ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

ADMINISTRACCIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO

LABORAL

PRESENTA
JUAN CAMILO LOPEZ

SANTIAGO DE CALI SEPTIEMBRE 17 DE 2023.

 Objetivo
• Entender que las entidades públicas y privadas cumplen y aplican las
funciones básicas para el manejo de documentos tales como recepción o
radicación, registros, y distribución o embalaje.
 1. Recepción, registro y distribución de comunicaciones oficiales externas
recibidas

Recepción
El proceso de Recepción se desarrolla en la Ventanilla Única, la cual cumple
con la tarea de administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo con la
normalización de los servicios de recepción, registro, radicación y distribución
de los documentos como parte integral del Programa de gestión Documental.
Es este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso de recepción: la
recepción del documento, su radicación y finalmente el registro.
Su función es la de Recibir correspondencia remitida por personas naturales o
jurídicas teniendo en cuenta los siguientes aspectos.

• La comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario.

• El sobre debe estar correctamente marcado.
Luego de este proceso se clasifica en comunicación oficial o comunicación
personal.
Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes y
medios, tales como correo tradicional, fax, revistas, plegables, invitaciones,
correo electrónico, entre otros.
Se debe verificar que la documentación que se recibe está completa, firmada,
contiene los anexos, anunciados, datos de origen del remitente, dirección de
respuesta, y se encuentra en buen estado.
Apertura:
Se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para no dañarlo,
se revisa el sobre y verificar los anexos.
Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:
• Comprobar las fechas de elaboración y recibido.
• Revisar que este firmado, verificar anexos.

En el caso de la comunicación que no cumpla con todos los requisitos

correspondientes en el proceso de revisión y verificación como por ejemplo no ir
 firmada, se considera anónima y deberá ser remitida sin radicar, además de
proceder a una respectiva investigación.
Registro y radicación:
Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única, se
ingresan todas las comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema SGD
(sistema de gestión documental de la empresa).
Se registran los siguientes datos:
• Fecha
• Nombre del Remitente
• Dirección, teléfono y correo electrónico
• Funcionario destinatario , Dependencia y si lleva copia a otra dependencia
• Asunto
Número de folios y anexos.
Radicación e impresión de rótulo:
Según ICONTEC, (2009) en la Guía técnica Colombiana, el espacio para
colocar el sello radiador en la elaboración de cartas o de comunicaciones
oficiales es en la zona 3, que corresponde al extremo superior derecho del
documento.
Al registrar las comunicaciones oficiales en el aplicativo SGD, se procede a
escanear el documento para grabarlo en la base de datos y al presionar el botón
de radicar, el aplicativo automáticamente asigna el número de radicación del
documento.
Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación asignado por el
aplicativo. Este rótulo identifica el documento dentro de la base de datos de la
Entidad, (SGD), se hace con el fin de de velar por la transparencia de la
actuación administrativa asignada en estricto orden de recepción de los
documentos.
Al comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser ascendente y continua,
iniciando con el 001 y finalizando con el último consecutivo que se registre al
cierre de labores administrativas de la Institución, al finalizar el año.
Distribución o reparto:
El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución o reparto
hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite
correspondiente.
 El funcionario de la Ventanilla Única, recibe, clasifica las comunicaciones
externas en carpetas, por dependencias.
Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones externas
recibidas. Hace entrega al mensajero interno, del documento y del formato,
para que proceda a su distribución.
El mensajero interno o patinador recoge la correspondencia en el casillero,
verificando que los datos de la planilla de relación de correspondencia
coincidan con la correspondencia física, organiza la correspondencia según el
recorrido, relaciona el formato “relación de copias” con las copias que debe
entregar en el recorrido, hace el recorrido.
El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace
firmar el formato para verificación y control del recibido.
Comunicaciones oficiales externas
Si las comunicaciones oficiales se dirigen para entes externos se Coloca sello
a la correspondencia para controlar la fecha de recibido encasilla la
correspondencia con el formato diligenciado según el servicio requerido donde
corresponda
Se recoge la correspondencia y el formato en el casillero se verifica el aval del
envío por parte de la Unidad y la asociación del centro de costo (formato o
correo electrónico).
Se Diligencia Guía, se registra: Nombre, dirección ,empresa, teléfono
contenido ,Ciudad a la que va , tipo de servicio, Peso, volumen, forma de pago
, Observación, Centro de costo y departamento que envió. Llamar al Operador
para programar recogida de Correspondencia.
2. Comunicaciones oficiales vía Fax

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán teniendo

en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en
las tablas de retención documental, para su radicación en la Ventanilla Única.
Cuando se recibe un fax en la Ventanilla Única dirigido a un funcionario de la
Institución, se escanea, se imprime para garantizar su permanencia, durabilidad
y conservación y se continúa el procedimiento de registro y radicación, igual
que para las comunicaciones oficiales, posteriormente se distribuye a la
Dependencia respectiva.
3. Memorandos
 Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo,
a menos que la dependencia destinataria exija el documento impreso para un
trámite legal o administrativo.
Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en
forma física por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el
mensajero interno junto con el formato Comunicaciones
internas despachadas, relacionando en el Asunto, el número de radicación
generado por el SGD con el fin de tener la evidencia de que envió el
documento.
El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el
formato antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para
verificación y control del envío.

4. Peticiones quejas, reclamos

Las PQRSF deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para
tal efecto y deben contener la siguiente información.
• Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.
• Nombres completo del solicitante o su representante.
• Dirección o correo electrónico y teléfono a donde se debe dirigir la respuesta del
peticionario y/o apoderado.
• Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.
• La relación de los documentos que sustentan la PQRSF.
• La firma del peticionario y/o su apoderado.
Recibida la PQRSF en la dependencia competente el funcionario
encargado verificará el cumplimiento de los requisitos señalados.
Conforme al principio de Celeridad que rige las empresas de nuestro país, los
documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible.
Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.
Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.
Quince (15) días hábiles para atender reclamos.
Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.
Treinta (30) días hábiles para contestar consultas.
Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.
Procedimiento:
• La Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla Única o de otra
dependencia.

• Todas las PQRSF –peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y felicitaciones –

deben atenderse, en los términos definidos anteriormente.

• Si el documento amerita trámite o requiere respuesta, el Jefe de la dependencia

entrega el documento al funcionario competente para que proceda con las
respectivas anotaciones de chequeo y control.

• El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y los tiempos de

respuesta, analiza la solicitud, proyecta respuesta y entrega al Jefe de la
dependencia para revisión, éste la revisa y procede a firmarla.

• Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la información.

• El auxiliar administrativo aplica el procedimiento para la distribución y envío de

documentos externos o internos según sea requerimiento.

• Terminado el trámite del proceso se archiva el documento en la serie

correspondiente.
5. Correo electrónico
La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o
documentos, para su trámite, consulta o información, utilizando los diferentes
medios y soportes de la entidad. Como lo es el correo electrónico.
La receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos datos que
la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, se registra y radica
en la planilla de control de comunicaciones internas en el documento señalando
datos como el (nombre y código de la dependencia remitente, número de
radicación, fecha y hora de recibido, nombre del funcionario responsable del
trámite, anexos y tiempo de respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella
información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes.
Se hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay a la
dependencia destinataria.
La dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de
recibido.