Cdigo: ASIG-PD-04

PROCESO ADMINISTRACIN DEL SIG

PROCEDIMIENTO CONTROL DE
REGISTROS
1

Versin: 2.0
Fecha: Junio 12 de 2014
Pgina: 1 de 5

Objetivo

Establecer las actividades necesarias para el control, administracin y disposicin de los registros del Sistema Integrado de Gestin del Ministerio.
2

Alcance

Este procedimiento aplica para la identificacin, el almacenamiento, proteccin, recuperacin y la disposicin

de todos los registros generados dentro del Sistema Integrado de Gestin del Ministerio del Trabajo resultado de la ejecucin de sus actividades
3

Definiciones

Acceso: conjunto de medidas establecidas para recuperar (mediante consulta), los registros del SIG y para
permitir su consulta solamente a las reas afectadas.
Almacenamiento de documentos: Accin de guardar sistemticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservacin apropiadas.
Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce
y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestin
y rene los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trmite y cuando su consulta es
constante.
Archivo electrnico: Conjunto de documentos electrnicos producidos y tratados conforme a los principios
y procesos archivsticos.
Archivo de Gestin: Archivo de la oficina productora que rene su documentacin en trmite, sometida a
continua utilizacin y consulta administrativa.
Archivo Histrico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestin, la documentacin que por decisin del correspondiente Comit de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el
valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura.
Cdigo: Identificacin numrica o alfanumrica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y sub series respectivas y que debe responder al sistema de clasificacin documental
establecido en la entidad.
Comit de archivo: Grupo asesor de alta Direccin, responsable de cumplir y hacer cumplir las polticas
archivsticas, definir los programas de gestin de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los
procesos administrativos y tcnicos de los archivos.
Conservacin de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la
integridad fsica y funcional de los documentos de archivo.

Cdigo: ASIG-PD-04

PROCESO ADMINISTRACIN DEL SIG

PROCEDIMIENTO CONTROL DE
REGISTROS

Versin: 2.0
Fecha: Junio 12 de 2014
Pgina: 2 de 5

Documento: datos que poseen significado y su medio de soporte.

Disposicin final de documentos: Decisin resultante de la valoracin hecha en cualquier etapa del ciclo
vital de los documentos, registrada en las tablas de retencin y/o tablas de valoracin documental, con miras
a su conservacin total, eliminacin, seleccin y/o reproduccin. Un sistema de reproduccin debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la informacin.
Identificacin: accin que permite reconocer los registros del Sistema Integrado de Gestin (SIG) y relacionarlos con el documento respectivo establecido en el SIG.
Legibilidad: que pueda leerse la informacin contenida en el registro.
Proteccin: asegurar la integridad de los registros durante todo su periodo til.
Registro: tipo especial de documentos que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas.
Tabla de retencin documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tiempo de retencin: es el plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el
archivo respectivo despus de las transferencias documentales. Las condiciones de control sobre el tiempo
de retencin y la disposicin de los registros deben ser coherentes con las Tablas de Retencin Documental
del Ministerio, listado maestro de registros y lo dictado por la Ley 594 de 2000.
4

Generalidades del procedimiento

El control de los registros se realizar de acuerdo con las polticas y directrices del Procedimiento de Elaboracin y Control de Documentos ASIG-PD-01, El Programa de Gestin Documental GD-PG-01 y lineamientos de Gestin de bases de datos para el Ministerio del Trabajo.
Cada dependencia del Ministerio del Trabajo debe administrar sus archivos de acuerdo con las funciones
que se est desarrollando, estableciendo de esta forma la responsabilidad en:
Almacenamiento: Tipo de soporte donde se encuentra Fsico o Digital.
Proteccin: Tipo de Archivo donde se encuentra el Fsico o Digital

Recuperacin: Como llego a la informacin asegurada, en casos de detrimento de esta.

Tiempo de Retencin: Tiempo de archivo en Gestin o Central.
Gestin: Archivo Diario y Primario para la Documentacin Generada.
Central: Archivo Diario y Secundario para la Documentacin Generada.
Disposicin: Actividad para la decisin de la conservacin del documento.
Segn los requisitos consignados por el listado Maestro de Registros del SIG en los casos que aplique y las
tablas de retencin documental y la poltica de recuperacin de informacin Digital.

Cdigo: ASIG-PD-04

PROCESO ADMINISTRACIN DEL SIG

Versin: 2.0

PROCEDIMIENTO CONTROL DE

Fecha: Junio 12 de 2014

REGISTROS

Pgina: 3 de 5

Las Tablas de Retencin Documental establecen los parmetros de organizacin de los archivos de acuerdo
con los documentos producidos o recibidos en relacin con las funciones y procesos; se debe tener en cuenta que las copias recibidas y que no se encuentran en la Tabla de Retencin Documental, sirven como referencia a la gestin administrativa y de informacin de manera temporal o permanente.
Para la organizacin, identificacin y acceso a los archivos de los documentos de Ministerio del Trabajo se
deben aplicar las directrices definidas en el captulo 4 del Programa de Gestin Documental GD-PG-01.
En el captulo 7 del Programa de Gestin Documental se establecen las directrices para el almacenamiento, conservacin y disposicin final de los documentos de archivo.
5

Descripcin de las actividades

No.

Actividad

Responsable

Registro/Documento

Identificar los registros del Sistema Integrado de

Gestin

1.

Al elaborar o modificar las actividades de documento o en particular en un procedimiento se

identifican los registros relacionndolos en la Responsable y/o gestor
columna Registro/Documento.
del proceso
N/A
Los registros se identifican en cada una de las
actividades de los procedimientos por el nombre y
el cdigo asignado al formato o por el nombre en
el caso de no ser un formato del SIG como correo
electrnico, fotos, base de datos, aplicativos entre
otros.
Actualizar el listado maestro de registros

2.

Para incluir el registro en el Listado Maestro de

Administrador del SIG
Registros ASIG-PD-04-F-01

Listado maestro de
registros ASIG-PD-04F-01

Diligenciar el registro
3.

Los registros se deben diligenciar garantizando Servidores

Pblicos
que sean legibles, identificables y que proporcio- responsables de ejecu- N/A
nen evidencia de la conformidad con los requisi- tar los procedimientos
tos as como de la operacin eficaz, eficiente y
efectiva del Sistema Integrado de Gestin.

Cdigo: ASIG-PD-04

PROCESO ADMINISTRACIN DEL SIG

PROCEDIMIENTO CONTROL DE
REGISTROS

Almacenar el registro

4.

Clasificar, archivar y almacenar los registros generados en los procesos segn lo establecido en
los criterios mencionados en Generalidades del
Procedimiento.
Servidores
Pblicos
responsables
de
ejecu- N/A
Teniendo en cuenta que adems de los registros
tar
los
procedimientos
fsicos, se cuenta con registros electrnicos, se
deber garantizar la obtencin de las copias de
seguridad (back ups) con la periodicidad requerida.

Proteger el Registro
5.

Conservar el registro para que no sufra alteraciones en su informacin. Segn lo establecido en

los criterios mencionados en Generalidades del
Procedimiento.

Servidores
Pblicos
responsables de ejecu- N/A
tar los procedimientos

Recuperar los registros

5.

Servidores
pblicos
Controlar el uso y consulta de los registros, te- responsables del archi- N/A
niendo en cuenta el nivel de confidencialidad de vo
los mismos y asegurando su integridad.
Disponer finalmente del registro

6.

Servidores
pblicos
Una vez cumplido el perodo de retencin de responsables del archiacuerdo con las tablas de retencin documental vo
se determina la disposicin final de los registros.
Fin

Versin: 2.0
Fecha: Junio 12 de 2014
Pgina: 4 de 5

Cdigo: ASIG-PD-04

PROCESO ADMINISTRACIN DEL SIG

PROCEDIMIENTO CONTROL DE
REGISTROS

Versin: 2.0
Fecha: Junio 12 de 2014
Pgina: 5 de 5

Requerimientos Tcnicos del Procedimiento (puntos de control de las actividades del numeral
5).

Actividad 2: La inclusin de un registro en Listado Maestro de Registros ASIG-PD-04-F-01 requiere cumplir

los requisitos consignados por el listado Maestro de Registros del SIG en los casos que aplique, las tablas
de retencin documental y la poltica de recuperacin de informacin Digital.
NOTA: El tipo de archivo y almacenamiento de los registros deber garantizar su proteccin, disposicin y
recuperacin por el tiempo definido.
7. Anexos