INSTRUCTIVO DE PROVEEDORES

OBJETO:

Determinar el manejo que XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX., dará a los

proveedores potenciales o actuales que afecten la calidad del servicio, en cuanto a su
selección, evaluación y reevaluación.

ALCANCE:

Garantizar que los proveedores que suministren productos y/o servicios que afecten la
calidad del servicio, cumplan con la calificación y características necesarias para que se
incorporen a los procesos que afecten la calidad del servicio y contribuyan a la
efectividad de las actividades de la empresa, encaminadas a la satisfacción de los
clientes.

ACTIVIDADES Y CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

El Subgerente o el colaborador que éste designe, selecciona al posible proveedor y

establece comunicación con él, solicitándole la información y documentos, según lo
indica el formato Selección de proveedores. Una vez recibido el formato debidamente
diligenciado y soportado con los documentos requeridos, se determinará si el proveedor
es seleccionado o no, tomando como base los criterios observados en la parte posterior
del formato antes mencionado como son: ANTIGÜEDAD, EXPERIENCIA y FORMA DE
PAGO

Nº CRITERIO DESCRIPCIÓN
Se encuentra dividido en dos aspectos: 1) Personas Naturales y (2)
Personas Jurídicas, en referencia a las personas naturales la antigüedad
es contemplada por la organización con la fecha en que al proveedor le
hayan expedido su Registro Único Tributario, RUT (esto para dar
1 Antigüedad
cobertura a la nueva reforma tributaria). En las personas jurídicas la
antigüedad se reflejará en la fecha de constitución como tal, información
suministrada en el certificado de existencia y representación legal
(Cámara de Comercio).
La experiencia para personas naturales y jurídicas hace referencia a las
organizaciones a las cuales les ha suministrado sus productos (bienes o
2 Experiencia servicios), es decir, este criterio será definido por el número de
verificaciones de experiencia con clientes del proveedor que desea ser
seleccionado.
3 Forma de Este criterio está determinado por las facilidades de pago que ofrezca el
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proveedor, de tal manera que a la organización se le facilite ajustar

Pago aspectos financieros y flujo de efectivo en el desarrollo de los servicios de
vigilancia y seguridad privada que ofrece

CRITERIO DE ANTIGÜEDAD PUNTAJE

Menos de 6 meses de antigüedad 1
De 6 meses 12 meses de antigüedad 2
Mayor a 12 meses fecha de antigüedad 5
CRITERIO DE EXPERIENCIA PUNTAJE
Una referencia de experiencia 2
Dos referencias de experiencia 3
Tres o más referencias de experiencia 5
CRITERIO DE FORMA DE PAGO PUNTAJE
De 0 a 15 días de plazo para el pago una vez recibido el producto y facturado 1
De 16 a 30 días de plazo para el pago una vez recibido el producto y facturado 2
De 31 a 45 días de plazo para el pago una vez recibido el producto y 3
facturado
De 46 a 60 días de plazo para el pago una vez recibido el producto y 4
facturado
Más de 60 días de plazo para el pago una vez recibido el producto y facturado 5

Una vez sumados los tres criterios de selección (antigüedad, experiencia y prueba de
experiencia), si el posible proveedor obtiene un resultado aritmético igual o superior a
siete (7), entonces podrá quedar seleccionado y hará parte del listado de proveedores
de la organización

Ya seleccionado el proveedor, se entregará el formato con todos sus soportes al

gerente administrativo para formalizar la aprobación del proveedor y proceder a
notificarle, informándole los parámetros para realizar futuras relaciones comerciales. Es
decir, que a partir de este momento se le podrán efectuar órdenes de compra de su
producto o servicio, de acuerdo con lo establecido por la empresa en su procedimiento
Gestión de Recursos.

NOTA ESPECIAL:
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Cuando un proveedor que suministre un producto (bien o servicio) demuestre que

cuenta con un sistema de gestión de calidad, bajo parámetros de la norma internacional
ISO 9001: 2008 certificado por organismo reconocido a nivel nacional o internacional,
este CRITERIO sumará 4 puntos adicionales para ser seleccionado como proveedor de
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.

En casos especiales cuando un proveedor obtenga menos del puntaje establecido, es

decir, siete (7) y la organización desee o necesite contar con él suministro de un
producto (bien o servicio), la subgerencia, lo puede avalar mediante un memorando
interno para que haga parte del listado de proveedores de
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX., Igualmente, será válido como criterio de
experiencia la de los proveedores que antes de la implementación del Sistema de
Gestión de la Calidad estuvieran vinculados a la organización.

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Con el propósito de garantizar que la organización cuente con una base de proveedores
adecuados y que contribuyan con su sistema de gestión de la calidad, y por ende con la
calidad final de los servicios de vigilancia y seguridad privada ofrecidos, se efectúa una
observación permanente a los proveedores, Para ello la subgerencia o un colaborador
designado por ella evaluará a cada nuevo proveedor después de realizada la primera
compra para determinar si el producto o servicio ofrecido cumplió con las expectativas y
las necesidades de la organización, dicha evaluación se hará teniendo en cuenta el
cumplimiento acerca de las características del producto ofrecido, la oportunidad en la
entrega y el cumplimiento a las condiciones iniciales de negociación pactadas. Los
criterios y parámetros se encuentran establecidos en el formato Evaluación de
Proveedores, criterios con los cuales se realizará la evaluación en un tiempo prudencial
después de la primera compra y antes de la segunda. Con esta evaluación se
determinará si el proveedor es confirmado, si queda en observación en cuyo caso debe
repetir la evaluación en la próxima compra o si definitivamente es descartado como
proveedor de la organización.

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En caso de que la evaluación inicial corrobore que se acertó en la selección del

proveedor, de allí en adelante se procederá con las actividades de reevaluación del
proveedor cumpliendo lo previsto a continuación.

RE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

La gerencia administrativa o un colaborador designado por ella, es el responsable de

efectuar el seguimiento al desempeño del proveedor, teniendo en cuenta los criterios y
parámetros establecidos en el formato Reevaluación de Proveedores, criterios con los
cuales se realizará un análisis anual. Si un proveedor incumple en un mismo criterio en
tres ocasiones durante el semestre, se le enviará una comunicación escrita, indicándole
los aspectos de menor puntuación con recomendaciones para que tome las acciones
necesarias para mejorar los aspectos deficientes y, si después de esto vuelve a obtener
la misma calificación, será descartado y se eliminará del registro de proveedores, hasta
tanto no demuestre mejora en sus procesos.

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA APROBO

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