Unidad III 02 Inicio Identificar Interesados

Administración de Proyectos
Administración de Proyectos
Justo Pérez S.
Project Manager Information Technology
February 27, 2012
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Integración
Adquisiciones Recursos
Humanos
Alcance Tiempo
Calidad
Riesgos Costos Comunicaciones

Areas de Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos
Conocimiento
Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y control Cierre
4.1 Desarrollar el 4. 2 Desarrollar el plan para la 4. 3 Dirigir y gestionar la 4.4 Monitorear y controlar el 4.6 Cerrar
acta de constitución Dirección del Proyecto ejecución del proyecto trabajo del proyecto proyecto o Fase
Integración del Proyecto 4.5 Realizar el control integrado
de cambios
5.1 Recopilar Requisitos 5.4 Verificar el alcance
Alcance 5.2 Definir el alcance 5.5 Controlar el Alcance
5.3 Crear la EDT
6.1 Definir las actividades 6.6 Controlar el cronograma

6.2 Secuenciar las actividades
6.3 Estimar los recursos de las
actividades
Tiempo
6.4 Estimar la duración de las
actividades
6.5 Desarrollar el cronograma
7.1 Estimar los costos 7.3 Controlar los costos

Costos 7.2 Determinar el presupuesto
8.1 Planificar la calidad 8.2 Realizar el aseguramiento 8.3 Realizar el control de calidad
Calidad de la calidad
9.1Desarrollar Plan de RRHH 9.2 Adquirir el Equipo del
proyecto
9.3 Desarrollar el Equipo del
RRHH Proyecto
9.4 Dirigir el Equipo del
Proyecto
10.1 Identificar a los 10.2 Panificar las comunicaciones 10.3 Distribuir la Información 10.5 Informar el Desempeño
Interesados 10.4 Gestionar las expectativas
Comunicaciones de los interesados
11.1 Planificar la gestión de riesgos 11.6 Monitorear y Controlar los

11.2 Identificar los riesgos Riesgos
11.3 Realizar el Análisis cualitativo
de riesgos
11.4 Realizar el Análisis cuantitativo
Riesgos
de riesgos
11.5 Planificar la respuesta a los
riesgos
12.1 Planificar las adquisiciones 12.2 Efectuar las adquisiciones 12.3 Administrar las 12.4 Cerrar las
Adquiciones Adquisiciones Adquisiciones

10.1 Identificar a los Interesados
Son Personas u organizaciones
activamente comprometidas en Cliente
Contratante, propietario,
el proyecto cuyos intereses Miembros desarrollador
del Equipo
puedan ser afectados positiva Directivo Patrocinador
o negativamente como a cargo de la dirección
del proyecto en la empresa
resultado de la ejecución e
implementación del Proyecto, Gerente del Proyecto
pueden influir sobre los encargado del proyecto
Miembros
del Equipo
proyectos y sus entregables, Miembros del Equipo Ejecutor
a cargo de la dirección
pueden encontrarse en del proyecto en la empresa
diferentes niveles de la
organización y pueden tener Involucrados
medios, público, cliente final
diferentes niveles de autoridad vecinos, equipo, etc.
y pueden ser externos.

Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones

10.1 Identificar a los Interesados Expectativas
Consiste en identificar a todas las personas u Interés
organizaciones impactadas por el proyecto, y Participación

documentar información relevante relativa a
sus intereses, participación e impacto en el
éxito del proyecto.
Quedar bien con todos es asegurar el fracaso
porque no podemos cumplir a todos al mismo
requerimiento. Equipo
Entradas Herramientas y Técnicas Salidas

. 1 Acta de Constitución del Proyecto . 1 Análisis de los interesados . 1 Registro de interesados
. 2 Estrategia de gestión de los
. 2 Documentos de la Adquisición . 2 Juicio de Expertos
interesados
. 3 Factores Ambientales de la empresa
. 4 Activos Procesos de la Organización

Identificar a las personas y organizaciones que serán
beneficiadas o afectadas por el proyecto. En nuestro caso,
identificamos a la Dirección y a los gerentes de
departamentos que representan los intereses de toda la
organización. También debemos considerar, al menos, las
expectativas de los clientes y proveedores de la empresa.
Utilizar las siguientes preguntas

. Cuál es su visión del proyecto?
. Qué aspectos importantes debe cumplir para que sea un éxito?
. Cuál es el estándar de calidad?, Contra qué se compara?
. Cuál debe ser el resultado par que Usted considere que tiene la calidad adecuada?
. Precisar respuestas: cuando usted dice _____, a que se refiere?

Considerar desde un principio las expectativas de los
involucrados clave permite lograr una visión más
completa del proyecto y evitar una serie de cambios y
trabajos adicionales que se generan cuando se
especifica a destiempo que los trabajos desarrollados
no cumplen con las expectativas del usuario final o de
otras tantas personas que pueden influir en el desarrollo
exitoso del proyecto.
Tan importante es documentar las expectativas como

conciliarlas, pues en nuestra responsabilidad aclarar,
desde un inicio, cuáles expectativas podemos cumplir y
cuáles no son realistas.

Este proceso es uno de los más importantes para
establecer las bases tempranas dirigidas a la posterior
planificación, ejecución, así como monitoreo y control de la
información y comunicación del proyecto, para alcanzar el
éxito en éste.
Se debe identificar a los Interesados desde el comienzo del
proyecto para analizar sus expectativas y su poder de
influencia sobre el proyecto.
Este proceso debe hacerse en la fase de inicio del proyecto
para que las salidas claves 1) El Registro de Interesados y
2) La Estrategia de Administración de los Interesados, sean
usadas asociativamente en el proceso de Comunicaciones
Gestionar las Expectativas de los Interesados (10.4)

Si un proyecto es el resultado de una
Entradas
actividad de adquisición del proceso
. 1 Acta de Constitución del Proyecto
Planificar las adquisiciones (12.1) o del
. 2 Documentos de la Adquisición Administrar las Adquisiciones (12.3),
. 3 Factores Ambientales de la empresa basado en un contrato establecido, las
. 4 Activos Procesos de la Organización
partes de dicho contrato son los
interesados clave en el proyecto.
Otras partes implicadas, como
proveedores, también deben ser
consideradas parte de la lista de
interesados en el proyecto.

Análisis de los interesados ayuda a definir
Herramientas y Técnicas
el lugar y las funciones de cada uno de los
. 1 Análisis de los interesados interesados. Es un modelo de clasificar a
los interesados para conocer quienes son
. 2 Juicio de Expertos
los impactados, los que proporcionaran
requisitos, quienes tienen poder y nos
sirve para precisar la información cuando
detallemos la estrategia a interesados.
Define lugar
Cuales son sus funciones Clasificarlos Quienes son Impactados Estrategia

Herramientas y Técnicas Es un proceso que consiste en
. 1 Análisis de los interesados recopilar y analizar de manera
. 2 Juicio de Expertos
sistemática las informaciones
cuantitativas y cualitativas, a fin de
determinar qué intereses particulares
deben tenerse en cuenta a lo largo
del proyecto
Interés
Influencia
Permite identificar los intereses, las
expectativas y la influencia de los
Expectativas interesados y los relaciona con la
Poder finalidad del proyecto.

Identificar a todos los potenciales
. 1 Análisis de los interesados interesados en el proyecto.
. 2 Juicio de Expertos Pej sus roles, departamentos, intereses,
niveles de conocimiento, expectativas y
niveles de influencia.
Es identificar a los interesados clave

incluye a cualquier persona con un rol
de dirección o de toma de decisiones,
que se ve impactado por el resultado
del proyecto.
Cliente Sponsor G.Proyecto

Pasos para el análisis de Interesados:
1. Identificarlos.
. 1 Análisis de los interesados
Roles, área, intereses, conocimientos,
. 2 Juicio de Expertos expectativas, influencias.
2. Impacto
Clasificar interesados según: influencia,
intereses, participación, urgencia.
3. Evaluación
¿Cómo podrían reaccionar o influir
sobre el proyecto?

Herramientas y Técnicas Modelos de clasificación:

. 1 Análisis de los interesados  Matriz Poder/Interés.
. 2 Juicio de Expertos  Matriz Poder/Influencia.
 Matriz Influencia/Impacto
 Matriz Poder/Urgencia/Legitimidad
Evaluar el modo en que los interesados clave pueden

reaccionar o responder en diferentes escenarios, a fin de
planificar cómo influir en ellos para mejorar su apoyo y
mitigar los impactos negativos.

Matriz Poder / Interés:
Clasifica al Interesado en función al poder que poseen y
al grado en que potencialmente demuestren interés por
la estrategia de la organización. Indica que tipo de
relación debe tener la organización con cada grupo.
+
D
C
Interesados
Mantener satisfecho
Principales
Poder
A B
Mínimo Esfuerzo Mantener Informado
-
- +
Nivel de Interes

10.1 Identificar a los Interesados +
Grupo A requiere solo de esfuerzos y C

D
Interesados
Mantener satisfecho
supervisión mínima Poder
Principales
Grupo B deben mantenerse informados. Ellos A B

Mínimo Esfuerzo Mantener Informado
pueden ser importantes para influenciar a los -
interesados con poder. - +
Nivel de Interes
Grupo C son los poderosos, pero su nivel de interés en la
estrategia de la organización es baja, son generalmente pasivos,
pero pueden emerger repentinamente como resultado de ciertos
acontecimientos moviéndose para dicha situación a la posición del
Grupo D debe de mantenérseles satisfechos.
Grupo D son poderosos y altamente interesados en la estrategia de
la organización. La aceptación de las estrategias por parte de estos
interesados dominantes debe ser tomada como una consideración
importante en la evaluación de nuevas estrategias.

Matriz Poder / Influencia:
Clasifica a los interesados en lo que se refiere al poder
que poseen e influencia de su postura. Este mapa se
utiliza para identificar donde se debe enfocar los esfuerzos
políticos durante el desarrollo de nuevas estrategias.
+
C D
Poderosos pero Mayor Peligro u
Predicibles Oportunidades
Poder
A B
Menos Impredicible pero
Problemas Manajable
-
- +
Dinamismo

10.1 Identificar a los Interesados +
C D
Poderosos pero Mayor Peligro u
Predicibles Oportunidades
Poder
Los Interesados en los grupos A y B A B
son los más fáciles de tratar. Menos
Problemas
Impredicible pero
Manajable
-
- +
Dinamismo
Los Interesados del grupo C son importantes porque son

poderosos. No obstante su influencia es bajo, así que su postura
es fiable y sus expectativas se puede resolver a menudo de una
manera relativamente fácil.
Los Interesados del grupo D son los que deben tener la mayor
atención por parte de la gerencia, porque son poderosos y su
postura es difícil de predecir. Algunas veces es necesario
contrastar con ellos las nuevas estrategias antes de tomar las
decisiones finales.

Matriz Poder/Legitimidad/Urgencia
Hay 7 tipos de comportamiento dependiendo de las combinaciones.
Los Interesados latentes. Los sub clasifican aún más dividiéndolos en Interesados
inactivos, discrecionales y exigentes.
Los Interesados expectantes. Los sub clasifican en Interesados dominante,
peligrosos y dependientes.
Los Interesados que demuestran las 3 características son llamados Interesados
definitivos.
Legitimidad Asume su
Poder Dominante
Influencia en la Discrecional propiedad
Inactivo
Organización
Definitivo Dependiente
Peligroso
Interesados Latentes Aprovecha
Interesados Expectantes Urgencia oportunidad
Exigente

Análisis del Campo de Fuerzas.
Puede utilizarse en cualquier momento que se espere un
cambio significativo, nos ayuda a determinar hasta donde el
cambio puede ser difícil, nos permite ver los factores que
contribuyen al éxito o fracaso de la solución propuesta.
Lo primero por hacer es:
1. Definir el cambio deseado,
2. Lluvia de ideas de fuerzas: Impulsoras y Restringentes,
3. Clasificar en orden de prioridad estas dos fuerzas y
4. Enumerar las acciones a tomar por ponderación.

Facilitan el Cambio
Evita que el cambio ocurra

Este documento contiene todos los detalles relacionados
con los Interesados identificados.
Salidas
 La información de identificación: nombre, puesto en la
. 1 Registro de interesados organización, ubicación, rol en el proyecto, información de
. 2 Estrategia de gestión de los contacto.
interesados
 La información de evaluación: principales requisitos,
principales expectativas, influencia potencial en el
proyecto, fase en el ciclo de vida donde el interés es mayor.
 La clasificación de los interesados: interno / externo,
partidario / neutral / opositor, etc.
Datos Generales Impacto
ID Nombre Cargo Area email teléfonos Requisitos Expectativas Influencia Rol en el Responsabilidad Clasificación
principales principales (1 a 5) proyecto
1


C
Mantener Satisfecho
D
Interesados Principales
A
Mínimo Esfuerzo
B
Mantener Informado


Define un enfoque para aumentar el
Salidas
apoyo y minimizar los impactos
negativos de los mismos a lo largo de
. 1 Registro de interesados
todo el ciclo de vida del proyecto.
interesados
 Los interesados clave que pueden
impactar el proyecto
 El nivel de participación deseado en el
proyecto para cada interesado identificado
 Los grupos de interesados y su gestión
(como grupos)
 Se representa en una matriz de análisis
de interesados.

Parte de la información relacionada con ciertas
Salidas estrategias de gestión de los interesados podría
ser demasiado sensible para incluirla en un
. 1 Registro de interesados
documento compartido.
interesados
El gerente del proyecto debe aplicar su buen
juicio con respecto al tipo de información y al
nivel de detalle que incluirá en el documento de
la estrategia de gestión de los interesados.

Nro Nombre Descripción de los Interesados Interés Influencia Apoyo Gestión de Interesados
Experto con mucho conocimiento en áreas de Invitar al interesado a participar en el proceso

1 Ivan Martinez Alto Baja Si
alto riesgo de gestión de los riesgos
Es la fuente de requisitos principales en el Asegurarse de que los requisitos sean claros.

2 Jose Sanchez Baja Alta No
proyecto, no es fácil trabajar con él Enviar Reportes.
Asegurarse de saber por qué el interesado no

apoya al proyecto y centrar tu plan para
3 Raúl Rodriguez No apoya al proyecto Alto Alta No
gestionar a este interesado atendiendo estas
razones
Involucrar al interesado en reuniones de

4 Vicente Jauregui Interés alto, influencia alta y apoya al proyecto Alto Alta Si equipo, mantenerlo informado e incluir la
información que interesado solicitó.
Completa muchas actividades en el proyecto, Invitar al interesado a unirse oficialmente al

5 Mary De la Cruz Moderado Alta Si
apoya al proyecto equipo de la dirección del proyecto
Debido a que ha identificado un gran número Planificar reuniones períodicas con el

6 Vanessa Garcia de riesgos potenciales para el proyecto, apoya Moderado Alta Si interesado a lo largo del proyecto para ver si ha
al proyecto identificado otros riesgos
Planificar para buscar y enviar literatura

Nervioso acerca de completar sus actividades
7 Edilberto Palacios Moderado relevante que ayude al interesado y en caso de
asignadas
ser necesario, organizar la capacitación

¿Preguntas?

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6.1 Definir las actividades 6.6 Controlar el cronograma

7.1 Estimar los costos 7.3 Controlar los costos

11.1 Planificar la gestión de riesgos 11.6 Monitorear y Controlar los

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y pueden ser externos.

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organizaciones impactadas por el proyecto, y Participación

Entradas Herramientas y Técnicas Salidas

. 3 Factores Ambientales de la empresa

. 4 Activos Procesos de la Organización

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Utilizar las siguientes preguntas

. Qué aspectos importantes debe cumplir para que sea un éxito?

. Cuál es el estándar de calidad?, Contra qué se compara?

. Precisar respuestas: cuando usted dice _____, a que se refiere?

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Tan importante es documentar las expectativas como

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Cuales son sus funciones Clasificarlos Quienes son Impactados Estrategia

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Es identificar a los interesados clave

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Herramientas y Técnicas Modelos de clasificación:

Evaluar el modo en que los interesados clave pueden

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Grupo A requiere solo de esfuerzos y C

Grupo B deben mantenerse informados. Ellos A B

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Los Interesados del grupo C son importantes porque son

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Experto con mucho conocimiento en áreas de Invitar al interesado a participar en el proceso

Es la fuente de requisitos principales en el Asegurarse de que los requisitos sean claros.

Asegurarse de saber por qué el interesado no

Involucrar al interesado en reuniones de

Completa muchas actividades en el proyecto, Invitar al interesado a unirse oficialmente al

Debido a que ha identificado un gran número Planificar reuniones períodicas con el

Planificar para buscar y enviar literatura

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