DOCUMENTOS MERCANTILES Y SU RELACIN CON LA CONTABILIDAD

Existe una relacin muy estrecha entre los documentos mercantiles y la contabilidad, ya que ambos estn adaptados e incorporados en el campo laboral, y en toda empresa. Por medio de todos estos documentos se registra por medio de la contabilidad todas las entradas y salidas (Ingresos-Egresos) de dinero que ha tenido la empresa La complejidad de las actividades econmicas ha hecho que los simples acuerdos verbales queden obsoletos, por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados.

El mundo moderno de los negocios exige que cualquier paso que se d en el campo mercantil se sustente a travs de documentos con firmas de funcionarios calificados de la empresa. Donde toda emisin y recepcin de documentos de diversas ndoles podrn respaldar las transacciones econmicas y financieras. DEFINICION DE DOCUMENTOS MERCANTILES Los documentos mercantiles son ttulos, efectos, recibos, facturas, notas de dbito y crdito, planillas de sueldos, vales de mercaderas, etc. Los cuales sirven para legitimar el ejercicio de las transacciones y documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad. Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de contabilidad. Cuanto ms grande sea la empresa mucho mayor ser la necesidad de usar estos documentos. CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES Dentro la idea de documentacin mercantil, toda constancia escrita de una transaccin comercial se puede utilizar para: Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad. Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan slo un medio de prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo.

Por tal importancia estos documentos son clasificados en: 1. Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a travs de endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento. 2. Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el punto de vista legal.

LETRA DE CAMBIO La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por una persona natural o jurdica dirigida a otra persona tambin natural o jurdica, con el objeto de exigir que sta efecte el pago de una determinada cantidad de dinero, a una fecha futura fija o determinable.

Modelo de letra de cambio

El llenado de una letra de cambio se realiza de la siguiente manera: 1. Valor o importe de la letra de cambio en nmeros. 2. Fecha de emisin de la letra de cambio. 3. Nmero correlativo de letras de cambio que emite la empresa. 4. Plazo o fecha de vencimiento. 5. Letra o nica. 6. Nombre del beneficiario. 7. Valor de la letra en forma literal. 8. Recibido. 9. Registro del nombre del deudor, su direccin y telfono. 10. Firma del acreedor.

EL PAGARE El pagar es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija o determinable de dinero en un tiempo determinado. Este documento tiene que estar firmado por las personas que acuerdan efectuar el pago. Este es un documento privado de crdito, que en su caso puede ser elevado a instrumento pblico mediante el reconocimiento de firmas y rbricas antes o despus de la transaccin. El pagar se diferencia de la letra de cambio por: o o o o Incluir la estipulacin de intereses ordinarios y penales. No pueden ser girado a la vista sino: A das o meses fecha. A fecha fija.

FORMATO DE UN PAGARE

Para el llenado del pagar se procede de la siguiente manera: 1. Importe en cantidad de la deuda. 2. Nombre completo del deudor. 3. Fecha de vencimiento de la obligacin. 4. Nombre del beneficiario o acreedor. 5. Importe literal. 6. El porcentaje de inters ordinario. 7. El porcentaje de inters penal en caso de mora. 8. Nombre del garante. 9. Fecha de emisin del pagar. 10. Firma del deudor. 11. Firma del garante. EL CHEQUE El cheque es una orden de pago con una determinada suma de dinero, debe ser pagado contra presentacin del cheque en cajas de Bancos. Este documento mercantil permite al librador o cuentacorrentista retirar en su nombre en forma parcial o total de los fondos depositados en poder del librado o Banco. CARACTERISTICAS DEL CHEQUE El cheque tiene las siguientes caractersticas: El cheque debe tener fondos disponibles. El girador debe tener, fondos depositados y disponibles en el Banco girado o haber recibido de ste autorizacin para girar cheques en virtud de una apertura de crdito. El cheque se puede girar por dos modalidades: Al portador. Nominativa. Es decir a la orden de una persona natural o jurdica. FORMATO DE UN CHEQUE Por lo general el cheque tiene el siguiente formato:

En la emisin de cheques se deben cumplir con los siguientes requisitos:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Cantidad en cifras. Fecha de emisin del cheque. Nombre del beneficiario. Cantidad en letras. Firma del girador o librador. Nmero del cheque. La clave o nmero de cuenta.

EL RECIBO El recibo es un documento mercantil, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra persona una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago. Existen varios tipos de recibos, entre las ms importantes tenemos los recibos de: Recibo de Caja de Ingreso. Recibo de Caja de Egreso. Recibo de Alquiler.

Recibo de Depsito en cuenta corriente. Recibo de Depsitos en garanta. Recibo de Depsitos en custodia. Recibo de Depsito a plazo fijo. Recibo de Depsito judicial.

RECIBO DE CAJA DE INGRESO Es un documento que se emite para respaldar la recepcin de efectivo o cheque por ventas al contado, cobranzas al cliente y otros deudores. El formato del recibo de caja de ingreso, por lo general toma la siguiente estructura:

Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la correlatividad de los mismos. La emisin se efecta de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Importe en numeral. Nombre de quin se recibe el efectivo o cheque. Importe en literal, tachando lo que no corresponde. Una breve descripcin del pago. Nmero del cheque y el banco. Lugar y fecha de emisin. Firma de cajero, en seal de haber recibido conforme.

RECIBO DE LA CAJA DE EGRESO Es un documento que respalda el desembolso de efectivo por compra de bienes y servicios al contado o pago de deudas de la empresa. El formato de los recibos de caja de egreso puede seguir la siguiente estructura:

Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la correlatividad.

La emisin se efecta de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Importe en numeral. Nombre del beneficiario a quin se paga el efectivo. Importe en literal, tachando lo que no corresponde. Una breve descripcin del pago. Lugar y fecha de emisin. Firma del cajero en seal de haber pagado conforme. Firma del beneficiario.

RECIBO DE DEPOSITO EN CUENTA CORRIENTE Es un documento que firma y sella la entidad financiera, como constancia de haber recibido una determinada cantidad de dinero dentro una transaccin realizada a alguna cuenta corriente o caja de ahorros de la empresa. Estos fondos son de libre disponibilidad del depositante, quien puede retirar en forma parcial o total mediante el giro de cheques o a travs de cajeros automticos que todos los bancos tiene este servicio. RECIBO DE DEPSITO A PLAZO FIJO Este documento mercantil es emitido por el Banco, que especifica el plazo del depsito que puede ser de 30, 90, 360, etc. das y la tasa de inters que reconoce el Banco. En este tipo de depsitos la entidad financiera ofrece a mayor plazo mayor tasa de inters. El depsito usualmente es devuelto a la fecha de vencimiento, capital ms intereses. RECIBO DE DEPOSITOS EN GARANTIA Este documento es emitido por los Bancos como constancia de haber recibido valores, ttulos de propiedad, etc. como garanta de un prstamo otorgado, de modo que la devolucin se efectuar una vez satisfecha la deuda tanto en capital como intereses devengados hasta la fecha de vencimiento. RECIBO DE DEPOSITO EN CUSTODIA Este documento es emitido por los Bancos o Depositarios que es otorgado como constancia de haber recibido valores, joyas, documentos y otros, las que sern devueltas al trmino del tiempo establecido previo pago de una comisin. RECIBO DE DEPSITO JUDICIAL Este documento es la constancia del depsito que se efecta en una entidad financiera por orden del Juez. Para su retiro se requiere el endoso de la misma autoridad. LA FACTURA La factura, es un documento mercantil de constancia escrita, que otorga un vendedor al comprador por la venta de bienes y servicios, con detalle de los bienes y servicios vendidos, precios y condiciones. La factura representa para el adquiriente la prueba de propiedad de los bienes o servicios comprados, desde el punto de vista contable esto permite:

Registrar en los libros el motivo del ingreso de efectivo o la constancia de una cuenta por cobrar para el vendedor. Establecer la causa de un desembolso de efectivo o cheque que respalda el nacimiento de una obligacin, para el comprador. Se utiliza para fines estadsticos y para el control del movimiento de las mercaderas y cuentas por cobrar. VALE Un vale es un documento comercial, para pagar un producto, ya sea bien o servicio. Puede representar el pago total o parcial (descuento inmediato en el momento de la compra por la cantidad que aparece en el vale). Lo ms habitual es que los establecimientos comerciales proporcionen vales a sus clientes para fidelizarlos. Tambin sirve para darse a conocer a clientes nuevos, ofrecindoles un artculo ms barato o gratuito. En otros casos forma parte del proceso de devolucin, el comercio extiende un vale que permite cambiar un producto adquirido por otro en un tiempo futuro. Por ltimo, el vocablo vale se utiliza para movimientos internos de una oficina o empresa. Cuando un empleado toma dinero para comprar algn material o artculos que no haya en existencia en la empresa, o porque desea un adelanto sobre su salario, se llena un vale de caja. Este vale contiene: a. b. c. d. e. Fecha Cantidad (en nmero y letra) Especificacin clara sobre el concepto Rbrica de autorizacin Firma de la persona que recibe el dinero

El vale es una oferta de reduccin del precio final del artculo que puede estar patrocinado por el fabricante o por el minorista. NOTA DE REMICION Una nota de remisin es un tipo de documento que se utiliza cuando existe una relacin de compra entre dos partes, y se extiende a la hora en la que una de las partes hace entrega de artculos o productos a la otra. Es importante destacar que no tiene el mismo valor que una factura, si no que acta como un comprobante de que los artculos han sido entregados por una parte y recibidos por la otra.

Es un documento que sirve para realizar verificaciones y no posee valor tributario alguno. De hecho, slo puede tener validez cuando la parte que recibe la mercadera firma en conformidad dicha nota que extiende la parte que entrega.

NOTA DE ABONO Una nota de abono es un documento comercial de utilidad contable, que se utiliza cuando es necesario realizar algn ajuste a la cantidad que una persona ha pagado en una transaccin comercial. Estos ajustes pueden deberse a algn error en la facturacin o una promocin realizada a algn cliente especial. La nota de abono nicamente se elabora cuando ya se ha emitido la factura correspondiente a la transaccin realizada. Otra de las causas por las que se genera una nota de abono es cuando existe una devolucin total o parcial de las mercancas amparadas en una factura. Contablemente la nota de abono se registra en las cuentas de devoluciones y puede aplicarse una devolucin del dinero, el cambio de mercanca por otra igual o la adquisicin de nueva mercanca que ampare el monto establecido en la nota de abono. Mediante el registro de este documento es posible justificar la no entrada de dinero en las cuentas de banco. Puede tener diferentes formatos, los ms comunes son el tipo de factura, que es utilizado cuando es necesario detallar los artculos que se amparan en la nota; el otro ms utilizado es el que tiene forma de anotacin en el cual no se detallan los artculos sino solo el monto monetario que se ampara; este formato es ms utilizado cuando se realiza un descuento posterior a la facturacin de las mercancas.

NOTA DE CRDITO La nota de crdito es el documento de comercio que el vendedor confecciona y remite al comprador para ponerlo en conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinado. Se emite en los siguientes casos: Error de facturacin: el importe facturado es mayor al que corresponda facturar. Otorgamiento de bonificaciones o descuentos posteriores a la venta. Devolucin de mercaderas. Siempre disminuye el importe de la deuda. En cuanto al IVA: Las notas de crdito para el vendedor generan crdito fiscal y para el comprador dbito fiscal. Sera algo as como anular el efecto del dbito fiscal computado en exceso o del crdito fiscal computado en exceso, respectivamente.