CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

La preservación y la conservación del fondo documental de la empresa GRÚAS Y TRANSPORTE

incluye un conjunto de medidas tendentes a asegurar el buen estado de los documentos suscritos
al sistema de gestión de la seguridad en el trabajo durante 20 años, según el decreto 1072 de
2015.

Conservar los documentos es necesario como medida preventiva adoptada para asegurar la
integridad física y funcional de los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo.

OBJETIVO

Definir los lineamientos necesarios para la protección y conservación de los documentos

producidos y recibidos en la empresa grúas y transporte de la sabana.

ALCANCE

Aplica a todos los documentos que reciben y producen las diferentes áreas administrativa y
operativa de la empresa GRÚAS Y TRANSPORTE DE LA SABANA.

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

● Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el
transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información a
la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la
historia.
● Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los
distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan
frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las
propias oficinas y particulares en general.
● Archivo Digital: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos
digitalmente a la nube por los distintos archivos de gestión de la entidad, cuya
consulta es frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta
por las propias oficinas y particulares en general.
● Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a
continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras
que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a
los asuntos iniciados.
● Acervo Documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su
valor sustantivo, histórico o cultural.
● Carpeta/folder A-Z: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los
documentos para su almacenamiento y preservación.
 ● Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de
archivo.
● Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de
orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de
deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.
● Documento: es aquel que se puede modificar.
● Registro: aquel que permanece inmodificable.
Todas estas definiciones hacen parte de la información documentada, por lo que la verdadera
razón de conservarlos de forma adecuada aparece en el decreto 1072 su apartado 2.2.4.6.12
define los documentos que el jefe deberá mantener disponibles y debidamente actualizados como:

1. La política y los objetivos del sistema de gestión.

2. Las responsabilidades asignadas para la implantación y mejora continua del
sistema.
3. La matriz de identificación de peligros y riesgos.
4. El informe de condiciones de salud junto con el perfil sociodemográfico de la
población trabajadora.
5. El plan de trabajo anual firmado por el jefe y el responsable del Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo.
6. El programa de capacitación de seguridad y salud en el trabajo.
7. Procedimientos e instructivos internos de seguridad y salud en el trabajo.
8. Registros de entrega de equipos de protección individual.
9. Registros de entrega de los protocolos de seguridad.
10. Los soportes de la convocatoria, elección y conformación de las actas de reunión o
la delegación de seguridad y salud en el trabajo, además de los soportes de
actuación.
11. Los reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y
enfermedades laborales.
12. Plan de emergencias con su respectivo análisis de vulnerabilidad.
13. Programas de vigilancia epidemiológica, incluidos los resultados de las mediciones
ambientales y los perfiles de salud arropados por el monitoreo biológicos.
14. Formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones, máquinas o equipos
ejecutados.
15. La matriz legal actualizada que contemple las normas del sistema general de
riesgos laborales que le aplican a la organización.
16. Evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos prioritarios y
el artículo 2.2.4.6.13 habla de la conservación documental la cual deberá realizarse
de forma controlada, legible, fácilmente identificable y accesible.

Es necesario diseñar una metodología para evidenciar los cambios que se van llevando a cabo en la
documentación desde su inicio, al igual que una metodología para identificar las diferentes clases
de documentos que integran el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, además se
deberá asegurar que las versiones de la documentación a las que se tiene acceso se encuentran
vigentes. La documentación que compone el sistema de gestión tiene que ser fácilmente
entendible con el fin de que pueda ser implantado tanto por personas que conocen el tema como
personas que no son expertas.

Una herramienta al interior de la empresa que permita la accesibilidad y resguardo permanente a

dicha información, teniendo en cuenta que los siguientes documentos deben ser guardados por 20
años de forma obligatoria:

● Los perfiles epidemiológicos de salud de los empleados, así como los conceptos de
los exámenes de ingreso, periódicos, de retiro y los resultados de los exámenes
complementarios como puede ser paraclínicos, pruebas de monitoreo biológico,
audiometrías, espirómetros, radiografías de tórax y en general las que se lleven a
cabo con el objetivo de monitorear todos los efectos hacia la salud de la exposición
a los peligros y riesgos.
● Resultados de las mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, para
obtener como resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros y
riesgos en seguridad y salud en el trabajo.
● Registro de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en
seguridad y salud en el trabajo.
● Registro de suministro de elementos y equipos de protección personal.

KELLY CORTINA RUIZ

Responsable SG SST.