EVIDENCIA 3

-De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la

presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe
entregar un informe del paso a paso para la
recepción o radicación, registro, distribución o
embalaje de cinco documentos de diferente
contexto.

SOLUCION

Desde la perspectiva de la Ley General de

Archivos, se define Gestión documental como el
“Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación”.
El informe de administración documental se
redacta con el fin de dar la importancia de un
buen manejo archivístico de las comunicaciones
oficiales, ya que esto permite facilitar la
búsqueda y el acceso rápido de los documentos
ya que si no se tienen clasificados sería una
tarea tediosa y que llevaría demasiado tiempo lo
cual representa un aumento significativo de
costos para las empresas y además una buena
administración documental genera una buena
toma de decisiones.
 Objetivos

        Adquirir mayor conocimiento sobre la

administración documental en el entorno laboral,
con relación a la importancia de informe del paso
a paso para la recepción o radicación, registro,
distribución o embalaje de cinco documentos de
diferente contexto.

        Reconocer que las entidades públicas

cumplen y aplican las funciones básicas para el
manejo de documentos tales como recepción o
radicación, registros, y distribución o embalaje.

1.   Recepción, registro y distribución de

comunicaciones oficiales externas recibidas

Recepción

El proceso de Recepción se desarrolla en la

Ventanilla Única, la cual cumple con la tarea de
administrar las comunicaciones oficiales
contribuyendo con la normalización de los
servicios de recepción, registro, radicación y
distribución de los documentos como parte
integral del Programa de gestión Documental.
Es este punto hablamos de tres pasos dentro del
proceso de recepción: la recepción del
documento, su radicación y finalmente el
registro.
Su función es la de Recibir correspondencia
remitida por personas naturales o jurídicas
teniendo en cuenta los siguientes aspectos.

• La comunicación está dirigida a la empresa o a

un funcionario.

• El sobre debe estar correctamente marcado.

Luego de este proceso se clasifica en

comunicación oficial o comunicación personal.

Los documentos que se reciben pueden estar en

diferentes soportes y medios,  tales como correo
tradicional, fax, revistas, plegables,  invitaciones,
correo electrónico, entre otros.

Se debe verificar que la documentación que se

recibe está completa, firmada, contiene los
anexos, anunciados, datos de origen del
remitente, dirección de respuesta, y se encuentra
en buen estado.

Apertura:
Se procede a desempacar  con mucho cuidado el
documento para no dañarlo, se revisa el sobre y
verificar los anexos.
 Una vez extraído el documento del sobre se lee
con el fin de:
        Comprobar las fechas de elaboración y
recibido.
        Revisar que este firmado, verificar anexos.

En el caso de la comunicación que no cumpla

con todos los requisitos correspondientes en el
proceso de revisión y verificación como por
ejemplo no ir firmada, se considera anónima y
deberá ser remitida sin radicar, además de
proceder a una respectiva investigación.

Registro y radicación:
Después de recibir las Comunicaciones oficiales
en Ventanilla Única,  se ingresan todas las
comunicaciones producidas o recibidas, al
Sistema SGD (sistema de gestión documental de
la empresa).
Se registran los siguientes datos:
        Fecha
        Nombre del Remitente
        Dirección, teléfono y correo electrónico
        Funcionario destinatario, Dependencia y si
lleva copia a otra dependencia
        Asunto
Número de folios y anexos.

Radicación e impresión de rótulo:

Según ICONTEC, (2009) en la Guía técnica
Colombiana, el espacio para colocar el sello
radiador en la elaboración de cartas o de
comunicaciones oficiales es en la zona 3, que
corresponde al extremo superior derecho del
documento.
Al registrar las comunicaciones oficiales en el
aplicativo SGD, se procede a escanear el
documento para  grabarlo en la base de datos y
al presionar el botón de radicar, el aplicativo
automáticamente asigna el número de radicación
del documento.

Enseguida se imprime el rótulo con el número de

radicación asignado por el aplicativo.  Este rótulo
identifica el documento dentro de la base de
datos de la Entidad, (SGD), se hace con el fin
de  de velar por la transparencia  de la actuación
administrativa asignada en estricto orden de
recepción de los documentos.
Al comienzo de cada año laboral, la numeración
debe ser ascendente y continua, iniciando con el
001 y finalizando con el último consecutivo que
se registre al cierre de labores administrativas de
la Institución, al finalizar el año.

Distribución o reparto:
El paso subsiguiente al de registro, es el de
proceder a la distribución o reparto hacia las
oficinas que deben realizar el proceso de
atención y trámite correspondiente.
El funcionario de la  Ventanilla Única, recibe,
clasifica las comunicaciones externas  en
carpetas, por dependencias.
Relaciona estas comunicaciones en el formato
Comunicaciones externas recibidas. Hace
entrega al mensajero interno, del documento y
del formato, para que proceda a su distribución.
El mensajero interno o patinador recoge la
correspondencia en el casillero, verificando que
los datos de la planilla de  relación de
correspondencia coincidan con la
correspondencia física, organiza la
correspondencia según el recorrido, relaciona el
formato “relación de copias” con las copias que
debe entregar en el recorrido, hace el recorrido.
El mensajero hace entrega de los documentos en
las dependencias y hace firmar el formato para
verificación y control del recibido.
Comunicaciones oficiales externas
Si las comunicaciones oficiales se dirigen para
entes externos se  Coloca sello a la
correspondencia para controlar la fecha de
recibido  encasilla la correspondencia con el
formato diligenciado según el servicio requerido
donde corresponda
Se recoge la correspondencia y el formato en el
casillero  se verifica el aval del envío por parte de
la Unidad y la asociación del centro de costo
(formato o correo electrónico).
Se Diligencia Guía,  se registra: Nombre,
dirección ,empresa, teléfono contenido ,Ciudad a
la que  va , tipo de servicio, Peso, volumen,
forma de pago , Observación, Centro de costo y
 departamento que envió.  Llamar al Operador
para programar recogida de Correspondencia.

2.    Comunicaciones oficiales vía Fax

Las comunicaciones recibidas y enviadas por

este medio, se tramitarán teniendo en cuenta la
información que forma parte integral de las
series establecidas en las tablas de retención
documental, para su radicación en la Ventanilla
Única.
Cuando se recibe un fax en la Ventanilla Única
dirigido a un funcionario de la Institución, se
escanea, se imprime para garantizar su
permanencia, durabilidad y conservación  y se
continúa el  procedimiento de registro y
radicación, igual que para las comunicaciones
oficiales, posteriormente se distribuye a la
Dependencia respectiva.

3.   Memorandos

Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD,

sin necesidad de imprimirlo, a menos que la
dependencia destinataria exija el documento
impreso para un trámite legal o administrativo.

Después de enviado el documento por el

aplicativo SGD, si es requerido en forma física
por el destinatario y para confirmar su recibo, se
envía con el mensajero interno junto con el
formato Comunicaciones
internas  despachadas,  relacionando en
 el Asunto, el número de radicación generado por
el SGD con el fin de tener la evidencia de que
envió el documento.

El destinatario recibe el documento física o

electrónicamente y debe firmar el formato antes
mencionado y devolverlo a la dependencia
remisoria para verificación y control del envío.

4.   Peticiones quejas, reclamos

Las PQRSF deberán ser diligenciadas en lo

posible en el formato diseñado para tal efecto y
deben contener la siguiente información.
        Nombre del funcionario o dependencia a la
cual se dirige.
        Nombres  completo del solicitante o su
representante.
        Dirección o correo electrónico y teléfono  a
donde se debe dirigir la respuesta del
peticionario y/o apoderado.
        Los fundamentos de hecho o derecho de la
PQRSF.
        La relación de los documentos que sustentan
la PQRSF.
        La firma del peticionario y/o su apoderado.

Recibida la PQRSF en la dependencia

competente el funcionario encargado  verificará
el cumplimiento de los requisitos señalados.
 Conforme al principio de Celeridad que rige las
empresas de nuestro país, los documentos
deben ser tramitados en el menor tiempo posible.
Diez (10) días hábiles para contestar peticiones
de información.
Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la
queja.
Quince (15) días hábiles para atender reclamos.
Quince (15) días hábiles para contestar
solicitudes.
Treinta (30) días hábiles para contestar
consultas.
Treinta (30) días hábiles para atender
sugerencias y elogios.
Procedimiento:

        La  Dependencia recibe el documento a través

de la Ventanilla Única  o de otra dependencia.

        Todas las PQRSF –peticiones, quejas,

reclamos, solicitudes y felicitaciones – deben
atenderse, en los términos definidos
anteriormente.

        Si el documento amerita trámite o requiere

respuesta, el Jefe de la dependencia entrega el
documento al funcionario competente para  que
proceda con las respectivas anotaciones de
chequeo y control.

        El funcionario de la dependencia basado en el

derecho de turno y los tiempos de respuesta,
analiza la solicitud, proyecta respuesta y entrega
 al Jefe de la dependencia para revisión, éste la
revisa y procede a firmarla.

        Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o

precisar la información.

        El auxiliar administrativo  aplica el

procedimiento para la distribución y envío de
documentos externos o internos según sea
requerimiento.

        Terminado el trámite del proceso se archiva el

documento  en la serie correspondiente.

5.   Correo electrónico

La dependencia recibe de otras unidades

administrativas solicitudes o documentos, para
su trámite, consulta o información, utilizando los
diferentes medios y soportes de la entidad.
Como lo es el correo electrónico.

La receptora verifica, firmas, folios, copias,

anexos, y todos aquellos datos que la entidad
haya regulado en procedimientos o reglamentos,
se registra y radica en la planilla de control de
comunicaciones internas en el documento
señalando datos como él (nombre y código de la
dependencia remitente, número de radicación,
fecha y hora de recibido, nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de
respuesta, si lo amerita), y adicionalmente
aquella información que la entidad haya regulado
en procedimientos vigentes.

Se hace entrega de los documentos con sus

respectivos anexos si los hay a la dependencia
destinataria.
La dependencia destinataria recibe el
documento, verifica y da constancia de recibido.