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PRESENTACIÓN TRABAJO FINAL

PRESENTADO A LA INSTRUCTORA:
PILAR LOVERA

REALIZADO POR LAS APRENDICES:

MARTHA ISABEL ARIAS SILVA
LINA XIMENA PEÑUELA
LUISA FERNANDA RODRIGUEZ MARTINEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

GESTIÓN INTEGRADA DE LA CALIDAD, MEDIO
AMBIENTE,
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
FICHA: 1836687 GRUPO B
CHIA (CUN)
2020
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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVOS 3
2. ALCANCE 3
3. META 3
4. ELABORACIÓN DEL LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS 4
5. CONTROLAR LA DOCUMENTACIÓN DE ACUERDO CON LOS REQUISITOS 5
NORMATIVOS Y ORGANIZACIONALES
6. EVIDENCIAS DE LA DIBULGACION 6

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1. OBJETIVO
La presentación tiene como motivo dar a conocer a compañeros e
instructora las evidencias de la divulgación del procedimiento de elaboración
y control documental y el Listado Maestro de Documentos , que se le realizo
a la empresa Ingenieria, Construcciones y Montajes Caap SAS (INGECAAP
SAS). Estos programas fueron presentadas al representante legal de la
empresa.

2. ALCANCE
Esta dirigido a todos las areas de la empresa Ingenieria, Construcciones y
Montajes Caap SAS (INGECAAP SAS), ya que se realizo la dibulgación
del procedimiento de elaboración y control documental y el Listado
Maestro de Documentos

3. META
Lograr generar consiencia en 100% del personal que tiene la empresa de
la importancia del control documental de una empresa

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4. ELABORACIÓN DEL LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

Listado que relaciona de manera ordenada los documentos que conforman el SIG facilitando su control.

Los documentos del SIG se controlan por medio del listado maestro de documentos este documento se
encuentran en Excel e hiperbinculados, y contienen toda la información de la documentación del Sistema
Integrado de Gestión, de la organización Ingenieria, Construcciones y Montajes Caap SAS (INGECAAP SAS)

Listado Maestro de documentos

Imagen 1 Listado Maestro de documentos 1

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5. CONTROLAR LA DOCUMENTACIÓN DE ACUERDO CON LOS REQUISITOS NORMATIVOS Y LOS
ORGANIZACIONALES.
Para el control de documentación se elaboro un procedimiento de elaboración y control documental de la mano de las
observaciones del representante legal de la empresa quien fue un apoyo quien nos aporto diferentes lineamientos para el
desarrollo del procedimiento.
CONTROL DE LA DISTRIBUCIÓN DE
CONTROL DE LOS REGISTROS DEL SIG DOCUMENTOS DEL SIG 
Los registros del Sistema Integrado de Gestión deben ser legibles y almacenados de Se controla la distribución de documentos del
tal forma que se conserven y consulten con facilidad. Los registros pueden ser SIG, por medio de un correo institucional, cada
electrónicos o impresos según aplique. vez que la organización crea pertinente observar
Los registros pueden ser diligenciados manualmente, pero es responsabilidad de la o evaluar un documento el responsable sera la
profesional HSEQ que los elabora que estos sean claros, de fácil lectura para que no profesional HSEQ de la organización y el registro
se presten a doble interpretación y minimizar las enmendaduras. Además deben velar que queda de dicha distrubución sera la respuesta
porque estos registros lleguen en buen estado al su almacenamiento. del correo institucional.

Todo registro debe ser diligenciado de forma clara y legible, sin tachones ni CONTROL DE DOCUMENTOS
enmendaduras que puedan dar lugar a confusión sobre la información registrada, de OBSOLETOS  
forma completa llenando los espacios requeridos y debe contener la firma del
responsable de obtener la información para registros diligenciados en papel y el Los documentos obsoletos o no válidos deben seretir
nombre del responsable para los diligenciados en medio magnético. ados prontamente de todos los
puntos de emisión y uso. Estos documentos son marc
Las personas que no sean del área donde está el archivo y que necesiten hacer uso de ados con un sello de color rojo que  dice 
los registros para el desempeño de su trabajo, o la persona interesada en registros, “DOCUMENTO  OBSOLETO”.  Estos  documentos 
pueden consultarlos solamente con autorización previa del representante legal o de la pueden ser guardados
profesional HSEQ. como memoria histórica por el profesional HSEQ.  1

CONTROL DE LAS COPIA DE SEGURIDAD- (BACKUP)  CONTROL DE LOS DOCUMENTOS EXTERNOS
La profesional HSEQ, tienen a cargo equipos de cómputo y que
manejen información importante y crítica, deben guardarla en la
partición “D” del disco duro de su computadora o USB la cual maneje
solo información del SIG de la organización.
La profesional HSEQ, tienen a cargo equipos de cómputo y que
manejen información importante y crítica, debe realizar copias de
seguridad de su computadora hacia el servidor de Backus dos veces
por semana.
La información de los archivos contenidos en las copias de
seguridad debe ser única y exclusivamente de uso gerencial y no
personal.
El resguardo y almacenamiento adecuado de las copias de
seguridad, es responsabilidad de la profesional HSEQ, de la
organización.
En caso de que algún Alto mando necesite copias de sus archivos
almacenados en el servidor de Backus o en los medios de
almacenamiento USB, este no requiere de una petición oportuna ya
que es la cabeza de la organización.
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La administración, manejo y archivo de los documentos externos del SIG
es competencia de la responsable profesional HSEQ
El  control  de  ellos,  se  tiene  al  momento  de  su  ingreso  al  sistema 
mediante la  colocación de codificación que se evidenciara si es
documento EXTERNO con la sigla “EXT”.
TIEMPOS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
DEL SIG 
Se establece un tiempo de permanencia de
documentos del SIG de acuerdos a los Normas ISO,
los Documentos Ambientales tendran un tiempo de
retención de un (1) año, los Documentos de Calidad
tendran un tiempo de retención de seis (6) meses, los
Documentos de SST tendran un tiempo de retención
de veinte (20) años según estipulado en la norma.
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 6. EVIDENCIAS DE LA DIVULGACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y 7
CONTROL DOCUMENTAL Y EL LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

De acuerdo la problemática de salud presentada en el pais, se reliza una visita de dibulgación del procedimiento de
elaboración y control documental y el Listado Maestro de Documentos, esta reunión se realiza en la oficina principal de la
empresa Ingenieria, Construcciones y Montajes Caap SAS (INGECAAP SAS), con el representante legal y una aprendiz sena,
dado que las actividades que realiza la empresa estan paralizadas y no cuenta con el personal en el momento

Fotografias del representante legal firmando el acta de visita y observando el procedimiento y el listado maestro de documentos.

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Fotografia del Acta de visita firmada por el Representante legal de la organización

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GRACIAS