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Unidad 3, taller 3: Herramientas de identificación

Fundación Universitaria del Área Andina


Facultad de Ciencias Administrativas
Programa de Administración de Empresas
Especialización en Alta Gerencia

Módulo:

Prevención y gestión del riesgo

Herramientas de identificación, cuestionario de identificación y análisis de riesgos y diagrama de


flujo de proceso en gestión de riesgo frente a amenazas de fraude en contratación de adquisición
de bienes.

Estudiantes:

Alberto de Jesús Barco Taborda

Fabián Forero González

Jacinto Alberto Gutiérrez Gutiérrez

Jhoan Manuel Perea Córdoba

Paula Andrea Martínez

Profesor: Javier Castañeda Torres

Bogotá D.C., 09 de noviembre de 2020.

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Unidad 3, taller 3: Herramientas de identificación, cuestionario de identificación y análisis de
riesgos y diagrama de flujo de proceso.
Información de la actividad evaluativa.

Nombre de la tarea Herramientas de identificación, cuestionario de identificación y análisis de


riesgos y diagramas de flujo de proceso en gestión del riesgo frente a
amenazas de fraude en contratación de adquisición de bienes.
Objetivo de Aplicar las herramientas de identificación de riesgos en la etapa de
aprendizaje valoración del mismo.
La tarea tiene como finalidad que el estudiante mediante el análisis de una
Descripción de la organización o empresa del sector real o como parte de un caso
tarea documentado, aplique las herramientas de identificación de riesgos,
cuestionario de identificación y análisis de riesgos, y diagramas de flujo de
procesos, a fin de determinar la información necesaria que requiere un
gerente sobre su organización para adelantar procesos de tratamiento de los
mismos, el área de contratación de adquisición de bienes.
Requisitos para la Para desarrollar la tarea se deben realizar las siguientes actividades.
tarea
Adelante de manera ordenada y sistemática la lectura del referente de
pensamiento, incluyendo las actividades de aprendizaje y los recursos para
el aprendizaje, lecturas complementarias y demos recursos.

Consulte otros documentos o portales de Internet que sean de alto


credibilidad, sobre la valoración de riesgos en el desarrollo de la gestión de
los mismos y la aplicación de las herramientas mencionadas.

Revise de manera detallada la rúbrica de evaluación a fin de cumplir con lo


requerido.
Instrucciones Siga las siguientes instrucciones para adelantar la tarea.

1. Ubique una organización o empresa e identifíquela con la razón social,


el objeto social, la misión, la visión, los objetivos corporativos y el
portafolio de bienes y servicios.
2. Una vez determinados los anteriores requerimientos, haga un breve
contexto de la empresa que es objeto de análisis, de su situación interna
y externa, y específicamente en el área de contratación de adquisición
de bienes.
3. Desarrolle el cuestionario de identificación y análisis de riesgos en el
orea de contratación que tiene la empresa, en los tres momentos, la
etapa precontractual, contractual y poscontractual para la adquisición de
bienes, siguiendo el formato del referente de pensamiento.
4. Posteriormente con la contextualización de la empresa en el area de
contratación y con la información obtenida del cuestionario de
identificación y análisis de riesgos, construya un diagrama de flujo del
proceso de la etapa precontractual, otro de la contractual y finalmente
de la pos contractual, o si prefiere integre los tres momentos en uno
solo.

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riesgos y diagrama de flujo de proceso.

5. Luego determine cuáles son los momentos o actividades en las cuales es


susceptible de presentarse riesgos de corrupción o errores en las tres etapas,
o cuales sobran o hay situaciones de burocracia que ralentizan el proceso
contractual.
6. Formule para las que identifique un posible tratamiento a fin de evitar
que se materialicen.
7. La entrega deberá ser en Word con una portada, un índice de contenido,
de tablas y de figures, una introducción, la identificación de la empresa,
el desarrollo y aplicación de las herramientas, el análisis por cada una,
una síntesis de todas en conjunto, las conclusiones del ejercicio respecto
a lo analizado, incluyendo de manera propositiva y sus consideraciones
acerca de las decisiones tornados por la alto dirección de la
organización.
8. El documento deberá traer relacionados las fuentes primarias y secundarias
consultadas, mediante citas y referencias bibliográficas a fin de evitar
contradicciones de derechos de autor y plagio, para ello se debe emplear
las normas APA sexta edición.
1.

Índice de Contenido

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riesgos y diagrama de flujo de proceso.
1. Introducción..................................................................................................................5
2. Información de la empresa..............................................................................................6
3. Diagnóstico del contexto interno y externo del proceso de contratación de adquisición de
bienes............................................................................................................................3
4. Cuestionario de identificación y análisis de riesgos, en el área de contratación del Aparta
Hotel – Cabañas Villa Moriah.........................................................................................5
5. Diagrama de flujo de procesos........................................................................................7
6. Identificación del riesgo del proceso de contratación.........................................................4
7. Matriz de riesgos, proceso de contratación.......................................................................4
8. Plan de mitigación, proceso de contratación, Aparta Hotel – Cabañas Villa Moriah.............4
9. Síntesis general..............................................................................................................4
10. Conclusión general.........................................................................................................5
11. Referencias Bibliográficas..............................................................................................6
Índice de Tablas

Tabla 1. Información del Aparta Hotel – Cabañas Villa Moriah....................................................6


Tabla 2. Análisis de contexto interno y externo..............................................................................3
Tabla 3. Cuestionario de identificación de riesgos..........................................................................5
Tabla 3. Diagrama de flujo proceso contractual..............................................................................7
Tabla 5. Identificación del riesgo....................................................................................................4
Tabla 6. Matriz de riesgos, proceso de contratación.......................................................................4
Tabla 6. Plan de mitigación, proceso de contratación.....................................................................4

1. Introducción
La proliferación de fraudes corporativos y delitos financieros como el lavado de activos y

la corrupción han llevado a las entidades a reformular su estrategia implantando modelos de

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riesgos y diagrama de flujo de proceso.
control interno que enfocan su atención en el ambiente de

control y la gestión integral de riesgos. El presente trabajo académico tiene como eje principal la

aplicación de una matriz de evaluación de riesgos, como pilar fundamental de un proceso de

contratación de un prestigioso hotel en la Costa Caribe Colombiana, en este marco, el objetivo de

este trabajo es analizar la factibilidad de aplicar una matriz de riesgos para detectar posibles

operaciones inusuales o sospechosas y mitigar los riesgos asociados al proceso de contratación y

se pongan en marcha los controles, los mecanismos de alertas y profundice el análisis del cliente

del Aparta Hotel – Cabañas Villa Moriah de amplio prestigio en el sector turístico y hotelero de

Coveñas – Sucre. (Albanese, 2012)

La metodología de la matriz de evaluación de riesgos, se constituye como una de las

etapas más importantes de la gestión del riesgo y comprende un proceso secuencial, sistemático e

integral, donde se puede identificar, analizar, calificar y evaluar el mismo, aspectos que son

fundamentales para la toma de decisiones y respuesta a factores de riesgos a lo largo de un

proyecto en el que la gestión de riesgos sea la adecuada e implique el control de posibles

incertidumbres o eventos futuros, como también mecanismos que garanticen la protección de los

recursos e intereses de un negocio. (Castañeda, 2017).

Mediante esta metodología esta empresa pretende establecer acciones, recomendaciones

en donde sea posible analizar, identificar y evaluar todo tipo de riesgos que puedan afectar el

cumplimiento de los objetivos organizacionales y los objetivos del proceso de contratación, con

el propósito de responder con medidas efectivas para su manejo y control a través de un plan de

acción que permita evitar posibles casos de corrupción dentro de la organización.

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riesgos y diagrama de flujo de proceso.
2. Información de la empresa.
Tabla 1. Información del Aparta Hotel – Cabañas Villa Moriah

Aparta Hotel - Cabañas Villa Moriah S.A.S


Nit: 812000054-5
Primera ensenada - Isla Gallinazo - Coveñas (Sucre)
Contactos: 3137470893 - 3205715953
Correo Electrónico: cabanas.villa.moriah@gmail.com
Homepage: www.cabanasvillamoriah.com
Facebook: https://www.facebook.com/VillaMoriah2016/

Misión Visión
Brindar servicios integrales de hospedaje, Para el año 2024, proyectarse como un modelo
con planes turísticos diferenciadores y de Aparta Hotel, referente en el sector hotelero
asequibles al cliente, con un capital del Golfo Morrosquillo, certificado en normas de
humano capacitado en altos estándares de calidad, propendiendo por el mejoramiento
calidad, con el fin de garantizar el continuo de los servicios prestados, en áreas de
descanso y comodidad de los clientes, satisfacer las necesidades del cliente.
siendo prioridad su núcleo familiar.
Objetivos organizacionales
Lograr el mejor servicio al Cliente, pues Tener la mejor calidad del producto para
los visitantes del hotel confían en el satisfacer a los clientes.
personal de hospitalidad para muchas de
sus necesidades de viaje.
Optimizar el beneficio de alimentos y Tener la más alta satisfacción del cliente, pues
bebidas manteniendo los costos lo más tenemos claro que los huéspedes que tengan una
bajo posible mientras se mantiene la estadía desagradable, un servicio deficiente o una
calidad y el servicio. habitación sucia no regresarán.
Mantener los empleados satisfechos, pues Tener las mejores calificaciones en el mercado
los colaboradores descontentos transmiten hotelero.
sus emociones a los invitados a través de

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riesgos y diagrama de flujo de proceso.
expresiones y acciones, lo que resta valor
a la experiencia de los clientes.
Brindar un alto nivel de servicios Brindar las mejores experiencias y recuerdos que
adecuados para personas que buscan satisfagan a todos y cada uno de los huéspedes.
experiencias relajantes, cómodas y
memorables en la industria hotelera y
turística.
Reconocer cada punto del hotel y plantear Mantener todas las instalaciones y los enseres en
diferentes estrategias para lograrlo. condiciones impecables de funcionamiento y
apariencia.
Sector empresarial
Esta empresa perteneciente al sector turístico y hotelero, ubicada en el municipio de Coveñas
Sucre, tiene como objetivo general, brindar servicios de hospedaje familiar, de forma
económica y con calidad, logrando así, una atención y preferencia de los turistas que visitan el
sector.
Servicios
Servicios integrales de hospedaje, el cual se diferencia por la competencia por ser un modelo
que rompe los esquemas tradicionales de la hotelería y el turismo en el Golfo de Morrosquillo
del Municipio de Coveñas Sucre, con el fin de brindar un confortable descanso a sus clientes a
menor costo y con la misma calidad y bienestar de otros servicios en el sector.
Así mismo ofrecer los servicios complementarios del sector turístico como accesos de forma
fácil y oportuna a los diferentes tours establecidos en la región, organización de eventos
familiares, servicios de lavandería, restaurante, SPA y bar las 24 horas.
Principios y valores corporativos
Amabilidad: El cliente nuestro mayor Diversión y trabajo en equipo: Nuestros
compromiso, el cliente será atendido de forma empleados disfrutan atendiendo sus clientes,
amable y cordial. con responsabilidad, compromiso y vocación
Calidad y excelencia en el servicio: Nuestros de servicio.
empleados mantienen una constante actitud de Integridad y respeto: Nuestros clientes son
servicio a nuestros clientes, buscando la atendidos con las más altas virtudes de
solución oportuna de sus necesidades e admiración y respeto.
inquietudes. Confiabilidad: Lo empleados son personas
Puntualidad: Cumplimiento oportuno en la altamente confiables y han sido contratados

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riesgos y diagrama de flujo de proceso.
entrega de los servicios ofrecidos. con altos
estándares de seguridad.
Nota: Datos tomados acuerdo entrevista efectuada al propietario del Aparta Hotel – Cabañas

Villa Moriah. (2020).

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3. Diagnóstico del contexto interno y externo del proceso de contratación de adquisición de bienes.
Tabla 2. Análisis de contexto interno y externo.
INTERNO
FORTALEZAS DEBILIDADES
Continuidad del personal que hace parte del proceso de contratación. Mayor claridad en la identificación de las necesidades por parte de los usuarios.
Claridad, conocimiento del proceso por parte del equipo de trabajo. Limitación de cupos al momento de recibir capacitaciones relacionadas con el
Socialización internamente para el mejoramiento continuo. proceso.
Se cuenta con un recurso humano idóneo para la realización del proceso. Desconocimiento de las funciones como usuario del proceso.
Optimización del talento humano. Mejorar la planeación y ejecución de la contratación en las dependencias de las
Capacitación constante del talento humano. cabañas.
Área de trabajo confortable para el desarrollo de las actividades. Mejorar las comunicaciones (selección, difusión, organización) relacionadas con el
Equipos y elementos de apoyo disponible. proceso.
Instalaciones competentes para el desarrollo del trabajo. Ausencia de proveedores competentes y con los ítems requeridos en el proceso de
Excelente imagen de las cabañas ante los proveedores. contratación.
Respaldo jurídico. Falta de actualización de equipos de cómputo.
Seguimiento y control a los consumos del contrato. Falta de presupuesto.
Adquisición de bienes y servicios de forma oportuna. Comprar sin verificar el inventario.
Falta de conocimiento por parte de los líderes del proceso.
Falencia en la proyección del plan de compras.
EXTERNO
AMENAZAS OPORTUNIDADES
Incumplimiento por parte de los oferentes. Ajuste con la normatividad de calidad.
Disminución de oferentes por falta de competitividad. Cumplir con la centralización de las adquisidores estratégicas del proceso de
Dejar de ser atractivos como clientes para los oferentes al momento de (Combustible, papelería, equipos de cómputo, alimentación).
cotizar y presentar oferta. Cuenta con un sistema de selección de proveedores que brinda efectividad a la hora
Proveedores con alteración de documentación. de escoger el mejor.
Eventualidades en infraestructura por el deterioro debido a los años Existencia de proveedores hábiles mediante el registro de proponentes.
Posibles recortes presupuestales. Disminución de costos de adquisiciones.
La oportuna entrega de los elementos de los contratistas fuera de la unidad. Mayor participación de proveedores nacionales y locales.
No contar con una asignación de recursos suficientes.
El incumplimiento en los requisitos de evaluación por parte de los
participantes.
La ubicación geográfica del Aparta Hotel-Cabañas Villa Moriah.
Ubicación de los proveedores para la firma de las actas de liquidación.
Déficit de transporte aéreo, marítimo y terrestre.
Suplantación de proveedores.
Nota: Datos tomados acuerdo entrevista efectuada al propietario del Aparta Hotel – Cabañas Villa Moriah. (2020).

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Análisis: El establecimiento del contexto estratégico o externo permite al proceso de

contratación del Aparta Hotel – Cabañas Villa Moriah, entender la situación del entorno,

identificar las oportunidades y amenazas y con ello proyectar y garantizar que los objetivos y

metas propuestas de los grupos de interés externos estén consideras en los criterios y gestión del

riesgo. El contexto externo se define como el ambiente social y cultural, político, legal,

reglamentario, financiero, tecnológico, económico, natural y competitivo, bien sea nacional,

internacional, regional o local, teniendo en cuenta las tendencias que tienen impacto en los

objetivos de la organización y las relaciones con las partes involucradas dentro de la actividad

económica. (Castañeda, 2017).

Continuando con la temática presentada por el autor, el establecimiento del contexto

interno busca identificar todas las debilidades y fortalezas con que cuenta la organización, así

como sus capacidades y limitaciones, es el ambiente interno de la empresa donde se desarrollan

los objetivos de la misma.

Partiendo de la temática anteriormente presentada, a través del análisis del contexto

interno y externo del proceso de contratación del Aparta Hotel – Cabañas Villa, se podrán tomar

referencias importantes para la toma de decisiones con referencia a la gestión del riesgo, con el

fin de plantear controles que logren minimizar la materialización de los mismos y permitan el

cumplimiento de forma acertada de las metas y los objetivos organizacionales.

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riesgos y diagrama de flujo de proceso.

4. Cuestionario de identificación y análisis de riesgos, en el área de contratación del


Aparta Hotel – Cabañas Villa Moriah.
Tabla 3. Cuestionario de identificación de riesgos.

Análisis interno - Etapa precontractual


Necesita más
No Preguntas Si No No sabe
información.
¿En el hotel se tiene designada un área de
1 X
contratación?
¿Se cuenta con asignación presupuestal para la
adquisición de los insumos que permitan el
2 X
desarrollo operacional de la actividad
económica?
¿El Aparta Hotel – Cabañas Villa Moriah, realiza
un estudio de referencias al personal de
3
oferentes, antes de iniciar el proceso de
contratación?
¿Se cuenta con personal experto (asesores) que
3 permita apoyar y acompañar el proceso de X
contratación?
¿Se cuenta con la verificación de la pertinencia
4 documental en el proceso de selección de X
oferentes?
¿Se dan las conocer las etapas contractuales, al
5 X
personal de oferentes?
¿Existe imparcialidad en el desarrollo de
6 procedimientos claves del proceso de X
contratación?
¿Existe un grado de reserva documental del
7 X
proceso de selección de oferentes?
¿Se capacita al personal que participa en el
proceso de contratación sobre las implicaciones
8 legales que se pueden generar en caso de X
evidenciarse irregularidades en la asignación de
un contrato
¿Se rota el personal que participa en el proceso
9 X
de contratación?
¿Se actualización de los compromisos anti
10 X
soborno en todas las etapas contractuales?
¿Se da cumplimiento estricto a las
11 especificaciones técnicas de las necesidades de X
los usuarios?
Desarrolla su actividad comercial en un ambiente
insalubre o toxico?
12 X

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riesgos y diagrama de flujo de proceso.
Análisis externo - Etapa contractual
¿Se verifican los antecedentes comerciales del
1 personal de oferentes que permitan la toma de
decisiones?
¿Se actualización de los compromisos anti
2 X
soborno en todas las etapas contractuales?
¿Se nombra el personal de supervisores de
3 X
contrato?
¿Se dejan establecidas las condiciones
4 X
contractuales en el respectivo contrato?
¿Se verifica que las especificaciones técnicas del
5 producto establecidas en el contrato se cumplan X
estrictamente?
¿Se verifica de forma periódica el avance en el
6
cumplimiento de los contratos?
Análisis externo - Etapa poscontractual
¿Se tiene establecido un sistema de evaluación
1 de los oferentes participantes en el proceso de X
contratación?
¿Se cuenta con un control de calidad de los
3 X
productos entregados por los oferentes?
Se cuenta con un proceso que permita identificar
4 la oportunidad en la entrega de los bienes X
adquiridos mediante contrato establecido?
¿Se actualizan los compromisos anti soborno en
2 X
la etapa poscontractual?
¿Existe comunicación entre el supervisor de
4 contrato y el oferente para la entrega de los X
elementos contratados?
¿Se tiene contemplado un procedimiento para la
5 reposición de los elementos que presenten fallas X
y que se encuentren en garantía?
¿Se han presentado casos de corrupción dentro
6 del proceso de contratación del Aparta Hotel - X
Cabañas Villa Moriah?

Nota: Datos tomados acuerdo entrevista efectuada al propietario del Aparta Hotel – Cabañas
Villa Moriah. (2020).

Análisis: El cuestionario de identificación y análisis de riesgos le permite al Hotel Cabañas Villa

Moriah, determinar la posibilidad de ocurrencia de algunos eventos que en caso de materializarse

podrían generar daños y pérdidas a la organización. (Domínguez & Durand, 2015).

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riesgos y diagrama de flujo de proceso.
5. Diagrama de flujo de procesos.
Tabla 4. Diagrama de flujo proceso contractual.
Flujograma Responsable Descripción
ETAPA PRECONTRACTUAL
Inicio La dependencia solicitante elabora y remite al
Jefe de contratación los estudios y documentos
Dependencia previos de conformidad con lo señalado en la
Elaboración y
solicitante normatividad vigente.
remisión de estudios y
documentos previos.

Certificado de Jefe de Presupuesto genera Certificado de


disponibilidad Presupuesto Disponibilidad Presupuestal.
presupuestal
Jefe de Se designan comités estructuradores y
Designación contratación evaluadores.
de comités

Deberá efectuarse un aviso de convocatoria


Aviso de convocatoria Jefe de pública a los posibles oferentes, el cual deberá
pública. contratación contener lo señalado en la normatividad
vigente.
Jefe de El pliego de condiciones, se publicará, así como
contratación el aviso de convocatoria y Estudios Previos.
Pliego de
Condiciones. Las observaciones al pliego de condiciones se
Jefe de recibirán por el Jefe de contratación, y deberán
Observaciones al pliego contratación constar por escrito o por correo electrónico
de condiciones. establecido en el pliego de condiciones.
Remisión de observaciones a los Comités. Una
vez radicadas las observaciones, serán
Comités estructuradores tramitadas y remitidas a los comités
y evaluadores. estructuradores conforme competencia, para
Remisión de las respuesta, las que serán remitidas por los
observaciones al pliego anteriores al Jefe de contratos en medio
de condiciones. documental y magnético.
Respuesta a observaciones al pliego de
condiciones. Con las observaciones recibidas se
Comités estructuradores integrará el formulario de preguntas y
y evaluadores. respuestas, analizando la pertinencia de éstas y
Respuesta a las en consecuencia, se emitirá el documento que
observaciones contará con la firma del Jefe de contratación
quien autorizará su trámite.

Integración del Pliego de Condiciones


Definitivo. Con base en los formularios de
preguntas y respuestas y en los conceptos
Jefe de definitivos tramitados, se integrará el pliego de
contratación condiciones definitivo acorde normatividad
vigente y contará con la aprobación de los
Integración del pliego de comités estructuradores (comité económico,
condiciones. comité técnico, comité jurídico y el usuario).

Los posibles oferentes interesados en participar


en el proceso, manifestarán su interés, con el fin

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riesgos y diagrama de flujo de proceso.
Interesados que se conforme una lista corta de oferentes. En
Manifestación de caso de no presentarse manifestaciones de
Interés particular. interés dentro del término previsto, la
organización declarará el proceso desierto.
Podrá realizarse audiencia de sorteo en aquellos
casos en que se presente manifestación de
Interés de participar por más de diez (10)
Jefe de oferentes. Cuando el número de
Audiencia contratación manifestaciones sea inferior a diez (10), se
de sorteo. adelantará la audiencia de sorteo con todos
ellos. Si hay lugar a sorteo, el plazo para la
presentación de las ofertas empezará a correr el
día hábil siguiente a la fecha en la cual la
organización informe a los interesados el
resultado del sorteo.
Previo al plazo señalado para el cierre y
recepción de ofertas, se podrán recibir las
propuestas mediante el diligenciamiento de una
planilla, en la que se dejará constancia de su
entrega. Cumplido el plazo, en el lugar, fecha y
Cierre de recepción de Jefe de hora prevista en el pliego de condiciones, de la
propuestas. contratación diligencia de entrega de propuestas, se
levantará un acta en la que se indicará:
proponente, nombre de la persona que la
presenta, número de carpetas en original, copias
y medio magnético presentados, folios
consecutivos de la propuesta original, y número
de folio en el que se anexa la garantía de
seriedad de la propuesta y la propuesta
económica.
Retiro y devolución de Los proponentes podrán retirar sus propuestas
propuestas presentadas Jefe de antes de la fecha y hora previstas para el cierre
por los oferentes. contratación del proceso; en este caso la devolución se hará
sin la apertura de sobres.
Los Comités Asesores y Evaluadores,
realizarán la verificación y evaluación de las
ofertas dentro del término señalado en los
Pliegos de Condiciones. Dentro de este término,
Verificación de
Comités estructuradores los Comités elaborarán el informe sobre el
requisitos habilitantes
y evaluadores. cumplimiento de los requisitos de verificación y
evaluación de las propuestas. En ningún caso,
el término de verificación de las propuestas
podrá ser mayor al término previsto para la
presentación de las mismas.
El Jefe de contratación presentará el informe de
Publicación informe de evaluación, señalando los proponentes que no
evaluación. se encuentran habilitados y a los cuales se les
Jefe de concederá un plazo que no sea superior a cinco
contratación (5) días hábiles para que subsanen la ausencia
de requisitos o la falta de documentos
habilitantes y presentar observaciones al
informe, so pena de rechazo definitivo de las
propuestas.

Con la presentación de los resultados de las


evaluaciones los miembros del comité de
adquisiciones analizan y revisan las
Comité de evaluaciones con base en las propuestas y

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riesgos y diagrama de flujo de proceso.
Adquisiciones toman la decisión final de recomendar al jefe de
contratación la propuesta más favorable para la
Análisis de las
adjudicación o la declaración de desierto del
evaluaciones.
proceso.
La adjudicación se realizará de manera
motivada al oferente que haya presentado la
Jefe de contratación. oferta más favorable para la organización. Así
mismo, se deberá comunicar la decisión de
Jefe de contratación. adjudicación a todos los oferentes que
participaron en el proceso de selección.
ETAPA CONTRACTUAL
El Jefe de contratación nombra los supervisores
Jefe de contratación. de contrato.
Nombramiento de
El Jefe de contratación le informa por medio
escrito al supervisor del contrato sobre el inicio
Jefe de contratación. del mismo, y le hace entrega de copia del
contrato y pólizas de cumplimiento con su
Nombramiento de
respectiva aprobación
supervisores de contrato.
Una vez cumplidos los requisitos de
legalización del contrato, el supervisor deberá
Supervisor del contrato suscribir actas de recibo de bienes y/o servicios
Actas de satisfacción. a satisfacción, dentro del término que se haya
establecido en el contrato.
Teniendo en cuenta el tiempo de ejecución de
contrato, el supervisor deberá aportar al jefe de
contratación, los informes de supervisión
mensuales dentro de los (5) días hábiles de cada
Supervisor del contrato mes, informe donde deberá indicar y/o
Informes mensuales. consignar como mínimo, datos del contrato,
avance o ejecución, pagos y saldo,
recomendaciones u observaciones y todas
aquellas situaciones que puedan incidir en el
desarrollo del contrato.
Se deben verificar que las especificaciones y
condiciones particulares de los bienes o
servicios contratados, correspondan a los
solicitados, definidos y aceptados en el contrato
(si es un contrato de obra se deberá anexar los
cronogramas o programación de la obra
Supervisor del contrato soportado en la bitácora correspondiente). De
Verificación de las presentarse dudas sobre este particular, el
condiciones y supervisor deberá realizar un informe por
especificaciones. escrito dentro de los tres (3) días hábiles
siguientes a la ocurrencia del hecho potencial
de incumplimiento del cual deberá ser remitido
al Jefe de contratación para que se inicie el
debido proceso para la imposición de multas
correspondientes siguiendo el clausulado del
contrato.
Una vez iniciado la ejecución del contrato, el
supervisor deberá exigir cuando se requiera
Supervisor del contrato cronogramas o programación de actividades al
contratista para la ejecución del contrato, para
el caso que se considere aplique.

Cuando los supervisores de contratos se


manifiesten en desacuerdo con la ejecución y
desarrollo de las obligaciones pactadas en un
contrato, o con la firma de los actos,
documentos o circunstancias examinadas,
Formulación de las deberán sin excepción, formular las
observaciones a la
ejecución. 9|Página
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riesgos y diagrama de flujo de proceso.
Supervisor de contrato observaciones por escrito, dichas observaciones
deberán ser motivadas con razonamientos
fundados en hechos, circunstancias y normas en
las que se apoye el criterio sustentado y deberán
comprender las observaciones y objeciones
correspondientes.

Se elabora actas de recibo parcial de bienes o


Elaboración de actas de
Supervisor de contrato servicios si se hubiere estipulado en el contrato,
recibo parcial.
se envía copia al jefe de contratación para su
ingreso en el expediente contractual.
Elaboración de actas de Supervisor de contrato Se elaborara actas de recepción final de los
recibo final. bienes y/o servicios.

Informe final de Supervisor de contrato Realización informe final de supervisión.


supervisión. ETAPA POSCONTRACTUAL
Cuando el usuario evidencia que el bien y/o
servicio recibido presenta fallas por
desperfectos técnicos eludibles a reclamos de
Devolución al almacén garantía, los anteriores serán devueltos al
de los bienes que contratista, y este a su vez, deberá remitir un
presentan fallas. Usuario oficio remisorio a la división contractual para
que sean enviadas las novedades al contratista y
sean subsanadas en un plazo perentorio. Si
vencido el anterior plazo el contratista no
subsana la novedad se procederá a hacer
Verificación de datos efectivas las pólizas de garantía
contractuales del bien correspondiente, teniendo en cuenta que se
y/o servicio. encuentren vigentes al momento de la
declaratoria del siniestro
El supervisor remite al Jefe de contratación
para verificar los antecedentes del contrato y se
cita a audiencia de descargos al contratista
proveedor del bien y/o servicio del cual existe
el posible reclamo de garantía o en su defecto
hay novedades en la ejecución del servicio
Supervisor de contrato objeto del contrato. A la audiencia deberá
asistir el supervisor del contrato, usuario (s),
Audiencia de descargos aseguradora, jurídico, jefe de contratos. En la
al contratista. audiencia se debe determinar si la causa de la
falla o novedad evidenciada por el supervisor es
por desperfectos técnicos o defectos en la
fabricación y en el caso de servicios se
verificaran las novedades establecidas y se
acordaran las acciones de cumplimiento con las
condiciones pactadas en caso de reclamo por
garantía.
Distribución del bien El supervisor del contrato coordina con el
devuelto por reclamo de contratista la entrega del bien y/o servicio que
garantía. Supervisor de contrato presenta falla por desperfectos técnicos. Una
vez entregado el bien prestado o prestado el
servicio a satisfacción el contratista elabora
informe soporte de la entrega de los elementos
dirigido al jefe de contratos y el supervisor
verifica la entrega de los bines y servicios
dejándolo establecido por escrito, indicando la
cantidad y motivos que originan la entrega de
estos bienes y las novedades que fueron
corregidas.
Fin

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Unidad 3, taller 3: Herramientas de identificación, cuestionario de identificación y análisis de
riesgos y diagrama de flujo de proceso.
Nota: Datos tomados acuerdo entrevista efectuada al propietario del Aparta Hotel – Cabañas
Villa Moriah. (2020).

Analisis: Una vez analizada la informacion de la etapa precontractual, contractual y


poscontractual del proceso de contratacion del Aparta Hotel – Cabañas Villa Moriah, se puede
determinar que se cuenta con un procedimiento debidamente estructurado, el cual contiene
actividades claves relevantes para el desarrollo y cumplimiento de los objetivos organizales y del
proceso de contratación y se constituye en una graficacion secuencial, la cual permite facilitar y
conocer los momentos del proceso y los riesgos que se pueden presentar en el desarrollo de la
operación comercial.

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Unidad 3, taller 3: Herramientas de identificación

6. Identificación del riesgo del proceso de contratación.


Tabla 5. Identificación del riesgo.
Objetivos organizacionales Proceso Objetivo del Actividades claves del proceso Atributos del
proceso objetivo del proceso
Lograr el mejor servicio al cliente, pues los visitantes del Estructurar el plan anual de
hotel confían en el personal de hospitalidad para muchas adquisiciones.
de sus necesidades de viaje.
Optimizar el beneficio de alimentos y bebidas Desarrollar la etapa precontractual:
manteniendo los costos lo más bajo posible mientras se desarrollo de proyectos y pliego de
mantiene la calidad y el servicio. condiciones.
Mantener los empleados satisfechos, pues los Desarrollar la etapa precontractual:
Oportunidad
colaboradores descontentos transmiten sus emociones a los realizar la evaluación de las propuestas.
invitados a través de expresiones y acciones, lo que resta
valor a la experiencia de los clientes.
Brindar un alto nivel de servicios adecuados para personas Desarrollar la etapa precontractual:
que buscan experiencias relajantes, cómodas y memorables Contratación Planear y adquirir realizar comité de adquisiciones.
en la industria hotelera y turística. de bienes y servicios
Reconocer cada punto del hotel y plantear diferentes adquisición necesarios de manera Perfeccionar el contrato y dar
estrategias para lograrlo. de bienes. oportuna y de cumplimiento a los requisitos de
calidad, permitiendo ejecución.
Tener la mejor calidad del producto para satisfacer a los el sostenimiento, Realizar posesión del supervisor.
clientes. proyección y soporte Calidad
Tener la más alta satisfacción del cliente, pues tenemos del Aparta Hotel- Ejecutar el contrato.
claro que los huéspedes que tengan una estadía Cabañas Villa
desagradable, un servicio deficiente o una habitación sucia Moriah.
no regresarán.
Tener las mejores calificaciones en el mercado hotelero. Supervisar el cumplimiento del
contrato.
Brindar las mejores experiencias y recuerdos que Conceptuar y solicitar modificaciones
satisfagan a todos y cada uno de los huéspedes. durante la ejecución del contrato,
conforme al seguimiento.
Mantener todas las instalaciones y los enseres en Verificación de informes del supervisor Soporte
condiciones impecables de funcionamiento y apariencia. del contrato y actas de recepción de
bienes.
Efectuar la verificación del presunto
incumplimiento y dar trámite según el
caso.
Nota: Datos tomados acuerdo entrevista efectuada al propietario del Aparta Hotel – Cabañas Villa Moriah. (2020).

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Unidad 3, taller 3: Herramientas de identificación

Análisis: Tomando como referencia los objetivos estratégicos del Aparta Hotel- Cabañas

Villa Moriah, los objetivos del proceso de contratación, sus actividades claves, el análisis del

contexto interno y externo, el cuestionario de identificación de riesgos, el diagrama de flujo de

procesos, se logran determinar los atributos del objetivo del proceso, como línea de partida para

la identificación de los momentos o actividades en las cuales es susceptible de presentarse riesgos

de corrupción o errores en las tres etapas del proceso de contratación de bienes del Hotel, las

cuales puedan afectar el cumplimiento de las metas y los objetivos organizacionales o se puedan

presentar perdida de recursos.

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7. Matriz de riesgos, proceso de contratación.

Tabla 6. Matriz de riesgos, proceso de contratación.


CALIFICACION
RIESGO DESCRIPCION CAUSAS EFECTOS EVALUACION
PROBABILIDAD IMPACTO
Diligenciamiento erróneo e Materialización del riesgo por
inexistente de los requisitos incumplimiento de requisitos.
contractuales. Afectación de la imagen del Hotel.
Posibilidad de Riesgo de corrupción Debilidades de transparencia y Perdida de la imagen del hotel.
recibir o solicitar que enfoca factores accesibilidad de los procesos. Incumplimiento de la normatividad.
cualquier dadiva a negativos para Debilidades en los Materialización del riesgo.
beneficio a nombre vulnerar los procesos procedimientos de selección. Incumplimiento de la normatividad. MODERADO CATASTROFICO EXTREMA 15
propio o de terceros contractuales Compromiso de la información Trafico de influencias.
con el fin de mediante el empleo reservada. Materialización del riesgo
celebrar un de ofrecimiento de Desconocimiento de los Trafico de influencias.
contrato. dadivas para alcanzar antecedentes de los oferentes Pérdida de recursos.
intereses particulares. Materialización del riesgo
Personal que labora más de 3 Materialización del riesgo.
años en el mismo cargo. Incurrir delitos de corrupción.
Falta de seguimiento a la labor y Trafico de influencias.
actuaciones del supervisor del Incurrir delitos de corrupción.
contrato. Materialización del riesgo
Inexistencia o incoherencia del Ineficiencia para la administración de
procedimiento del PAC. recursos
Trafico de influencias.
Falta de diligencia y liderazgo Vulnerabilidades por vacíos de
para el fortalecimiento de normatividad.
controles anticorrupción.
Inexistencia de directrices y Pérdida de recursos.
Riesgo que afecta el lineamientos enfocados en Productos ineficientes para la
Nivel de calidad y estándar de calidad estándares de cumplimiento. operación.
soporte de los convencional de los Debilidades en las competencias Ruptura del procedimiento PROBABLE MAYOR EXTREMA 16
bienes adquiridos. bienes y suministros del comité estructurador. contractual.
requeridos por la Perdida de la imagen organizacional.
operación logística de Falta de seguimiento a la labor y Trafico de influencias.
la organización. actuaciones del supervisor del Incurrir delitos de corrupción.
contrato. Perdida de la imagen organizacional.
Debilidades en las Pérdida de recursos.
especificaciones técnicas de los Perdida de la imagen organizacional.
bienes.
Desconocimiento de los Pérdida de recursos.

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Unidad 3, taller 3: Herramientas de identificación, cuestionario de identificación y análisis de riesgos y diagrama de flujo de proceso.

antecedentes de los oferentes. Materialización del riesgo.

Riesgo que afecta la Análisis erróneo o inexistente de Proyecciones financieras incoherentes


Nivel de soporte de oportunidad y los mercados financieros. Detrimento patrimonial.
la operación pertinencia de la Dificultad de acceso por Traumas administrativos para el MODERADO MODERADO ALTA 9
logística. etapa de planeación y condiciones geográficas. cumplimiento operacional.
entrega de los bienes Des financiación de proyectos por Dificultades para la operación
y suministros para la priorización de recursos. organizacional.
operación de la
organización.
Nota: La información fue suministrada por la sección de contratación del Aparta Hotel – Cabañas Villa Moriah – 2020.

Análisis: Una vez identificados los momentos o actividades en las cuales es susceptible de presentarse riesgos de corrupción o errores

en las tres etapas del proceso de contratación de bienes del Hotel, se procede a realizar su descripción, sus causas, los efectos, su

probabilidad, calificación impacto y evaluación, con el fin de establecer los controles que permitan minimizar la materialización de los

mismos y se pueda lograr el cumplimiento de las metas y los objetivos organizacionales.

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8. Plan de mitigación, proceso de contratación, Aparta Hotel – Cabañas Villa Moriah.

Tabla 7. Plan de mitigación, proceso de contratación.


EVALUACION
EVALUACIÓN ESCALA
RIESGOS CONTROLES CLASE CON PERIODICIDAD RESPONSABLE
INICIAL AFECTADA
TRATAMIENTO
Verificación de la pertinencia Jefe de
documental en el proceso de PREVENTIVO PROBABILIDAD Trimestral Contratación
selección.
Difusión y publicación de estado Jefe de
PREVENTIVO IMPACTO Trimestral
Posibilidad de en las etapas contractuales. Contratación
recibir o solicitar Efectividad en el proceso de Jefe de
cualquier dadiva EXTREMA 12 PREVENTIVO PROBABILIDAD MODERADA6 Semestral
selección. Contratación
a beneficio a Imparcialidad jerárquica en el Jefe de
nombre propio o desarrollo de procedimientos PREVENTIVO PROBABILIDAD Trimestral Contratación
de terceros con el claves del proceso.
fin de celebrar un Reserva documental del proceso Jefe de
contrato. PREVENTIVO PROBABILIDAD Trimestral
de selección. Contratación
Análisis de antecedentes para la Jefe de
PREVENTIVO IMPACTO Trimestral
toma de decisiones. Contratación
Rotación del personal de áreas Jefe de
PREVENTIVO PROBABILIDAD Semestral
críticas. Contratación
Evaluación y seguimiento al Jefe de
PREVENTIVO IMPACTO Trimestral
Supervisor de contrato. Contratación
Actualización de los Jefe de
compromisos anti soborno en PREVENTIVO IMPACTO Trimestral Contratación
todas las etapas contractuales.
Cumplimiento estricto de las Jefe de
PREVENTIVO IMPACTO Semestral
especificaciones técnicas. Contratación
Emisión de políticas de buenas Jefe de
PREVENTIVO IMPACTO Trimestral
prácticas del proceso. Contratación
Nivel de calidad EXTREMA 16 Fortalecimiento de criterios en el MODERADA 6 Jefe de
de los bienes comité estructurador. PREVENTIVO IMPACTO Trimestral Contratación
adquiridos.
Evaluación y seguimiento al Jefe de
PREVENTIVO PROBABILIDAD Trimestral
supervisor del contrato. Contratación
Implementación y ejecución de Jefe de
mecanismos jurídicos para PREVENTIVO IMPACTO Trimestral Contratación
asegurar el reclamo de garantía.
Análisis de antecedentes para la PREVENTIVO IMPACTO Trimestral Jefe de
toma de decisiones usando contratación

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Unidad 3, taller 3: Herramientas de identificación, cuestionario de identificación y análisis de riesgos y diagrama de flujo de proceso.

metodologías de benchmarking.
Análisis y proyección de planes Trimestral Jefe de
con respecto a la fluctuación de la PREVENTIVO IMPACTO contratación
Nivel de soporte ALTA 9 TRM. BAJA 4
de la operación Entrega oportuna de bienes y Trimestral Jefe de
PREVENTIVO IMPACTO
logística. servicios. contratación
Des financiación de proyectos de Trimestral Jefe de
PREVENTIVO IMPACTO
bienes y servicios. contratación

Análisis: Una vez definida la matriz del riesgos del proceso de contratación, del Apara Hotel – Cabañas Villa Moriah, se precede a

establecer el plan de mitigación del proceso, donde se contemplan los controles que permiten dar tratamiento a los riesgos con el fin de

evitar su materialización, se establecen los responsables de los controles establecidos y la periodicidad para ejercer el seguimiento y

control de los mismos.

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9. Síntesis general.

Tomando como referencia los objetivos estratégicos del Aparta Hotel- Cabañas Villa

Moriah, los objetivos del proceso de contratación, sus actividades claves, el análisis del contexto

interno y externo, el cuestionario de identificación de riesgos, el diagrama de flujo de procesos,

de la etapa precontractual, contractual y poscontractual, se logran establecer los atributos del

objetivo del proceso, como línea de partida para la identificación de los momentos o actividades

en las cuales es susceptible de presentarse riesgos de corrupción o errores en las tres etapas del

proceso de contratación de bienes del Hotel, las cuales puedan afectar el cumplimiento de las

metas y los objetivos organizacionales o se puedan presentar pérdida de recursos, asi mismo se

logra establecer el plan de mitigación de la matriz de riesgos como herramienta que permite

establecer los controles asociados a los riesgos, con el fin de evitar su materialización, se

establecen los responsables de los controles establecidos y la periodicidad para ejercer el

seguimiento y control de los mismos.

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Unidad 3, taller 3: Herramientas de identificación, cuestionario de identificación y análisis de
riesgos y diagrama de flujo de proceso.
10. Conclusión general

Por medio de este ejercicio académico nos permiten aplicar la teoría al plano experiencial,

facilitándonos un aprendizaje significativo, debido a la oportunidad de poner en práctica los

conocimientos de la gestión del riesgo a atraves del uso y apropiación de herramientas de

identificación, cuestionario de identificación y análisis de riesgos y diagrama de flujo de proceso,

de un proceso fundamental en un área organizacional de una empresa, tomando como referente el

proceso de contratación de bienes del Aparta hotel Villa Moriah, por medio de la cual se lograron

establecer momentos o actividades en las cuales es susceptible de presentarse riesgos de

corrupción o errores en las tres etapas del proceso de contratación, configurando la matriz de

riesgos y el plan de mitigación de riesgos, permitiendo minimizar la materialización de los

riesgos, evitar situaciones de corrupción y la pérdida de recursos que puedan afectar el

cumplimiento de las metas y objetivos organizacionales. . (Castañeda, 2017)

Según el análisis de resultados obtenidos, se logró identificar 01 riesgo enfocado a

prevenir actividades de corrupción el cual trata sobre la “Posibilidad de recibir o solicitar

cualquier dadiva a beneficio a nombre propio o de terceros con el fin de celebrar un contrato”,

aunque fueron evidenciadas actividades enfocadas a controlar y prevenir este riesgo, se hace

necesario configurar controles que permitan minimizar la posibilidad de materialización del

mismo, con el fin de evitar casos de corrupción dentro de la organización.

Por otra parte, fueron identificados 02 riesgos enfocados al atributo del objetivo del

proceso de contratación, los cuales van enfocados al “Nivel de calidad de los bienes adquiridos”

y al “Nivel de soporte de la operación logística.”, con el fin de garantizar el cumplimiento del

objetivo del proceso y los objetivos organizacionales del Aparta Hotel – Cabañas Villa Moriah.

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Unidad 3, taller 3: Herramientas de identificación, cuestionario de identificación y análisis de
riesgos y diagrama de flujo de proceso.
11. Referencias Bibliográficas

Albanese, D. (2012). Análisis y evaluación de riesgos: aplicación de una matriz de riesgo en el


marco de un plan de prevención contra el lavado de activos. Recuperado de
http://bc2.uns.edu.ar/bitstream/123456789/4099/3/An%c3%a1lisis%20y%20Evaluaci
%c3%b3n%20de%20riesgos.pdf

Castañeda, J, (2017), Prevencion y gestion del riesgo, Eje 1. Conceptualicemos. Departamento de


Ciencias Administrativas Económicas y Financieras Fundación Universitaria del Área
Andina. Recuperado de https://areandina.instructure.com/courses/10341

Castañeda, J, (2017), Prevencion y gestion del riesgo, Eje 2. Analicemos la situacion.


Departamento de Ciencias Administrativas Económicas y Financieras Fundación
Universitaria del Área Andina. Recuperado de
https://areandina.instructure.com/courses/10341

Castañeda, J, (2017), Prevencion y gestion del riesgo, Eje 3.Pongamos en practica. Departamento
de Ciencias Administrativas Económicas y Financieras Fundación Universitaria del Área
Andina. Recuperado de https://areandina.instructure.com/courses/10341

Dominguez Peche, T., & Durand Miraval, N. J. (2015). Análisis descriptivo de la problemática de
las contrataciones estatales en el marco del sistema se abastecimiento público.
Recuperado de
https://repositorioacademico.upc.edu.pe/bitstream/handle/10757/620716/MARCOSISTE
MAABASTECIMIENTO.pdf?sequence=8&isAllowed=y

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