RECEPCIÓN O RADICACIÓN, REGISTRO, DISTRIBUCIÓN O EMBALAJE DE

DOCUMENTOS

APRENDIZ:

DILIA ROSA DUARTE MORENO

Ficha: (2109868)

INSTRUCTOR:

MIGUEL ANGEL MEDINA

SENA, SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

MAYO DE 2020
De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el
aprendiz debe entregar un informe del paso a paso para la recepción o radicación,
registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto.

Conceptos:

Recepción o Radicación de Documentos: Es el proceso por el cual, las entidades asignan

un número consecutivo a las comunicaciones producidas o recibidas, dejando constancia
de la fecha y hora de recibido o envío con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con
los términos que establezca la Ley; la radicación puede ser manual, mecánica o digital.

Registro de Documentos: Anotación manual y digital la salida de los sobres generados por
los diferentes procesos de la institución en las panillas de salida de los sobres generados
por los diferentes procesos de la institución, donde se registran datos como:

 Nombre de la persona y / o Entidad remitente o destinataria.

 Nombre o código de la (s) dependencia(s) competente(s)
 Número de radicación
 Nombre del funcionario responsable del trámite
 Anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
Distribución o Embalaje de Documentos: El último paso dentro del proceso de recibo de
correspondencia es su distribución o reparto. Uno de los procedimientos más prácticos
es utilizar un casillero con el nombre de la dependencia o sus códigos, según el caso,
donde se organiza la correspondencia la realiza el mensajero, quien se apoya en bolsas
para tal fin. Siempre habrá dos bolsas para cada dependencia. Una permanecerá en la
oficina de correspondencia para guardar la que se recibe y otra en la oficina respectiva
para guardar la correspondencia que será enviada. Cuando el mensajero hace su
recorrido hará el cambio respectivo.

Cumplida la fase de radicación de la correspondencia que saldrá al medio externo, en

lo posible, el paso siguiente es asegurarse que la correspondencia llegue a su destino.

Por el volumen de documentos que diariamente salen de las instituciones, es mucho

más práctico y menos costoso utilizar servicios postales, correo urbano, correo nacional
y los servicios especializados de correo.

En ambos casos, distribución interna y despacho externo, se hace necesario llevar

control de lo que sale de la oficina de correspondencia; este se efectúa relacionando los
números de radicación y las ciudades de destino de la documentación que el mensajero
entrega en cada dependencia (si es interna) o de los que entrega a la oficina de correo
(si es externa), por control y aclaraciones posteriores.
1. Memorando Radicación
Registro:

Distribución
 2. Documentos contables Radicación

Registro
Distribución

3. Carta Radicación
Registro

Distribución
 4. CORRESPONDENCIA

Radicación Registro Distribución

El proceso de radicación consiste en Cuando la entidad trabaja el El último paso dentro del proceso
asignarle al documento un número recibo y despacho de la de recibo de correspondencia es
mediante el cual se va a identificar y correspondencia en forma su distribución o reparto. Uno de
consultar posteriormente. Esta automatizada, el programa los procedimientos más prácticos
numeración debe iniciarse permite almacenar y mantener es utilizar un casillero con el
anualmente. La actividad de actualizada la información sobre nombre de la dependencia o sus
radicación no se efectúa con toda la la correspondencia recibida y códigos, según el caso, donde se
documentación recibida. Solo se despachada. Facilita su consulta organiza la correspondencia la
radican cartas, memorandos, a través de varios conceptos: realiza el mensajero, quien se
telegramas, fax, correspondencia facha, remitente, destinatario, apoya en bolsas para tal fin.
confidencial de carácter número de radicación, etc. Siempre habrá dos bolsas para
institucional, haciendo la salvedad Produce listados sobre cada dependencia. Una
de que se debe radicar en el sobre documentos en tránsito porque la permanecerá en la oficina de
sin abrirse y algunos son información queda registrada correspondencia para guardar la
documentos que hacen parte de la automáticamente. Cuando no es que se recibe y otra en la oficina
gestión administrativa y que van a así, el registro deberá llevarse respectiva para guardar la
conformar la memoria institución. manualmente, por lo cual debe correspondencia que será
Otro paso de la radicación es colocar diseñar un formato que permita enviada. Cuando el mensajero
la fecha que se recibe el documento. tener la información sobre la hace su recorrido hará el cambio
Esta información es muy importante correspondencia que se reciba y respectivo
porque es a partir de este momento que se radica y la situación actual
cuando se inicia la responsabilidad del trámite. Tendrá como mínimo
de la entidad para su trámite. La los siguientes datos: número de
entidad adquiere el uso y la registro, fecha de elaboración y
propiedad de la comunicación, y en de recibido, ciudad de origen,
muchos casos, la fecha de persona o entidad que la envía y
elaboración de la correspondencia el asunto que trata.
no coincide con la recepción. El paso Adicionalmente con fines de
siguiente es colocar el nombre de la seguimiento y control, debe
dependencia que debe encargarse contemplarse un espacio para
del asunto. Cuando se decide registrar el número y fecha de
centralizar la recepción, dentro del respuesta. En el comercio ofrece
trabajo preliminar del análisis del formas impresas que son
flujo de la información, ese posible funcionales y que pueden
que se asigne códigos a cada una de adecuarse a las necesidades de
las dependencias. En este caso es la organización. Dentro de este
este el código que registra en el proceso de radicación y registro
documento. La mayoría de las es importante tener en cuenta: 1.
empresas utilizan para el proceso de No radicar la correspondencia
radicación un sello que puede ser personal. Si el sobre no trae
mecánico o electrónico, que tiene registrada la información
impresos los datos mencionados. personal, se puede asumir como
Para el control se adiciona un personal la que venga dirigida a
espacio para la firma de quien da un funcionario y no tenga escrito
respuesta y la fecha de esta. Otras el cargo que desempeña dentro
organizaciones han diseñado, con el de la organización. Esta
apoyo del departamento de correspondencia solo se fecha en
sistemas, un programa en base de el sobre.
datos para el recibo y despacho de 2. Colocar la fecha de recibo a:
su correspondencia. folletos, revistas, publicaciones,
inscripciones. 3. Devolver, sin
abrir, la correspondencia que por
error llegue a esta oficina.
4. Hacer las observaciones
pertinentes en el radiador;
cuando las comunicaciones
llegan sin firmar.
5. Verificar que los anexos
enunciados estén completos. En
caso contrario, hacer la
aclaración en forma oral o escrita
al remitente. Esto únicamente
cuando la comunicación llega a
través del correo.
 5. CIRCULARES

Radicación Registro Distribución

Asignación de un número En el formato de registro se debe Se debe garantizar la llegada
consecutivo a los documentos en los colocar el tipo de documento, en oportuna a su destinatario, sin
términos establecidos en el artículo este caso Circular externa o importar el flujo o circulación al
2 del Acuerdo 060 de 2001, dejando interna, el número, nombre, título interior y exterior de la entidad o
constancia de la fecha y hora de y fecha proceso. Se requiere contar con
recibo o de envío; luego Impresión mecanismos de control y
de rótulo de la radiación; y por último verificación diligenciando, según
se realiza registro impreso de sea el caso
planillas de radiación y control