RESOLUCIÓN

Número: RESCS-2019-741-E-UBA-REC

CIUDAD DE BUENOS AIRES

Martes 25 de Junio de 2019

Referencia: EXP-UBA: 63.394/2018 - Sistema Integral de Gestión Documental

VISTO
Las Resoluciones (R) Nº 562/59, (R) Nº 2372/65 y (R) Nº 267/66, los antecedentes de las actuaciones y
relevamientos técnicos y de diagnóstico sobre el archivo del Rectorado y Consejo Superior de la Universidad
de Buenos Aires y las propuestas sobre su ordenamiento y organización; y,

CONSIDERANDO

Que, de acuerdo a los relevamientos técnicos oportunamente realizados por la Secretaría de Ciencia y
Técnica, a las propuestas elevadas por la Dirección de Mesa de Entradas, Salidas y Archivo y al proyecto de
sistemas de archivos históricos de la Universidad de Buenos Aires elaborado por la Dirección General de
Títulos y Planes, se advierten tres problemas fuertemente interrelacionados entre sí.

Que estos problemas radican principalmente en la existencia de dificultades al momento de identificar la

documentación conservada, la carencia de pautas homogéneas de evaluación documental y la saturación de
los espacios físicos destinados a los archivos.

Que, tal como se desprende de los antecedentes normativos en la materia, las Resoluciones (R) Nº 562/59,
(R) Nº 2372/65 y (R) Nº 267/66, históricamente se ha resuelto la destrucción de los documentos archivados,
mayormente sobre la base de la fecha de su antigüedad, lo que si bien permitió la depuración temporal del
archivo, no supo resolver el problema de la ausencia de una correcta gestión de tales documentos.

Que para preservar el patrimonio documental de la Universidad y la conservación de su archivo histórico se ha

previsto a partir de las Resoluciones (R) Nº 685/78 y (R) Nº 1461/13, vinculadas con la guarda y conservación
de este tipo de documentos, la necesaria intervención del Archivo Histórico “Presbítero Antonio Sáenz”,
dependiente de la Secretaría de Asuntos Académicos.

Que el objeto de la gestión de documentos es el documento como reflejo de las actividades de la institución;
en donde se garantice no sólo la creación y gestión de documentos auténticos, fiables, utilizables, capaces de
dar soporte a las funciones y actividades de la institución, sino también se asegure su conservación en un
entorno seguro.
Que existen normas y estándares nacionales e internacionales sobre gestión documental que contemplan los
avances tecnológicos respecto de los diversos soportes y formatos conforme a los cuales los documentos se
crean, reciben y se conservan. En este sentido, se han consultado para la elaboración de la presente, las
normas de carácter internacional tales como ISO 15489-1 (“Información y documentación – Gestión de
documentos”), ISO 30300 e ISO 30301 (“información y documentación – sistema de gestión para los
documentos”), así como las normas vigentes en el ámbito nacional, Decreto PEN Nº 1131/2016 y la
Resolución 44/2016 del Ministerio de Modernización de la Nación y sus normas complementarias.

Que es necesario proceder a la destrucción de los documentos obrantes en los depósitos de archivo que no
posean ningún valor para su conservación y asegurar en cambio el resguardo de aquellos documentos que
realmente tienen valor permanente, y con ello facilitar la búsqueda, el acceso y el ordenamiento de tales
documentos.

Que a tales fines, como primer medida es necesario la realización de un inventario general en las distintas
dependencias de la Universidad que suponga la identificación y clasificación de las series documentales.

Lo aconsejado por la Comisión de Interpretación y Reglamento.

Lo dispuesto por este Consejo Superior en su sesión del día 12 de junio de 2019.

Por ello, y en uso de sus atribuciones,

EL CONSEJO SUPERIOR DE LA UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES

RESUELVE:

ARTÍCULO 1°.- Crear el Sistema Integral de Gestión Documental de la Universidad de Buenos Aires.

ARTÍCULO 2°.- Disponer la implementación del sistema conforme las siguientes operaciones: 1) identificación,
2) registro, 3) evaluación, 4) conservación y 5) destrucción.

ARTÍCULO 3º.- Identificación. La identificación y clasificación de los documentos se realizará a través de un

inventario general y conforme a las siguientes definiciones y criterios:

Serie documental: conjunto homogéneo de documentos producidos por una persona física o jurídica en
el desarrollo de una misma actividad administrativa, función o procedimiento y regulado por la misma
normativa. Surge como resultado y es el testimonio de actividades concretas, suele responder a una
misma tipología documental e incluso a asuntos o materias similares.

Tipo documental: unidad documental mínima producida por un organismo en el desarrollo de una
actividad concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y
soporte son homogéneos. Puede ser simple (un memo, una resolución, una planilla de asistencia, entre
otros) o compuesto (el expediente).

ARTÍCULO 4º.- Registro. Un documento se registra cuando se incorpora al sistema. No puede desarrollarse
ningún proceso que afecte al documento hasta que se complete su registro.

ARTÍCULO 5º.- Evaluación. La documentación se evaluará según el siguiente criterio de valor de guarda:

1. Guarda permanente: es toda aquella documentación que no tenga plazos para su destrucción y que se
estima necesario resguardar sea por su valor evidencial, informativo, probatorio o testimonial de las
políticas y acciones de la Universidad, o documental de derechos imprescriptibles, o que contribuyan a
la elaboración de la memoria institucional de la Universidad y sus funciones.

2. Guarda permanente en soporte digital: es toda aquella documentación que requiere su guarda
permanente, pero puede ser destruido el soporte papel conservando copia directa en soporte digital
firmado digitalmente. La conservación de los documentos en el repositorio digital deberá garantizar su
integridad, accesibilidad y disponibilidad y tendrán idéntica eficacia y valor probatorio que sus
 equivalentes en soporte papel.

3. Guarda transitoria: es toda aquella documentación que no tenga valor de guarda permanente.

ARTÍCULO 6º.- Conservación. La conservación de los documentos se regirá conforme a la tabla de plazos
mínimos de conservación y guarda establecidos en el Anexo 1 (ACS-2019-3-E-UBA-SHA), la que será de
aplicación obligatoria en todo el ámbito de la Universidad de Buenos Aires.

A tales efectos, se aplicarán los siguientes criterios:

1. Los plazos de guarda de la tabla del Anexo 1 se refieren únicamente a los documentos originales. Las
copias pueden ser destruidas sin solicitar su destrucción.

2. La tabla del Anexo 1 indica los plazos mínimos durante los cuales deberán ser conservados los
documentos. Ello implica que lo mismos podrán ser guardados por más tiempo que el allí establecido,
siempre que se justificare con razones fundadas.

3. Los plazos de guarda definidos tienen en cuenta la naturaleza de la información contenida en los
documentos, contemplándose los aspectos administrativos, legales e históricos que señalan el tiempo
de conservación precaucional.

4. El fin del plazo de guarda permite a las dependencias solicitar la destrucción correspondiente. Salvo
indicación en contrario, los plazos de conservación son expresados en años, considerándose para ello
los períodos de DOCE (12) meses a partir de la fecha en que se ordenó su archivo. Excepcionalmente,
en el caso que no fuera posible contar con una fecha cierta de su archivo, podrá computarse a partir de
la última fecha del documento o de la actuación o expediente, en que está integrado.

5. La actualización de los plazos de guarda, en los casos en que exista legislación específica respaldatoria
de dichos plazos, será dispuesto por resolución del Consejo Superior. Asimismo, podrá procederse a la
incorporación y/o actualización de las series y tipos documentales conforme lo soliciten fundadamente
las dependencias de la Universidad de Buenos Aires.

ARTÍCULO 7º.- Destrucción. Una vez vencido el plazo de guarda aplicable al documento, se podrá disponer su
destrucción. Se deberá atender a los siguientes principios:

1. Ninguna acción de destrucción debe tener lugar sino se garantiza que el documento ya no se necesita,
que no queda ninguna labor pendiente de ejecución o vigente y que no existe ningún otro impedimento
para llevarla a cabo.

2. Se procederá a la destrucción del material documental correspondiente por medio de la trituración y

eliminación de la masa de papel triturado u otras formas de destrucción que preserven la
confidencialidad de cualquier información que contenga dicho material y la no utilización de la
documentación como tal.

ARTÍCULO 8º.- La selección de la documentación para su guarda o destrucción será efectuada por la
dependencia u oficina ante quien haya concluido el trámite y haya dispuesto su archivo. La documentación a
destruir será identificada mediante el formulario del Anexo 2 (ACS-2019-2-E-UBA-SHA), y será autorizada por
un funcionario con rango no menor a Director General. Los documentos de control (tales como comprobantes
de correspondencia, remitos de expedientes) y la documentación facilitativa o de apoyo informativo (aquella
que sólo cumple una función administrativa u operativa colaborando con el funcionamiento de la organización)
se eliminarán sin solicitar su destrucción.

ARTÍCULO 9º.- Las autorizaciones de destrucción serán elevadas al Consejo Superior o a los Consejos
Directivos, según corresponda, al menos dos veces al año para su conformidad, quien resolverá en definitiva,
respecto de la observancia de lo dispuesto en el artículo 7º inciso 1). Previo a la intervención del Consejo
Superior o del Consejo Directivo, deberá darse intervención al Archivo Histórico a fin de que seleccione
aquellos documentos que por su valor histórico deban conservarse.

ARTÍCULO 10º.- La destrucción de los documentos será efectuada por el área que tenga a su cargo las
funciones de archivo. Se labrará un acta de destrucción de los documentos a efectos de dejar testimonio del
procedimiento conforme el modelo del Anexo 3 (ACS-2019-1-E-UBA-SHA) .

ARTÍCULO 11.- Capacitación. La capacitación a los fines de la implementación del Sistema Integral de Gestión
Documental se desarrollará a través de la Subsecretaría de Modernización y Relaciones con la Comunidad de
este Rectorado y Consejo Superior.

ARTÍCULO 12.- La autoridad de aplicación a los fines de la implementación del Sistema Integral de Gestión
Documental de la Universidad de Buenos Aires, serán el Consejo Superior o los Consejos Directivos, según
corresponda en los ámbitos de sus respectivas competencias.

ARTÍCULO 13.- Regístrese. Comuníquese a todas a las unidades académicas, al Ciclo Básico Común, a la
Dirección de Obra Social de la Universidad de Buenos Aires, a los establecimientos de enseñanza secundaria,
a los Hospitales e Institutos Hospitalarios, a todas las secretarías de Rectorado y Consejo Superior, a la
Comisión de Administración de Campos, a la Dirección General de Asuntos Jurídicos, a la Auditoría General.
Cumplido, archívese.

Digitally signed by ALBORNOZ Cesar Humberto Digitally signed by BARBIERI Alberto Edgardo
Date: 2019.06.25 16:38:51 ART Date: 2019.06.25 17:13:36 ART
Location: Ciudad Autónoma de Buenos Aires Location: Ciudad Autónoma de Buenos Aires
César Albornoz Alberto Barbieri
Secretario Rector
Secretaría de Hacienda y Administración Rectorado

Digitally signed by GDE UBA

DN: cn=GDE UBA, c=AR, o=Universidad de Buenos
Aires, ou=Subsecretaría de Transformación Digital y
Modernización, serialNumber=CUIT 30546666561
Date: 2019.06.25 17:13:39 -03'00'