LIBRO DE ACTAS

- Un libro de actas es un documento oficial que registra de manera detallada las

reuniones, acuerdos, decisiones y eventos importantes que ocurren en una
organización, empresa, asociación, junta directiva o cualquier otro tipo de entidad.
Es un registro escrito que tiene como objetivo dejar constancia y evidencia de lo que
sucede en las sesiones o asambleas.
- Estos libros son utilizados para mantener un registro histórico y legalmente válido de
las acciones y deliberaciones llevadas a cabo por los miembros o representantes de
la entidad en cuestión

¿Qué consta en el libro de actas?

Formalmente, un libro de actas debe contar con una serie de contenidos para ser válido y
cumplir su función normativa.
Entre estos, conviene resaltar los siguientes:

Guía de la junta: Este documento indica el orden de puntos a seguir o debatir en cada
convocatoria.
Reflejo exterior oficial: El libro de actas debe hacer constar los distintos acuerdos
alcanzados, así como las decisiones o estrategias emprendidas por la Junta
Directiva.
Mapa descriptivo fiel: Cada miembro convocado debe figurar en este registro, así
como el papel que desempeñe en cada reunión.
Recuento formal: En los casos en los que tengan lugar votaciones, este libro refleja
con detalle el resultado de las mismas o posibles pormenores.

Un libro de actas debe ser formalmente validado por ley. Esto se realiza mediante la
presentación del mismo ante el registro mercantil del territorio en el que opere la compañía.

El plazo de entrega habitual se encuentra entre los 7 y 10 días, dependiendo del territorio.
Con su presentación, este texto se expone a adquirir validez notarial, a la vez que se
trasladan las decisiones adoptadas al exterior de la empresa.

Este documento no es necesariamente físico. El avance de las telecomunicaciones ha

facilitado a las sociedades la presentación virtual o digital del mismo.

Tipos de libros de actas

Existen varios tipos de libros de actas, y cada uno se utiliza para registrar diferentes tipos de
reuniones o eventos. Algunos de los tipos más comunes son los siguientes:
- Libro de actas de juntas directivas: Este tipo de libro de actas registra las
reuniones y decisiones tomadas por la junta directiva de una empresa o entidad.
Aquí se incluyen temas como la elección de directores, aprobación de presupuestos,
decisiones estratégicas, entre otros.
 - Libro de actas de asambleas generales: Se utiliza para registrar las asambleas
generales de accionistas, socios o miembros de una organización. En estas actas se
incluyen aspectos como la aprobación de estados financieros, elección de directivos,
reparto de dividendos, entre otros temas relevantes.
- Libro de actas de reuniones de comités: Este tipo de libro se utiliza para registrar
las reuniones y decisiones tomadas por diferentes comités dentro de una
organización. Por ejemplo, un comité de recursos humanos o un comité de ética.
- Libro de actas de asociaciones y organizaciones sin fines de lucro: Estos libros
registran las reuniones y actividades llevadas a cabo por asociaciones, clubes,
fundaciones u otras entidades sin ánimo de lucro. En ellos se incluyen detalles sobre
la administración, proyectos, eventos, entre otros.
- Libro de actas de reuniones escolares: Utilizado en instituciones educativas para
registrar las reuniones de consejos escolares, comités de padres y maestros, o
asambleas estudiantiles, donde se discuten asuntos relacionados con la gestión
escolar y el bienestar de los estudiantes.
- Libro de actas de asambleas de condominios: Se utiliza en comunidades
residenciales o condominios para registrar las decisiones tomadas en las asambleas
de propietarios, temas como presupuestos, mantenimiento, y reglamentación
interna.

¿Qué contiene el libro de actas?

El libro empieza con la diligencia de apertura, a continuación se incluyen las actas y, por
último, se hace la diligencia de cierre.
Recoge todos los acuerdos tomados en las juntas, con los datos relativos a la convocatoria
y la constitución del órgano, los asuntos debatidos y las intervenciones que hayan solicitado
constar en el libro de actas. Además, se expresarán los acuerdos alcanzados y los
resultados de las votaciones.