Planificación de la Demanda:

Fundamentos.
Planificacion de la Demanda
El proceso y ejecución de la Planificación de la Demanda (Demand Planning) se
ha convertido en una actividad de máxima importancia dentro de todo el flujo de
suministro entre proveedores y clientes. El flujo o intercambio de productos entre
empresas que intervienen en una Cadena de Suministro común se ha alargado
tanto en el espacio como en los tiempos (Cadena de Suministro Extendida).
La Empresa A demanda producto a la Empresa B, y esta a su vez a la C y esta
puede ser que solicite producto a una Empresa D. Todas suministran, todas
venden. TODAS son clientes y proveedores a la vez. Al final (o al principio) está el
CONSUMIDOR, el factor imprescindible para empujar el engranaje invisible que
mueve la Cadena de Suministros. En definitiva, planificar eficientemente nuestra
demanda futura se ha convertido en un asunto prioritario.
La empresa que actúa como cliente necesita un conjunto de informaciones y datos
para calcular qué cantidades debe adquirir (a su fábrica o a proveedores externos)
para atender la demanda requerida por sus clientes o consumidores y el
proveedor necesita estimar el tiempo necesario para atender las necesidades
requeridas por su cliente en función de sus procesos productivos.

Definimos la Planificación de la Demanda como el conjunto de acciones y

técnicas de cálculo necesarias para aprovisionar producto (stock) a uno o varios
centros de consolidación o almacenaje y cuyo objetivo principal es mantener unos
niveles de stock adecuados para atender la demanda media solicitada por el
conjunto de clientes en un periodo de tiempo. El objetivo es mantener un equilibrio
entre la demanda y el suministro. El conjunto de acciones a las que se hace
mención en su definición, se refieren a acciones de tipo administrativo y de tipo
tecnológico.
La Planificación de la Demanda puede quedar insertada en otro proceso a un
mayor que denominamos Sales & Operation Planning, pero que no es el objeto
de este post.
 Tecnología: Conjunto de necesidades informáticas, principalmente
englobadas dentro de lo que se denomina software de planificación, que
permite el cálculo automático de las necesidades de aprovisionamiento y que
en alguno casos es capaz de interaccionar con el sistema principal o ERP,
mediante el intercambio de datos. Un input tomado de un conjunto de datos
internos o externos genera un output en forma de necesidades de compra o
aprovisionamiento.
 Administración: Profesionales que ejecutan el proceso de planificación
según las necesidades operativas internas y de abastecimiento de los
proveedores. El planificador (Demand Planner) tiene la capacidad de modelar
 el sistema a través de su parametrización e introducción de datos (input) para
obtener las necesidades de aprovisionamiento (output).
 Previsión de la Demanda (Forecasting): Es el propio proceso de pronosticar
la demanda mediante modelos estadísticos en base a los datos históricos,
información de marketing o acciones promocionales que nos permiten
estimarla en un periodo determinado de tiempo. Juntamos métodos
cuantitativos y métodos cualitativos
 

Los Datos
La planificación de la demanda trae consigo un un conjunto de informaciones muy
interesantes que afectan a diferentes áreas de la empresa. Gestionar este
conjunto de datos para obtener el máximo beneficio de este proceso aporta un
gran valor añadido al conjunto de la empresa. No hay que olvidar que de la mejor
planificación se pueden obtener grandes beneficios.

 Compras: Mediante este proceso determinamos las cantidades y el valor

económico de producto a precios de coste de inventario a adquirir.
Dependiendo de la rotación de nuestro inventario y la frecuencia que
realizamos este proceso, debe coincidir con las salida de existencias entre
dos periodos de planificación. Ejemplo: Si ejecutamos el proceso de forma
semanal, las cantidades a aprovisionar coinciden aproximadamente con las
salidas que se producen durante una semana. El aprovisionamiento
(compra + transporte) de producto puede suponer entre el 50-70% del
presupuesto de una empresa, dependiendo de su actividad o sector.
 Almacén: Las cantidades que aprovisionamos y la forma en que se realiza,
sirve de fuente de información para gestionar y planificar las entradas en
nuestro almacén de una manera más eficiente, anticipando y planificando las
llegadas al almacén por Fechas de Entrega, Número de Bultos, Número de
Líneas, Entradas por día, etc. El coste del almacenaje incluyendo las
actividades de manipulación de entrada y salida, ubicación y resto de
operaciones que se pueden desarrollar, puede a alcanzar un 50 % del coste
logístico.
 Inventario: La entradas que vamos a recibir formarán parte de las existencias
de la empresa. Controlar las compras a realizar con anticipación permite tener
una mejor proyección del inventario futuro. El inventario promedio puede llegar
a suponer un periodo de cobertura medio de 3-4 meses de ventas medido a
precio de coste.
La Tecnología
La tecnología (hardware y software) aplicada a la Logística se ha ido extendiendo
a todas sus actividades, transporte y gestión de almacenes principalmente. La
planificación de la demanda como software, está avanzado de forma muy positiva
mejorando los modelos existentes en el pasado. Este software está siendo
decisivo para la modernización y actualización de esta actividad, necesitada de
cambios profundos en las empresas. El software que se ha venido aplicando en
esta actividad, desde una punto de vista temporal, podemos clasificarlo en tres
etapas.

1º Generación: Hace unos años, era muy común ver muchas empresas

gestionando sus aprovisionamientos con modelos muy manuales. Estos modelos
se basaban en el conocimiento y experiencia que tenía alguna persona, que
tras muchos años en la empresa, conocía qué productos se necesitaban y hacía
cálculos más o menos acertados basados en su propia experiencia y con un grado
de subjetividad importante.
2ª Generación: La gestión de la planificación fue incorporando software
más desarrollado dentro del ERP de la empresa, lo que ha permitido una
actualización del proceso haciéndolo “más matemático y menos manual”. Este
primer software incorporado al ERP empieza a contemplar los elementos
principales para ejecutar la planificación: Stock de Seguridad, Plazo de
Entrega, Stock Disponible, Stock en Tránsito, Proyección de Stock y
Previsión de Ventas. Esto permite que el planificador revise de forma más
precisa qué productos son los que se debe revisar y cuáles no. Supuso un gran
adelanto respecto: (I) al tiempo empleado por persona para ejecutar este proceso
y (II) una mayor fiabilidad en las cantidades a aprovisionar. Solamente revisamos
lo necesario, dejando a un lado lo que no sale en los informes. También algunas
empresas han desarrollado sistemas de planificación propios, realizados en hojas
de cálculo, que les han permitido solventar este problema en el caso no contaran
con un ERP que llevara incorporado esta solución.
3ª Generación: Las empresas comienzan a necesitar sistemas más completos
que gestionen las necesidades de aprovisionamiento y los inventarios de forma
conjunta. Conceptos económicos como el “Working Capital”, ponen de manifiesto
la necesidad de mantener un balance con inventarios menores (más saneados).
Fue el punto de partida para que nacieran empresas más especializadas en
soluciones de planificación de demanda. El binomio Cálculo de Necesidades-
Optimización de Inventarios da lugar a una nueva generación de
software que persigue incrementar el nivel de servicio sin que signifique un
incremento de los inventarios. La gestión más precisa de los SKU`s de alta y
baja rotación, asignando distintos niveles de servicio, permite un mayor nivel de
servicio (mayor disponibilidad de stock) global en el conjunto del inventario y una
reducción del mismo.
Por lo tanto, el software que empleamos para realizar nuestra planificación
es el auténtico protagonista y el centro sobre el que gira el resto de las
acciones de planificación. No conseguiremos una optimización global del
aprovisionamiento y del inventario si no se invierte en un software de
planificación avanzado.
 

Las Ventajas
¿Dónde encontramos las ventajas de la Planificación? Planificar de forma más
precisa, es decir, adaptar mejor nuestro inventario y compras a la demanda de
nuestros clientes, tiene efectos muy positivos sobre la economía de la empresa.
Enumeramos los factores más significativos.

Factor Económico: Probablemente la consecuencia más directa e importante, por

lo tanto es el aspecto más visible y buscado por las empresas. Disminuir el nivel
de stock mejorando el nivel de servicio es el punto de partida para que la empresa
se decida a cambiar de modelo o software de gestión. (I) Disminuye el nivel medio
de nuestro inventario en almacén permitiendo ahorros directos en la gestión
operativa, (II) Mejora el working capital disminuyendo nuestro inmovilizado, (III)
Optimiza nuestras compras adquiriendo productos realmente necesarios y (IV)
Disminuye la cantidad de productos obsoletos.
Factor Nivel de Servicio: Incrementar nuestro nivel de servicio implica que
podemos disponer de producto para atender la demanda en un número superior
de ocasiones, lo que disminuye la ruptura de stock. Nuestro cliente tendrá un
grado de satisfacción más elevado si somos capaces de atender sus peticiones
con mayor rapidez. El Nivel de Servicio basado en el ABC, permite dar más
importancia a aquellos productos A que tienen una consideración más elevada
que los B o C, por lo tanto asignamos mejor los recursos financieros de la
empresa en lo que a inventario respecta.
Factor de Previsión de la Demanda: Los modelos de previsión de la demanda
basados exclusivamente en medias son completamente insuficientes para obtener
resultados óptimos. Factores como la tendencia, la estacionalidad o la
irregularidad en la serie de ventas deben ser tratados con modelos estadísticos
adecuados. Poder pronosticar la serie de ventas futura de forma que el software
de planificación asigne a cada producto (o conjunto) un modelo distinto según su
histórico, ha permitido mejorar considerablemente esta parte de la planificación.
Stakeholders
¿Quiénes son los principales beneficiarios de la Planificación?. La empresa en
general se beneficia de un proceso de planificación más eficiente, pero algunos
departamentos/actividades son claramente los grandes beneficiados por su
impacto o implicación directa en el proceso

Aprovisionamiento: Una estimación de necesidades de aprovisionamiento más

eficiente otorga una mejor posición negociadora frente a los proveedores
permitiendo establecer relaciones colaborativas más estrechas que profundicen en
el concepto win-to-win. Compartir información sobre cantidades totales a adquirir,
lotes de compra, estacionalidades, tendencias, etc debe tener como objetivo una
mayor flexibilidad en esta parte de la Cadena de Suministro para el cliente y una
mejor adaptación del proveedor a las necesidades de éste.
Finanzas: El mantenimiento de un inventario más optimizado permite que el
capital invertido en éste sea más eficiente. El aumento del nivel de servicio
impacta directamente en la cuenta de resultados de la empresa, principalmente en
la disminución del inmovilizado y mejorando el BAI por un incremento en el nivel
de servicio.
Ventas: Como consecuencia de una mejor disponibilidad de stock, el nivel de
rupturas de stock disminuye, mejorando la cifra de ventas, y quizá lo más
importante, una mayor calidad de servicio ofrecida a nuestros clientes.
El Software
Muchas organizaciones se están dando cuenta que los métodos tradicionales de
la predicción de la demanda soportadas en la gestión de hojas de cálculo, macros
y tablas dinámicas vinculadas, ya no son suficientemente fiables, claras y
productivas en un mercado tan volátil en continuo aumento de la actividades
promocionales, ciclos de vida cada vez más cortos, plazos de suministro variables,
clientes cada vez más exigentes, etc. Los procesos y la tecnología utilizada
tradicionalmente se quedan obsoletos y es necesario renovar e innovar para
mejorar.

Las organizaciones se encuentran en diferentes grados de madurez en

cuanto al proceso de planificación de la demanda y existe una gran brecha
entre las empresas líderes y las principiantes. Esta diferencia suele estar
directamente relacionada con el uso de tecnología y herramientas de planificación.
Por otra parte, los software de planificación “best-of-breed” también evolucionan
a medida que evoluciona el mercado y las necesidades de las empresas,
aportando cada día mayores funcionalidades y desempeño, permitiendo que la
tecnología sea una parte fundamental para conseguir madurez en el proceso de
planificación.
Considerando esta evolución como un elemento clave para satisfacer las
necesidades del mercado, es importante preguntarnos: ¿Cuáles serían las
principales características que debería tener una herramienta de gestión de la
demanda actual, avanzada y funcional? Aquí encontraremos algunas:

1. Capacidades de cálculos estadísticos que han evolucionado desde modelos

más simples basados en promedios hasta más complejos como Box-Jenkings y
Redes Neuronales con la búsqueda y selección automática del algoritmo óptimo
para cada referencia “Best Fit Method”
2. Posibilidades colaborativas enfocadas a crear un único plan de demanda con
la participación de múltiples funciones (ventas, marketing, compras, finanzas,
Operaciones…) dentro de la organización. Los sistemas actuales están cada vez
más orientados a facilitar la colaboración y el intercambio con valor agregado para
alinear los objetivos y conseguir una planificación consensuada. “Collaborative
Planning”
3. Potencial para modelar eventos (por ejemplo, las promociones de ventas,
eventos de marketing o factores económicos), analizar y entender el impacto de
estos eventos desde punto de vista financiero y de suministro, capacidades que
faciliten el proceso de “Demand Shaping“.
4. Capacidad para incorporar la información del punto de venta, procesarla y
saber utilizarla en el proceso de planificación, entender los factores que influencian
la demanda “Demand Sensing”
5. Posibilidad de incluir factores causales (por ejemplo, el clima, los desastres
naturales, acciones de la competencia) en las previsiones de demanda.
6. Capacidad de unir el Plan Financiero con el Plan de Ventas y Compras y
asignar las previsiones hasta el nivel de unidad de existencias (SKU). Más
granularidad que permita mayor credibilidad de los planes. Las herramientas de
planificación del futuro facilitan la implantación del proceso “Sales & Operations
Planning” (S&OP).
7. Capacidad para simular el futuro y trabajar con diversos escenarios de forma
sencilla. Hacer cambios sobre la base estadística del pronóstico y ver los
resultados en cuestión de segundos “What-if analisis”.
8. Capacidad para gestionar gran volumen de datos de diversas fuentes y
diferentes formatos, poder estructurarlos, ordenarlos para poder analizaros “Big
Data“.
9. Capacidad analítica avanzada y Reporting automático de los indicadores de
gestión, facilitando el control y aumentando la pro-actividad – “Business
Intelligence” mirando hacia el futuro.
Además, las economías de escala, la globalización del conocimiento y el acceso a
la información permiten que cada día sea más posible y factible adquirir estos
tipos de aplicaciones que en el pasado solo era posibilidad para las grandes
corporaciones.

Múltiples estudios han demostrado que las empresas con mayor precisión de la
demanda, procesos de la planificación maduros y uso de tecnología innovadora,
obtienen amplios beneficios y sacar provecho de ellos es decisión propia del
negocio, ya que la gestión de la planificación de la demanda es algo que está aquí
para quedarse y apoyar la organización.