INTRODUCCION A SAP

Expositor: Carlos Andrés Cautiva. Ing. Industrial

Conferencista: Oscar Ricardo Sepúlveda Martínez. Ing. Mecánico
Conferencista: Juan Sebastián Oviedo Villamil. Consultor SAP

La conferencia se abre con la agenda programada para la charla.

¿Que es SEPPAT?

SEPPAT es una empresa de consultoría de procesos y tecnologías de la

información que brinda a sus clientes una oferta integral de servicios, los cuales
buscan fortalecer la gestión de sus procesos empresariales dentro de su ERP.

SEPPAT cuenta con experiencia en gestión por procesos, implementación de

soluciones tecnológicas de vanguardia bajo buenas practicas y procesos de
transformación digital.

El objetivo es convertirse en aliados estratégicos de sus clientes, proveedores y

Partners y construir relación a Larco plazo.

La empresa brinda consultoría de procesos y tecnologías de la información,

soporte técnico y funcional SAP, capacitación y procesos funcionales SAP y por
ultimo, outsurcing y headhunting de talento humano IT. La empresa ha brindado
consultoría a grupo de energia de Bogota, Ecopetrol, Reficar, etc.

Dirigen sus capacitaciones a estudiantes culminando sus carreras y a usuarios

SAP que deseen mejorar sus competencias en el manejo del sistema.

Antes de continuar con la conferencia, se realizó un sorteo de una capacitación de

mantenimiento en SAP.

¿Qué es SAP ERP?

SAP es un software de planificación de recursos empresariales desarrollado por la
compañía alemana SAP SE. SA ERP incorpora las funciones empresariales
claves de una organización.

La evolución de SAP empezó en 1973 y la mas actual es SAP ERP del 2004 y
presenta novedades como SAP S/4 HANA del 2015.

SAP HANA es una plataforma de datos con versión Cloud, o versión en la nube
para comodidad de trabajo.

¿Por qué aprender SAP?

Empresas como Ecopetrol, grupo energía Bogotá, celsia, Reficar, Avianca, caracol
tv, argos, Cafam, etc.

Las ventajas a grandes rasgos son:

 Es el software de planificación de recursos empresariales mas utilizado en

el mundo. (Y es el mismo utilizado alrededor del mundo)
 Conocer SAP brinda ventajas competitivas.
 SAP se basa en las mejores prácticas para la gestión de los procesos
empresariales.

Una ventaja de SAP es que se basa en las mejores estrategias de gestión de

activos y cuenta con el ítem ISO 55.000, entre otros como la ISO 9.000.

Interacción

El módulo de mantenimiento dentro SAP se permite vincular con todos los demás
módulos para lograr sus objetivos estratégicos en la gerencia de mantenimiento.
PM-MM, integración con el modulo de compras y abastecimientos.

PM-CO, integración con el módulo de costos internos.

PM-FI/AM, integración con los activos fijos.

PM/CS-SD, integración con módulo de ventas y facturación.

PM – QM, integración con módulo de calibración de equipos, basculas, grameras,

etc.

PM – PP, integración con el módulo de producción.

PM – PS, integración con módulo de proyecto.

PM – ABAP, integración con el lenguaje de programación de SAP para

personalización.

PM – HR, integración con el modulo de recursos humanos (no siempre se maneja,

es decisión de la empresa.

¿Como funciona un proceso simple en SAP?

A continuación, el ciclo básico de mantenimiento correctivo en SAP

Inicialmente, para poder gestionar el mantenimiento, se crea unos datos maestros
que corresponden principalmente a los datos de los equipos, ubicaciones técnicas,
entre otros, en este caso, comenzamos en los equipos.

La creación de avisos son notificaciones dentro del sistema que la puede hacer
otras áreas diferentes a la de mantenimiento para mejorar la comunicación entre
sectores. Sirve para reportar averías o dificultares.

Si es necesario, se crea una orden de mantenimiento para involucrar recursos de

mantenimiento, como mano de obra o materiales.

Dentro de la creación de la orden, se debe planear y programar los recursos

dentro de la orden de mantenimiento.

Por supuesto, se procede a la ejecución de mantenimiento, que esto ya se realiza

por fuera de ZAP, aunque dentro de ZAP se puede establecer los tiempos de
mantenimiento establecidos.

Por último, se cierra la orden de mantenimiento, que nos permite tener un control
con las fechas de ejecución.

Se pueden incorporar el área de finanzas o materiales.

HERRAMIENTA

Ahora se procedió a conocer la interfaz se SAP para conocerla.

La interfaz inicial, es la red de conexiones establecidas por las organizaciones.

Al momento de loggearse para la red de conexión deseada para el caso, nos

encontraremos con la interfaz principal de interacción.
Y el ingeniero Juan Oviedo, procedió mostrándonos todos los iconos de la interfaz
con su respectiva explicación de funciones, así como los subprocesos (carpetas)
del sistema.

Todos los submódulos tienen datos maestros necesarios para el proceso de

producción.

En esta interfaz podremos movilizarnos a través del árbol de navegación y entrar

en diferentes módulos, como logística, finanzas, recursos humanos para la gestión
de personal, etc.

La presentación continua con la explicación de los atajos del teclado o formas para
movilizarnos rápidamente entre los procesos de producción y la navegación en el
software.

Explicación de la identificación de un equipo

Tomaremos como ejemplo la denominada transacción IH01.

La norma ISO 14224 especializada para la industria esta enfocada en la
disponibilidad del equipo y nos sugiera que la estructura organizacional sea
distribuida en 9 niveles.

Al registrar una una ubicación técnica, SAP nos arrojará los 9 niveles
correspondientes que están previamente introducidos en SAP basándonos en la
norma. En este ejemplo, el primer nivel corresponde al país y su estructura es de
forma jerárquica, donde el segundo nivel corresponde a la industria, en este caso,
el segundo corresponde a industria petrolera.
De esta forma continuación con el tercer nivel que corresponde al proceso,
ejemplo, transporte y producción. El cuarto nivel es subsistema y por último, el
quinto nivel corresponde a instalación. Sexto, corresponde al equipo, y séptimo a
subequipo. Finalizando, el octavo nivel es de componentes del equipo principal,
como un kit de repuesto y por último, en el nivel 9, tenemos detalladamente lo
perteneciente a este kit, como correas, poleas, etc.

Explicación de la creación de un equipo.

El ingeniero procede a explicar el proceso de crear un equipo, empezando por

clickear en la opción de crear un equipo y detallando la cantidad de información
que podemos almacenar sobre determinado equipo.

Lo más relevante para mi, tenemos la opción de decidir en que modulo se

imputaran los cargos de dicho equipo. Por ejemplo, los costos de una reparación
lo podemos imputar a la sociedad o módulo de activos fijos.

Creación de un aviso a partir de un equipo existente.

Nos dirigimos a la carpeta logística, y subcarpeta de mantenimiento donde

podremos encontrar en que área especifica de mantenimiento queremos crear el
aviso en SAP.

Tenemos la opción de seleccionar la opción aviso, IW21 para crear un aviso en

general. También podemos seleccionar rápidamente la transacción introduciendo
el código en la barra de búsqueda.

Debemos determinar la clase de aviso, donde el sistema nos arrojará una ventaja
emergente con los tipos de avisos, averías, confiabilidad, etc. Y posteriormente,
entraremos al formulario de creación de aviso donde podremos colocar la
descripción adecuada del aviso, lo cual encuentro como lo mas importante del
proceso, poder detallar la situación de forma más exacta. En ese mismo formulario
podremos llenar lo referente a fecha, tipo de aviso, recomendaciones, etc.

Para tener en cuenta, asi como encontramos crear aviso en el árbol de

navegación, también encontramos la opción de modificar o visualizar los avisos.

Creación y modificación de orden de mantenimiento

En la opción de modificar aviso, podremos crear el comando de creación de orden

a partir de los avisos registrados.

Seleccionando determinado aviso o notificación, se los abre el formulario

correspondiente a orden de mantenimiento donde podremos llenar los datos
pertinentes como, fecha de atención de orden, se puede realizar modificaciones al
aviso, o notificar que la orden fue atendida y que está resuelto el inconveniente
que se notifica.

De esta forma se registra los tiempos entre falla y se debe reportar las horas
gastadas en el proceso de solución de la avería, de cualquiera que sea la falla, los
materiales que se utilizaron.

Estos materiales que se usen, lo debo notificar incluyendo en que proceso gastaré
dicho material y de qué sector lo obtuve, ejemplo, de inventario o del sector de
compras. También debo notificar las unidades.

Finalizando el proceso de modificación de orden, encontraremos el formulario

respectivo a los costos de mantenimiento donde deberemos reportar el costo real
de un mantenimiento especifico y este informe se enviará al receptor de
liquidación adecuado y de esta forma los sectores de producción estén
intercomunicados y enterados de los gastos que se van liquidando.