CODIGO SGPRO-07

ANDRES GARCIA PROCEDIMIENTO IDENTIFICACION

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ANDRES GARCIA NASSAR

PROCEDIMIENTO DE IDENTFICACION
DE REQUISITOS LEGALES

2019
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1. OBJETIVOS

Establecer la metodología para la identificación, implementación y evaluación de los

requisitos legales, reglamentarios y otros que aplican a las actividades y servicios
prestados por ANDRES GARCIA NASSAR

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable en la verificación del cumplimiento de las obligaciones

que se generan de requisitos legales a los servicios prestados por ANDRES GARCIA
NASSAR el cual inicia con la identificación y actualización de las disposiciones legales y
finaliza con la verificación del cumplimiento y las acciones que se derivan del análisis.

3. RESPONSABLES

Es responsabilidad de identificación de los requisitos legales relacionados asociados a la

Seguridad y Salud en el Trabajo, al igual que:

• Mantener accesible el listado de legislación aplicable y la actualización de la matriz de

requisitos legales y otros.

• Comunicar al personal administrativo, Copasst/Vigia las actualizaciones de la matriz con

la nueva normatividad, así como la importancia de implementar y cumplir con los
requisitos identificados aplicables.

• Registrar las acciones tomadas sobre los cambios en la legislación o normatividad y la

evaluación del cumplimiento de requisitos.
• Gestionar los cambios en los procesos o métodos de trabajo de acuerdo con la nueva
normatividad.

• Proponer medidas a tomar en caso de incumplimiento de los requisitos. Adicionalmente,

Responsable de SG-SST es responsable de la implementación y divulgación de los
requisitos legales al personal de la empresa.
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DEFINICIONES:

• Otros requisitos: Requisitos no legales, pero de obligatorio cumplimiento para la

organización, tales como obligaciones contractuales, políticas internas,
requerimientos gerenciales o del cliente o de adscripción voluntaria.

• Constitución Política: Es un conjunto de reglas que establece derechos,

garantías, obligaciones, mecanismos de protección judicial, así como la
organización político-administrativa y forma del Estado, ramas del poder público,
sus fines y competencias, entre otros. Es la norma de normas.

• Ley: Es una norma jurídica dictada por el Congreso de la República de Colombia,

la cual puede pertenecer a la categoría de Ordinarias, Estatutarias, Orgánicas o
Marco.

• Decretos con Fuerza de Ley: Son aquellos proferidos por el Presidente que
tienen la naturaleza o connotación de ley, pues se expiden en ejercicio de
funciones legislativas excepcionales. De tal manera, que esta clase de actos
tienen la misma jerarquía de una ley expedida por el Congreso de la República.
En esta categoría se encuentran los decretos legislativos, al igual que los
decretos-ley.

• Decretos: Son los actos administrativos que el Gobierno Nacional dicta en

ejercicio de la potestad reglamentaria otorgada por la constitución al Presidente de
la República, en virtud de la cual, puede expedir todas las disposiciones que le
permitan la cumplida ejecución de las leyes.
• Resolución: Son decisiones o ejecutorias de carácter general o individual,
provenientes de una o más autoridades administrativas en ejercicio de funciones
administrativas.

• Circular: Es una comunicación dirigida por una autoridad superior a una inferior.
Este es el procedimiento empleado por las autoridades para transmitir a las
inferiores, sus instrucciones y decisiones. Las circulares tienen el carácter de
abstractas, obligatorias para los subordinados, sin tener las características del
reglamento

• Ordenanza Departamental: Acto administrativo emitido por la Asamblea

Departamental.

• Acuerdo Municipal: Es un acto jurídico de carácter general expedido por los

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Concejos Municipales.
• Proyecto de Norma Jurídica: Es una propuesta de norma jurídica que busca
crear, modificar, adicionar o derogar una norma con el propósito de mejorar el marco
jurídico.

• Sentencia: Son las determinaciones adoptadas por los jueces en el momento de

fallar los asuntos sometidos a su consideración.

5. DESARROLLO DEL DOCUMENTO

5.1 IDENTIFICACION

a. Identificar legislación, reglamentación y otros requisitos (incluye la identificación de

cambios en la legislación existente).

La identificación de la legislación se hará por diferentes medios, tales como:

• Verificación en los Diarios o Gacetas Oficiales de la normatividad para actividades

ambientales y de seguridad y salud ocupacional.
•  Solicitar a la Administradora de Riesgos Laborales la actualización en la
normatividad que aplica en SI&SO.
• Consulta a expertos en la materia en caso de ser necesario.

La identificación y evaluación se realiza permanentemente mediante actividades de

seguimiento de los responsables de proceso, y el registro del cumplimiento se hace con
periodicidad semestral.

b. Identificar cambios que generen los requisitos nuevos

Dentro de las modificaciones a la legislación que se haya identificado, se debe conocer

que requisitos aplican a la organización. Para tal efecto, se deben revisar formatos,
planes, programas, permisos y cualquier documento donde se evidencie que aplica el
requisito definido en la legislación.

Dado el caso, se debe generar una acción de mejora una vez identificados los requisitos,
se debe informar al responsable de SG-SST el cambio y el impacto que este genera.

Posteriormente, la inclusión de los requisitos legales se hace en la matriz de identificación

de requisitos legales.

C. Tratamiento de los proyectos de norma.

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Inicia con la búsqueda permanente de proyectos de normatividad en las Gacetas o Diarios

Oficiales de las Entidades pública, Entidades Territoriales y corporaciones de elección
popular.
Una vez identificado el proyecto de norma, esta debe incluirse en la matriz de proyectos
de normatividad con la finalidad de realizar un seguimiento al estado de su trámite.

Luego, y de acuerdo al contexto, el proyecto de norma, podrá notificarse al coordinador de

SG-SST del proceso que podría verse afectado con posterioridad.

D. Actualización.

Se realizará cada seis (6) meses, teniendo en cuenta los cambios de normatividad legal
vigente, aplicables a las actividades de la empresa.

5.2 EVALUAR CUMPLIMIENTOS DE REQUISITO

Es responsabilidad del encargado de SG SST programar la evaluación del cumplimiento

de los requisitos legales, al menos una vez en el semestre en la parte administrativa.

Estas evaluaciones se realizan por medio de las inspecciones y auditorías internas se

verifica el cumplimiento de las mismas con base en la matriz de requisitos legales
identificados por la organización.

5.3 TOMA DE ACCIONES

En caso de no cumplirse con los requisitos legales o, que, durante las auditorías,
inspecciones y evaluaciones del cumplimiento, se identifiquen riesgos que puedan
generar un incumplimiento, se deben tomar acciones de mejora con el fin de mitigar el
impacto sobre la organización (tales como multas o pérdidas de negocios).

Al implementar los cambios se deben divulgar a las personas que se vean afectadas por
ellos.