Administración de Proyectos

Administración de Proyectos

Justo Pérez S.
Project Manager Information Technology
July 23, 2012

Technology Advice.
Business Results.
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JUSPE Information Group

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 Integración

Adquisiciones Recursos
Humanos
Alcance Tiempo

Calidad
Riesgos Costos Comunicaciones

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 Areas de Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos
Conocimiento
Iniciación Planificación Ejecución Seguim iento y control Cierre
4.1 Desarrollar el 4. 2 Desarrollar el plan para la 4. 3 Dirigir y gestionar la 4.4 Monitorear y controlar el 4.6 Cerrar
acta de constitución Dirección del Proyecto ejecución del proyecto trabajo del proyecto proyecto o Fase
Integración
del Proyecto 4.5 Realizar el control
integrado de cambios
5.1 Recopilar Requisitos 5.4 Verif icar el alcance
Alcance 5.2 Def inir el alcance 5.5 Controlar el Alcance
5.3 Crear la EDT

6.1 Def inir las actividades 6.6 Controlar el cronograma

6.2 Secuenciar las actividades
6.3 Estimar los recursos de las
Tiempo actividades
6.4 Estimar la duración de las
actividades
6.5 Desarrollar el cronograma
7.1 Estimar los costos 7.3 Controlar los costos
Costos 7.2 Determinar el presupuesto

8.1 Planif icar la calidad 8.2 Realizar el aseguramiento 8.3 Realizar el control de
Calidad
de la calidad calidad
9.1Desarrollar Plan de RRHH 9.2 Adquirir el Equipo del
proyecto
9.3 Desarrollar el Equipo del
RRHH Proyecto
9.4 Dirigir el Equipo del
Proyecto
10.1 Identif icar a los 10.2 Panif icar las comunicaciones 10.3 Distribuir la Inf ormación 10.5 Inf ormar el Desempeño
Interesados 10.4 Gestionar las
Comunicaciones expectativas de los
interesados

11.1 Planif icar la gestión de 11.6 Monitorear y Controlar los

riesgos Riesgos
11.2 Identif icar los riesgos
11.3 Realizar el Análisis cualitativo
Riesgos de riesgos
11.4 Realizar el Análisis
cuantitativo de riesgos
11.5 Planif icar la respuesta a los
riesgos
12.1 Planif icar las adquisiciones 12.2 Ef ectuar las 12.3 Administrar las 12.4 Cerrar las
Adquiciones adquisiciones Adquisiciones Adquisiciones

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Gestión de la Integración del Proyecto
Las acciones de Integración es de suma importancia en la
gestión de todo proyecto porque busca cumplir con las
expectativas y los requisitos de los interesados. Implica
tomar decisiones en la asignación de los recursos,
balancear los objetivos del proyecto, plantear alternativas
de solución y manejar las interdependencias existentes
entre las 9 áreas de conocimiento.
La gestión de Integración Identifica, Define, Combina,
Unifica y Coordina los procesos y las actividades de la
Dirección de proyectos dentro de los 5 Grupos de
Procesos de la Dirección de Proyectos.
En muchas organizaciones el Gerente del Proyecto no
participa en la selección del proyecto que se va a llevar a
cabo.
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Gestión de la Integración del Proyecto
Los entregables generados por los proyectos deben
integrarse con las operaciones de la organización
ejecutante. El gerente del proyecto y su equipo deben
abordar todos los procesos necesarios y determinar el
nivel de implementación de cada proceso del proyecto.
La experiencia nos dice que no existe una única forma de
gestionar los proyectos.

1 Producto

2 Gestión del proyecto

Equipo del proyecto Entregables Operación

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 Areas de Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos
Conocimiento
Iniciación Planificación Ejecución Seguim iento y control Cierre
4.1 Desarrollar el 4. 2 Desarrollar el plan para la 4. 3 Dirigir y gestionar la 4.4 Monitorear y controlar el 4.6 Cerrar
acta de constitución Dirección del Proyecto ejecución del proyecto trabajo del proyecto proyecto o Fase
Integración
del Proyecto 4.5 Realizar el control
integrado de cambios
5.1 Recopilar Requisitos 5.4 Verif icar el alcance
Alcance 5.2 Def inir el alcance 5.5 Controlar el Alcance
5.3 Crear la EDT

6.1 Def inir las actividades 6.6 Controlar el cronograma

6.2 Secuenciar las actividades
6.3 Estimar los recursos de las
Tiempo actividades
6.4 Estimar la duración de las
actividades
6.5 Desarrollar el cronograma
7.1 Estimar los costos 7.3 Controlar los costos
Costos 7.2 Determinar el presupuesto

8.1 Planif icar la calidad 8.2 Realizar el aseguramiento 8.3 Realizar el control de
Calidad
de la calidad calidad
9.1Desarrollar Plan de RRHH 9.2 Adquirir el Equipo del
proyecto
9.3 Desarrollar el Equipo del
RRHH Proyecto
9.4 Dirigir el Equipo del
Proyecto
10.1 Identif icar a los 10.2 Panif icar las comunicaciones 10.3 Distribuir la Inf ormación 10.5 Inf ormar el Desempeño
Interesados 10.4 Gestionar las
Comunicaciones expectativas de los
interesados

11.1 Planif icar la gestión de 11.6 Monitorear y Controlar los

riesgos Riesgos
11.2 Identif icar los riesgos
11.3 Realizar el Análisis cualitativo
Riesgos de riesgos
11.4 Realizar el Análisis
cuantitativo de riesgos
11.5 Planif icar la respuesta a los
riesgos
12.1 Planif icar las adquisiciones 12.2 Ef ectuar las 12.3 Administrar las 12.4 Cerrar las
Adquiciones adquisiciones Adquisiciones Adquisiciones

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Grupo de procesos: INICIO

T – Enunciado de Trabajo Procesos de

Seguimiento y control
T – Caso de Negocio
T -- Acta de Constitución del Proyecto Procesos de
Planificación
T – Registro de Interesados
T – Matriz de interesados
T -- Estrategia de Gestión de los
Interesados Procesos Procesos
de Inicio de Cierre

Procesos de
Ejecución

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Inicio del proyecto
Iniciar el proyecto identificando a los
involucrados, documentando y conciliando
sus expectativas sobre el proyecto.
Comunicar la justificación del proyecto y
sus objetivos para facultar al equipo a
compartir una visión clara de la necesidad
por cubrir y los entregables a lograr
El resultado de este proceso es el project
charter, donde visualizamos la misión por
cumplir y sus objetivos, el cual nos servirá
de guía para la administración del proyecto.

Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones

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4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
En una organización comúnmente Es un documento
maneja un plan estratégico que le que formaliza el
permite dirigir sus esfuerzos: al inicio del proyecto
lograr su misión se acercará a su
Iniciativa Formal Project Charter
visión. Como resultado tenemos
una serie de estrategias que se Evalúa la
apoyan en proyectos específicos factibilidad del
encaminados a lograr la visión de la proyecto para
empresa. después
Iniciativa Informal
Los proyecto surgen generalmente concretarla en
por alguna de las siguientes una iniciativa
causas: formal
1 Demanda de mercado 4 Avance tecnológico

2 Petición del cliente 5 Requerimientos Legales

3 Necesidad del negocio

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4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
El Project Charter es un Documento de alto nivel que
autoriza formalmente el inicio o fase de un proyecto,
documenta los Requisitos iniciales que satisfacen los
deseos, necesidades y expectativas de los interesados.
La firma del documento es realizado por alguien Externo
al equipo del proyecto, quién aprueba y autoriza el inicio
del proyecto pudiendo ser el patrocinador, PMO o un
comité ejecutivo del portafolio o un ejecutivo de alto
nivel de la organización. El patrocinador o la PMO debe
encontrarse en un nivel apropiado para financiar el
proyecto, y cualquiera de ellos puede elaborar el acta de
constitución del proyecto.
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4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
Seleccionar y asignar al Gerente del proyecto debe ser
tan pronto como sea posible, de preferencia durante la
elaboración del project charter, pero siempre antes de
comenzar con el proceso de la planificación.
Es recomendable que el Gerente del proyecto participe
en la elaboración del project charter, ya que ésta le
otorga la autoridad para hacer uso de los recursos de la
organización.
El dueño de este proceso es el PMO o el patrocinador, y
una vez firmado y aprobado el acta de constitución no
debería sufrir modificación alguna.
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4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
Los proyectos se autorizan en función de las
necesidades internas de la empresa, organismo
reguladores, el mercado o en cumplimiento de los
objetivos estratégicos de la organización.
Entradas Herramientas y Técnicas Salidas
. 1 Enunciado del Trabajo del Proyecto . 1 Juicio de Expertos . 1 Acta de Constitución del Proyecto

. 2 Caso de Negocio

. 3 Contrato

. 4 Factores Ambientales de la Empresa

. 5 Activos de los Procesos de la

Organización

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 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
Entradas
El Enunciado del trabajo (SOW) describe en
. 1 Enunciado del Trabajo del Proyecto forma narrativa los productos o servicios que
. 2 Caso de Negocio debe entregar el proyecto. Para proyectos
Internos el Patrocinador proporciona el SOW
. 3 Contrato
basado en las necesidades de la empresa.
. 4 Factores Ambientales de la Empresa Para los proyectos Externos el Cliente
. 5 Activos de los Procesos de la
proporciona el SOW como parte del
Organización documento del Contrato.
Necesidad comercial: Demanda del mercado, avance tecnológico o requisito
legal.
Una Descripción del Alcance del Producto: Detalla las características del
producto que el proyecto creará. Documentar la relación entre producto y
servicio
Un Plan estratégico: Todo proyecto estará alineado al plan estratégico y deberá
ser tomado en cuenta para priorizar y seleccionar los proyectos
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4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
Proporciona la información necesaria
Entradas
desde un punto comercial para justificar
. 1 Enunciado del Trabajo del Proyecto
si el proyecto vale o no la inversión
. 2 Caso de Negocio
requerida.
. 3 Contrato
Normalmente, los documentos de la
. 4 Factores Ambientales de la Empresa
necesidad comercial y el análisis de
. 5 Activos de los Procesos de la costo-beneficio se incluyen en el caso de
Organización
negocio para justificar el proyecto.
Demanda del mercado Requisito legal
Necesidad comercial Impacto ecológico
Solicitud del Cliente Necesidad social
Adelanto tecnológico Organismo regulador

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4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
Entradas
Un contrato es una entrada si el proyecto
. 1 Enunciado del Trabajo del Proyecto
se realiza para un cliente externo, en este
. 2 Caso de Negocio caso el Acta de Constitución lo estaría
. 3 Contrato elaborando la empresa contratada.
. 4 Factores Ambientales de la Empresa Organización a cargo del
Cliente externo
Proyecto
. 5 Activos de los Procesos de la
Organización

Contrato

Acta de Constitución
del Proyecto

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 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
 Cultura y estructura de la
Entradas organización o empresa
. 1 Enunciado del Trabajo del Proyecto
 Normas gubernamentales o
. 2 Caso de Negocio industriales (reglamentaciones,
. 3 Contrato
normas de producto, estándares de
calidad y normas de fabricación)
. 4 Factores Ambientales de la Empresa
 Infraestructura (instalaciones
. 5 Activos de los Procesos de la existente y equipos de capital)
Organización
 Las condiciones de mercado.

Son todos los factores ambientales y sistemas de la

organización que influye en el proyecto, afectando favorable o
desfavorablemente.
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4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
Entradas Son los procesos de la
. 1 Enunciado del Trabajo del Proyecto
organización que se usa para
ejercer influencia sobre el éxito
. 2 Caso de Negocio
del proyecto y tiene un valor
. 3 Contrato
intangible para la organización,
. 4 Factores Ambientales de la Empresa poseen plantillas, formularios,
. 5 Activos de los Procesos de la
guías formales e informales y
Organización
procedimientos.
Proporcionado por los procesos, procedimientos e información
histórica (pej actividades, EDT, informes, estimaciones, Plan de
gestión del proyecto, lecciones aprendidas, estudios
comparativos, riesgos, necesidad de recursos,
correspondencias).
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4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
Herramientas y Técnicas
Esta experiencia es proporcionada
. 1 Juicio de Expertos
por cualquier persona o grupo de
personas con conocimientos o
formación especializada, y puede
obtenerse de numerosas fuentes.
Incluidas como:
Consultores
Interesados, incluido cliente y patrocinador, PMO u otras
unidades dentro de la organización
Asociaciones profesionales y técnicas
Expertos en la materia.
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4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
Titulo y descripción del proyecto
Salidas
. 1 Acta de Constitución del Proyecto
Justificación del proyecto
Objetivos medibles del proyecto
(Cumplir SMART, específico, medible,
alcanzable y retador, relevante, tiempo)
Requisitos de alto nivel
Descripción del producto
Factores críticos de éxito
Resumen del cronograma de hitos
Riesgos de alto nivel
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4.1 Desarrollar el Acta de Constitución

Salidas
Requisitos para la aprobación del
. 1 Acta de Constitución del Proyecto
proyecto (qué constituye el éxito, quién
lo decide, quién firma la aprobación del
proyecto)
Nombre del Director del proyecto
asignado, nivel de responsabilidad y de
autoridad
Nombre y responsabilidad de las
personas que autorizan el acta de
constitución del proyecto.
Stakeholder principales
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4.1 Desarrollar el Acta de Constitución

Salidas
Asunciones
. 1 Acta de Constitución del Proyecto
Restricciones
Nombre del sponsor y cliente.
Comité ejecutivo del proyecto
Entregables importantes
Interesados claves
Recursos pre signados
Criterios de aceptación alto nivel.

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4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
• Formaliza el inicio del proyecto
• Asigna al gerente del proyecto y le otorga autoridad
Para qué
sirve? • Facilita que el gerente del proyecto y su equipo comprendan el
negocio, el porqué del proyecto y sus riesgos (restricciones y
supuestos)
• Documenta las expectativas para atenderlas

• Justificación y propósito del proyecto

• Descripción del producto que generará el proyecto
Qué
incluye? • Entregables finales del proyecto
• Involucrados clave y sus expectativas
• Restricciones y supuestos
• Información histórica relevante
• Nombre del gerente del proyecto y nombre y firma del patrocinador.
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¿Preguntas?

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