Actividad Eje 3 Prevencion y Gestion de Riesgo

Actividad 3 Eje 3 : Herramientas de identificación del riesgo
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
ESPECIALIZACIÓN EN ALTA GERENCIA
Módulo:
Prevención y Gestión de Riesgo
Eje 3: Herramientas de identificación, cuestionario de identificación y análisis
de riesgos y diagrama de flujo de proceso en gestión del riesgo frente a amenazas de
fraude en contratación de adquisición de bienes.
Estudiantes:
Profesor: Javier Plutarco Castañeda Torres
Valledupar, Cesar 4 de junio de 2023
1
Índice de Contenido
1. Introducción....................................................................................................7
2. Información de la Empresa..............................................................................8
Superservicios de Nariño.................................................................................................8
Reseña Histórica y Antecedentes.....................................................................................8
Misión............................................................................................................................11
Visión.............................................................................................................................11
Valores Corporativos.....................................................................................................11
Estructura Organizacional..............................................................................................12
Productos y Servicios.....................................................................................................12
Objetivos Estratégicos....................................................................................................13
3. Desarrollo de la Actividad.............................................................................13
Gestión del Riesgo Superservicios Nariño......................................................................13
Área de Compras de Bienes Superservicios Nariño........................................................14
Contexto Externo Superservicios Nariño........................................................................14
Contexto Interno de Superservicios Nariño....................................................................15
Cuestionario de Identificación y Análisis de Riesgos Área de Contratación....................17
Área de Contratación o Compras de Superservicios Nariño...........................................20
2
Diagrama de Flujo Proceso de Compra Superservicios Nariño.......................................26
Diagrama de Flujo de Compras por Licitación................................................................27
Riesgo de Fraude en el Proceso de Compra Superservicios Nariño.................................28
Tratamiento de Riesgo de Fraude en Superservicio Nariño............................................30
4. Conclusiones.................................................................................................32
5. Referencias Bibliográficas.............................................................................33
Índice de Figuras
Figura 1: Datos de Superservicios Nariño_______________________________________________________10
Fuente: Sistema Superservicios Nariño (s.f)______________________________________________________11
Figura 2: Valores Corporativos Superservicios Nariño______________________________________________11
Figura 3: Estructura Organizacional Superservicios Nariño_________________________________________12
Figura 4: Portafolio de Productos y Servicios Superservicios Nariño___________________________________13
Figura 5: Objetivos Estratégicos de Superservicios Nariño__________________________________________14
Figura 6: Priorización de Compras Superservicio Nariño____________________________________________24
Figura 7: Aprobación de Compras según el valor__________________________________________________25
Índice de Tablas
Tabla 1: Factores Internos en el Proceso de Compras______________________________________________16
Tabla 2: Cuestionario de análisis e identificación del Riesgo_________________________________________18
Tabla 3: Diagrama de Flujo Compras_________________________________________________________27
Tabla 4: Diagrama de Flujo Compras por Licitación________________________________________________28
Tabla 5: Matriz de Riesgo de Fraude___________________________________________________________29
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1. Información de la Actividad Evaluativa
Nombre de la tarea: Herramientas de identificación, cuestionario de identificación y
análisis de riesgos y diagrama de flujo de proceso en gestión del riesgo frente a amenazas de
fraude en contratación de adquisición de bienes.
Objetivo de aprendizaje: Aplicar las herramientas de identificación de riesgos en la
etapa de valoración del mismo.
Descripción de la tarea: La tarea tiene como finalidad que el estudiante mediante el
análisis de una organización o empresa del sector real o como parte de un caso documentado,
aplique las herramientas de identificación de riesgos, cuestionario de identificación y análisis
de riesgos, y diagrama de flujo de procesos, a fin de determinar la información necesaria que
requiere un gerente sobre su organización para adelantar procesos de tratamiento de los
mismos, el área de contratación de adquisición de bienes.
Requisitos para la tarea: Para desarrollar la tarea se deben realizar las siguientes
actividades.
 Adelante de manera ordenada y sistemática la lectura del referente de
pensamiento, incluyendo las actividades de aprendizaje y los recursos para el
aprendizaje, lecturas complementarias y demás recursos.
 Consulte otros documentos o portales de Internet que sean de alta credibilidad,
sobre la valoración de riesgos en el desarrollo de la gestión de los mismos y la
aplicación de las herramientas mencionadas.
 Revise de manera detallada la rúbrica de evaluación a fin de cumplir con lo
requerido.
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Instrucciones: Siga las siguientes instrucciones para adelantar la tarea:
 Ubique una organización o empresa e identifíquela con la razón social, el objeto
social, la misión, la visión, los objetivos corporativos y el portafolio de bienes y
servicios.
 Una vez determinados los anteriores requerimientos, haga un breve contexto de la
empresa que es objeto de análisis, de su situación interna y externa, y específicamente
en el área de contratación de adquisición de bienes.
 Desarrolle el cuestionario de identificación y análisis de riesgos en el área de
contratación que tiene la empresa, en los tres momentos, la etapa precontractual,
contractual y poscontractual para la adquisición bienes, siguiendo el formato del
referente de pensamiento.
 Posteriormente con la contextualización de la empresa en el área de contratación y
con la información obtenida del cuestionario de identificación y análisis de riesgos,
construya un diagrama de flujo del proceso de la etapa precontractual, otro de la
contractual y finalmente de la poscontractual, o si prefiere integre los tres momentos
en uno solo.
 Luego determine cuáles son los momentos o actividades en las cuales es susceptible
de presentarse riesgos de corrupción o errores en las tres etapas, o cuales sobran o hay
situaciones de burocracia que ralentizan el proceso contractual.
 Formule para las que identifique un posible tratamiento a fin de evitar que se
materialicen.
 La entrega deberá ser en Word con una portada, un índice de contenido, de tablas y de
figuras, una introducción, la identificación de la empresa, el desarrollo y aplicación de
5
las herramientas, el análisis por cada una, una síntesis de todas en conjunto, las
conclusiones del ejercicio respecto a lo analizado, incluyendo de manera propositiva y
sus consideraciones acerca de las decisiones tomadas por la alta dirección de la
organización.
 El documento deberá traer relacionados las fuentes primarias y secundarias
consultadas, mediante citas y referencias bibliográficas a fin de evitar contradicciones
de derechos de autor y plagio, para ello se debe emplear las normas APA sexta
edición.
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1. Introducción
Esta actividad se realiza con el objetivo aprender cuales son las herramientas que se
pueden emplear para que podamos identificar un riesgo, una vez comprendido el tema de la
actividad poder aplicar dichas herramientas de identificación de riesgos en las etapas de
valoración del mismo.
Dentro de las organizaciones es necesario poder identificar los riesgos porque esto
permite poder gestionarlos correctamente, lo que minimiza los posibles impactos negativos.
Para ello, existen herramientas o técnicas que le permiten a la empresa identificar de manera
efectiva los posibles riesgos.
Dentro de las herramientas que podemos encontrar el análisis de riesgo, evaluación de
deberes y responsabilidades, revisión de procesos, análisis financiero, auditorías, entre otras.
Cada una de estas herramientas tiene su propio enfoque y ayuda a las compañías a identificar
los riesgos desde diferentes panoramas.
Una vez que se logre identificar los riesgos, se procede a analizarlos y realizar una
evaluación del impacto dentro de la organización. Se realiza un análisis comparativo, se
preparan las posibles soluciones y se crean los planes de contingencia en caso de que el
riesgo se materialice.
Para dar un ejemplo del contexto de la actividad, indicaremos como se presenta el
proceso de compra de bienes, una empresa como SuperServicios de Nariño-Supergiros
realiza compras en volumen por lo tanto se debe contar con un sistema de control que permita
la trasparencia al realizar la ejecución de esta actividad.
El área de logística está conformada por un personal calificado que está en la
capacidad de cumplir con el procedimiento a cabalidad dando tranquilidad a la dirección
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administrativa que se está haciendo este tipo de funciones como es el deber ser y
garantizando a la gerencia que la empresa no corre ningún riesgo frente a los entes de control,
dado que esta vigilada por el oficial de cumplimiento, que es el funcionario que le garantiza a
la junta directiva que todos nuestros proveedores y clientes que tienen vínculos con la
organización no tengan ningún reporte el listas restrictivas que es el primer filtro del proceso
de compras. Como tal, en el desarrollo de esta actividad evaluativa indicaremos el paso a
paso, del funcionamiento operativamente de la compra de bienes.
2. Información de la Empresa
SUPERSERVICIOS DE NARIÑO
Es la red multiservicios moderna y competitiva con mayor reconocimiento en los
departamentos de Nariño, Putumayo y Vaupés, la cual abarca un amplio y variado portafolio
de productos y servicios. Gracias a nuestra red comercial y plataforma tecnológica hemos
realizado alianzas con empresas de reconocido renombre, permitiéndonos realizar
importantes convenios a nivel nacional como recaudo de cartera o pagos.
Contamos además con importantes convenios con el estado. Consolidando así una red
con más de 12.000 oficinas a nivel nacional logrando convertirnos en la red comercial de
mayor confianza para nuestros clientes.
RESEÑA HISTÓRICA Y ANTECEDENTES
La empresa SUPERSERVICIOS DE NARIÑO S.A. fundada en la ciudad de Tumaco
en 1994 con el fin de brindar a la comunidad el servicio de apuestas permanentes y toda clase
de juegos de azar se ha caracterizado por su seriedad y cumplimiento en la entrega de
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premios, bajo todas las reglamentaciones que la ley requiere y la vigilancia de la
Superintendencia Nacional De Salud.
Sin embargo, dados los procesos sociales y económicos que atraviesa la región y
respondiendo a las necesidades del mercado la empresa ha migrado muchas de sus
actividades a la ampliación de su portafolio de servicios y por ende el objeto social presenta
otras actividades que se prestan a través de la red tecnológica y operativa que se utiliza para
chance, como es el caso de la venta de productos virtuales como: Recarga de celular, venta de
celulares, y otros de recaudo como la representación comercial en el departamento de Nariño
y Putumayo de la empresa SUPERGIROS S.A. que se encuentra en todo el territorio
nacional, también recaudos de servicios públicos y cuotas de crédito. Lo que constituye a
esta empresa como dinámica e innovadora de estos productos a través de la red y que
representa un servicio importante a la comunidad en municipios cuya geografía y orden
público imposibilita su acceso frecuente, convirtiéndose en una excelente opción en el
mercado por innovación
Ésta empresa crea en el cliente el acceso a una amplia oferta integrada de productos
que brindan bienestar e inclusión social orientados a satisfacer sus necesidades, soportados en
una infraestructura tecnológica adecuada, un personal competente, una excelente prestación
del servicio con calidad y calidez humana.
La empresa Superservicios de Nariño SA es una empresa que nació en forma
empírica, en sus inicios fue dirigida por un solo dueño el cual miro una gran oportunidad en
el mercado de los juegos de suerte y azar, específicamente el chance por ser un monopolio,
actualmente constituida como sociedad anónima con un estimado de 6 socios accionistas los
cuales responden hasta el monto de sus aportes.
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La empresa se encuentra registrada desde el 30 de junio de 1994 en la cámara de
comercio de San Juan de Pasto registrando sus establecimientos de comercio, las actas en
donde se nombra al representante legal, representante legal suplente y revisor fiscal. La
empresa cuenta con un aproximado de 23 años de trayectoria y que a la actualidad tiene un
patrimonio estimado de $8.000.0000.000 de pesos aproximadamente, a la cabeza de la
empresa como representante legal se encuentra el señor José María Jesús Pantoja siendo él
un órgano de gestión externa, el cual tiene facultades limitadas por la ley y los estatutos,
como capacidad para contratar y cuyas obligaciones se derivan en responsabilidades para la
sociedad.
Figura 1: Datos de Superservicios Nariño
TIPO DE EMPRESA SOCIEDAD ANONIMA – PRIVADA

Razón Social SUPERSERVICIOS DE NARIÑOS.A.
NIT 800.249.355-1
Marca SUPERGIROS NARIÑO
Correo para notificaciones juridico.ssn@supergirosnarino.co
Página web https://supergirosnarino.com.co/
Domicilio principal Calle 20 #31B – 34 Barrio Las Cuadras
Teléfono (602) 7364897
Fecha de constitución 30 de Junio de 1994
Duración de la Persona Jurídica 30 de Junio de 2044
Actividad Económica Actividad Principal: R9200 - Actividades De Juegos De
Azar Y Apuestas
Actividad Secundaria: L6810 – Actividades inmobiliarias
realizados con bienes propios o arrendados.
Otras Actividades: H5310 – Actividades Postales Nacionales
Otras Actividades: N8299 - Otras Actividades De Servicio
De Apoyo A Las Empresas N.C.P.
Fuente: Sistema Superservicios Nariño (s.f)
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MISIÓN
Nuestra misión es facilitar la vida de nuestros clientes
VISIÓN
En los próximos 5 años, estaremos consolidando una eficiente red de servicios,
generando valor para todos los grupos de interés con plena con responsabilidad social.
VALORES CORPORATIVOS
Figura 2: Valores Corporativos Superservicios Nariño
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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Figura 3: Estructura Organizacional Superservicios Nariño
PRODUCTOS Y SERVICIOS
Figura 4: Portafolio de Productos y Servicios Superservicios Nariño
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OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Figura 5: Objetivos Estratégicos de Superservicios Nariño
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3. Desarrollo de la Actividad
GESTIÓN DEL RIESGO SUPERSERVICIOS NARIÑO
Superservicios Nariño está orientada a analizar las vulnerabilidades inherentes a la
naturaleza del sujeto obligado, considerando sus objetivos misionales y metas; así como
aspectos administrativos, organizacionales y estratégicos en la administración de sus riesgos,
los cuales serán insumo para el conocimiento de los posibles eventos de riesgo
LA/FT/FPADM y, por tanto, en el fortalecimiento de su Sistema.
El plan de Gestión de Riesgos o plan de Tratamiento de Riesgos se define en la norma
ISO 27001, ISO 31000 y SARLA/FT/FPADM. Este plan establece claramente los recursos,
las responsabilidades y las prioridades establecidas derivadas de la evaluación de riesgos.
Gestionar riesgos consiste principalmente en tomar decisiones con respecto a los distintos
riesgos de acuerdo con la estrategia de la organización.
ÁREA DE COMPRAS DE BIENES SUPERSERVICIOS NARIÑO
CONTEXTO EXTERNO SUPERSERVICIOS NARIÑO
El objetivo es detectar oportunidades que podrían beneficiar a la organización, las
amenazas que podrían perjudicarla, para esto, se analizan los aspectos con el fin de garantizar
que los objetivos y necesidad de las partes interesadas. Teniendo en cuenta en el
planteamiento de los objetivos organizacionales.
El contexto externo de Superservicios Nariño está basado en la identificación de los
riesgos, analizando la relación e interacción que tienen con su entorno, con el fin de acercarse
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al conocimiento de las amenazas con relación al LA/FT/FPADM. El análisis que se adelante
deberá considerar relaciones contractuales y legales, aspectos económicos, geográficos,
sociales, culturales, operativos, de seguridad, normativos, competitivos, financieros, legales,
de imagen, entre otros.
El mercado donde compite Superservicios Nariño el competidor desleal son los
juegos ilegales, lo cual genera un riesgo de reputación y legales, lo que puede impactar de
forma negativa a las metas trazadas por la organización. Frente a esta amenaza la
organización realiza estrategias que consoliden la posición en el mercado de la empresa.
Frente a los clientes Superservicios Nariño tiene como riesgo que el producto no sea
atractivo, dado que este, puede tener uno o varios sustitutos. Adicional, se diferencia en el
costo para los clientes.
Nuestra Competencia es amplia a nivel nacional e internacional, dado que pueden
ingresar nuevos competidores al mercado. Tenemos como reto al competir en el mercado con
competidores que están bien posicionados. Frente a esta amenaza la organización debe
entender la dinámica y el comportamiento de nuestros competidores e ir innovando con
forme a como evolucionan los juegos de suerte y azar.
Dado que la tecnología evoluciona día a día, en Superservicios Nariño consideramos
que es vital para nuestra organización innovar, dado que esto nos da ventajas en la prestación
del servicio a nuestros clientes.
CONTEXTO INTERNO DE SUPERSERVICIOS NARIÑO
En el contexto Interno de Superservicios Nariño dentro de nuestro Sistema de Gestión
Integral del Riesgo nos enfocamos en establecer nuestros objetivos para mitigar los riesgos
que son inherente nuestra actividad juegos de suerte y azar, dado que este es un producto
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único. Para ello nos enfocamos en cumplir nuestras metas y cumplir con nuestra visión y
misión.
En el área de compras como contexto internos tenemos establecer las actividades,
buenas prácticas y responsabilidades para la adquisición de bienes, productos o servicios,
garantizando la calidad, idoneidad, seguridad y entrega oportuna en cada adquisición, dando
cumplimiento a los requerimientos en seguridad y salud en el trabajo y los legales aplicables.
Superservicio Nariño tiene varios agentes internos que juegan un papel muy
importante a la hora de toma de decisiones en el momento de realizar el proceso de compras
de bienes, los cuales relacionaremos a continuación:
Tabla 1: Factores Internos en el Proceso de Compras
FACTORES INTERNOS FACTORES EXTERNOS

El cambio constante de procedimientos y El comportamiento del dólar para las
políticas por control de riegos compras tecnológicas
Personal: tener las personas idóneas para
La existencia de inventarios en cuanto a
realizar estas funciones las cantidades que se solicitan
El crecimiento de la empresa y de la redEl cambio constante de los precios
comercial hace que se incrementen las productos por la situación económica del
compras país
El control interno por parte de la organización
La situación geográfica del departamento
es un factor clave en este proceso hace que los productos se compren en
otras ciudades y los fletes se incrementen
Presupuesto factor esencial para que se Control de los entes externos como
puedan ejecutar los requerimientos auditoría externa
Fuente: Elaboración Propia.
16
17
CUESTIONARIO DE IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE RIESGOS ÁREA DE CONTRATACIÓN
Tabla 2: Cuestionario de análisis e identificación del Riesgo
# PREGUNTA SI NO NO SABE NESECITA MAS INF

Riesgos internos
1. Posee productos terminados en instalaciones de terceros

X
2. Produce o utiliza materiales precederos

X
¿Suministra a un grupo selecto la parte de las compras?

3. X
Es su operación estacional
4. X
Relacionamiento de grupos de interés
Ha sido víctima de infidelidad grave por algún empleado

1. X
Tiene vecinos con alto riesgo que pudieran afectarle

2. X
Desarrolla su operación en un ambiente insoldable o toxico

3. X
De gestión interna
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Ha sido objeto de sabotaje huelga ilegal o vandalismo

1. X
Esta su operación expuesta a errores de diseño

2. X
Gestión directiva
Generalmente viajan juntos varias personas de la organización

1. X
Posee maquinarias obsoletas en las instalaciones

2. X
Riesgos externos
Fenómenos de origen natural
Está ubicado en zona de alto riesgo

1. X
Está ubicado en área de pluviosidad

2. X
Esta cerca de la costa, lagos o ríos

3. X
Político
Está ubicado en una zona donde desarrollan conflicto armado

1. X
El país o región tiene inestabilidad económica o social

2. X
19
Social
Esta en una zona de alta presencia de organizaciones delictivas

1. X
Otros
Existe alta posibilidad de cortes súbitos de energía eléctrica

1. X
Fuente: Elaboración Propia
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ÁREA DE CONTRATACIÓN O COMPRAS DE SUPERSERVICIOS NARIÑO
Superservicio de Nariño cuenta con un procedimiento de compras para controlar y
minimizar los riesgos en este actividad, el cual aplica para todas las compras y adquisiciones
de productos o servicios, desde la requisición hasta el trámite de pago. Esta área tiene como
responsable al Coordinador de Logística, como autoridad se encuentra Gerente General y
Director Administrativo.
Esta área de Superservicios Nariño tiene unas políticas internas, tales como:
 Este procedimiento no aplica para:
 Compras menores a $200.000 que se pagan por caja menor.
 Compras conjuntas de convenios empresariales.
 Compras directas aprobadas por gerencia general o junta directiva.
 Toda requisición de compra debe contar con disponibilidad presupuestal. Aquellas
que se no encuentren contempladas en el presupuesto para el año en curso,
deberán ser aprobadas por el Gerente.
 La práctica de comprar primero y pedir autorización después no es aceptable. El
responsable de compras debe reportar a su jefe inmediato, cuando haya
requisiciones en curso no autorizadas (especialmente con proveedores de compras
periódicas).
 Es responsabilidad de las personas a cargo de la aprobación de las compras, no
autorizar aquellas que favorezcan el interés particular de un empleado o proceso.
 Dividir una compra para evadir las instancias de aprobación establecidas por la
empresa, es catalogado como una falta grave, que ocasionará sanciones.
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 Promover una sana competencia entre proveedores para obtener el máximo valor
agregado, desarrollando relaciones de mutuo beneficio, largo plazo, altos
estándares de calidad, cumplimiento y transparencia con los proveedores.
 Todo proveedor de la empresa debe ser consultado en listas restrictivas. Aquellos
que aparezcan en estos listados deben ser descartados.
 Los proveedores que se les identifique un tercero en condición de PEP, según la
normativa vigente, deberán ser aprobados por gerencia.
 La requisición de elementos de protección personal o equipos de seguridad se
debe hacer por el personal de SST o la asesoría de la ARL.
 La ejecución de contratos de prestación de servicios, deben cumplir con los
criterios estipulados en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo
que se establecen en el Manual de Contratistas. La supervisión del cumplimiento
está a cargo del responsable de SST. Los contratistas, están obligados a mantener
las planillas de pago al sistema general de seguridad social vigentes, durante el
tiempo que dure la labor para la cual fue contratada.
 La compra de bienes o servicios que requieran de anticipos se deben realizar a
través de un contrato. El desembolso de anticipos debe estar sujeto al
cumplimiento de las garantías exigidas, según corresponda. Los anticipos se
realizarán hasta por un 30% del valor de la compra o contrato (antes de IVA).
Proporciones mayores deben estar aprobados por gerencia. Servicios de
transporte, reparaciones eléctricas o hidráulicas menores o iguales al $200.000, se
pagan a través de la caja menor. Si el monto es mayor, se paga por la caja
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general. Es importante seguir los lineamientos establecidos por la empresa para las
compras por caja menor o general.
 Cuando la compra se realice a un proveedor exclusivo, sea de extrema urgencia o,
no se pueda cumplir con lo establecido en este procedimiento; se debe anexar a la
carpeta de compra el formato GA-CS-01-08 Acta de desviación que detalle las
razones del incumplimiento.
 No se aplicará todo el proceso descrito en el procedimiento, cuando la compra
corresponda a una adición a un proceso de compra vigente.
Los responsables de las compras dentro de la organización, seleccionarán la
cotización u oferta ganadora, tomando como buenas prácticas los siguientes criterios:
 Precio  Descuentos
 Calidad  Valor agregado
 Garantía  Idoneidad de proveedor
 Tiempo de entrega  Postventa
 Condiciones de pago  Gestión de garantías
Una vez se solicita la compra, se debe solicitar a través del formato GA-CS-01-02
Requisición de bienes o servicios. Los formatos de requisición diligenciados deben contar
con la aprobación del responsable del proceso solicitante, y seguidamente remitidos al
proceso de compras. Toda requisición de bienes o servicios deberá indicar las
especificaciones técnicas de lo que se quiere adquirir con el mayor grado de exactitud
posible.
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El responsable del área de compras debe priorizar las requisiciones de acuerdo con la
importancia (urgente - regular) y, el tipo de compra con la tabla a continuación:
Figura 6: Priorización de Compras Superservicio Nariño
Priorización de requisiciones
Alta Bienes, productos o servicios indispensables para el cumplimiento de la
(0-4 días) actividad económica de la empresa.
Media Bienes, productos o servicios que son requeridos por los procesos de apoyo de
(5-15 días) la empresa para el cumplimiento de sus funciones.
Baja Bienes, productos o servicios de consumo no fundamentales para el

(Mas de 15 días) cumplimiento de la actividad económica de la empresa.
Una vez está establecida la priorización y se realiza la solicitud de compras, se debe
realizar el proceso de cotización teniendo en cuenta el valor, si el valor del bien o servicio es
menor a un (1) S.M.M.L.V., se deben solicitar como mínimo dos (2) cotizaciones. Si el valor
es igual o mayor a un (1) S.M.M.L.V y menor a cincuenta (50) S.M.M.L.V. se deben solicitar
tres (3) cotizaciones. Si el valor es mayor a cincuenta (50) SMMLV, se abre una licitación.
El tiempo establecido para obtener cotizaciones es de 3 días hábiles laborales para las
compras regulares y un (1) día para compras urgentes.
Después de tener las cotizaciones y que cumplan con los formatos establecidos por la
organización, pasa a una aprobación de cotización. El analista de compras presenta al
responsable de aprobación de la compra, los formatos GA-CS-01-02 Requisición de bienes o
servicios y GA-CS-01-06 Comparativo de cotizaciones. Una vez seleccionado el proveedor,
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el responsable de aprobación firma el formato GA-CS-01-06 comparativo de cotizaciones, de
no aprobarse la cotización se informará al solicitante la decisión.
La organización de acuerdo a los valores de la cotización maneja una tabla, para
establecer el responsable de firmar la cotización.
Figura 7: Aprobación de Compras según el valor
APROBACIÓN DE COTIZACIONES
VALOR DE LA CARGO COTIZACIÓN CUADRO OBSERVACIONES
COMPRA COMPARATIVO
Entre 0* y 1* Coordinador Compras inferiores
logístico
Entre 1* y 3* Director 3 SI
administrativo
Entre 4* y 50* Gerente 3 SI
General
Entre 50* y Gerente y 3 SI Compras
200* Comité de Nacionales
Compras
Entre 200* y Junta Licitación SI
500* directiva
*Valores expresados en S.M.M.L.V.
Cuando la cotización está aprobada y firmada por el responsable, el responsable de
compras diligencia el formato GA-CS-01-07 Orden de compra, para ser enviada al proveedor
seleccionado y archivarla en la carpeta correspondiente. Cuando las compras se realicen a
grandes contribuyentes la orden de compra se archiva directamente con los documentos de la
compra.
Las órdenes de compra se gestionan hasta el día veintisiete (27) de cada mes y se
retomarán el día dos (2) del siguiente mes.
26
Si el proveedor es nuevo, el responsable de compra envía al proceso contable el
formato F-GR-01 Vinculación de proveedores, contratistas y aliados estratégicos con sus
anexos y el formato F-GR-02 Verificación en listas restrictivas, para la creación del tercero.
Cuando el tipo de compra, requiera la firma de un contrato, se solicitará al proceso
jurídico que elabore o revise el mismo. Una vez el contrato haya sido devuelto (con firmas y
anexos) por parte de proveedor, el coordinador administrativo valida que las garantías
cumplan con lo exigido en el contrato, para autorizar el inicio de ejecución.
Una vez establezca el tiempo de entrega por el proveedor, el responsable de compras
debe verificar que todo bien, producto o servicio adquirido corresponda con lo pactado en la
orden de compra al momento de la entrega o prestación del servicio por parte del proveedor.
Se debe registrar la recepción a conformidad o cualquier novedad del proceso en el
formato GA-CS-01-07 Orden de compra y si es del caso, rechazar, devolver o exigir
cumplimiento de garantía al proveedor.
Cuando el bien, producto o servicio es entregado a cabalidad o a satisfacción, , el
responsable de compras debe solicitar el soporte de cobro del proveedor (cuenta de cobro o
factura). Si el pago requiere anticipos, pago anticipado o contra entrega, se debe seguir el
procedimiento Solicitud y legalización de anticipos.
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO DE COMPRA SUPERSERVICIOS NARIÑO
Tabla 3: Diagrama de Flujo Compras
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DIAGRAMA DE FLUJO DE COMPRAS POR LICITACIÓN
Tabla 4: Diagrama de Flujo Compras por Licitación
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RIESGO DE FRAUDE EN EL PROCESO DE COMPRA SUPERSERVICIOS NARIÑO
Tabla 5: Matriz de Riesgo de Fraude
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Descripción del
Probabilidad Riesgo Descripción del Riesgo
ID Riesgo o Evento de Causas Impacto Impacto Probabilidad Aceptación
inherente Controles Residual
Riesgo
Socialización del
procedimiento de
Desconocimiento del compras
Actividad 3 Eje 3 : Herramientas
procedimientode
de identificación del riesgo Autorización
compras directa por parte
Fraude en las del proceso
R1 facturas de compras MODERADO MEDIO Alto Administrativo MENOR MUY BAJO Bajo MITIGO
o servicios Facturación
electrónica para
todas las compras
Facturación manual
realizadas por parte
de los diferentes
procesos
Estudio previo del
Selección inadecuada
proveedor a
de un proveedor
contratar
Revisión periódica
Selección deficiente del proceso de
R2 Escases de GRAVE MEDIO Alto MODERADO BAJO Moderado MITIGO
de proveedores Contratación y
proveedores para
compras.
abastecerse de
Realizar
productos.
cotizaciones con
varios proveedores
Relación con
Recepción de
varios proveedores
productos
Incumplimiento de para la escoger un
defectuosos y/o
R3 calidad y garantía GRAVE ALTO Extremo buen producto a MENOR MEDIO Moderado MITIGO
obtención de
de los productos satisfacer la
productos
necesidad de la
sin garantía.
organización
Que el personal que
está a cargo del
Evaluación del
manejo de proceso
personal a cargo de
Inadecuado manejo no siga los
compras
del proceso de procedimientos
R4 GRAVE ALTO Extremo MENOR MEDIO Moderado MITIGO
contratación y creados para ello
compras Autorización de la
Análisis erróneos de gerencia para
necesidades compras de
equipos y enseres
32 Se cuenta con un
Retraso en la entrega
cronograma
R5 Escasez de insumos de los productos y/o GRAVE ALTO Extremo MENOR MEDIO Moderado MITIGO
establecido para las
servicios contratados
compras
Recepción de Verificación de la
Incumplimiento en
múltiples legalidad de la
las requisiciones de
requisiciones que creación del punto
productos y
presentan de atención que
Fuente: Elaboración Propia
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Mapa de Color Matriz
MAPA COLORIMÉTRICO DE RIESGO

INHERENTE
Catastrófico
I 5 B Bajo
M Grave
R2 R3-R4-R5 M Moderado
P 4
Moderado
A 3 R1-R6 A Alto
C Menor
E Extremo
T 2
Leve
O 1
1 2 3 4 5
Muy Bajo Bajo Medio Alto Muy Alto
PROBABILIDAD
TRATAMIENTO DE RIESGO DE FRAUDE EN SUPERSERVICIO NARIÑO
Superservicios de Nariño, empresa dedicada a la comercialización y prestación de
servicios transaccionales a través de su red comercial de puntos de atención físicos y
virtuales, establece su política integrada a través de los siguientes compromisos de actuación:
Compromiso con la seguridad, la salud, la prevención de riesgos laborales y la mejora de las
condiciones de trabajo.
Esta organización en su área de compras de bienes y servicios observamos dentro de
su matriz el riesgos de fraude con nivel alto, como empresa el riesgo de fraude es inherente,
pero al implementar de manera adecuada las herramientas que nos brinda la evaluación del
riesgo, podemos darle tratamiento incluso podemos llegar evitar que este ocurra.
Para ello la organización deberá implementar un método junto con sus colaboradores
sin importar en tipo de vinculación que tengan dentro de la compañía, estimular o crear en
ellos un sentido de pertenencia, realizar capacitaciones de manera constante, incentivar a los
34
colaboradores e implementar unos evaluaciones mejoras en el proceso, con el fin de evitar
actividades innecesarias.
Adicional cada cierto tiempo, deberá implementar controles dentro del área, como
auditorias de cada etapa del procedimiento de compras y adquirir una póliza de seguros que
ampare a la organización en caso de que se materialice el riesgo.
Como organización debemos implementar todos los controles que sean necesario,
dado que el objetivo siempre es tomar medidas para que el riesgo no llegue a suceder, dado
que esto afecta el cumplimiento de los objetivos trazados por la compañia.
35
4. Conclusiones
Podemos concluir que toda organización dando una utilización adecuada a las
herramientas de identificación de los riesgos puede contralor y manejar los riesgos, incluso
puede llevar a cabo mejoras o tratamientos para evitar que se materialice el riesgo.
Que los filtros que se utilicen para minimizar riegos como la selección y evaluación
de proveedores es un proceso importante dentro de las organizaciones ya que lo utilizan para
obtener mayor competitividad y calidad en sus productos ; al mismo tiempo les permite a
estas reducir la incertidumbre al momento de tomar una decisión y gestionar una compra.
Toda organización cuenta con un mínimo de información acerca de sus proveedores,
se debe tener un archivo con los documentos mínimos que debe tener un proveedor como su
Rut, cámara de comercio, fotocopia de cedula del RL, consulta en listas restrictivas y el
formato de conocimiento de proveedores que es donde reposa todo la información general del
proveedor lo que les permite proceder a la selección de los mismos y tomar decisiones a la
hora de una compra.
Los criterios en que se basan las organizaciones tanto para la selección como para la
evaluación de los proveedores como la calidad, servicio al cliente, tiempo de respuesta,
precios, entre otros, deben ser valorados según el orden de importancia y de acuerdo al giro
de la organización.
El proceso de compras debe siempre estar controlado por auditoria tanto interna
como externa para evitar el favoritismo entre los proveedores.
36
5. Referencias Bibliográficas
Javier Castañeda (s.f) Plataforma CANVAS. Prevención y Gestión del Riesgo -
Estructuración e implementación de gestión del riesgo, medidas de tratamiento y políticas.
Recuperado de: Referentes de pensamiento Eje 3.
Página Principal Supergiros Nariño (s.f). Quiénes somos?. Recuperado de:
https://ssnarino.co/quienes-somos/
Sistema Interno Superservicio Nariño (s.f). Procedimiento de Compras
Juan Pablo Calle (6 de octubre de 2022), Herramientas y métodos para identificar
riesgos en una empresa. Recuperado de: https://www.piranirisk.com/es/blog/5-herramientas-
para-identificar-el-riesgo
Bruna Borsalli (28 de febrero de 2022), 7 métodos y herramientas para la
identificación de riesgos. Recuperado de: https://blog.softexpert.com/es/identificacion-
riesgos/
Xilena Fajardo (15 de marzo de 2022), ¿Cuáles son los riesgos asociados al
LA/FT/FPADM?. Recuperado de: https://www.tusdatos.co/blog/cuales-son-los-riesgos-
asociados-al-la-ft-fpadm
37

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Actividad 3 Eje 3 : Herramientas de identificación del riesgo

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

ESPECIALIZACIÓN EN ALTA GERENCIA

Prevención y Gestión de Riesgo

Eje 3: Herramientas de identificación, cuestionario de identificación y análisis

de riesgos y diagrama de flujo de proceso en gestión del riesgo frente a amenazas de

fraude en contratación de adquisición de bienes.

Profesor: Javier Plutarco Castañeda Torres

Valledupar, Cesar 4 de junio de 2023

Reseña Histórica y Antecedentes.....................................................................................8

Gestión del Riesgo Superservicios Nariño......................................................................13

Área de Compras de Bienes Superservicios Nariño........................................................14

Contexto Externo Superservicios Nariño........................................................................14

Contexto Interno de Superservicios Nariño....................................................................15

Cuestionario de Identificación y Análisis de Riesgos Área de Contratación....................17

Área de Contratación o Compras de Superservicios Nariño...........................................20

Diagrama de Flujo Proceso de Compra Superservicios Nariño.......................................26

Diagrama de Flujo de Compras por Licitación................................................................27

Riesgo de Fraude en el Proceso de Compra Superservicios Nariño.................................28

Tratamiento de Riesgo de Fraude en Superservicio Nariño............................................30

Figura 1: Datos de Superservicios Nariño_______________________________________________________10

Fuente: Sistema Superservicios Nariño (s.f)______________________________________________________11

Figura 2: Valores Corporativos Superservicios Nariño______________________________________________11

Figura 3: Estructura Organizacional Superservicios Nariño_________________________________________12

Figura 4: Portafolio de Productos y Servicios Superservicios Nariño___________________________________13

Figura 5: Objetivos Estratégicos de Superservicios Nariño__________________________________________14

Figura 6: Priorización de Compras Superservicio Nariño____________________________________________24

Figura 7: Aprobación de Compras según el valor__________________________________________________25

Tabla 1: Factores Internos en el Proceso de Compras______________________________________________16

Tabla 2: Cuestionario de análisis e identificación del Riesgo_________________________________________18

Tabla 3: Diagrama de Flujo Compras_________________________________________________________27

Tabla 4: Diagrama de Flujo Compras por Licitación________________________________________________28

Tabla 5: Matriz de Riesgo de Fraude___________________________________________________________29

1. Información de la Actividad Evaluativa

Nombre de la tarea: Herramientas de identificación, cuestionario de identificación y

fraude en contratación de adquisición de bienes.

Objetivo de aprendizaje: Aplicar las herramientas de identificación de riesgos en la

etapa de valoración del mismo.

Descripción de la tarea: La tarea tiene como finalidad que el estudiante mediante el

aplique las herramientas de identificación de riesgos, cuestionario de identificación y análisis

de riesgos, y diagrama de flujo de procesos, a fin de determinar la información necesaria que

requiere un gerente sobre su organización para adelantar procesos de tratamiento de los

mismos, el área de contratación de adquisición de bienes.

 Adelante de manera ordenada y sistemática la lectura del referente de

pensamiento, incluyendo las actividades de aprendizaje y los recursos para el

aprendizaje, lecturas complementarias y demás recursos.

 Consulte otros documentos o portales de Internet que sean de alta credibilidad,

sobre la valoración de riesgos en el desarrollo de la gestión de los mismos y la

aplicación de las herramientas mencionadas.

 Revise de manera detallada la rúbrica de evaluación a fin de cumplir con lo

Instrucciones: Siga las siguientes instrucciones para adelantar la tarea:

 Ubique una organización o empresa e identifíquela con la razón social, el objeto

social, la misión, la visión, los objetivos corporativos y el portafolio de bienes y

 Una vez determinados los anteriores requerimientos, haga un breve contexto de la

empresa que es objeto de análisis, de su situación interna y externa, y específicamente

en el área de contratación de adquisición de bienes.

 Desarrolle el cuestionario de identificación y análisis de riesgos en el área de

contratación que tiene la empresa, en los tres momentos, la etapa precontractual,

contractual y poscontractual para la adquisición bienes, siguiendo el formato del

 Posteriormente con la contextualización de la empresa en el área de contratación y

con la información obtenida del cuestionario de identificación y análisis de riesgos,

construya un diagrama de flujo del proceso de la etapa precontractual, otro de la