INSTRUCTIVO

BÁSICO DE
RETENCIÓN
DOCUMENTAL
Toda la documentación del sistema de gestión de
seguridad y Salud en el trabajo debe ser elaborada de
acuerdo al procedimiento de control documental.
Tengan en cuenta estos pasos para la retención
documental
1 UBICACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS
Los documentos se encuentran de forma física y digital
en una carpeta llamada estructura SGSST dividida en el
ciclo Planear Hacer Verificar y Actuar.

CONTROL DE
2
DOCUMENTOS INTERNOS
Para asegurar el control de los documentos estos se
relacionan en el listado maestro de documentos y estan
organizados por la categoría (Planes, Matrices,
Programas, Procedimientos y formatos). Tienen nombre,
código , descrpción, fecha y ubicación

3 RETENCIÓN DOCUMENTAL
La documentación física reposa en el archivo Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y los registros
se encuentran físicos. De igual manera todo el sistema
tanto en estructura como en ejecución esta soportado
digitalmente.

4 CONTROL DE CAMBIOS
En el cuadro al final de cada documentos llamado control
de cambios se colocará si hubo alguna actualización,
cambio de versión o si este se elimina y es sustituido,
entrando en el listado de los obsoletos.

5 MANEJO DE OBSOLETOS
Los documentos que hayan sido reemplazados se retiran
del archivo fíisico y del acrivho digital y cuando esten e
obsoletos se deben eliminar y retirar del listado maestro
de documentos

6 CONTROL DE REGISTROS
Los registros deben ser controlados para que accedan a
estos solo las personas estipuladas como autorizadas. La
persona encargada de la custodia y el control del registro
es la encargada del SGSST. Hay Resgitros generales,
registros privados y confidenciales

7 CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOSS
Los documentos y registros que soportan el SGSST
deben conservarse durante 20 años , a partir de el
cese de relación laboral del trabajador con la empresa

DISPOSICIÓN FINAL DE
DOCUEMENTOS
8

Una vez superado el tiempo de retención documental se

deben disponer los documentos para destrucción,
reutilización, digitalización, encuadernación permanente
y se debe hacer un acta que contenga el nombre de los
registros, periodo en que fueron diligenciados, tipo de
disposición, responsable de la disposición y lugar de la
disposición
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO UNIÓN COLOMBIANA