RECIBO DE CAJA MENOR

CAJA MENOR: Es una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos
en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de
escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo.

La forma más común de contabilizar gastos es el uso del sistema de fondo fijo. El fondo inicial
se crea mediante la emisión de un cheque por la cantidad deseada. La entrada para este fondo
inicial sería debitar caja menor y acreditar efectivo.

Cuando los gastos se hacen, el administrador del fondo, rembolsará a los empleados y emitirá
un recibo de caja menor. En cualquier momento el efectivo total más los recibos emitidos
deben igualar la cantidad inicial del fondo.

Cuando el efectivo se hace bajo, el administrador entrega todos los recibos de reembolso. Si la
cantidad fuera por ejemplo $200.000 y la mayoría de los gastos fueron para suministros de
oficina, entonces se emite un cheque por $200.000 el cual se debita a la cuenta de suministros
de oficina. Una vez el cheque se hace efectivo, el administrador vuelve a tener la cantidad
original en efectivo.
 RECIBOS DE CONSIGNACION BANCARIA

Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes  para que lo
diligencien al consignar. El original queda en el Banco y una copia con el sello del
cajero  que lo recibe o el timbre de la máquina registradora. Sirve de soporte para la
contabilidad de la empresa que consigna.  Hay dos tipos de formularios: Uno para
consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o
cheques de otras plazas.

COMPROBANTES DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE

AHORRO

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus
clientes, en libretos para que sean diligenciados al depositar o retirar dinero de sus cuentas
de ahorros.
Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una: deposito en efectivo o cheques de
bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del
cliente.
 FACTURA DE COMPRAVENTA

La factura cambiaria de compraventa es otra clase de título valor, la cual es

expedida por el vendedor o prestador de un servicio,  al comprador o
beneficiario del servicio, en la cual está estipulado el valor que el comprador
debe pagar al vendedor y plazo para realizar dicho pago.
La factura cambiaria debe contener los siguientes requisitos según lo
establecido en el artículo 774 del código de comercio:
 Fecha de vencimiento, si se omite este requisito, el código de comercio llena
este vacío diciendo que se entenderá que  debe ser pagada dentro de los treinta
(30) días siguientes a los de sus emisión.
 Fecha de recibo de la factura, también debe indicarse el nombre, identificación o
firma de quien sea el indicado de recibirla.
 El vendedor debe dejar constancia en el original de la factura, el precio del
servicio prestado y las condiciones de pago.
La factura cambiaria además de los requisitos generales que debe contener
todo titulo valor,  y de los requisitos particulares anteriormente mencionados,
también debe contener los siguientes contemplados en el artículo 617 del
Estatuto Tributario:
  Estar denominada como factura de venta.
 Apellidos, nombre o razón social,  y NIT del vendedor o de quien presta el
servicio.
 Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios,
junto con la discriminación del IVA pagado.
 Numeración consecutiva.
 Fecha de expedición.
 Descripción detallada de los artículos vendidos o del servicio prestado.
 Valor total.
 El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
 Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
La factura que no cumpla con los requisitos establecidos, no se considerara
titulo valor, pero por esta razón no se afectara la validez del negocio jurídico
que dio origen a la factura. El vendedor debe expedir una factura original y
dos copias, para todos los efectos se considera titulo valor el original firmado
por el emisor y el comprador o beneficiario del servicio. La factura cambiaria
es negociable a través del endoso.

CHEQUE

Documento que extiende y entrega una persona a otra para que esta pueda retirar
una cantidad de dinero de los fondos que aquélla tiene en el banco.
"te haré un cheque por todo el dinero que te debo"
sinónimos
talón
:
 cheque al portador 
Cheque que puede cobrar cualquier persona que lo presente en el banco.
 ESP
cheque barrado 
 Cheque que tiene dos rayas transversales paralelas que indican que no puede ser
cobrado en efectivo y debe ser ingresado en cuenta.

COMPROBANTES DE EGRESO
Los comprobantes de egreso es el documento encargado de mantener el registro de todos los
gastos que se realizan en una empresa o negocio. Este documento es obligatorio tanto para
las pequeñas como para grandes empresas (Negocios).
Antes de la elaboración de un comprobante de egreso y el cheque, el tesorero se debe
asegurar que los bienes o servicios adquiridos cuentan con la aceptación de los directivos o
ejecutivos de la empresa, ya que de no ser así se tendría que anular el cheque y el
comprobante de egreso, cuando se anula un comprobante de egreso se debe anular también
todas las copias, igual que como se procede con otros documentos.
A continuación vamos a observar un comprobante de egreso, un cheque y el asiento de
diario en nuestro sistema de Contabilidad, todo realizado en Excel.

Por qué tenerla?

1.      Porque permite discriminar si el pago se hace en efectivo o en cheque.

 2.      Porque registra a los responsables del pago de los montos registrados, con las
           
respectivas firmas de quien elabora el documento, quien lo aprueba, el revisor y el contador.

Por medio del internet encontramos diversos programas los cuales tienen formatos de comprobante de egreso
– modelo comprobante de egreso. Uno de ellos es el CEgresos. Para acceder a la descarga de este solo
debemos dar clic aquí.
Como podemos observar, las mismas cuentas utilizadas previamente en el comprobante de
egreso, se utilizada también para el registro en la hoja DIARIO del sistema contable, nótese
las dos líneas en la parte superior izquierda del cheque, esto significa que es un cheque cruzado,
también es válido utilizar un sello con el texto “cheque cruzado”.

LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio es un título de crédito de valor formal y completo que contiene una orden
incondicionada y abstracta de hacer pagar a su vencimiento al tomador o a su orden una suma
de dinero en un lugar determinado, vinculando solidariamente a todos los que en ella
intervienen.1 La letra de cambio nace a finales de la Edad Media, con la necesidad
del comercio monetario y su acumulación ilimitada en contra de la renta feudal.

PAGARE

Documento que extiende y entrega una persona a otra mediante el cual contrae la
obligación de pagarle una cantidad de dinero en la fecha que figura en él.
 NOTA DEBITO

Definición de Nota de Débito. Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en

la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor,
por el concepto que se indica en la misma nota.
 NOTA CREDITO

Nota crédito: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su

cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor
determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos
en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos
vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos
especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito
disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso

para ésta, y la nota crédito significa una erogación.

Por ejemplo, si se le cobran intereses a un cliente por incurrir en mora en el

pago de sus obligaciones, la empresa emite una nota debito por el valor de
los intereses, intereses que son un ingreso financiero para la empresa. En
este caso, para el cliente la nota debito se convierte en un egreso puesto
que con ella se le está causando un cobro de intereses.
Caso contrario, si por error, al cliente se le cobró por las mercancías que se
le vendieron, un valor mayor al real, la empresa emite una nota
crédito mediante la cual disminuye la deuda del cliente por el valor cobrado
en exceso. Esta nota crédito es una erogación para la empresa puesto que
se debe disminuir el valor que inicialmente se registró como venta. Desde el
punto de vista del cliente, como su obligación se disminuye con la nota
crédito, ésta se convierte en un ingreso en la medida en que disminuye el
valor de las mercancías que adquirió inicialmente a un mayor valor.
En la Conciliación bancaria, es común confundirse con el concepto de la
nota debito y crédito, puesto que el banco envía a al empresa propietaria de
una cuenta de ahorros o corriente, una nota debito y la confundimos como
un ingreso para la empresa, pero en realidad lo que el banco ha hecho con
esa nota debito es disminuir el saldo de la cuenta bancaria por conceptos
como la cuota de manejo, que es un ingreso para el banco (Recordemos que
la nota debito es un ingreso sólo para quien la emite, para el que la recibe es
un egreso).
En el caso de las cuentas bancarias, la nota crédito que emite el banco, sí es
un ingreso para la empresa, puesto que con ésta el banco ha consignado en
la cuenta valores como por ejemplo los intereses ganados por
el dinero depositado en la cuenta. (Caso contrario a la nota debito, la nota
crédito es un egreso para quien la emite y un ingreso para quien la recibe).

RETIRO DE CAJA MENOR

 Reembolso de caja menor

Las empresas que han creado un fondo de caja menor, una vez se agotan
los recursos o dineros asignados al fondo, el responsable del mismo debe
solicitar el reembolso de caja menor, esto es, solicitar el reembolso de los
recursos gastados para recuperar el monto inicialmente asignado.
Cada empresa define el procedimiento que se ha de seguir para solicitar el
reembolso y los formatos a utilizar, pero básicamente consiste en allegar una
relación de los pagos realizados con los fondos de la caja menor y los
respectivos soportes, en los que se incluye fecha, concepto, identificación
del beneficiario del pago, e incluso las cuentas utilizadas en la
contabilización.
Es importante que cada pago, por mínimo que sea, esté soportado con
la factura respectiva o eldocumento equivalente si fuere el caso, en la que se
pueda identificar claramente la persona o empresa a la que se le realizó del
pago, para los asuntos pertinentes como la contabilización y manejo de los
impuestos.
El responsable del fondo de caja menor debe tener un control preciso de los
gastos en que incurra, gastos que por lo general son pequeños puesto que la
finalidad de la caja menor es precisamente encargarse de los pequeños
pagos para evitar los procedimientos administrativos que suponen los pagos
elevados, debido que es preciso  justificar el reembolso y para ello hay
demostrar el en qué se ha gastado el dinero para lograr su reembolso.
 NOTA DE CONTABILIDAD
La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer
registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u
operaciones para las cuales no existen documentos internos específicos.
En primer lugar, se debe hacer claridad que las operaciones que la empresa realice con
terceros, necesariamente deben tener soportes válidos como son las facturas. Una factura no
puede ser reemplazada por una nota de contabilidad o cualquier otro documento diferente.
Por ejemplo, cuando se realiza compra de bienes, el único documento válido es la factura, o
documento equivalente en el caso que la operación se realice con una persona no obligada a
facturar.

Las notas de contabilidad son válidas como documento equivalente siempre que cumplan
con los requisitos de ley.

Esto quiere decir que no es necesario que el documento equivalente lleve impresa  la
leyenda “Documento equivalente” sino que basta con el cumplimiento de los diferentes
requisitos contemplados para cada situación, y la ley no exige que el documento de llame de
una u otra forma.

Para las operaciones en las que no existen documentos externos ni internos específicos, se
utiliza entonces la nota de contabilidad. Ejemplo de esto puede ser la contabilización de los
Ajustes por inflación, la Depreciación, la amortización, correcciones, los comunes ajustes
contables resultantes al momento de preparar el cierre contable, etc.
La nota de contabilidad debe tener una numeración consecutiva, que permita tener un
control sobre las mismas y permita hacerles un seguimiento posterior. Igualmente debe
contener la fecha de elaboración y las personas que intervinieron en su elaboración.

FUNCION:

La nota de contabilidad tiene como función el registrar operaciones en la contabilidad, debe

contener claramente las cuentas utilizadas, los valores parciales de cada movimiento y los
respectivos valores débito y crédito.

Por lo general, solo es necesario elaborar la nota de contabilidad en original, puesto que la
nota de contabilidad no será utilizada o no será requerida por otro departamento diferente al
departamento de contabilidad, lo que hace innecesario las copias.
Para tener un mejor control, es recomendable utilizar un tipo de nota de contabilidad
diferentepara cada tipo de operación. Por ejemplo, la nota de contabilidad utilizada para
registrar los ajustes por inflación, se debe diferenciar claramente de la nota de contabilidad
utilizada para la contabilización de la depreciación, de lo contrario se tendrán dificultades a
la hora de hacer verificaciones y seguimientos.

"Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general: Nombre
o razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante.
Descripción del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar,
revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes".
FORMAS DE NOTA CONTABLE:

Las notas de contabilidad pueden ser en formas preimpresas o generadas totalmente por

computador. (Todos los software de contabilidad tienen por defecto un formato para cada
nota, y además algunos permiten personalizar los formatos para ajustarlos a los
requerimientos de imagen de la empresa.)

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general: 

  
♦ Nombre o razón social de la empresa que lo emite. 
♦ Nombre, número y fecha del comprobante. 
♦ Descripción del contenido del documento. 
♦ Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes. 
Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas. 

ESTE SERIA EL FORMATO DE NOTA CONTABLE:

EJEMPLO:

La empresa SERVICIOS AL INSTANTE compro una poliza de seguros el dia primero de febrero de
2011 por un valor de $ 600.000 a un año, el dia 28 de febrero dia de cierre contable se hizo el respectivo
asiento de ajuste.
 COMPROBANTE DE DIARIO DE CONTABILIDAD

Previamente al registro del hecho económico en los libros de primera

entrada o resumen, debe elaborarse un comprobante de contabilidad, el
cual se debe elaborar con base en los soportes de orden interno o
externo, en idioma español en forma manual o informatizada. El
comprobante de contabilidad debe tener numeración consecutiva
dejándose constancia de las personas que lo elaboraron y aprobaron,
fecha, origen, descripción, cuantía de las operaciones, cuentas
afectadas con el registro con su código y nombre correspondiente en el
PUC. El comprobante de contabilidad de acuerdo al volumen de las
transacciones puede resumir las operaciones de un día, varios días, una
semana, varias semanas, pero el período resumido no debe sobrepasar
un mes. Si la empresa tiene mucho movimiento se pueden elaborar
varios comprobantes correspondientes a un día.
Reembolso de caja menor

Las empresas que han creado un fondo de caja menor, una vez se agotan
los recursos o dineros asignados al fondo, el responsable del mismo debe
solicitar el reembolso de caja menor, esto es, solicitar el reembolso de los
recursos gastados para recuperar el monto inicialmente asignado.
Cada empresa define el procedimiento que se ha de seguir para solicitar el
reembolso y los formatos a utilizar, pero básicamente consiste en allegar una
relación de los pagos realizados con los fondos de la caja menor y los
respectivos soportes, en los que se incluye fecha, concepto, identificación
del beneficiario del pago, e incluso las cuentas utilizadas en la
contabilización.
Es importante que cada pago, por mínimo que sea, esté soportado con
la factura respectiva o eldocumento equivalente si fuere el caso, en la que se
pueda identificar claramente la persona o empresa a la que se le realizó del
pago, para los asuntos pertinentes como la contabilización y manejo de los
impuestos.
El responsable del fondo de caja menor debe tener un control preciso de los
gastos en que incurra, gastos que por lo general son pequeños puesto que la
finalidad de la caja menor es precisamente encargarse de los pequeños
pagos para evitar los procedimientos administrativos que suponen los pagos
elevados, debido que es preciso  justificar el reembolso y para ello hay
demostrar el en qué se ha gastado el dinero para lograr su reembolso.

Fondo de caja menor

La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar

pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su
manejo.
Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se
hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades,
por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se
encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos
menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.
 
El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que
mientras en algunas $1.000.000 será suficiente, en otras será necesario
disponer de un fondo de varios millones.
Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la implementación de
cierta políticas, como por ejemplo, que por este se harán pagos que no
superen determinado monto, o que determinados pagos, sin importar su
monto, no se deben realizar por caja menor.
En cierta forma, el fondo de caja menor se asimila a lo que llamamos “plata
de bolsillo”, por lo que es preciso tener un cuidado y control especial sobre
estos recursos, y debe normarse una persona de entera confianza y
responsabilidad para que lo administre.
Constitución del fondo de caja menor
Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata el banco y se constituye el
fondo, de modo que la contabilización será:
110510 100.000  

111005   100.000

Reembolso de caja menor

Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se
procede a rembolsar el dinero utilizado.
En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de
los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y
así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.
La contabilización del reembolso será:
51XXXX 80.000  
111005   80.000

Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se

contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no
cuando se hace algún reembolso, de ahí que se considera como un fondo
fijo.
El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo
contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes
respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que estas se
contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta
una gran falencia, puesto que según los principios
de causación y realización, los hechos económicos deben reconocerse en la
fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el
antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.
Este inconveniente, hace surgir la necesidad de buscar mecanismos
diferentes de reembolso que permitan contabilizar las facturas en el
momento en que se realice el hecho económico que soportan.