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Contenido
Introducción .................................................................................................................................3
Las actas .......................................................................................................................................4
La escritura de las actas desde el Decreto 2299/11 .....................................................................4
Lo correcto ...................................................................................................................................4
Evidencia documental ..................................................................................................................7
Cumplimiento de requisitos legales .............................................................................................7
Transparencia y rendición de cuentas ..........................................................................................8
Comunicación efectiva .................................................................................................................9
Respaldo legal ............................................................................................................................11
Las actas en la virtualidad ..........................................................................................................11
Los correos electrónicos y las actas ............................................................................................12
Lo imprescindible ...................................................................................................................14
Un ejemplo .................................................................................................................................15
El escribiente ..............................................................................................................................16
Las firmas ...................................................................................................................................17
Artículo 220°. ............................................................................................................................18
Los desacuerdos .........................................................................................................................19
Fallas comunes ...........................................................................................................................20
Libros de Actas ...........................................................................................................................21
El articulado del Decreto 2299/11 ..........................................................................................21
Apertura y cierre ....................................................................................................................22
Las reuniones pautadas ..............................................................................................................23
Lo previo a la reunión .................................................................................................................23
La planificación de la reunión .....................................................................................................24
Modelos de actas .......................................................................................................................26
Acta de reunión de entrega de calificaciones .........................................................................26
Actas por accidente de alumno ..............................................................................................27
Acta problema de convivencia................................................................................................28
Acta entrega de edificio escolar .............................................................................................29
Acta por problemas estructurales en el edificio escolar .........................................................31
Acta por capacitación a los docentes .....................................................................................32
Palabras finales ..........................................................................................................................34
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Introducción
Registrar correctamente la información es de vital importancia en diferentes
aspectos de la vida personal y profesional. Algunas razones destacadas para
la importancia de un registro preciso son las siguientes:

➢ Claridad y comprensión: Un registro preciso garantiza que la

información sea clara y comprensible para las personas que la utilizan.
Al registrar de manera correcta y detallada, se evitan ambigüedades,
malentendidos y confusiones que podrían surgir en el futuro.
➢ Base para la toma de decisiones: La información precisa y confiable
es fundamental para tomar decisiones informadas y fundamentadas.
Al tener registros correctos, se dispone de datos confiables y
actualizados que sirven como base para la toma de decisiones
estratégicas, evaluaciones de desempeño y otras acciones importantes.
➢ Seguimiento y evaluación: Los registros precisos permiten realizar un
seguimiento efectivo de actividades, proyectos, metas y resultados.
Estos registros brindan la capacidad de evaluar el progreso, identificar
áreas de mejora y hacer ajustes necesarios para lograr los objetivos
establecidos.
➢ Transparencia y rendición de cuentas: Los registros precisos respaldan
la transparencia y la rendición de cuentas en diferentes contextos,
como en organizaciones, instituciones gubernamentales y
transacciones comerciales. Al tener registros claros y precisos, se
puede demostrar cómo se han tomado las decisiones, cómo se han
llevado a cabo las acciones y cómo se han asignado los recursos.
➢ Cumplimiento legal y regulatorio: En muchos casos, el registro
preciso es un requisito legal y regulatorio. Las organizaciones y las
instituciones están obligadas a mantener registros precisos y
actualizados para cumplir con las leyes, regulaciones y normativas
aplicables en su sector.
➢ Respaldo en situaciones legales: Los registros precisos y detallados
pueden servir como evidencia en casos legales o disputas. En
situaciones en las que se requiera documentación precisa, los registros
bien mantenidos pueden respaldar los argumentos, demostrar
cumplimiento, validar transacciones y proteger los derechos e
intereses de las partes involucradas.

Por estas razones registrar correctamente la información es esencial para

garantizar la claridad, la toma de decisiones fundamentadas, el seguimiento
efectivo, la transparencia, el cumplimiento legal y la protección en
situaciones legales. Los registros precisos brindan una base sólida para la
gestión adecuada de cualquier actividad, proyecto u organización, y
contribuyen al logro de los objetivos establecidos.
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Las actas
Las actas son documentos escritos que registran de manera oficial los
acontecimientos, discusiones, decisiones y acuerdos alcanzados durante una
reunión, asamblea, sesión o cualquier otro tipo de encuentro formal. Estas
reuniones pueden llevarse a cabo en diferentes ámbitos, como
organizaciones, juntas directivas, comités, instituciones gubernamentales,
entre otros.

Estas desempeñan un papel fundamental en el proceso de toma de decisiones

y en la gestión de las organizaciones, ya que proporcionan un registro escrito
de los temas tratados, las opiniones expresadas y las acciones acordadas.
Estos documentos son utilizados para mantener un seguimiento de las
actividades, informar a los participantes y a las partes interesadas, y
establecer una base para futuras referencias y seguimiento.

En general, las actas incluyen información como la fecha, hora y lugar de la

reunión, los nombres de los participantes presentes, el orden del día o la
agenda, las discusiones y debates ocurridos, las decisiones y acuerdos
tomados, así como cualquier otro asunto relevante tratado durante la reunión.
Además, las actas suelen ser firmadas por el presidente o moderador de la
reunión, así como por el secretario o la persona encargada de tomar las notas,
para certificar su autenticidad.

Las actas desempeñan un papel importante en la transparencia, la rendición

de cuentas y la comunicación efectiva dentro de una organización, ya que
proporcionan un registro objetivo y documentado de las acciones y
decisiones tomadas. También sirven como evidencia en situaciones legales,
auditorías, revisiones y para fines históricos.

La escritura de las actas desde el Decreto 2299/11

Artículo 217°. Acta es el documento que por su naturaleza trae aparejado su conservación en
tanto sea respaldo y garantía de hechos y derechos, debiendo ser archivado de modo de facilitar
su identificación y acceso.

Artículo 218°. Objeto de las Actas: dar cuenta de determinados hechos o circunstancias
dados en un determinado tiempo y espacio, relacionados a las cosas y/o las personas alcanzadas
por la actividad de la institución educativa.

Lo correcto
Escribir correctamente las actas administrativas es de suma importancia
debido a los siguientes motivos:

➢ Claridad y precisión: Las actas administrativas son documentos

legales y oficiales que registran información relevante sobre
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decisiones, acuerdos, eventos o incidentes en un contexto

administrativo. Es fundamental redactarlas de manera clara y precisa
para evitar confusiones o malentendidos en la interpretación de la
información registrada.
➢ Evidencia documental: Las actas administrativas son una evidencia
documental de los acontecimientos y decisiones tomadas en un
determinado contexto administrativo. Su redacción correcta y
detallada permite contar con un registro confiable y objetivo que
puede ser utilizado como referencia en el futuro, en caso de disputas
o necesidad de aclaraciones.
➢ Cumplimiento de requisitos legales: En muchos casos, las actas
administrativas deben cumplir con requisitos legales específicos. Esto
implica seguir ciertos protocolos de redacción, incluir la información
requerida por la ley y asegurarse de que sean firmadas por las personas
autorizadas. El cumplimiento de estos requisitos legales es esencial
para garantizar la validez y la integridad de las actas.
➢ Transparencia y rendición de cuentas: Al redactar correctamente las
actas administrativas, se promueve la transparencia y la rendición de
cuentas dentro de una organización. Esto permite que los registros
sean accesibles y comprensibles para todos los involucrados,
facilitando así la supervisión, la auditoría y la toma de decisiones
informadas.
➢ Comunicación efectiva: Las actas administrativas pueden ser
utilizadas como herramientas de comunicación entre los miembros de
una organización. Una redacción precisa y clara asegura que todos los
involucrados puedan entender y comprender fácilmente los
contenidos de las actas, lo que facilita la coordinación, la colaboración
y el seguimiento de las acciones acordadas.
➢ Respaldo legal: En situaciones en las que las actas administrativas
pueden tener implicaciones legales, como en procesos disciplinarios o
disputas contractuales, la correcta redacción y documentación de los
hechos puede proporcionar un respaldo legal sólido. Una redacción
incorrecta o confusa puede comprometer la validez y la credibilidad
de las actas, lo que puede tener consecuencias negativas en términos
legales.

Escribir correctamente las actas administrativas radica en garantizar la

claridad, precisión, validez legal, transparencia y comunicación
efectiva dentro de una organización. Al hacerlo, se establece un registro
confiable y completo de los eventos y decisiones administrativas, lo que
facilita la toma de decisiones informadas, la rendición de cuentas y el
cumplimiento de los requisitos legales.
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Claridad y precisión:

Para redactar un acta que sea clara y precisa, es importante seguir los
siguientes pasos:

1. Encabezado: Inicia el acta con un encabezado que identifique

claramente el tipo de acta, la fecha, el lugar de la reunión o evento, y
los nombres y roles de las personas involucradas, como el presidente
de la reunión, los participantes, los testigos, etc.
2. Objetivo del acta: Indica de manera concisa y clara el propósito o
objetivo del acta, es decir, el motivo de la reunión o evento que se está
registrando. Esto permite establecer el contexto adecuado para la
lectura del acta.
3. Registro objetivo: Registra de manera imparcial y objetiva los hechos
relevantes ocurridos durante la reunión o evento. Es importante
utilizar un lenguaje claro y preciso, evitando ambigüedades y
expresiones subjetivas. Utiliza párrafos cortos y frases simples para
facilitar la comprensión.
4. Detalles esenciales: Incluye los detalles esenciales de la reunión o
evento, como las decisiones tomadas, los acuerdos alcanzados, los
temas discutidos, los puntos importantes mencionados y cualquier
otro dato relevante. Asegúrate de capturar la información más
importante sin entrar en excesivo detalle o divagar en asuntos
secundarios.
5. Uso de citas textuales: Si es necesario, utiliza citas textuales para
registrar declaraciones o discusiones clave. Esto ayuda a asegurar la
precisión y la integridad de la información registrada. Asegúrate de
atribuir correctamente las citas a las personas correspondientes.
6. Estructura clara: Organiza el contenido del acta en secciones y
subsecciones claras y distintas. Utiliza títulos y numeración adecuada
para facilitar la referencia y la búsqueda de información dentro del
documento.
7. Revisión y corrección: Antes de finalizar el acta, revisa
cuidadosamente la redacción para corregir posibles errores
gramaticales, ortográficos o de coherencia. Asegúrate de que la
redacción sea fluida y que las ideas se presenten de manera coherente.
8. Firmas y aprobación: Al finalizar el acta, deja espacio para las firmas
de las personas que participaron en la reunión o evento. Esto valida
oficialmente el contenido del acta y garantiza su autenticidad.

Hay que tener en cuenta que la claridad y precisión en un acta se logran al

ser objetivo y neutral en la redacción, al registrar los hechos relevantes de
manera concisa y al evitar interpretaciones subjetivas. Además, utilizar un
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lenguaje claro y estructurar la información de manera organizada contribuirá

a su comprensión.

Evidencia documental
La evidencia documental se refiere a cualquier tipo de documento o registro
escrito que respalda o prueba la existencia de un hecho, evento o transacción.
Estos documentos pueden ser tanto físicos (en papel) como electrónicos, y
pueden incluir, entre otros, contratos, facturas, recibos, actas, informes,
correos electrónicos, registros contables, fotografías, videos, etc., ya que su
objetivo principal es proporcionar una base sólida y objetiva para respaldar
y validar afirmaciones, decisiones o acciones.

La evidencia documental desempeña un papel crucial en el proceso de toma

de decisiones, la resolución de disputas, la auditoría, la verificación de
hechos, la investigación y cualquier otro procedimiento que requiera un
respaldo objetivo. Los documentos son considerados como fuentes
confiables de información, ya que pueden ser examinados, analizados y
presentados como prueba en caso necesario.

Por ello, la misma, debe ser auténtica, precisa, completa y relevante para
tener validez y credibilidad. Además, es necesario mantener la integridad de
los documentos, asegurando su conservación y protección contra posibles
alteraciones o pérdidas ya que estos documentos son utilizados como pruebas
objetivas en diversos contextos y disciplinas, desempeñando un papel crucial
en la toma de decisiones, la resolución de disputas y la verificación de
información.

Cumplimiento de requisitos legales

Los requisitos legales comunes que se suelen encontrarse en las actas:

1. Identificación: El acta debe tener un encabezado que identifique

claramente el tipo de acta, la fecha, el lugar de la reunión o evento, y
los nombres y roles de las personas involucradas, como el presidente
de la reunión, los participantes, los testigos, etc.
2. Objeto o propósito: El acta debe indicar claramente el objetivo o
propósito de la reunión o evento que se está registrando. Esto ayuda a
establecer el contexto adecuado y asegura que el acta esté enfocada en
los temas relevantes.
3. Registro de hechos: El acta debe registrar de manera precisa y objetiva
los hechos y eventos ocurridos durante la reunión o evento. Esto
incluye las decisiones tomadas, los acuerdos alcanzados, los temas
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discutidos y cualquier otro detalle relevante. La redacción debe ser

clara y no debe contener información ambigua o subjetiva.
4. Firmas y aprobación: El acta debe contar con la firma de las personas
que participaron en la reunión o evento, así como la del presidente de
la reunión. Estas firmas validan oficialmente el contenido del acta y
certifican su autenticidad. En algunos casos, puede ser necesario
incluir también las firmas de los testigos.
5. Cumplimiento normativo: Dependiendo del contexto y la naturaleza
del acta, puede haber requisitos legales específicos que deben
cumplirse. Esto puede incluir el cumplimiento de normativas,
regulaciones, políticas internas u otros requisitos legales relevantes
para la actividad o el tema abordado en el acta.

Transparencia y rendición de cuentas

Para que un acta muestre transparencia y rendición de cuentas, es importante
considerar los siguientes aspectos:

➢ Registro completo y objetivo: El acta debe registrar de manera

completa y precisa los hechos relevantes ocurridos durante la reunión
o evento. Debe incluir información detallada sobre los temas
discutidos, las decisiones tomadas, los acuerdos alcanzados y
cualquier otro detalle importante. La redacción debe ser clara y
objetiva, evitando sesgos o interpretaciones subjetivas.
➢ Registro de participantes: El acta debe incluir una lista de los
participantes presentes en la reunión o evento, indicando sus nombres
y roles. Esto asegura que se reconozca quiénes estuvieron
involucrados en las discusiones y las decisiones tomadas.
➢ Documentación de votaciones y resultados: Si se realizan votaciones
o se toman decisiones mediante consenso, es importante documentar
claramente los resultados. Esto puede incluir el número de votos a
favor o en contra, las abstenciones y cualquier otra información
relevante sobre el proceso de toma de decisiones.
➢ Registro de acciones y responsabilidades: Si se acuerdan acciones o
se asignan responsabilidades durante la reunión, el acta debe registrar
estos detalles de manera clara. Esto permite un seguimiento posterior
de las acciones comprometidas y ayuda a asegurar que las
responsabilidades sean asignadas y cumplidas de manera adecuada.
➢ Acceso y divulgación: El acta debe ser accesible a todas las partes
interesadas pertinentes y debe divulgarse de manera adecuada. Puede
ser distribuida a los participantes de la reunión, a los miembros de la
organización o a cualquier otra persona o entidad relevante. La
divulgación contribuye a la transparencia y permite que las personas
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interesadas tengan conocimiento de los hechos y las decisiones

registradas.
➢ Conservación y protección: Es importante conservar el acta de manera
segura y protegerla contra alteraciones o manipulaciones. Esto asegura
que el contenido del acta se mantenga íntegro y pueda ser referenciado
en el futuro en caso de necesidad.
➢ Cumplimiento normativo: El acta debe cumplir con las normativas y
regulaciones relevantes que se apliquen en el contexto en el que se
genera. Esto puede incluir requisitos legales o políticas internas de la
organización. Cumplir con estas normativas contribuye a la rendición
de cuentas y demuestra el compromiso de seguir los procedimientos
establecidos.

Un acta que muestra transparencia y rendición de cuentas debe contener un

registro completo y objetivo de los hechos, incluir información sobre los
participantes, documentar las votaciones y resultados, registrar las acciones
y responsabilidades acordadas, ser accesible y divulgada adecuadamente, ser
conservada y protegida, y cumplir con los requisitos normativos
correspondientes. Estos aspectos ayudan a garantizar que el acta sea
transparente, confiable y brinde una rendición de cuentas efectiva.

Comunicación efectiva
Para que un acta manifieste una comunicación efectiva, es importante tener
en cuenta los siguientes elementos:

➢ Claridad en la redacción: El acta debe redactarse de manera clara y

concisa, utilizando un lenguaje sencillo y evitando tecnicismos o
jergas innecesarias. La redacción debe ser comprensible para todos los
lectores, sin importar su nivel de conocimiento o experiencia en el
tema.
➢ Estructura organizada: El acta debe tener una estructura clara y
organizada que facilite la lectura y comprensión. Puede dividirse en
secciones o subsecciones que aborden diferentes temas o puntos de
discusión. Además, se pueden utilizar títulos y subtítulos descriptivos
para ayudar a los lectores a ubicarse en el contenido.
➢ Registro de información relevante: El acta debe registrar la
información relevante de manera completa y precisa. Esto incluye los
temas discutidos, las decisiones tomadas, los acuerdos alcanzados y
cualquier otra información que sea importante para el propósito del
acta. Es fundamental no omitir detalles relevantes que puedan afectar
la comprensión del lector.
➢ Uso de citas o referencias: Si durante la reunión se realizaron
declaraciones o intervenciones importantes, se puede utilizar citas o
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referencias para resaltarlas en el acta. Esto ayuda a transmitir la

comunicación efectiva y a proporcionar una visión clara de las
diferentes opiniones o puntos de vista expresados durante el evento.
➢ Resumen de conclusiones y acciones: Al finalizar el acta, es útil
incluir un resumen claro de las conclusiones alcanzadas y las acciones
acordadas. Esto brinda una visión general rápida de los resultados de
la reunión y facilita la comprensión de los próximos pasos a seguir.
➢ Revisión y corrección: Antes de finalizar el acta, es importante revisar
cuidadosamente la redacción para corregir posibles errores
gramaticales, ortográficos o de coherencia. Además, se puede pedir a
los participantes de la reunión que revisen el acta y realicen aportes o
correcciones adicionales, si es necesario.
➢ Distribución oportuna: Para asegurar una comunicación efectiva, el
acta debe ser distribuida a los participantes de la reunión o a las partes
interesadas de manera oportuna. Esto permite que todos tengan acceso
a la información relevante y puedan realizar comentarios o
aclaraciones, si es necesario.

Un acta que manifieste una comunicación efectiva debe ser clara en la

redacción, tener una estructura organizada, registrar la información relevante
de manera completa y precisa, utilizar citas o referencias cuando sea
necesario, resumir las conclusiones y acciones, ser revisada y corregida
adecuadamente, y distribuida oportunamente a las partes interesadas. Estos
elementos contribuyen a una comunicación efectiva y facilitan la
comprensión por parte de los lectores del acta.

Respaldo legal
Cuando se dice que un acta tiene respaldo legal, significa que el documento
está respaldado por la ley y puede ser utilizado como evidencia o prueba en
un contexto legal. Esto implica que el acta cumple con los requisitos legales
necesarios para que sea considerada válida y confiable en un proceso legal o
administrativo.

El respaldo legal de un acta puede depender de diferentes factores, como el

cumplimiento de los requisitos legales establecidos en la legislación
aplicable, la autenticidad de las firmas y la documentación adjunta, la
precisión y objetividad en el registro de los hechos, entre otros.

Un acta con respaldo legal tiene mayor validez y puede ser utilizada como
evidencia en situaciones legales o administrativas, como disputas legales,
procedimientos disciplinarios, auditorías, investigaciones, entre otros. Esto
significa que el contenido y la información registrada en el acta pueden ser
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aceptados por las autoridades competentes y utilizados para respaldar o

refutar afirmaciones, decisiones o acciones.

Es importante destacar que el respaldo legal de un acta es fundamental

asegurarse de que el acta cumpla con los requisitos legales específicos
aplicables en cada situación, siguiendo los procedimientos y regulaciones
establecidos para su elaboración, firma, conservación y presentación.

Las actas en la virtualidad

En el entorno de la virtualidad, las actas deben adaptarse para reflejar las
particularidades y dinámicas propias de este contexto. A continuación, se
presentan algunas pautas sobre cómo deberían ser las actas en la virtualidad:

➢ Uso de herramientas digitales: Las actas deben elaborarse utilizando

herramientas digitales adecuadas para facilitar su creación, distribu-
ción y almacenamiento. Esto puede incluir programas de procesa-
miento de texto, plataformas de colaboración en línea o software es-
pecífico para la gestión de actas.
➢ Registro de la información esencial: Las actas deben seguir regis-
trando la información esencial de las reuniones virtuales, como la fe-
cha, hora, participantes y temas tratados. Es importante ser claro y
conciso en la redacción, utilizando un lenguaje objetivo y preciso.
➢ Captura de la dinámica de la reunión virtual: Las actas deben reflejar
la dinámica específica de las reuniones virtuales. Esto puede incluir
detalles sobre la plataforma utilizada, problemas técnicos que surgie-
ron, decisiones tomadas respecto a la participación y el uso de funcio-
nes interactivas como el chat o la votación en línea.
➢ Documentación de la asistencia virtual: Las actas deben indicar quié-
nes estuvieron presentes de forma virtual en la reunión. Esto puede
incluir la lista de participantes, identificando sí estuvieron presentes
en persona o a través de videoconferencia, y cualquier otro detalle re-
levante sobre la asistencia.
➢ Anexos y referencias a materiales digitales: En las actas virtuales, es
común adjuntar documentos o enlaces a materiales digitales relevantes
que se compartieron durante la reunión. Esto puede incluir presenta-
ciones, informes, enlaces a sitios web o archivos compartidos en la
nube. Es importante hacer referencia a estos anexos en el cuerpo del
acta para facilitar su acceso y consulta posterior.
➢ Firma digital o confirmación de lectura: En lugar de firmas manuscri-
tas, las actas virtuales pueden utilizar firmas digitales o la confirma-
ción de lectura por parte de los participantes como evidencia de su
revisión y aceptación de los contenidos del acta.
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➢ Almacenamiento y acceso seguro: Las actas virtuales deben almace-

narse de manera segura, preferiblemente en un sistema o plataforma
de gestión documental que garantice su integridad y acceso contro-
lado. Se pueden establecer permisos de acceso para los usuarios auto-
rizados y mantener copias de respaldo regularmente.

Al adaptar las actas al entorno virtual, es esencial asegurarse de que sigan

siendo legales, válidas y comprensibles para los involucrados. Además, se
debe seguir cualquier política o requisito específico establecido por la insti-
tución o la legislación vigente en relación a la documentación oficial.

Los correos electrónicos y las actas

Cuando se adjunta un acta importante a un correo electrónico, es importante
seguir algunas pautas para enviarlo correctamente. Aquí tienes una guía paso
a paso:

1. Asunto claro y conciso: El asunto del correo electrónico debe ser des-
criptivo y mencionar el propósito del mensaje. Puedes utilizar algo
como "Adjunto: Acta Importante - [Breve descripción del tema]".
2. Saludo adecuado: Comienza el correo electrónico con un saludo apro-
piado, como "Estimado/a [Nombre del destinatario]" o "Hola [Nom-
bre del destinatario]".
3. Introducción breve: En la introducción, menciona el motivo del correo
electrónico y explica que estás adjuntando un acta importante. Puedes
utilizar una oración como "Espero que este mensaje encuentre bien.
Adjunto el acta de la reunión [nombre de la reunión] que considero de
suma importancia".
4. Descripción del acta: Brinda una breve descripción del contenido y la
relevancia del acta adjunta. Puedes mencionar los puntos clave trata-
dos en la reunión, las decisiones tomadas o cualquier otra información
importante que ayude al destinatario a comprender la importancia del
acta.
5. Adjuntar el archivo: Asegúrate de adjuntar correctamente el archivo
del acta. Haz clic en el ícono de adjuntar archivo y selecciona el ar-
chivo del acta desde tu dispositivo. Si es necesario, comprime el ar-
chivo en un formato compatible y, si es muy grande, considera utilizar
servicios de almacenamiento en la nube para compartirlo.
6. Expresión de gratitud: Muestra tu agradecimiento por la atención y el
tiempo del destinatario al revisar el acta adjunta. Puedes incluir una
oración como "Agradezco de antemano su atención a esta acta y cual-
quier comentario o pregunta adicional que pueda surgir".
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7. Despedida cordial: Finaliza el correo electrónico con una despedida

educada y cordial, como "Saludos cordiales" o "Atentamente", se-
guido de tu nombre y cargo.
8. Revisión y envío: Antes de enviar el correo electrónico, revisa cuida-
dosamente el texto y verifica que el acta esté correctamente adjunta.
Asegúrate de haber incluido a todos los destinatarios necesarios en el
campo de destinatarios (Para, CC o CCO) según corresponda.
9. Confirmación de recepción: Si deseas obtener una confirmación de
que el destinatario ha recibido y revisado el acta adjunta, puedes soli-
citarlo educadamente en el correo electrónico. Puedes escribir algo
como "Agradecería si pudieras confirmar la recepción del acta y cual-
quier comentario o acción necesaria".

La estructura y el tono del correo electrónico pueden variar dependiendo del

contexto y la relación con el destinatario. Asegúrate de adaptar el correo
electrónico a la situación y de mantener un tono profesional y cortés en todo
momento.

Las actas en el Decreto 2299/11

Artículo 219°.
Requisitos de las Actas: el Acta deberá contener: lugar y local, fecha y hora, autoridades
y personas presentes, motivo, desarrollo y conclusiones, si hubiere, lugar y horario de
finalización y firma de los presentes. Si el acta se confeccionara en relación a un expediente en
trámite deberá consignarse la identificación del mismo.

Para escribir un acta, sigue estos pasos:

1. Encabezado: En la parte superior del documento, coloca el título

"Acta" seguido de la información relevante, como el nombre de la
organización, el tipo de reunión o evento, la fecha y el lugar donde se
llevó a cabo.
2. Identificación de los asistentes: Indica el nombre y cargo de las
personas que estuvieron presentes en la reunión o evento. Incluye el
presidente o moderador de la reunión, los participantes y, si
corresponde, los testigos.
3. Orden del día: Enumera los puntos o temas que se discutieron durante
la reunión. Es importante ser claro y conciso en la descripción de cada
punto.
4. Desarrollo de la reunión: Registra los detalles importantes de lo
sucedido durante la reunión. Esto puede incluir resúmenes de las
discusiones, las decisiones tomadas, las votaciones realizadas y
cualquier otro evento o intervención relevante. Asegúrate de capturar
la esencia de lo discutido y evita incluir opiniones personales.
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5. Decisiones y acuerdos: Documenta las decisiones tomadas y los

acuerdos alcanzados durante la reunión. Sé específico al describir las
acciones que se acordaron y asigna responsabilidades claras a las
personas involucradas.
6. Fecha y firma: Al final del acta, coloca la fecha de la reunión y las
firmas de los participantes, incluyendo la del presidente o moderador
de la reunión. Las firmas validan el contenido del acta y certifican su
autenticidad.
7. Anexos y documentos adjuntos: Si se discutieron o presentaron
documentos durante la reunión, puedes adjuntarlos al acta para
respaldar la información registrada. Enumera los anexos y
proporciona una breve descripción de cada uno.
8. Revisión y distribución: Antes de finalizar el acta, revísala
cuidadosamente para corregir errores o inexactitudes. Luego,
distribuye copias del acta a los participantes y otras partes interesadas,
según sea necesario.

Lo imprescindible
Al redactar un acta, hay ciertos elementos esenciales que no pueden faltar
para asegurar su validez y precisión. Estos elementos son:

1. Identificación del acta: Incluye el título "Acta" seguido de

información relevante, como el nombre de la organización, la fecha,
el lugar y el propósito de la reunión o evento.
2. Lista de asistentes: Registra el nombre de todos los participantes que
estuvieron presentes en la reunión, incluyendo el presidente o
moderador de la reunión y, si corresponde, los testigos.
3. Orden del día: Enumera los puntos o temas que se discutieron durante
la reunión. Esto proporciona una estructura clara y permite un
seguimiento ordenado de los temas tratados.
4. Resumen de discusiones y decisiones: Registra los aspectos más
relevantes de las discusiones y las decisiones tomadas en relación a
cada punto del orden del día. Incluye información clara y precisa sobre
los argumentos presentados y las resoluciones adoptadas.
5. Decisiones y acuerdos: Documenta las decisiones tomadas y los
acuerdos alcanzados durante la reunión. Especifica claramente las
acciones a realizar y asigna responsabilidades a las personas
involucradas.
6. Firmas y fechas: Al final del acta, incluye la fecha de la reunión y las
firmas de los participantes, especialmente del presidente o moderador
de la reunión. Las firmas validan el contenido del acta y certifican su
autenticidad.
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7. Anexos y documentos adjuntos: Si durante la reunión se presentaron

o discutieron documentos relevantes, se pueden adjuntar al acta para
respaldar la información registrada. Incluye una descripción de los
anexos adjuntos.

Estos elementos son fundamentales para garantizar la claridad, precisión y

validez del acta. Recuerda que los requisitos específicos pueden variar según
las normas y procedimientos establecidos por tu organización o institución.
Siempre verifica las pautas internas y las regulaciones aplicables para
asegurarte de que el acta cumple con todos los requisitos necesarios.

Un ejemplo
En la ciudad de [Ciudad], el día [Día] del mes [Mes] del año [Año], en las
instalaciones de [Nombre de la Organización], se llevó a cabo una reunión
con el fin de [Descripción breve del propósito de la reunión].

Asistentes:

• [Nombre del Presidente/Moderador]

• [Nombre de los Participantes]
• [Nombre de los Testigos, si corresponde]

Orden del día:

1. [Título del Punto de Agenda 1]

2. [Título del Punto de Agenda 2]
3. [Título del Punto de Agenda 3] ...

Desarrollo de la reunión: Se discutió cada uno de los puntos del orden del
día de la siguiente manera:

1. [Título del Punto de Agenda 1]: [Resumen de la discusión y decisiones

tomadas]
2. [Título del Punto de Agenda 2]: [Resumen de la discusión y decisiones
tomadas]
3. [Título del Punto de Agenda 3]: [Resumen de la discusión y decisiones
tomadas] ...

Decisiones y acuerdos: Durante la reunión, se tomaron las siguientes

decisiones y se alcanzaron los siguientes acuerdos:

1. [Descripción de la decisión o acuerdo 1]

• [Acción 1 asignada a [Nombre de la persona]]
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• [Acción 2 asignada a [Nombre de la persona]] ...

2. [Descripción de la decisión o acuerdo 2]
• [Acción 1 asignada a [Nombre de la persona]]
• [Acción 2 asignada a [Nombre de la persona]] ...

Fecha y firma: Se da por finalizada la reunión y se firma la presente acta por

parte de los asistentes como muestra de su conformidad con los registros aquí
descritos.

Fecha: [Fecha] Firmas: [Firma del Presidente/Moderador] [Firmas de los

Participantes]

Anexos:

1. [Descripción del Anexo 1]

2. [Descripción del Anexo 2] ..
Recuerda que este es solo un ejemplo y que puedes adaptarlo según las
necesidades y requerimientos específicos de tu organización o institución.

El escribiente
El acta durante una reunión generalmente es redactada por una persona
designada para ese propósito, que puede ser el secretario/a de la reunión, un
asistente administrativo o cualquier otra persona encargada de tomar notas y
registrar los acontecimientos importantes.

La responsabilidad de escribir el acta recae en alguien que esté presente en

la reunión y que tenga la capacidad de capturar de manera precisa y objetiva
los puntos clave de la discusión, las decisiones tomadas y los acuerdos
alcanzados. Esta persona debe tener habilidades de escritura y atención a los
detalles para asegurarse de que el acta refleje de manera fiel lo que sucedió
durante la reunión.

Es importante destacar que el acta debe ser revisada y aprobada por los
participantes de la reunión para garantizar su exactitud y completitud antes
de considerarla finalizada. Esto se hace generalmente al final de la reunión,
donde los asistentes tienen la oportunidad de leer y realizar correcciones o
adiciones necesarias al contenido del acta antes de proceder a su firma.

En resumen, el acta es escrita por una persona designada para ese propósito,
y su rol principal es capturar los eventos y decisiones clave de la reunión de
manera precisa y objetiva.
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Las firmas

Las personas que firman un acta pueden variar dependiendo del contexto y
la naturaleza de la reunión o evento en cuestión. Sin embargo, generalmente
las siguientes personas suelen firmar el acta:

1. Presidente/a o moderador/a de la reunión: El líder de la reunión, ya

sea el presidente de una organización, el director de una junta directiva
o el moderador designado, suele ser el primero en firmar el acta como
una muestra de aprobación y respaldo de los contenidos del
documento.
2. Secretario/a o encargado/a de tomar las actas: La persona responsable
de tomar las notas y redactar el acta también debe firmar el documento
para indicar que es un reflejo preciso y fiel de los acontecimientos y
las decisiones tomadas durante la reunión.
3. Participantes clave: Dependiendo de la importancia y los acuerdos
alcanzados en la reunión, es común que los participantes clave o
aquellos directamente involucrados en los temas tratados también
firmen el acta. Esto puede incluir a miembros de la junta directiva,
gerentes, expertos técnicos u otros representantes relevantes.

Es importante destacar que la firma en un acta es un acto simbólico y

legalmente no es obligatorio en todos los casos. Sin embargo, la firma de los
participantes en el acta es una forma de indicar su acuerdo y conformidad
con el contenido y las decisiones expresadas en el documento. Además, la
firma proporciona un registro adicional de quienes participaron en la reunión
y su compromiso con los acuerdos establecidos.

Es recomendable revisar las regulaciones o políticas internas de la

organización o institución para determinar quiénes deben firmar el acta en
cada caso particular.

Artículo 220°.

En caso de expedirse copia del Acta se hará constar la leyenda: “se labran
(tantos) ejemplares de un mismo tenor, firmas y aclaración de las mismas”.
El derecho a vista y copia de los interesados, se regirá por el Decreto Ley N.º
7.647/70 o el texto legal que en futuro lo reemplace
Si alguien solicita una copia del acta, generalmente se le debe proporcionar
una copia del documento siempre y cuando sea relevante para su
participación o interés legítimo en el asunto tratado en la reunión. La
solicitud de una copia del acta puede provenir de uno de los participantes de
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la reunión, un miembro de la organización, un ente regulador, u otras partes

interesadas.

Algunos puntos a considerar en relación con las solicitudes de copias del

acta:

➢ Cumplimiento de políticas y regulaciones: Asegúrate de verificar si

existen acuerdos previos institucionales con relación a la organización
o entrega de copias del acta. Estas políticas internas pueden establecer
los procedimientos específicos para solicitar y proporcionar copias del
acta.
➢ Confidencialidad y privacidad: Si el acta contiene información
confidencial o sensible, como datos personales, es importante tener en
cuenta las leyes y regulaciones de protección de datos antes de
proporcionar una copia. En algunos casos, puede ser necesario
anonimizar o eliminar cierta información antes de entregarla.
➢ Formato y entrega: Determina el formato en el que se entregará la
copia del acta, ya sea en formato impreso o electrónico. Si se trata de
un documento físico, se puede entregar personalmente o por correo.
Si es en formato digital, se puede enviar por correo electrónico o
compartir a través de una plataforma en línea segura.
➢ Limitaciones de divulgación: Si el acta contiene información
confidencial o privilegiada, es posible que se deban aplicar
restricciones a su divulgación. En esos casos, se recomienda consultar
con el asesor legal de la organización para determinar qué información
puede ser compartida y bajo qué condiciones.

Es buena práctica tener un registro sistemático de las actas y estar preparado

para satisfacer las solicitudes legítimas de copias del acta. Esto fomenta la
transparencia, la rendición de cuentas y facilita la comunicación efectiva
dentro de la organización.

Es importante informar antes de comenzar la reunión sobre estos acuerdos

internos para adaptar las actas a las necesidades de los participantes. Todo se
deja registrado.

Los desacuerdos

Si alguien no está de acuerdo con lo que se ha escrito en el acta, es importante

abordar la situación de manera adecuada y seguir los procedimientos
establecidos en la organización.
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➢ Revisar el acta: Primero, la persona que no está de acuerdo debe

revisar cuidadosamente el acta para identificar y comprender los
puntos específicos con los que no está de acuerdo. Es posible que haya
malentendidos o discrepancias que puedan resolverse mediante una
revisión detallada.
➢ Comunicar las preocupaciones: Una vez identificados los puntos en
disputa, la persona debe comunicar sus preocupaciones de manera
clara y específica a la persona encargada de redactar el acta, que
generalmente es el secretario/a o el responsable designado. Expresar
las objeciones de manera constructiva y proporcionar argumentos
sólidos para respaldar las discrepancias puede ayudar a aclarar los
malentendidos y llegar a una solución.
➢ Solicitar una enmienda o corrección: Si se determina que hay errores
o imprecisiones en el acta, la persona puede solicitar una enmienda o
corrección. Esto implica proporcionar una explicación clara de los
cambios necesarios y presentar pruebas o evidencias que respalden los
puntos en disputa. La solicitud debe hacerse por escrito y dirigirse al
responsable del acta o al cuerpo que tiene la autoridad para aprobar las
modificaciones.
➢ Participar en la reunión de seguimiento: En algunos casos, puede ser
necesario programar una reunión de seguimiento para discutir y
resolver las discrepancias. Durante esta reunión, se pueden presentar
argumentos, evidencias y testimonios adicionales para respaldar las
posiciones en conflicto. Se debe seguir un proceso de diálogo abierto
y constructivo para llegar a un consenso sobre los cambios necesarios
en el acta.
➢ Plantear la objeción en futuras reuniones: Si las discrepancias no se
resuelven de manera satisfactoria, la persona puede plantear sus
objeciones en futuras reuniones relacionadas con el tema en cuestión.
Esto permite que se continúe el debate y se busque una resolución
colectiva.

Es importante promover un ambiente de comunicación abierta y respetuosa

en el que las preocupaciones y desacuerdos puedan ser discutidos y
abordados de manera constructiva. El objetivo final es llegar a un consenso
y garantizar que el acta refleje de manera precisa los acuerdos y decisiones
tomados durante la reunión.

Fallas comunes
Al redactar actas, pueden ocurrir diversas fallas comunes que pueden afectar
la calidad y precisión del documento tales como:
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➢ Falta de claridad y concisión: Las actas deben ser redactadas de

manera clara y concisa para que sean comprensibles por todas las
partes interesadas. El uso de terminología técnica o ambigua,
oraciones largas y complejas, o la falta de estructura y organización
pueden dificultar la comprensión del contenido del acta.
➢ Omisión de información relevante: Es importante asegurarse de que
todas las decisiones, acuerdos, acciones y puntos de discusión
relevantes sean incluidos en el acta. La omisión de información
importante puede generar confusiones y malentendidos en el futuro.
➢ Inexactitudes o errores de redacción: Los errores de redacción, como
errores gramaticales, ortográficos o de puntuación, pueden afectar la
credibilidad del acta. Es fundamental revisar cuidadosamente el
documento para corregir cualquier error antes de su distribución.
➢ Ausencia de registro objetivo: El acta debe ser un registro objetivo de
los hechos y decisiones tomadas durante la reunión. Es importante
evitar la inclusión de opiniones personales, juicios de valor o sesgos
en el acta.
➢ Falta de fechas y firmas: Las actas deben incluir la fecha precisa de la
reunión y las firmas de los participantes clave para validar el contenido
y mostrar su conformidad. La falta de fechas y firmas puede cuestionar
la autenticidad y validez del acta.
➢ Poco detalle o falta de contexto: Es esencial proporcionar suficiente
detalle y contexto en el acta para que los lectores comprendan
completamente el contexto de las discusiones y decisiones. La falta de
detalle puede generar ambigüedades y dificultades en la interpretación
del acta.

Para evitar estas fallas comunes, es recomendable asignar a una persona

responsable de tomar notas precisas y detalladas durante la reunión, y luego
revisar y editar cuidadosamente el acta antes de su distribución. También es
útil seguir una plantilla o formato estandarizado para asegurarse de que se
aborden todos los aspectos necesarios en el acta.

Libros de Actas
El libro de actas es un documento oficial y legal utilizado para registrar las
actas o minutas de las reuniones, sesiones o asambleas de una organización.
Es un registro ordenado y sistemático de los acuerdos, decisiones, debates y
cualquier otra información relevante que surja durante estas reuniones.

El libro de actas tiene como objetivo principal asegurar la transparencia, la

trazabilidad y la documentación adecuada de las actividades y decisiones
to-
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madas en el ámbito de la organización. Además, proporciona evidencia es-

crita de los acuerdos y resoluciones adoptadas, lo que es esencial en términos
legales, administrativos y de responsabilidad.

Las actas se escriben o registran en este libro de actas y estos pueden variar
según la naturaleza y el propósito de la organización, pero generalmente in-
cluye información como:

El libro de actas debe llevarse de manera cuidadosa y precisa, siguiendo los

requisitos legales y administrativos establecidos en la Ley de Procedimiento
administrativo 7647/70. También debe mantenerse actualizado, organizado
y accesible para su consulta y auditoría cuando sea necesario.

El articulado del Decreto 2299/11

Artículo 221°. El libro es un cuerpo único de registración que debe contar

con apertura, rúbrica y cierre.

Artículo 222°. Apertura y rúbrica de los Libros: cada libro deberá ser abierto
mediante acta de habilitación en la primera hoja, indicando el destino y fecha
de apertura.

Artículo 223°. La rúbrica le corresponderá siempre al Director, salvo las

excepciones previstas en el presente. La misma consistirá en el foliado, con
sello de juntura e identificación de la primera página del destino del libro y
del total de fojas.

Artículo 224°. Cierre de los Libros: completados los folios, la última foja se
destinará a cierre, consignándose fecha e identificación del nuevo libro que
se habilite al efecto, a los fines de asegurar la correlación numérica de los
libros.

Artículo 225°. Libro de registro del número de actas institucionales: en él se

registrarán numérica y cronológicamente las actas que se celebren en el
establecimiento, consignando brevemente el objeto de la misma, cuando las
autoridades institucionales juzguen que existen méritos para tal registración
atendiendo a los criterios establecidos en el artículo que define los ítems de
los estados administrativos y siempre que no exista otro libro específico. Será
de conservación permanente.
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Apertura y cierre
1. Apertura del libro de actas: La apertura del libro de actas marca el
inicio del registro oficial de las actas de reuniones o sesiones de una
organización. Implica realizar una serie de pasos formales para esta-
blecer la validez y la autenticidad del libro. Algunos de los elementos
clave de la apertura son:
• Identificación del libro: En la primera página del libro, se deben
incluir los datos identificativos, como el nombre completo de la
organización, el tipo de libro de actas y cualquier otra informa-
ción requerida por la legislación o normativas aplicables.
• Fecha de apertura: Se establece la fecha de apertura del libro de
actas. Esta fecha indica el inicio del registro de las actas y es
importante para referencias posteriores y cumplimiento de pla-
zos legales.
• Certificación de apertura: El encargado de llevar el libro de ac-
tas debe firmar y certificar la apertura del libro. Esta certifica-
ción puede incluir datos personales, cargo o función en la orga-
nización, y cualquier otro requisito legal establecido.
2. Rúbrica de las actas: La rúbrica es el acto de firmar y fechar cada acta
registrada en el libro. Cada vez que se completa un acta, se debe ru-
bricar para indicar su validez y autenticidad. Algunos puntos a tener
en cuenta sobre la rúbrica son:
• Identificación del acta: Antes de rubricar el acta, se deben in-
cluir los datos de identificación pertinentes, como la fecha de la
reunión o sesión, el número de acta y cualquier otra información
necesaria para su identificación.
• Firma y fecha: El encargado de registrar las actas debe firmar y
fechar cada acta, indicando su aprobación y validez.
• Firmas adicionales: En algunos casos, puede ser necesario que
otros participantes de la reunión o sesión firmen el acta para
confirmar su contenido o su asistencia. Esto puede variar según
las normativas y prácticas de la organización.
3. Cierre del libro de actas: El cierre del libro de actas ocurre cuando se
ha completado el registro de todas las actas requeridas o cuando se
alcanza el final de un período de tiempo específico establecido por las
normativas o prácticas de la organización. Algunos aspectos a consi-
derar en el cierre son:
• Última acta y rúbrica: La última acta registrada debe incluir la
fecha de cierre y la confirmación de que es la última acta del
libro.
• Certificación de cierre: El encargado del libro debe firmar y cer-
tificar el cierre del libro de actas, indicando que se ha comple-
tado su uso y registro.
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• Almacenamiento seguro: Una vez cerrado, el libro de actas debe

ser almacenado de manera segura y confidencial, siguiendo las
prácticas y regulaciones establecidas.

Las reuniones pautadas

Una reunión pautada se refiere a una reunión programada o planificada con

antelación. Es aquella en la que se establece una fecha, hora y lugar
específicos para que los participantes se reúnan y discutan sobre temas o
asuntos predefinidos.

Una reunión pautada implica que se ha tomado la iniciativa de convocar y

organizar el encuentro en un momento determinado, en lugar de ser una
reunión espontánea o improvisada. Al ser planificada, permite a los
participantes prepararse con anticipación, revisar la agenda y recopilar la
información necesaria para contribuir de manera efectiva durante la reunión.

Las reuniones pautadas suelen ser utilizadas en entornos de trabajo,

organizaciones, instituciones educativas y otros contextos en los que es
necesario discutir temas, tomar decisiones o colaborar en proyectos. Estas
reuniones pueden variar en su duración y frecuencia, desde reuniones breves
y regulares hasta reuniones más extensas y periódicas.

La planificación de una reunión pautada ayuda a optimizar el tiempo de los

participantes, asegurando que todos estén disponibles y sepan con
anticipación los temas a tratar. Esto facilita una mejor organización,
productividad y eficiencia en la comunicación y la toma de decisiones
durante la reunión.

Lo previo a la reunión
Antes de una reunión, es importante llevar a cabo una serie de preparativos
para garantizar que la reunión sea efectiva y productiva. Algunas acciones
que se deben realizar previamente a una reunión incluyen:

1. Definir el propósito y los objetivos de la reunión: Es fundamental tener

claro por qué se realizará la reunión y qué se espera lograr. Esto
ayudará a enfocar la discusión y asegurar que se aborden los temas
relevantes.
2. Elaborar una agenda: Preparar una agenda detallada que incluya los
puntos a tratar durante la reunión y el tiempo asignado para cada uno
de ellos. La agenda debe ser compartida con los participantes antes de
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la reunión para que puedan prepararse y contribuir de manera

adecuada.
3. Convocar a los participantes: Notificar a los participantes de la
reunión con anticipación suficiente, proporcionando la fecha, hora,
lugar y propósito de la reunión. También es importante asegurarse de
que los participantes clave estén disponibles en la fecha programada.
4. Recopilar información y documentos relevantes: Identificar y
recopilar cualquier información, informes, datos u otros documentos
relevantes que sean necesarios para la discusión de los temas de la
reunión. Estos materiales deben ser compartidos con los participantes
antes de la reunión para que puedan revisarlos previamente.
5. Designar un facilitador o moderador: Designar a una persona
encargada de dirigir la reunión, mantener el orden del día y facilitar la
participación de todos los asistentes. El facilitador debe tener
habilidades de liderazgo y moderación para asegurar que la reunión se
lleve a cabo de manera eficiente y respetuosa.
6. Preparar el espacio y los recursos necesarios: Asegurarse de que el
lugar de la reunión esté adecuadamente preparado, con el mobiliario
y los recursos necesarios, como proyector, pizarra, papel y bolígrafos.
También es importante contar con acceso a internet si es necesario
para presentaciones o investigación en línea.
7. Revisar las acciones pendientes de reuniones anteriores: Si la reunión
es una continuación de encuentros previos, es importante revisar las
acciones acordadas en reuniones anteriores y evaluar su progreso. Esto
permite dar seguimiento a los compromisos y garantizar que se
cumplan los plazos establecidos.

Estos son solo algunos pasos clave que se deben seguir previamente a una
reunión para asegurar su eficacia. Cada organización o equipo puede tener
sus propios procedimientos y requisitos adicionales, por lo que es importante
adaptarse a las prácticas internas y a las necesidades específicas de cada
situación.

La planificación de la reunión
La planificación de una reunión eficiente implica seguir una serie de pasos
para asegurarse de que se aproveche al máximo el tiempo de los participantes
y se logren los objetivos deseados. A continuación, se presenta una guía
básica sobre cómo planificar una reunión:

1. Define el propósito de la reunión: Establece claramente el motivo de

la reunión y los objetivos que deseas lograr. Esto te ayudará a
determinar qué temas deben discutirse y qué resultados esperas
obtener.
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2. Identifica a los participantes clave: Determina quiénes son las

personas indispensables para la reunión, aquellas cuya presencia es
necesaria para abordar los temas propuestos y tomar decisiones.
Mantén el grupo de participantes lo más reducido posible para
garantizar una discusión más enfocada.
3. Selecciona una fecha y hora adecuadas: Considera la disponibilidad
de los participantes y elige una fecha y hora que sean convenientes
para la mayoría. Envía una invitación formal con la información de la
reunión, incluyendo la fecha, hora, duración estimada y lugar de
encuentro.
4. Prepara una agenda clara: Crea una agenda detallada que indique los
temas a tratar y el tiempo asignado a cada uno. Organiza los temas de
manera lógica y prioriza aquellos que son más importantes. Comparte
la agenda con los participantes antes de la reunión para que puedan
prepararse adecuadamente.
5. Recopila la información necesaria: Identifica cualquier
documentación o información relevante que deba ser revisada o
compartida durante la reunión. Asegúrate de proporcionar a los
participantes acceso a dicha información con antelación para que
puedan revisarla y tenerla en cuenta durante la discusión.
6. Designa un moderador: Asigna a alguien para que dirija y facilite la
reunión. El moderador se encargará de mantener el orden, seguir la
agenda, permitir la participación de todos y garantizar que se cumplan
los objetivos de la reunión.
7. Establece una duración adecuada: Determina el tiempo necesario para
abordar todos los temas de la agenda de manera eficiente. Evita
programar reuniones excesivamente largas para mantener la atención
y el compromiso de los participantes.
8. Considera los recursos necesarios: Asegúrate de contar con los
recursos necesarios, como proyectores, pizarras, conexiones a internet
u otros equipos, dependiendo de las necesidades de la reunión.
9. Envía recordatorios: Envía recordatorios a los participantes unos días
antes de la reunión para confirmar su asistencia y recordarles los
detalles importantes.
10. Realiza un seguimiento: Después de la reunión, envía un resumen de
los temas discutidos, las decisiones tomadas y las tareas asignadas a
cada participante. Esto ayuda a mantener a todos informados y
responsables de las acciones acordadas durante la reunión.

Recuerda que la planificación de una reunión efectiva requiere anticipación

y organización. Adaptar estos pasos a tus necesidades y asegurarte de
comunicar claramente los detalles de la reunión ayudará a garantizar una
discusión productiva y el logro de los objetivos establecidos.
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Modelos de actas
Acta de reunión de entrega de calificaciones
Fecha: [Fecha de la reunión]
Hora: [Hora de la reunión]
Lugar: [Lugar de la reunión]
Asistentes:
• Nombre del docente(s): [Nombre(s) del(os) docente(s) presente(s)]
• Nombre del director o coordinador: [Nombre del director o coordina-
dor presente]
• Nombre de los padres/tutores: [Lista de nombres de los padres o tuto-
res presentes]
Agenda de la reunión:

1. Apertura de la reunión:
• El docente o director da la bienvenida a los padres y agradece
su asistencia.
2. Presentación de los boletines:
• El docente o director informa a los padres que se entregarán los
boletines de calificaciones de los estudiantes.
• Se explica la estructura y los elementos del boletín, así como el
sistema de calificación utilizado.
3. Comentarios generales sobre el desempeño académico:
• El docente proporciona comentarios generales sobre el desem-
peño académico del grupo de estudiantes.
• Se destacan los logros y se discuten áreas de mejora.
4. Revisión individual de los boletines:
• Se entregan los boletines de calificaciones a cada uno de los
padres/tutores presentes.
• El docente o director está disponible para responder preguntas
y aclarar cualquier duda sobre las calificaciones y comentarios.
5. Discusión individual:
• Se brinda la oportunidad a los padres/tutores de discutir de
forma privada con el docente cualquier inquietud o pregunta
adicional.
6. Planes de acción y seguimiento:
• Se discuten las estrategias y acciones para apoyar el progreso
académico de los estudiantes, en caso de ser necesario.
• Se acuerda un plan de seguimiento para abordar las áreas de
mejora identificadas.
7. Cierre de la reunión:
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• El docente o director agradece a los padres/tutores su participa-

ción y les recuerda la importancia de la comunicación continua
entre la escuela y el hogar.
• Se da por finalizada la reunión.

Firma del docente(s) Firma del padre/tutor

Firma del director/coordinador

Esta es solo una plantilla básica para el acta de una reunión de entrega de calificaciones
y/o boletines. Puedes adaptarla según las necesidades y particularidades de tu escuela.
Recuerda que es importante mantener un registro de estas reuniones para documentar la
comunicación con los padres y tener un registro de los acuerdos y compromisos estable-
cidos. Estas reuniones se realizan en el marco del Plan de Evaluación escolar y la infor-
mación ofrecida debería coincidir con los criterios de evaluación entregado a los padres
al inicio del ciclo escolar.

Actas por accidente de alumno

Fecha: [Fecha del accidente]
Hora: [Hora del accidente]
Lugar: [Lugar del accidente]
Participantes:
• Nombre del docente(s) responsable(es): [Nombre(s) del(os) do-
cente(s) a cargo durante el recreo]
• Nombre del alumno accidentado: [Nombre del alumno accidentado]
• Testigos presentes: [Nombres de los testigos presentes, si los hubiera]
Descripción del accidente:

• Se describe brevemente cómo ocurrió el accidente, detallando la natu-

raleza de la lesión o incidente.
Acciones tomadas:

• Se indica qué acciones se tomaron inmediatamente después del acci-

dente, como brindar primeros auxilios, llamar a servicios de emergen-
cia, etc.
• Se mencionan los pasos tomados para garantizar la seguridad y bie-
nestar del alumno accidentado.
Testimonios de los testigos:

•Si hubo testigos presentes, se registra brevemente su testimonio sobre

cómo ocurrió el accidente.
Comunicación con los padres/tutores:

• Se detalla cómo y cuándo se informó a los padres o tutores del alumno

accidentado sobre el incidente.
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• Se registra cualquier comunicación adicional que se haya realizado

con los padres o tutores.
Acciones de seguimiento:

• Se describen las acciones de seguimiento que se tomarán, como citas

médicas, monitoreo del estado de salud, seguimiento académico, etc.
• Se especifica quién será responsable de llevar a cabo estas acciones de
seguimiento.
Firma y fecha:
Firma del docente(s) responsable(es)
Firma del alumno accidentado (si es mayor de edad)
Firma del padre/tutor del alumno accidentado

Esta es una plantilla básica para el acta de registro de un accidente de alumnos durante el
recreo. Recuerda que es importante notificar y comunicar cualquier incidente a los padres
o tutores del alumno y tomar las acciones necesarias para garantizar su seguridad y bie-
nestar. Además, consulta y sigue los procedimientos y políticas específicas de tu institu-
ción educativa en caso de accidentes, específicamente las acordadas en el Plan de Pre-
vención de Riesgos Escolar.

Acta problema de convivencia

Fecha: [Fecha del incidente]
Hora: [Hora del incidente]
Lugar: [Lugar del incidente]
Participantes:
• Nombre del docente(s) responsable(es): [Nombre(s) del(os) do-
cente(s) a cargo durante el incidente]
• Nombre del alumno involucrado: [Nombre del alumno involucrado]
• Testigos presentes: [Nombres de los testigos presentes, si los hubiera]
Descripción del incidente:

• Se describe detalladamente el incidente que ocurrió, incluyendo el

comportamiento inadecuado del alumno y cualquier daño material o
perjuicio causado.
Acciones tomadas:

• Se indica qué acciones se tomaron inmediatamente después del inci-

dente, como intervenir para detener el comportamiento inadecuado,
separar a los alumnos involucrados, llamar a otros miembros del per-
sonal, etc.

Testimonios de los testigos:

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•Si hubo testigos presentes, se registra brevemente su testimonio sobre

lo que presenciaron.
Comunicación con los padres/tutores:

• Se detalla cómo y cuándo se informó a los padres o tutores del alumno

sobre el incidente.
• Se registra cualquier comunicación adicional que se haya realizado
con los padres o tutores.
Medidas a tomar:

• Se mencionan las medidas a tomar en respuesta al incidente, especial-

mente las que se consideran en los AIC.
Acciones de seguimiento:

• Se describen las acciones de seguimiento que se tomarán, como

reuniones con el alumno, seguimiento de su comportamiento, cambios
en la rutina escolar, etc.
• Se registra quién será responsable de llevar a cabo estas acciones de
seguimiento.
Firma y fecha:
Firma del docente(s) responsable(es)
Firma del alumno involucrado (si es mayor de edad)
Firma del padre/tutor del alumno involucrado

Esta es una plantilla básica para el acta por problemas de convivencia. Es importante
seguir los procedimientos y políticas de la institución educativa en caso de incidentes
disciplinarios y mantener una comunicación clara con los padres o tutores del alumno
involucrado.

Acta entrega de edificio escolar

Fecha: [Fecha de la entrega]
Lugar: [Lugar de la entrega]
Participantes:
• Nombre del director saliente: [Nombre del director saliente]
• Nombre del director entrante: [Nombre del director entrante]
• Representante(s) del personal administrativo presente(s): [Nombre(s)
de los representantes del personal administrativo presentes, si los hu-
biera]
1. Apertura de la entrega:
• El director saliente da la bienvenida al director entrante y agradece su
participación en el proceso de entrega.
2. Documentación:
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• Se entrega al director entrante toda la documentación relevante rela-

cionada con el edificio escolar, como contratos, inventarios, registros
de mantenimiento, planes de seguridad, entre otros.
• Ambos directores revisan y verifican la integridad de los documentos
entregados.
3. Estado del edificio:
• Se realiza una inspección conjunta del edificio escolar para evaluar su
estado físico.
• Se registra y documenta cualquier daño, deterioro o necesidad de re-
paración identificada durante la inspección.
• Se entregan las llaves y códigos de acceso del edificio al director en-
trante.
4. Recursos y equipos:
• Se realiza un inventario detallado de los recursos y equipos existentes
en el edificio escolar, como mobiliario, equipos tecnológicos, material
didáctico, entre otros.
• Ambos directores verifican y firman el inventario para confirmar su
precisión.
5. Proyectos y programas en curso:
• El director saliente informa al director entrante sobre los proyectos y
programas en curso en el edificio escolar.
• Se proporciona información relevante, como el estado de ejecución,
fechas de vencimiento, presupuesto asignado, entre otros.
6. Transferencia de responsabilidades:
• El director saliente comparte con el director entrante las responsabili-
dades y tareas específicas relacionadas con el edificio escolar, como
supervisión del personal de mantenimiento, coordinación de servicios
de limpieza, gestión de la seguridad, entre otros.
• Se brinda la oportunidad para aclarar cualquier duda o consulta rela-
cionada con las responsabilidades y tareas asignadas.
7. Cierre de la entrega:
• Ambos directores firman el acta de entrega para confirmar que se ha
realizado la transferencia de responsabilidades del edificio escolar de
manera satisfactoria.
• El director entrante agradece al director saliente por su tiempo y apoyo
durante el proceso de entrega.
Firma y fecha:
Firma del director saliente
Firma del director entrante
Firma del representante(s) del personal administrativo presente(s) (si aplica)
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Esta es una plantilla básica para el acta de entrega de un edificio escolar de director a
director. Es importante realizar una entrega detallada y completa para garantizar una tran-
sición fluida y eficiente. Además, es recomendable seguir los procedimientos y políticas
establecidas por la institución educativa en relación a la entrega y recepción del edificio.

Acta por problemas estructurales en el edificio escolar

Fecha: [Fecha de la inspección]
Lugar: [Lugar de la inspección]
Participantes:
• Nombre del director de la escuela: [Nombre del director]
• Nombre del representante del personal administrativo: [Nombre del
representante]
• Nombre del inspector de construcción: [Nombre del inspector]
• Otros involucrados: [Nombres de cualquier otro involucrado]
1. Apertura de la inspección:
• El director de la escuela da la bienvenida a los participantes y agradece
su presencia en la inspección.
2. Descripción de los problemas estructurales:
• Se realiza una descripción detallada de los problemas estructurales
identificados en el edificio escolar, como grietas, filtraciones de agua,
daños en techos o paredes, entre otros.
• Se registra la ubicación exacta de cada problema estructural.
3. Evaluación de la gravedad de los problemas:
• El inspector de construcción evalúa la gravedad de los problemas es-
tructurales y determina si representan un riesgo inmediato para la se-
guridad de los estudiantes, el personal o el edificio en general.
• Se registra la evaluación y las recomendaciones del inspector.
4. Medidas inmediatas tomadas:
• Se discuten las medidas tomadas de manera inmediata para abordar
los problemas estructurales identificados, como la colocación de se-
ñalizaciones de advertencia, el cierre de áreas afectadas, el refuerzo
temporal de estructuras, entre otros.
• Se registra quién es responsable de implementar estas medidas.
5. Comunicación con las autoridades competentes:
• Se discute la necesidad de comunicar los problemas estructurales a las
autoridades competentes, como el departamento de construcción local
o las autoridades educativas.
• Se registra quién será responsable de realizar esta comunicación y cuál
será el procedimiento a seguir.
6. Acciones a largo plazo:
• Se establecen las acciones a largo plazo necesarias para abordar y so-
lucionar los problemas estructurales, como la contratación de expertos
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en construcción, la obtención de permisos de construcción, la asigna-

ción de presupuesto para reparaciones, entre otros.
• Se registra quién será responsable de coordinar estas acciones y cuál
será el calendario propuesto.
7. Cierre de la inspección:
• Se agradece a todos los participantes por su tiempo y contribución en
la inspección de los problemas estructurales en el edificio escolar.
• Se acuerda realizar un seguimiento regular para monitorear el pro-
greso y la resolución de los problemas estructurales identificados.
Firma y fecha:
Firma del director de la escuela
Firma del representante del personal administrativo
Firma del inspector de construcción
Firma de otros involucrados

Esta es una plantilla básica para el acta por problemas estructurales en un edificio escolar.
Es importante tomar acciones inmediatas para abordar los problemas que representen un
riesgo para la seguridad, así como comunicar y coordinar las acciones necesarias con las
autoridades competentes. Además, es recomendable seguir los procedimientos y políticas
establecidas por la institución educativa en relación a la gestión de problemas estructura-
les.

Acta por capacitación a los docentes

Fecha: [Fecha de la capacitación]
Lugar: [Lugar de la capacitación]
Participantes:
• Nombre del capacitador: [Nombre del capacitador]
• Nombre del director de la escuela: [Nombre del director]
• Nombre de los docentes participantes: [Lista de nombres de los do-
centes participantes]
1. Apertura de la capacitación:
• El director de la escuela da la bienvenida al capacitador y agradece su
presencia en la capacitación.
• Se presenta al capacitador y se brinda una breve descripción de su ex-
periencia y conocimientos relevantes.
2. Objetivos de la capacitación:
• Se establecen los objetivos de la capacitación, es decir, las metas que
se espera alcanzar al finalizar el proceso de formación.
• Se explican los beneficios de la capacitación para el desarrollo profe-
sional de los docentes y la mejora de la calidad educativa.
3. Temas tratados:
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• Se enumeran y describen los temas que se abordaron durante la capa-

citación, destacando los conceptos clave y las habilidades desarrolla-
das.
• Se registra un resumen de los contenidos y actividades realizadas en
cada tema.
4. Metodología de la capacitación:
• Se describe la metodología utilizada durante la capacitación, como
presentaciones, actividades prácticas, discusiones en grupo, entre
otros.
• Se mencionan los recursos y materiales utilizados para facilitar el pro-
ceso de aprendizaje.
5. Participación de los docentes:
• Se destaca la participación activa de los docentes durante la capacita-
ción, como preguntas, aportes y reflexiones.
• Se mencionan los puntos relevantes y las ideas compartidas por los
docentes durante las discusiones grupales.
6. Evaluación de la capacitación:
• Se realiza una evaluación de la capacitación, ya sea mediante encues-
tas de satisfacción, retroalimentación oral o cualquier otro método uti-
lizado.
• Se registran los comentarios y sugerencias de los docentes para mejo-
rar futuras capacitaciones.
7. Cierre de la capacitación:
• El director de la escuela agradece al capacitador por su tiempo y co-
nocimientos compartidos con el personal docente.
• Se invita a los docentes a aplicar los conocimientos adquiridos en su
práctica educativa y se enfatiza la importancia de la formación conti-
nua.
Firma y fecha:
Firma del capacitador
Firma del director de la escuela
Firma de los docentes participantes

Esta es una plantilla básica para el acta por capacitación a los docentes. Es importante
registrar los detalles relevantes de la capacitación, incluyendo los temas tratados, la par-
ticipación de los docentes y la evaluación del proceso de formación. Además, se reco-
mienda mantener un registro de las capacitaciones realizadas y utilizar los resultados para
mejorar futuros programas de desarrollo profesional docente.
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Palabras finales

La importancia de resguardar la información en las actas es fundamental para

garantizar la integridad y validez de los registros documentales en cualquier
ámbito. Las actas son documentos oficiales que recogen información rele-
vante sobre decisiones, acuerdos, incidentes y otros eventos importantes. Al
resguardar adecuadamente esta información, se asegura su disponibilidad a
lo largo del tiempo y se brinda una base sólida para futuras consultas y refe-
rencias.
La protección de la información en las actas tiene varias implicaciones. En
primer lugar, ayuda a preservar la transparencia y la veracidad de los hechos
y acontecimientos registrados. Al almacenar las actas de manera segura, se
evita la posibilidad de modificaciones no autorizadas o pérdida accidental de
información crucial. Esto es especialmente relevante en contextos legales,
donde las actas pueden servir como evidencia en caso de disputas o litigios.
Además, el resguardo adecuado de las actas contribuye a mantener la confi-
dencialidad de la información sensible. En algunos casos, las actas pueden
contener datos personales, estrategias institucionales, detalles financieros u
otra información confidencial que requiere protección. Al implementar me-
didas de seguridad, como el acceso restringido y la encriptación de datos, se
garantiza la confidencialidad y se minimiza el riesgo de divulgación no au-
torizada.
Otro aspecto relevante es la preservación de la memoria institucional. Las
actas representan un registro histórico de las decisiones y acciones tomadas
en una organización. Al resguardar esta información, se facilita el acceso a
los antecedentes y se promueve la continuidad institucional. Las nuevas ge-
neraciones de profesionales podrán consultar las actas y comprender la evo-
lución de la organización, aprender de experiencias pasadas y construir sobre
ese conocimiento acumulado.
Por estas razones resguardar la información en las actas es esencial para ase-
gurar su integridad, disponibilidad, confidencialidad y preservación a lo
largo del tiempo. Al implementar medidas de seguridad y mantener un sis-
tema de gestión adecuado, se garantiza la validez de los registros y se pro-
mueve una cultura de transparencia y responsabilidad en la documentación
institucional.
Te acompaño en estos procesos
Un cariño de archivo
Eli Grimaldi

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