VERSIÓN: 5

CÓDIGO: PR-GRH-08 PROCEDIMIENTO DE DESVINCULACIÓN DE PERSONAL

VIGENTE DESDE: 2/08/2021

Nombre de Procedimiento: DESVINCULACIÓN DE PERSONAL

Proceso Asociado: GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Garantizar la correcta finalización del vínculo laboral que existe entre el empleado y el empleador cuando alguna o ambas partes deciden terminar con las obligaciones del contrato,
Objetivo: de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.

Este procedimiento aplica para todos los funcionarios de las Compañías, cuando se formaliza el retiro (renuncia o despido) del empleado y comprende la entrega de cargo
Alcance: (responsabilidades, conocimientos y pendientes del empleado), recursos físicos, digitales y tecnológicos. Adicionalmente las actividades de liquidación, desvinculación del sistema de
información, elaboración y entrega de documentos anexos.

RESPONSABLES
ACTIVIDAD Gerente de Talento Director Regional de Coordinación Profesional de Selección y
Empleado a desvincularse Área de TIC Área de Nómina Asistente de Contratación Jefe Inmediato Área Financiera Área Comercial
Humano Talento Humano Administración y Compras Bienestar

1 El empleado o Jefe Directo notifica al área

de Talento Humano la novedad de retiro. INICIO

Notificar despido
Notificar renuncia
/abandono

2 El Director Regional de Talento Humano o Identificar tipo

quien haga sus veces identifica el tipo de desvinculación

desvinculación, de acuerdo a las

siguientes tres categorías: Renuncia, Despido
Despido o Abandono. Tipo

Abandono
Renuncia o
3 En caso de que el empleado a desvincular
terminación de
haya abandonado su puesto de trabajo contrato Enviar
se contacta al Empleado telefónicamente, notificación
de no ser positiva la respuesta se envía
notificación por correo certificado, No
dejando soporte del mismo en la hoja de ¿Se presenta? 1
vida del empleado.

4 El Empleado a desvincular entrega el

puesto de trabajo al jefe inmediato o a la Si
persona seleccionada por el área de
Talento Humano. Adicionalmente hace Entregar
puesto de
entrega de los recursos físicos y trabajo
tecnológicos que le fueron asignados a
través del formato FO-GT-02-Acta
Entrega, Devolución o Préstamo
Dispositivos de Tecnología

5 El área de TIC realiza el Back up del

Realizar Back
equipo de cómputo y del equipo móvil up
(celular) si aplica del empleado a
desvincularse.
2

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RESPONSABLES
ACTIVIDAD Gerente de Talento Director Regional de Coordinación Profesional de Selección y
Empleado a desvincularse Área de TIC Área de Nómina Asistente de Contratación Jefe Inmediato Área Financiera Área Comercial
Humano Talento Humano Administración y Compras Bienestar

6 Las áreas encargadas de recibir el puesto

de trabajo firman paz y salvo. FO-GRH-17
Paz y Salvo. 2 2 2 2 2 2 2
•Tecnología: Recursos tecnológicos.
•Administración y Compras: Recursos
Firmar paz y Firmar paz y Firmar paz y Firmar paz y Firmar paz y Firmar paz y Firmar paz y
físicos. salvo salvo salvo salvo salvo salvo salvo
•Jefe inmediato o designado: Entrega de
Cargo.
•Financiera: Deudas pendientes.
•Talento Humano: Carnet, tarjeta de
proximidad y acta de entrega de cargo.
•Comercial: Material de mercadeo.

7 El Director Regional de Talento Humano o

quien haga sus veces registra novedades
Reportar
de retiro y descuentos según sea el caso. novedad

8 El Asistente de Contratación elimina el

usuario del sistema de nómina y reporta a Reportar
desvinculacion
la ARL y al área de Tecnología la
es
desvinculación del empleado.

9 El Asistente de Contratación deshabilita

de los sistemas de control de acceso de la
empresa. Desvincular
Desvincular en Desvincular en
cuentas y
sistema sistema
permisos
El Área de Nómina registra en el sistema
la desvinculación del empleado.

El área de TIC elimina las cuentas y

permisos del empleado acorde con las
políticas establecidas.

10 El Director Regional de Talento Humano o

quien haga sus veces elabora los
Elaborar
documentos soportes para entregar al documentos
empleado que se va a desvincular. soporte

11 El Director Regional de Talento Humano o

quien haga sus veces entrega la Entregar LIQUIDACIÓN
4 DE NÓMINA
liquidación definitiva de contrato y hace liquidación
firmar el acuse de recibido al empleado;
adicionalmente entrega los documentos
3
soportes.

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RESPONSABLES
ACTIVIDAD Gerente de Talento Director Regional de Coordinación Profesional de Selección y
Empleado a desvincularse Área de TIC Área de Nómina Asistente de Contratación Jefe Inmediato Área Financiera Área Comercial
Humano Talento Humano Administración y Compras Bienestar

12 En caso de que el empleado a desvincular

3
no se presente por su liquidación, o no
acepte la liquidación se gestiona con la
Coordinación de Nómina para ser pagado Si Ajustes
¿Acepta
4
por Depósito Judicial. liquidación?

No
En caso que haya correcciones, nómina
hace los ajustes y se vuelve a entregar Enviar a
para aprobación. Depósito 1
judicial

NOTA: Para el caso de aprendices SENA

no se tramita liquidación de contrato.

14 El Director Regional de Talento Humano o

quien haga sus veces archiva en carpeta
del historial laboral del empleado
Archivar en
desvinculado los soportes de recibido de hoja de vida
la entrega de liquidación y otros
documentos soportes.
En caso de haber efectuado depósito
judicial, archivar los documentos que
soporten dicha gestión. FIN

ENTREGABLES / SALIDAS: Personal desvinculado

INDICADORES DE SEGUIMIENTO: Número de personal desvinculado
Oportunidad en entrega de liquidaciones definitivas de contrato
DOCUMENTOS RELACIONADOS: PR-GRH-06 Liquidación de Nómina
IN-GD-02 Historias Laborales
IN-GT-01 Realización de back up
FO-GT-02-Acta Entrega, Devolución o Préstamo Dispositivos de Tecnología
FO-GT-06-Desactivar Usuario - Ingreso de Personal
FO-GRH-17 Paz y Salvo
FO-GRH-16 Entrevista de Retiro
PR-GRH-11 Liquidación Definitiva de Contrato.
ALEJANDRA MARIA CASASBUENAS
Elaborado por: Fecha de elaboración: 29/07/2021
Gerente de Talento Humano
LAURA MARCELA RAMÍREZ MORALES
Revisado por: Fecha de revisión: 2/08/2021
Director de Mejora Continua
ALEJANDRA MARIA CASASBUENAS
Aprobado por: Gerente de Talento Humano Fecha de aprobación: 2/08/2021

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CONTROL DE CAMBIOS

Versión Anterior Cambio Propuesto Rige a Partir de:

1 Cambios de cargo de acuerdo a la nueva estructura organizacional. 1/10/2016
2 Cambios de en la políticas generales 1.4 y 1.8 14/03/2020
3 Adición responsabilidad del área de TIC en la actividad 9 14/08/2020
Cambios de cargo de acuerdo a la nueva estructura organizacional, ajustes al proceso con el ingreso del
3 1/09/2020
Profesional de Selección y Bienestar, así como el nuevo sistema.
Se ajusta el proceso con el retiro de aprendices SENA y actas de entrega de cargo dependiendo tipo de cargo
4 29/07/2021
(política 1.14).

POLÍTICAS

1. POLÍTICAS GENERALES
1.1. Las causales de terminación del contrato se encuentran en el Código Sustantivo de Trabajo Capítulo VI; Terminación del contrato de trabajo artículos 61 y 62 y en el Reglamento Interno de Trabajo.
1.2. Las áreas involucradas en la terminación del contrato del empleado deben guardar confidencialidad en el manejo de la información y los trámites solicitados por parte del área de Talento Humano.
1.3. Los documentos que hayan sido entregados o creados de información digital o física deben ser devueltos al Jefe Inmediato o a la persona encargada de recibir el cargo.
1.4. Las herramientas y equipos tecnológicos deben ser entregados al área de Tecnología (o las personas designadas por esta misma área para dicho fin) donde se encuentran clasificados según lo relacionado en el
formato FO-GT-02-Acta Entrega, Devolución o Préstamo Dispositivos de Tecnología (computadores de mesa, teclados, mouse, base de refrigeración, portátiles, celulares, cargadores, teléfonos y accesorios entre
otros dispositivos del parque tecnológico). Al igual que todos los elementos entregados durante su permanencia en la empresa deben ser devueltos a las áreas que corresponden.

1.5. La tarjeta de acceso y proximidad se entregará de acuerdo a cada sede a la persona que está asignada, para el caso de Bogotá al Asistente Administrativo y para el resto de sedes no es necesario debido a que
no se maneja este documento.
1.6. El empleado debe diligenciar completamente el formato de Paz y Salvo y gestionar las firmas para que se le entregue la liquidación correspondiente y siempre se hará de manera presencial.
1.7.Toda obligación financiera adquirida por el empleado con previa autorización de descuento; se descontará de la liquidación.
1.8. El encargado del área de Talento Humano deberá informar al área de Tecnología en el formato FO-GT-06-Desactivar Usuario - Ingreso de Personal cuando se presente un caso de desvinculación de personal;
para que antes de la aceptación se proceda con la desvinculación de cuentas y el back up antes del retiro, de ser necesario y según la solicitud de la Gerencia de Talento Humano, se realizará directamente con la
Dirección de TIC o en su defecto con el Analista de Software.
1.9. El examen médico de retiro se asigna a todos los empleados involucrados dentro de las compañías.
1.10. Para los casos en que se presente abandono de cargo se notificará al ex empleado y la liquidación tendrá su pago por depósito judicial; de acuerdo a los plazos establecidos por el ministerio de trabajo. Para los
casos en que se evidencia en el registro entrevista de retiro alguna amenaza que afecte la empresa o el clima organizacional se notifica inmediatamente a la Gerencia de Talento Humano para que le dé el respectivo
manejo.
1.11. El área comercial firmará solo en los casos en que la desvinculación se trate del personal del área comercial.
1.12. Se debe dejar copia firmada de recibido por parte del empleado de la liquidación de nómina y copia firmada de recibido, con los siguientes documentos soporte: certificación laboral con motivo de retiro, último
salario devengado, cargo y tipo de contrato; tres últimos pagos de seguridad social, carta de autorización para exámenes ocupacionales de retiro.
1.13. Se descontará de nómina todos los daños causados a herramientas y equipo tecnológicos entregados y por lo cuales se hizo responsable el Empleado durante su permanencia en la Compañía.
1.14. El personal que ocupe los cargos de Operador, Auxiliar de Mantenimiento y Cafetería, no deberán gestionar Acta de Entrega de Cargo, a no ser, que durante el desarrollo de su labor haya tenido herramientas,
documentos o información que deba gestionar su devolución y/o entrega. Esto lo deberá definir el jefe inmediato y reportarlo a Talento Humano.

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CÓDIGO: PR-GRH-08 PROCEDIMIENTO DE DESVINCULACIÓN DE PERSONAL
VIGENTE DESDE: 2/08/2021

2. PARA LOS CASOS DE DESPIDO

2.1. Para los casos de despido con o sin justa causa se procurará entregar la liquidación inmediatamente junto con la carta de terminación del contrato.

GLOSARIO DE TÉRMINOS

1. Renuncia:
Es la manifestación por decisión del empleado en forma espontánea e inequívoca de retirarse de la empresa.
2. Despido:
Es la acción a través de la cual el empleador da por finalizado unilateralmente la terminación del contrato de trabajo.
3. Desvinculación de personal:
Es el proceso mediante el cual se legaliza formalmente el retiro del empleado al finalizar el contrato con la empresa.
4. Contrato laboral:
Es aquel por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio a otra persona natural o jurídica, bajo la continua subordinación y que recibe remuneración.

5. BACK UP:
Copia de seguridad de uno o más archivos informáticos, que se hace, generalmente, para prevenir posibles pérdidas de información.

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