EL ACTA Y SUS CARACTERÌSTICA

¿QUÉ ES UN ACTA?
Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una persona
presente en la misma, y a través de la cual se registran los temas que han sido tratados,
como así también las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados luego de
dicha reunión, ya sea de una empresa o institución pública o privada. Sin incurrir en los
errores más comunes que son: el exceso de detalles o la omisión de puntos
fundamentales, que posteriormente se requieran para constancias o reclamos.
El acta es una reseña de una reunión importante realizada en una institución.
Generalmente, las actas son elaboradas de manera neutral por el secretario de la junta.

¿PARA QUÉ SIRVE EL ACTA?

El acta es un documento de gran importancia procesal, ya que en un procedimiento
judicial o administrativo está destinada a constatar hechos que se utilizan como pruebas.
Y tienen el valor que les otorga la ley.

El contenido de un acta puede ser: confesión de algún hecho de los redactores, ejemplo
las actas laborales; declaración o manifestación de voluntad, y la reproducción de un
negocio jurídico (actas notariales), etc.

Las actas deben reflejar siempre la verdad y su contenido es inalterable, salvo el

consentimiento expreso de los que en ellas intervinieron, y con la observancia de los
preceptos legales especiales aplicables. Además deben ser leídas por todos los que en
ellas participan y las suscriben.

En algunos casos se utilizan para recoger aquello que se oye o se percibe para
preconstruir pruebas que luego son utilizadas en un proceso judicial o administrativo,
pero son un simple medio de prueba de los acuerdos o hechos asentados en las
mismas, por lo que se admite como prueba el contenido y la constatación de hechos
o la percepción que de los mismos tenga el notario.

El valor probatorio de los hechos asentados en las actas no depende de las propias
actas, es decir de su formato, sino de los apéndices de actas y/o anexos a las mismas
que tienen la validez si se señalaron en la redacción como parte de ellas, como son los
informes solicitudes, proyectos, y propuestas.

¿CUÁNTOS TIPOS DE ACTAS HAY?

Existen múltiples tipos de actas, según los motivos de cada reunión o situaciones que
una institución u organización tenga. Ejemplo:
 Las actas de reunión.
 El acta notarial.
 El acta de nacimiento.
 El acta de matrimonio.
 El acta de divorcio.
 El acta de defunción.
 Las actas constitutivas.
 Las actas policiales.
ESTRUCTURA DE UN ACTA

La información que siempre debe de asentarse en un acta es:

 Titulo
 Fecha, hora y lugar de la reunió
 Introducción acerca del asunto de la reunión
 Lectura de correspondencia recibida.
 Lectura del Acta anterior
 Informes
 Agenda
 Debate de los asuntos de la agenda
 Acuerdos establecidos
 Cierre de Sesión
 Firmas de los asistentes a la reunión

1. TITULO:

Si se trata de una sesión ordinaria, esta debería ir numerada, por ejemplo:

SESIÓN ORDINARIA DE LA JUNTA N° 5

Se conoce con el nombre de sesión ordinaria a aquéllas que se realizan, en

forma obligatoria, en cada fecha o período fijado en las normas internas de cada
institución, pudiendo ser cada mes, o cada 3 meses o cada año. La sesión
ordinaria toma en cuenta todos los acuerdos que se tratado en sesiones
anteriores.

Si se trata de una Sesión extraordinaria, se debería colocar el motivo de

la reunión en el título, por ejemplo: SESIÓN EXTRAORDINARIA DE LA
JUNTA PARA ORGANIZAR ACCIONES PARA LA NAVIDAD.

El título del acta de una sesión permite localizarla con facilidad en el conjunto
de las que se encuentran en el libro respectivo. Este título se escribe así: ACTA
DE SESIÓN DEL 15 DE ENERO DEL 2020, o también ACTA DE SESIÓN Nº
01-2020 DE FECHA 15.01.2020.En todos los casos subrayado y con letras
mayúsculas.

2. FECHA Y HORA:
Se especifica la hora, el día, la fecha, y el lugar en el que se lleva a cobo la
sesión o reunión, y se anota los nombres y apellidos de los asistentes y de los
que actúan como presidente y secretario; si los que concurren son muchos, solo
se hace una referencia general de ellos y se adjunta al acta el padrón respectivo.
Por ejemplo: siendo las 08:30 horas del día martes 15 de enero de 2020, en la
sala de reuniones de la IEPP, se dio inicio a la sesión de la Junta Directiva, con
la asistencia de: se coloca el listado de los asistentes (Si alguna persona
presenta justificación por inasistencia debe señalarse, del mismo modo si asiste
un representante).

3. INTRODUCCIÒN:
La persona encargada de dirigir la reunión explicará el objetivo para el que han
sido convocados los asistentes en esta ocasión.
4. LECTURA DEL ACTA ANTERIOR:

 Se procede a leer el acta de la sesión o reunión anterior, en este momento se

realiza el seguimiento del cumplimiento de los acuerdos y compromisos suscritos
en la anterior sesión o reunión.

 Aprobación del acta anterior: antes de comenzar la reunión hay que revisar
el acta anterior y confirmar que sea aprobada por los asistentes (siempre que
exista un acta previa).

Si no es aprobada habrá que registrar las correspondientes enmiendas hasta la

conformidad de todos los asistentes y se registraría en el acta de la próxima
reunión.

5. INFORMES:
La persona que preside la reunión, procede a informar los aspectos que sean de
interés y necesarios dar a conocer a los asistentes, así como la documentación
que crean sea necesario dar a conocer. Si algún asistente debe informar algo
este es el momento de hacerlo.

El informe es un documento que se utiliza para dar a conocer el resultado de

Algún Trabajo. El texto del documento lleva títulos, conceptos específicos o
Simplemente el nombre de cada información que se esté efectuando. En
Muchas ocasiones quien solicita el informe proporciona un formato especial.

6. ORDEN DEL DIA O AGENDA:

Una agenda o programa u orden del día es una lista de puntos a ser discutidos
en una determinada reunión o sesión.
En la agenda del día se anota los aspectos o temas a tratar en la reunión, según
el orden de prioridad, los asistentes pueden proponer que se agregue algún
punto más como orden del día y que no estaba en la agenda inicial.

 Discusión de los asuntos pendientes de la reunión anterior.

 Lista de los puntos específicos para tratar en la presente reunión, mencionados en
la convocatoria. Esta parte es el cuerpo principal de la reunión, por lo cual tiene el
contenido más significativo.
 Otros puntos que permiten a los asistentes expresar pedidos, proyectos, Acuerdos
y anuncios para la próxima reunión.

7. DEBATE:

El debate es una técnica de comunicación que permite la discusión en la que dos

o más personas opinan acerca de uno o varios temas y en la que cada uno
expone sus ideas y defiende sus opiniones e intereses. El debate está dirigido por
un moderador que es el que organiza, dirige, concede los turnos de la palabra y
centra el tema cuando se desvía.

El objetivo de un debate es plantear, exponer y conocer diferentes posturas y

argumentaciones sobre un tema, con la finalidad de que pueda llegarse a una
conclusión. En este sentido, los debates deben ser plurales.
 En el acta se anota el debate, sólo los aspectos más resaltantes, de cada uno
de los temas anotados en el orden del día y en la misma secuencia y prioridad
en que se registraron.

Las nuevas disposiciones legales acerca de la redacción de las actas de

sesiones consideran que éstas deben contener solamente la información; los
asuntos tratados en la sesión, la forma y el resultado de las votaciones en cada
caso y los acuerdos y compromisos adoptados en relación a cada uno de los
temas del orden del día, señalando claramente los plazos para su cumplimiento
y a los responsables del mismo. El texto debe ser concreto, preciso, breve y libre
de complicaciones

8. ACUERDOS ESTABLECISOS:
Se anotan cada uno de los acuerdos que se adoptan en las sesiones en forma
resumida, Se enumeran correlativamente, según la fecha de ejecución y se
escriben como la parte resolutiva de las resoluciones administrativas, con el
verbo en infinitivo o en forma imperativa, por ejemplo: Acuerdo Nº 01-2019:
conceder licencia sin goce de haber al señor… o ACUERNO Nº 01 –2020:
Concédase licencia por 30 días, a partir de la fecha, sin goces de haber al
Señor… Los acuerdos se escriben con letras mayúsculas y subrayadas,
haciéndolos resaltar del conjunto de acuerdos para su rápida diferenciación y
ubicación en el libro de actas. No hay que olvidar estos acuerdos luego se hacen
conocer a los interesados por medio de resoluciones administrativas, con las
firmas del presidente y secretario.

9. CIERRE Y FIRMA DEL ACTA:

 Se consigan la hora en que concluye la reunión y se registran las firmas de los

asistentes, por ejemplo: siendo las 10:00 horas y no habiendo ningún otro tema
que tratar, se da por finalizada la reunión, firmando en señal de conformidad:

10. FIRMAS DE LOS QUE APRUEBAN EL ACTA

Ejemplo de acta de reunión:

La presente reunión, que se llevó a cabo el Martes 12 de Enero del 2020

en el Salón de la IEPP, ubicado en la calle . . . – Jorge Barrantes, a las
9 a.m., tuvo como objetivo el tratar sobre la organización para celebrar el
50 aniversario de la Iglesia.

Se contó con la presencia del Pastor de la Iglesia, el Hno. . . .; el

Presbitero de la Región cayali; La presienta de la Sociedad Femenil,
Hna. . . . ; el presidente de la Sciedad Juvenil, Hno. . . . la
Secretara, Hna. … el tesorero, Hno . . ., y etc.

Durante la reunión se habló sobre el presupuesto con el que se contará

para la realización del evento y la manera en la que se gastará; también
se discutió sobre las posibles opciones de lugares, en los cuales, se
podría celebrar el evento; Otro tema tratado durante la reunión fue la
cantidad de invitados que tendría dicho evento.

Después de un corto debate, se decidió que el mejor lugar para realizar

el evento son las instalaciones de la Iglesia, esto con el fin de no gastar
dinero en el alquiler de un lugar, lo que permitirá contratar un mejor
servicio de atención a los asistentes.

Por último, se concluyó que era de suma importancia que tanto los
alimentos como las bebidas que se sirvan durante el evento deben ser
de la mejor calidad, la decoración deberá respetar los colores
institucionales de la IEPP y se contará con el servicio de un Chef que
ayude con la organización del Bufet.

Siendo las 16.00 horas se da por finalizada la Reunión.

Cargo y firma de aquellos que han presidido la sesión