PROCEDIMIENTO CONTROL DE

Versión 1
DOCUMENTOS Y REGISTROS
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LAURA MARTINEZ LUCIA ROMERO OSCAR VILLAMIZAR 06/05/2023

1. OBJETIVOS

● Establecer los criterios básicos para el control (elaboración, identificación, archivo, revisión,
aprobación, divulgación, actualización, disponibilidad y cambio) de los documentos del SG.

● Identificar los documentos de origen externo y el control de su divulgación en VIGAR

DESARROLLOS Y ASESORIAS SAS.

2. ALCANCE

Aplica para todos los documentos internos (generados por la empresa) y a la identificación y
control de los de origen externo relacionados con el Sistema de seguridad y salud en el trabajo.

3. DEFINICIONES

● Documento: Información presentada en forma impresa, medio magnético o audiovisual para

establecer disposiciones y/o para facilitar el registro de los datos del Sistema de Gestión.

● Organización: conjunto de personas o instalaciones con una disposición de

responsabilidades, autoridades y relaciones.

● Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas.

● Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del

tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

● Documentos Externos: Documento que ha sido generado fuera del sistema de gestión y que
tiene impacto directo sobre el mismo. Puede establecer el marco legal en el que se deben
desarrollar las actividades del sistema, o servir de apoyo para la realización de las mismas.

● Documento obsoleto: es aquella documentación que ya no tiene vigencia porque se han

generado nuevas versiones.

● Sistema de Gestión (SG): Conjunto de actividades interrelacionadas entre sí que permiten dar
un direccionamiento y establecer parámetros de control en la organización mediante políticas y
objetivos.

● Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales

transforman elementos de entrada en resultados.
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4. POLITICAS Y RECOMENDACIONES

3.1 Elaboración, identificación, y aprobación de documentos

3.1.1 La solicitud de inclusión, modificación o eliminación de documentos se hace mediante la

comunicación al responsable del Sistema de Gestión donde se justifique la razón por la
que se solicita y adjuntando el borrador del documento para su revisión.

3.1.2 Todo documento que sea requerido por los diferentes procesos debe ser analizado, y
revisado por el responsable del Sistema de Gestión. Esto incluye elaboración, modificación
o eliminación de documentos.

3.1.3 La elaboración de todos los documentos, se realiza bajo un esquema el cual se plasma en
la Instructiva elaboración de documentos.

3.1.4 La elaboración de un documento está a cargo del personal del proceso solicitante, la
revisión por el Líder o delegado del sistema de gestión y la aprobación por el líder del
proceso solicitante. Una vez el documento sea aprobado se registran los nombres y cargos
de quienes realizaron cada uno de los roles (elaboración, revisión y aprobación).

3.1.5 La codificación y registro en el Listado Maestro de Documentos y Registros será

responsabilidad del Líder del sistema de gestión.

3.2 Divulgación de documentos

3.2.1 La divulgación de los documentos creados, eliminados o modificados se hace mediante

correo electrónico o medio físico y se actualizan en la carpeta del Sistema de Gestión, de
la cual es responsable el líder del sistema.

3.2.2 El documento original estará bajo custodia del Líder del Sistema de Gestión SG.

3.2.3 Los documentos divulgados se enviarán en .pdf a excepción de los formatos ya que estos
se enviarán en el archivo nativo (.xls, .doc o el que aplique) para ser diligenciados.

3.2.4 Todo usuario que posea o requiera consultar una copia debe revisar en el listado maestro
de documentos y registros, para asegurarse de que se encuentra utilizando la última
versión vigente del documento o formato. En caso de no tener el documento vigente debe
solicitar el documento al responsable SG.

3.3 Revisión, actualización y re-aprobación de documentos

3.3.1 Los cambios efectuados en los documentos son revisados por el responsable del Sistema
de Gestión y aprobados por el líder del proceso quien solicita los cambios o el gerente.

3.3.2 Se debe mantener evidencia de los cambios realizados sobre el documento, se registrarán
en la sección de Registro de Cambios y en el caso de los formatos quedara registrado en
el documento original el cual conserva el Responsable del Sistema de Gestión.
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3.4 Protección de documentos

3.4.1 Para la conservación del medio magnético (CD-ROOM, USB) deben guardarse de manera
que se protejan de riesgos ambientales (polvo, agua, etc.) y mantener alejados de fuentes
que emitan radiación electromagnética (imanes, electrodomésticos, motores eléctricos,
tomas de corriente, tableros eléctricos, etc.

3.4.2 En medio físico se deben conservar los documentos y registros en condiciones seguras
que permitan el buen estado a través del tiempo, su legibilidad y evitan la pérdida o
deterioro de los mismos, ejemplo: folders, cubiertas plásticas entre otros.

3.4.3 Para los documentos y formatos que se almacenan en medio magnético, se realizará
Back-up, para la protección y recuperación pertinente.

3.5 Identificación de documentos de origen externo y control de distribución

3.5.1 La administración, manejo y archivo de los documentos externos del SG, es competencia
del líder del sistema de gestión.

3.5.2 Los documentos de origen externos se identifican y controlan a través del Listado Maestro
de Documentos y registros.

3.5.3 La responsabilidad por mantener actualizado el listado maestro de documentos de origen

externo corresponde a cada líder de proceso quien deberá comunicar cualquier
modificación o actualización al responsable del SG.

3.5.4 Los líderes de los procesos coordinan la distribución de estos documentos a través correos
electrónicos a las personas que deben tener acceso a él.

3.6 Control de Obsoletos

3.6.1 Una vez se realice una nueva versión de un documento, El líder del proceso será el
responsable de recolectar los documentos que pierdan vigencia y procederá a su
destrucción. En caso de conservarse, se almacenará de tal forma que se identifique que la
información contenida es obsoleta.

3.6.2 Todo documento impreso se entenderá como copia no controlada. En el caso de los
formatos todo usuario deberá consultar el Listado Maestro de Documentos y Registros
verificando si la versión se encuentra vigente.

3.7 Control de registros

En el Listado Maestro de Documentos y Registros se registra el almacenamiento, la protección,

forma de recuperación, tiempo de retención y disposición final de los registros de cada uno de los
procesos.

Los registros deben permanecer legibles y fácilmente identificables, es decir que la información ahí
contenida se entienda, debe estar identificado por el nombre del mismo y además debe
identificarse al momento del archivo.
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El líder de cada proceso es responsable por realizar el Back up de la información de su proceso

cuando lo considere pertinente.

5. DESARROLLO

4.1 Control de documentos internos

Identificación, elaboración y aprobación de documentos

No. RESPONSABLE FLUJOGRAMA OBSERVACIONES

1 INICIO

LÍDER DE ¿SE REQUIERE NO

2 PROCESO CREAR, MODIFICAR
SOLICITANTE O ELIMINAR UN
A

SI
DESARROLLAR UN
3 BORRADOR O
ESQUEMA SEGÚN
LO QUE SE
LÍDER
En caso que el responsable del
PROCESO
SOLICITAR CREACION, Sistema de Gestión, vea la necesidad
SOLICITANTE
MODIFICACION O de realizar mejoras a los documentos
4 ELIMINACION DE
o elaboración de los mismos, deberá
comunicar las mejoras al líder del
proceso para realizarlo en conjunto.

LÍDER SG
5 RECIBIR SOLICITUD

Se hace un análisis de la necesidad

ANALIZAR LA de un documento nuevo
6 SOLICITUD identificando que se quiere con él. Se
buscan alternativas y se establece si
es necesario o no.
SI
7 ¿ES
1
NECESARIO?
NO
8 En caso de no justificarse se
COMUNICAR LA comunica al Líder proceso solicitante
DECISIÓN mediante una comunicación escrita.
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No. RESPONSABLE FLUJOGRAMA OBSERVACIONES

1
Analizar los procesos relacionados y
los clientes. Identificar información
9 LÍDER SG VERIFICAR
necesaria y su objetivo.
BORRADOR
DESARROLLADO

LÍDER SG Y
LIDER DEL C
REALIZAR
10
PROCESO CAMBIOS AL
SOLICITANTE DOCUMENTO

El líder o delegado del SG revisa el

NO documento y lo analiza frente al
11 LÍDER SG DOCUMENT
impacto que pueda tener con otra
C
OACEPTAD
documentación del Sistema. El líder
del proceso aprueba el documento.
SI El documento entra en vigencia partir
RELACIONAR
de la fecha de aprobación. Se
12 LÍDER SG EL
registra la existencia del documento
DOCUMENTO
en el Listado Maestro de
Documentos y Registros

13 A
FIN B
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4.2 Divulgación de documentos

No. RESPONSABLE FLUJOGRAMA OBSERVACIONES

1 INICIO

ENTREGAR EL La entrega del documento será digital

DOCUMENTO o física y el líder del proceso debe
2 LÍDER SG
AL LIDER DEL verificar que si se ha dejado el
PROCESO documento como se ha solicitado.

LÍDER DEFINIR QUIEN

Identificar los usuarios del documento
3 PROCESO MAS DEBE
INVOLUCRADO TENER EL
DOCUMENTO

LÍDER DIVULGAR E
4 PROCESO IMPLEMENTAR
INVOLUCRADO EL
DOCUMENTO

LÍDER ELIMINAR EL
5 PROCESO DOCUMENTO
INVOLUCRADO OBSOLETO

6 FIN
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4.3 Revisión, actualización y re-aprobación de documentos

No. RESPONSABLE FLUJOGRAMA OBSERVACIONES

1 INICIO

NO
EXISTE
2 A
ALGUNA

SOLICITUD DE

SI
Revisar el documento a generar
REVISAR
3 modificación y la solicitud generada.
DOCUMENTO

LÍDER SG

GENERAR
4
CAMBIOS

Verificar que el documento satisfaga

LIDERES
NO las necesidades y cumpla con el
5 PROCESO Y ¿DOCUMENTO
requerimiento.
LIDER SG APROBADO?

SI Relacionar en el documento el cambio

REGISTRAR realizado, ítem 1.
6 LÍDER SG CAMBIOS EN
HISTORIAL DEL

REGISTRAR EN
7 LÍDER SG LISTADO
MAESTRO DE

LÍDER
9 DIVULGAR
PROCESO DOCUMENTO

Identificar si los documentos se

clasificaran como obsoletos o pueden
RECOGER
destruirse.
LÍDER DOCUMENTOS
10
PROCESO Y ARCHIVAR

11 A FIN
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4.4 Identificación de documentos de origen externo y control de distribución

No. RESPONSABLE FLUJOGRAMA OBSERVACIONES

1 INICIO

Informar al Líder del Sistema de

LÍDER DE IDENTIFICAR
Gestión el documento de origen
PROCESO QUE DOCUMENTO
2 externo.
MANEJA EL EXTERNO
DOCUMENTO

REGISTRAR EN
LISTADO
3 LIDER SG
MAESTRO DE
DOCUMENTOS

LIDER DIVULGAR
4
PROCESO DOCUMENTO

6 FIN

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Instructivo elaboración documentos

Formato listado maestro de documentos y registros

7. ANEXOS

No aplica.

7. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

1 Elaboración 06 de Mayo de 2023.