se llena la planilla, sea
formatos en físico con la información relevante Se le entrega al usuario copia
o en el ámbito electrónico también se del recibido por ventanilla.
encuentran con la planilla la única diferencia es
que no se recoge firma del funcionario.

 Numero de radicado
 Fecha de radicado
REGISTRO.  Número de folio
 Entidad persona natural
 Solicitud o motivo
 Área competente
El reparto de la  Fecha recibida
correspondencia se hace  responsable
horarios pactados o
establecidos por el área y de
conocimiento por parte de los
colaboradores de la
organización, esto se hace con
un comunicado a la recepción
con la intención que debe dar
trámite al documento recibido.

NO

¿Al
document
o le falta
un anexo? A María se le olvida que al
SI documento le hace falta el anexo y
termina dándole salida y
haciéndole entrega a la mensajería.
SI

Es importante que los documentos no

le falten esos y que describan CD o
medio magnético si se embalan o se
ubican al principio de los documentos.
 DISTRIBUCIÓN.

Realización de seguimiento y control a las

comunicaciones que se encuentra en las unidades
administrativas pendientes por tramitar.

El traslado documento es efectuado por mensajería,

que se entrega en un formato de planilla para llevar un
control en la unidad de correspondencia con la
información que se desea repartir al contexto externo.
En las planillas, se relacionan los datos de la empresa,
entidad, trámite, nombre del destinatario, dirección,
municipio, departamento y se diligencia tantas
planillas como documentos que se entregan.

TRASLADO DE DOCUMENTOS.

FIN…