DOCUMENTOS COMERCIALES Y NO COMERCIALES

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito
en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones
de la ley.
Su misin es importante ya que en ellos queda precisada la relacin jurdica entre
las partes que intervienen en una determinada operacin. Tambin ayudan a
demostrar la realizacin de alguna accin comercial y por ende son el elemento
fundamental para la contabilizacin de tales acciones.

* En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en
una determinada operacin, o sea sus derechos y obligaciones.

* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los
actos de comercio
* Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas
operaciones. * Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa
o el comerciante y la comprobacin de los asientos de contabilidad



TIPOS DE DOCUMENTOS

01.- Factura
02.- Remito
03.- Recibo
04.- Nota de dbito
05.- Nota de crdito
06.- Cheque
07.- Pagare
08.- Nota de crdito bancaria o boleto de depsito
09.- Nota de Contabilidad
10.- Cotizacin
11.- Comprobante diario de Contabilidad
12.- Orden de compra o Nota de pedido
13.- Informe diario de saldos Bancarios
14.- Conciliacin Bancaria




FACTURA
Una factura es un documento que respalda la realizacin de una operacin
econmica, que por lo general, se trata de una compraventa. En otras palabras,
una factura es el documento a travs del cual una persona que vende puede
rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa comercial.
La factura adems reemplaza a la boleta en las transacciones de una organizacin
o negocio, para efectos impositivos; estas son vlidas para los organismos
fiscalizadores dada la completa informacin que dan de cada transaccin, como
un registro detallado de cada compra y venta.
Existen tres tipos de facturas, las que se denominan A, B y C, que,
respectivamente corresponden a las facturas ordinarias, rectificativas y
recapitulativas.











FACTURA ORDINARIA
De acuerdo a sus funciones, existen tres tipos distintos de facturas. Entre ellas, la
factura de uso ms frecuente es definitivamente la factura ordinaria.
Una factura ordinaria es un documento que sirve para dejar constancia de una
operacin econmica, ya sea esta una compraventa o la prestacin de algn
servicio. Este tipo de factura debe recoger toda la informacin necesaria sobre
dicha operacin.






FACTURA RECTIFICATIVA

Una factura rectificativa es precisamente un tipo de factura que se emite para
corregir algn error o agregar algn dato que sea necesario.

Una factura rectificativa es un documento que detalla alguna correccin en la
factura ordinaria o bien la devolucin de la mercanca. Esta factura se debe emitir
en caso que la factura original no cumpla con los requisitos establecidos por la ley
vigente. Asimismo, tambin se debe emitir una factura rectificativa en caso que se
produzca algn error con la mercanca, ya sean errores en el precio, descuentos,
devoluciones, etc.

FACTURA RECAPITULATIVAS

Una factura recapitulativa ofrece la posibilidad de agrupar varias facturas emitidas
hacia un mismo destinatario y dentro de un mismo mes. Pero para que este
documento sea vlido, es necesario anular dichas facturas.



Esta factura, al tener el mismo valor legal que una factura ordinaria, tambin debe
cumplir los mismos requisitos bsicos. Por esta razn, la factura recapitulativa no
solo debe mostrar el valor total de las ventas del mes, sino que debe hacer una
breve descripcin de todas las operaciones que est agrupando.

Con estas pautas, una factura recapitulativa agiliza y simplifica los procesos de
facturacin, pero siempre respetando la normativa vigente establecida por la ley.



REMITO
El remito es un documento que extiende el vendedor para documentar la entrega
y/o remisin al cliente de las mercaderas. La persona que recibe dichas
mercaderas, mediante su firma, reconoce haber recibido las mismas segn el
detalle efectuado en el remito, con lo cual queda concretado el derecho del
vendedor a cobrar y la obligacin del comprador a pagar.
La nota de remisin o remito se utiliza aunque no haya orden de compra extendida
en formulario ni nota de venta, y sirve de base para la confeccin de la factura si la
entrega de las mercaderas es previa a la facturacin.

REQUISITOS O DATOS DE LA NOTA DE REMISION O REMITO.
Los datos fundamentales de la nota de remisin son los siguientes:
1. Fecha de emisin.
2. Nmero de orden de compra y nota de venta (si se han utilizado estos
comprobantes).
3. Detalle de las mercaderas entregadas (sin precio).
4. Lugar de entrega.
5. Conformidad del comprador (en el ejemplar que queda en poder del vendedor).


6. Segn la Resolucin General 3419 de la DGI, los remitos deben contener los
mismos datos identificatorios del comprador y vendedor que las facturas y la
leyenda DOCUMENTO NO VLIDO COMO FACTURA.
7. La letra R en el recuadro central del borde superior

RECIBO
Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que
se ha pagado por un servicio o producto. Hay de diversos tipos segn el formato,
si queda registrado, y otras caractersticas. Los recibos por lo general, se
extienden por duplicado. El original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado
queda en poder de quien lo recibe. Un recibo puede ser de muchas maneras
diferente como por ejemplo: una persona o empresa, y el detalle de facturas o
servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa,
quien lo recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripcin de las
facturas (nmeros que se pagan), los precios totales, los descuentos y los
impuestos. Es utilizado para dejar constancia por parte de una empresa de que
fue lo que se pag o realiz con la emisin de mencionado cheque que consta en
la copia Boucher. Se refiere a Boucher cuando tiene copias al carbn, como el
caso de los Boucher de las tarjetas de crdito que tiene varias copias segn el uso
de los interesados. Adems sirve para sacar cuentas de cunto dinero se ha
gastado.
















NOTA DE DBITO
Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le notifica
haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el
concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de
la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters por
mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del
saldo de una cuenta.
















NOTA DE CRDITO
Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente, con el objeto
de informar la acreditacin en su cuenta un valor determinado, por el concepto que
se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crdito
pueden ser por: avera de productos vendidos, rebajas o disminucin de precios,
devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la
facturacin. La nota crdito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para
sta, y la nota crdito significa una erogacin.

















CHEQUE
Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable de valor en
el que la persona que es autorizada para extraerdinero de una cuenta (por
ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorizacin para retirar una
determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento,
prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.






CHEQUE A LA ORDEN
A la orden de una persona determinada: esto es en el anverso del cheque
escribimos el nombre del legtimo tenedor persona que, salvo que transmita el
documento a un tercero, es quien lo debe cobrar. El incluir la clusula "A LA
ORDEN" tiene el mismo efecto que no incluirla si bien pone de manifiesto
explicitamente la capacidad que tiene el legtimo tenedor del cheque de transmitir
o endosar este a un tercero.


CHEQUE AL PORTADOR

Es aquel que no indica una persona especfica a favor de quien se expide. Este
tipo de cheque debe indicar la leyenda al portador en el espacio destinado para
sealar el nombre del beneficiario.


Caractersticas particulares:
El beneficiario del cheque puede entregarlo como pago a otra persona o
empresa sin necesidad de endosarlo, ya que la persona que sea el portador
del cheque es quien podr cobrarlo.
No es necesario presentar una identificacin para realizar su cobro, ni escribir
los datos del tenedor del cheque al momento de presentarlo.
El cheque al portador podr ser expedido hasta por la cantidad que cada
institucin determine, de acuerdo a sus polticas internas.

Recomendaciones:
Al recibir un cheque al portador, depostalo o cbralo inmediatamente, ya que
en caso de extravo o robo, podr ser cobrado por cualquier persona.


Recuerda que aunque el cheque te haya sido robado, la institucin bancaria
tiene la obligacin de pagarlo a quien lo presente para su cobro, por lo que
debes notificar inmediatamente el extravo o el robo al banco, adems de
seguir el procedimiento que ste te indique para llevar a cabo este tipo de
cancelacin.
Antes de expedir un cheque al portador verifica con tu banco cual es la
cantidad mxima por la que este puede ser expedido, ya que al ser
disposiciones del Banco de Mxico, estas pueden variar.
Respecto a la cancelacin de este tipo de cheques, sta se har efectiva
hasta que hayan transcurrido los plazos de presentacin que establece la Ley
General de Ttulos y Operaciones de Crdito; misma que seala que ser de
15 das naturales que sigan al de su fecha, si fueran pagaderos en el mismo
lugar de su expedicin. Dentro de un mes si fueran expedidos y pagaderos en
diversos lugares del territorio nacional; y dentro de 3 meses si son expedidos
en el extranjero y pagaderos en territorio nacional o viceversa. Mientras no
transcurran estos plazos, no puede ser cancelado el cheque, salvo en caso de
robo.




CHEQUE CERTIFICADO

En algunas ocasiones el beneficiario de un cheque necesita estar totalmente
seguro de que este documento cuenta con los fondos suficientes para ser pagado
por el banco; para lo cual solicita al librador, quien a su vez requerir al banco
certifique la existencia de estos fondos. Esto significa que el banco retira el
importe sealado en el cheque de la cuenta de la persona que lo expide,
sellndolo y firmndolo como prueba de garanta de que el documento contar con


los fondos suficientes cuando el beneficiario lo presente para su cobro en el plazo
establecido. Con este tipo de cheques se asegura la existencia de recursos para el
pago del documento aun cuando posteriormente la cuenta pudiera quedarse sin
fondos, ya que el titular de la misma no podr disponer de ese dinero.
Caractersticas particulares
El cuentahabiente es el nico que puede solicitar la certificacin.
Debe ser nominativo, es decir estar a nombre de una persona o una empresa
determinada.
No es negociable por lo que no pueden cederse sus derechos mediante
endosos y slo puede canjearse por el beneficiario, quien deber cobrarlo o
depositarlo en su cuenta.
Junto con la leyenda en que se indique que el cheque est certificado, debe
contener dos firmas de funcionarios facultados por el banco.
Se cobra comisin por su certificacin.
Este cheque podr ser cancelado por el cuentahabiente que solicit su
certificacin siempre y cuando no haya sido cobrado y se devuelva el
documento al banco para realizar la cancelacin.
A diferencia del cheque de caja, para ste tipo de cheques es necesario que
quien lo emite tenga una cuenta en el banco que lo va a certificar, por lo que
puede decirse que nicamente es para clientes de ese banco.
Este tipo de documento puede ser muy til cuando se quiere asegurar de que
el cheque entregado como pago tenga fondos cuando se cobre en el banco.

Recomendaciones
Pregunta en tu banco sobre las comisiones que cobra por la certificacin de
cheques y el cargo en caso de cancelacin.
Si la cancelacin se debe a robo o extravo del documento, debers levantar
un acta ante el ministerio pblico y presentarte con una copia de la misma
ante el banco para que procedan a realizar los trmites de cancelacin.










CHEQUE DE CAJA

Los cheques de caja son emitidos por una institucin de crdito para que el cliente
slo pueda cobrarlos en una de las sucursales o filiales de dicha institucin.

El cliente entrega al banco la cantidad de dinero por la que expedir el cheque y
ste ser pagado en esa misma institucin o en su caso podr depositarse en una
cuenta del beneficiario.



PAGARE
El pagar es uno de los elementos ms utilizados en el mbito comercial para
documentar una deuda y una de las herramientas ms eficaces para garantizar su
futuro cobro.
En base a nuestra experiencia notamos que una gran mayora utiliza esta arma
comercial tan importante, sin tomar los recaudos necesarios para su llenado en
forma correcta.













NOTA DE CRDITO BANCARIA O BOLETO DE DEPOSITO
La nota de crdito bancario (o boleta de depsito) es un documento que extiende
el banco como constancia de haber recibido una cantidad determinada de valores
en calidad de depsito, para ser sumada a la cuenta del titular.
Las clases de depsitos bancarios ms comunes son: Cuenta corriente. Plazo
fijo. Caja de Ahorro. Tambin hay notas de crdito bancarias por acreditacin de
intereses, devolucin de gastos mal cobrados, etc. Es decir la nota de crdito
bancaria es el documento que emite el banco cuando nos acredita dinero en
nuestra cuenta.










NOTA DE CONTABILIDAD
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no
tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de correccin, ajustes
y cierre.

















COTIZACION
Es el medio mediante el cual los sujetos obligados (empresarios y trabajadores)
aportan recursos econmicos al sistema de la seguridad social.
El rgano competente es la Tesorera General de la Seguridad social (TGSS) que
tiene capacidad para imponer la obligacin de cotizar. Son sujetos pasivos,
quienes soportan la obligacin de cotizar empresarios y trabajadores incluidos
en el campo de aplicacin del Sistema-, en los trminos y condiciones
determinados en la normativa para para cada uno de los regmenes de la
seguridad social. Es nulo cualquier pacto o acuerdo individual o colectivo por el
cual uno de los sujetos obligados asume su cargo.


































COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier
operacin y en el cual se indica el nmero, fecha, origen, descripcin y cuanta de
la operacin, as como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante
se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.


















ORDEN DE COMPRA O NOTA DE PEDIDO
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados
artculos a un precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de
pago y de entrega.


La orden de compra es una autorizacin al proveedor para entregar los artculos y
presentar una factura. Todos los artculos comprados por una compaa deben
acompaarse de las rdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de
suministrar control sobre su uso. Por lo general se incluyen los siguientes
aspectos en una orden de compra:- Nombre impreso y direccin de la compaa
que hace el pedido- Nmero de orden de compra- Nombre y direccin del
proveedor- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida- Trminos de entrega y
de pago- Cantidad de artculos solicitados- Nmero de catlogo- Descripcin-
Precio unitario y total- Costo de envo, de manejo, de seguro y relacionados. Costo
total de la orden- Firma autorizada



















INFORME DIARIO DE SALDOS BANCARIOS:
Registra las consignaciones y retiros efectuados por la empresa en forma diaria
para conocer su respectivo saldo. Permite estar alerta de algn saldo en rojo en la
cuenta bancaria.






















CONCILIACIN BANCARIA
Es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene
registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco
suministra por medio del extracto bancario.
Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los
movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques,
consignaciones, notas dbito, notas crdito, anulacin de cheques y
consignaciones, etc.
La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo
llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa),
hace en su cuenta.
Mensualmente, el banco enva a la empresa un extracto en el que se muestran
todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al ltimo da del
respectivo mes.