Manual Logística Química

PROGRAMA DE FORMACIÓN DE AUDITORES INTERNOS INTEGRALES QHSE
TALLER DE AUDITORÍA – MANUAL DE GESTIÓN INTEGRAL QHSE LOGÍSTICA QUÍMICA LTDA.
LOGÍSTICA QUÍMICA LTDA.
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRAL QHSE

BAJO LOS ESTÁNDARES ISO 9001, ISO
14001 Y OHSAS 18001
SERVICIO DE ALMACENAMIENTO Y
TRANSPORTE POR CARRETERA DE
SUSTANCIAS QUÍMICAS INFLAMABLES
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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN.................................................................................................................3
2. OBJETIVOS DEL MANUAL..............................................................................................3
3. MODELO DE INTEGRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN....................................3
3.1 MODELO DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001: 2008.............................3
3.2 MODELO DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL ISO 14001: 2004..................................4
3.3 MODELO DEL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
OHSAS 18001: 2007....................................................................................................................5
3.4 PROCESO GENERAL DE GESTIÓN INTEGRAL DEL RIESGO...............................................8
3.5 MODELO ESTRUCTURAL DE SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN................................8
4. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL HSEQ............................10
4.1 ALCANCE, EXCLUSIONES E INTERACCIÓN DE REQUISITOS VS. PROCESOS..................10
4.1.1 Alcance del Sistema de Gestión Integral HSEQ...........................................................................10
4.1.2 Exclusiones de la NTC-ISO 9001: 2000.........................................................................................10
4.1.3 Matriz de Referencia Cruzada.......................................................................................................11
4.1.4 Mapa de Procesos............................................................................................................................12
4.2 MACROPROCESO GERENCIAL (G).........................................................................................12
4.2.1 Proceso de Planeación Integral (G1)..............................................................................................12
4.2.1.1 Subproceso de Planeación Estratégica (G11)...........................................................................14
4.2.1.2 Subproceso de Planificación de Sistema Integrado de Gestión HSEQ (G12)...........................14
4.2.1.3 Subproceso de Planeación Operativa y de Recursos (G13)......................................................15
4.2.2 Proceso de Control y Mejora Continua (G2)................................................................................15
4.2.2.1 Subproceso de Medición de la Satisfacción de las Partes Interesadas (G21)...........................15
4.2.2.2 Subproceso de Auditoria Interna (G22).....................................................................................16
4.2.2.3 Subproceso de Revisión Gerencial (G23)..................................................................................16
4.2.2.4 Subproceso de Mejora Continua (G24).....................................................................................17
4.3 MACROPROCESO DE REALIZACIÓN (R)................................................................................17
4.3.1 Proceso de Gestión Comercial (R1)................................................................................................17
4.3.1.1 Subproceso de Mercadeo (R11).................................................................................................17
4.3.1.2 Subproceso de Ventas (R12).......................................................................................................17
4.3.2 Proceso Operativo (R2)...................................................................................................................18
4.3.2.1 Subproceso de Transporte (R21)................................................................................................18
4.4 MACROPROCESO DE SOPORTE (S)........................................................................................19
4.4.1 Proceso de Gestión Humana (S1)...................................................................................................19
4.4.1.1 Subproceso de Incorporación de Personal (S11).......................................................................19
4.4.1.2 Subproceso de Desarrollo de Competencias (S12)....................................................................19
4.4.1.3 Subproceso de Nómina y Prestaciones Sociales (S13)...............................................................19
4.4.1.4 Subproceso de Medicina del Trabajo (S14)...............................................................................19
4.4.2 Proceso de Recursos Físicos (S2)....................................................................................................20
4.4.2.1 Subproceso de Mantenimiento Preventivo (S22).......................................................................20
4.4.2.2 Subproceso de Control de Higiene, Ambiente y Seguridad (S23)..............................................20
4.4.3 Proceso Financiero (S3)...................................................................................................................20
4.4.3.1 Subproceso de Facturación y Cobranza (S31)...........................................................................20
4.4.3.2 Subproceso de Pagos y Erogaciones (S32)................................................................................21
4.4.4 Proceso de Compras y Contratistas (S4).......................................................................................21
4.4.4.1 Subproceso de Selección y Seguimiento de Contratistas (S41)..................................................21
4.4.4.2 Subproceso de Adquisición de Recursos (S21)..........................................................................21
5. ANEXOS Y DOCUMENTACIÓN RELACIONADA.......................................................22
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6. CONTROL DEL MANUAL................................................................................................22
1. INTRODUCCIÓN.
Es principal interés de LOGÍSTICA QUÍMICA LTDA. la satisfacción de las necesidades de sus clientes, así
como el control de los factores de riesgo que atenten contra la salud e integridad física de sus trabajadores y
contratistas de servicio de transporte, así como los que atenten contra sus recursos materiales, tecnológicos y
financieros. Las quejas y reclamos de los clientes, las lesiones, las enfermedades ocupacionales, los daños a la
propiedad, los robos de mercancías y/o vehículos, entre un sinnúmero de pérdidas organizacionales son
factores que interfieren en el desarrollo normal de la actividad empresarial, inciden negativamente en su
productividad y por consiguiente amenazan su solidez y permanencia en el mercado, conllevando además
complicaciones a nivel laboral, familiar y social.
Gracias a ello, se ha establecido, documentado, implementado, mantenido y se mejora un Sistema Integrado

de Gestión de riesgos en HSEQ, el cual cumple con los requisitos de las normas técnicas colombianas de
gestión en calidad (NTC-ISO 9001: 2000), seguridad y salud ocupacional (OHSAS 18001: 2000) y ambiente
(ISO14001: 2004) para gestionar los riesgos de seguridad, salud, ambiente y calidad de la organización.
En consideración a lo anterior, la dirección de la organización asume su responsabilidad en buscar e

implementar las medidas necesarias que contribuyan a mantener y mejorar los niveles de efectividad y
seguridad en las operaciones de la empresa, a brindar a sus colaboradores un medio laboral seguro y saludable
y evitar o reducir la contaminación ambiental. Este Manual de Gestión Integral describe la estructura básica
del Sistema de Gestión Integral de Riesgos en Salud, Seguridad, Ambiente y Calidad (HSEQ por sus siglas en
ingles).
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2. OBJETIVOS DEL MANUAL.
 Describir en términos generales, el funcionamiento del Sistema de Gestión Integral de riesgos de

calidad, seguridad, salud y ambiente (HSEQ) de LOGÍSTICA QUÍMICA LTDA., dando referencia a
la documentación que asegura tanto el cumplimiento de los requisitos definidos por las normas NTC-
ISO 9001:2000, NTC-ISO 14001: 2004 y NTC-OHSAS 18001: 2000.
 Dar a conocer a nuestros clientes, proveedores y partes interesadas el desarrollo del Sistema de
Gestión Integral de LOGÍSTICA QUÍMICA LTDA.
3. MODELO DE INTEGRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN.
3.1 MODELO DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001: 2008.
El modelo del Sistema de Gestión de la Calidad se fundamenta en cinco (5) procesos básicos:
 Requisitos Generales y de Documentación (Numeral 4): define los elementos claves que deben ser
definidos en los procesos del sistema de gestión y los requisitos generales para la documentación del
sistema.
 Responsabilidad de la Dirección (Numeral 5): explica los requisitos bajo los cuales la alta dirección
debe demostrar su compromiso con el sistema de gestión de la calidad.
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 Gestión de los Recursos (Numeral 6): muestra los recursos que se deben controlar dentro del sistema
de gestión y los aspectos a tener en cuenta para este fin.
 Realización del Producto (Numeral 7): describe los requisitos a tener en cuenta para garantizar que
los productos se fabrican bajo procesos controlados.
 Medición, Análisis y Mejora (Numeral 8): establece los elementos claves para asegurar la eficacia,
definiendo las mediciones y seguimientos a ejercer sobre los procesos, los productos y el sistema de
gestión de manera global. Asimismo, establece los mecanismos para la mejora continua de la
calidad.
MEJORAMIENTO
CONTINUO DEL SGC
RESPONSABILIDAD
DE LA DIRECCIÓN
REQUISITOS MEDICIÓN,
GESTIÓN DE GENERALES Y DE ANÁLISIS
LOS RECURSOS DOCUMENTACIÓN Y MEJORA
NECESIDADES/
SATISFACCIÓN DEL
EXPECTATIVAS DEL
REALIZACIÓN CLIENTE Y OTRAS
CLIENTE Y OTRAS REQUISITOS SERVICIO
PARTES DEL SERVICIO PARTES
INTERESADAS
INTERESADAS
3.2 MODELO DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL ISO 14001: 2004.
El modelo del Sistema de Gestión Ambiental se fundamenta en el ciclo PHVA. Este ciclo se describe
claramente en cada uno de los numerales, según se explica a continuación:
 Requisitos Generales (4.1): explica de manera general la obligación de establecer, documentar,

implementa, mantener y mejorar el sistema de gestión ambiental de la organización.
 Política Ambiental (4.2): define los componentes que se deben tener en cuenta para redacción,
implementación y mantenimiento de la política ambiental.
 Planificación Ambiental (4.3): muestra cómo a través de la identificación de los aspectos
ambientales y la evaluación de los impactos ambientales y los requisitos legales, se definen los
objetivos, metas y programas de gestión ambiental.
 Implementación y Operación (4.4): explica qué requisitos se deben tener en cuenta para asegurar que
los controles establecidos en los programas de gestión ambiental se cumplan de manera eficaz,
incluyendo las responsabilidades, funciones y autoridad, las competencias del personal, la
comunicación con las partes interesadas, la documentación, el control de documentos, el control
operacional y la planeación y respuesta a emergencias.
 Verificación y Acción Correctiva (4.5): establece los elementos claves para asegurar la eficacia,
definiendo las mediciones y seguimientos a ejercer sobre las características claves de las actividades,
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procesos, productos y el sistema de gestión de manera global. Asimismo, establece los mecanismos
para la mejora continua del desempeño ambiental.
 Revisión Gerencial (4.6): define los elementos de entrada y de salida para efectuar las revisiones del
comportamiento del sistema de gestión y cómo tomar decisiones para su mejora.
MEJORAMIENTO
CONTINUO DEL SGA
POLÍTICA
AMBIENTAL
PLANIFICACIÓN REVISIÓN GERENCIAL
IMPLEMENTACIÓN VERIFICACIÓN Y
Y OPERACIÓN ACCIÓN CORRECTIVA
3.3 MODELO DEL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL OHSAS

18001: 2007.
El modelo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional también se fundamenta en el ciclo
PHVA. Además, el modelo también se encuentra claramente en cada uno de los numerales, según lo mostrado
a continuación:
 Requisitos Generales (4.1): explica de manera general la obligación de establecer, documentar,

implementa, mantener y mejorar el sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional de la
organización.
 Política Ambiental (4.2): define los componentes que se deben tener en cuenta para redacción,
implementación y mantenimiento de la política de seguridad y salud ocupacional.
 Planificación Ambiental (4.3): muestra cómo a través de la identificación de los peligros y la
evaluación de los riesgos laborales y los requisitos legales, se definen los objetivos, metas y
programas de gestión en seguridad y salud ocupacional.
 Implementación y Operación (4.4): explica qué requisitos se deben tener en cuenta para asegurar que
los controles establecidos en los programas de gestión ambiental se cumplan de manera eficaz,
incluyendo las responsabilidades, funciones y autoridad, las competencias del personal, la
comunicación con las partes interesadas, la documentación, el control de documentos, el control
operacional y la planeación y respuesta a emergencias.
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 Verificación y Acción Correctiva (4.5): establece los elementos claves para asegurar la eficacia,
definiendo las mediciones y seguimientos a ejercer sobre los riesgos y el sistema de gestión de
manera global. Asimismo, establece los mecanismos para la mejora continua del desempeño en
seguridad y salud ocupacional.
 Revisión Gerencial (4.6): define los elementos de entrada y de salida para efectuar las revisiones del
comportamiento del sistema de gestión y cómo tomar decisiones para su mejora.
CONCEPTOS GENERALES SOBRE LAS PÉRDIDAS ORGANIZACIONALES.
MEJORAMIEN
TO
CONTINUO DEL
S&S
SG O
POLÍTICA DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
PLANIFICACI REVISIÓN
ÓN GERENCIAL
IMPLEMENTACIÓ VERIFICACIÓN Y
N Y OPERACIÓN ACCIÓN
CORRECTIVA
 Pérdida: Derroche innecesario de cualquier recurso de la organización.

 Modos de Fallo (Q): situaciones que generan fallas en los procesos para la fabricación de un
producto o la prestación de un servicio.
 Peligro (H+S): fuente o situación con potencial de daño en términos de lesión o enfermedad, daño a
la propiedad, al ambiente de trabajo o una combinación de estos.
 Aspecto ambiental (E): Son elementos de las actividades, productos o servicios de una organización
que pueden interactuar con el medio ambiente.
 Efectos de Fallo (Q): efectos o consecuencias que pueden ocasionar las fallas de los procesos sobre
el cliente.
 Riesgo ocupacional (H+S): combinación de la probabilidad y las consecuencias de que ocurra un
evento peligroso específico.
 Impacto ambiental (E): Cualquier modificación adversa o benéfica del medio ambiente que ha sido
ocasionada parcial o totalmente por las actividades, productos o servicios.
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En la siguiente tabla se unifican todos estos elementos bajo los conceptos generales de amenaza – riesgo para
definir las relaciones de causalidad de las pérdidas organizacionales, en donde las amenazas son las causas y
los riesgos son las consecuencias inmediatas.
RIESGO PÉRDIDAS PARA

IMPACTOS
TEMA AMENAZA LA
POTENCIAL REAL DIRECTOS
ORGANIZACIÓN
Clientes
Productos no insatisfechos,
Calidad (Q) Modo de Fallo Efecto del Fallo
conformes quejas y
reclamos
Accidentes de
Trabajo, Lesiones, Pérdida de utilidades,
Salud y
Enfermedades fatalidades, reducción de rentabilidad,
Seguridad Peligros Riesgo Laboral
Profesionales pérdidas de multas y sanciones, mala
(H+S)
(ATEP) y activos imagen en el mercado,
Siniestros bajo clima laboral.
Destrucción de
Impacto Contaminación de los recursos
Ambiente Aspectos
Ambiental los recursos naturales
(E) Ambientales
Negativo naturales Afectación a la
Comunicad
De esta manera, se presentan las siguientes definiciones para la gestión integral del riesgo:
 Amenaza: Situación peligrosa con el potencial de generar una pérdida con relación a los objetivos
de la gestión. Las amenazas incluyen modos de fallo, peligros y aspectos ambientales.
 Probabilidad: posibilidad de que ocurra un evento o resultado específico, medida por la relación
entre los eventos o resultados específicos y el número total de eventos o resultados posibles.
 Consecuencia: Resultado de un evento expresado cualitativa o cuantitativamente, como por ejemplo
una pérdida, lesión, desventaja o ganancia. Puede haber una serie de resultados posibles asociados
con un evento.
 Riesgo: combinación entre la probabilidad de ocurrencia y la consecuencia de que se presente un
evento especificado que pueda tener impacto sobre los objetivos de la gestión. Los riesgos
involucran efectos de fallos en los procesos, impactos ambientales, riesgos de seguridad física y
ocupacionales.
 Riesgo crítico: Es el supera los límites permisibles de tolerancia y requiere de un tratamiento que
incluye objetivos, metas, programas y controles.
 Riesgo aceptable: Es el que se considera tolerable y cuyo tratamiento solo requiere el
mantenimiento de controles para evitar que se convierta en crítico.
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 Gestión Integral del Riesgo: Se
define como el proceso general para
identificar las amenazas inherentes a Establecer el contexto
las actividades, productos y servicios - Contexto estratégico
de la organización, evaluar los - Contexto organizacional
- Definir la estructura
riesgos de pérdida generados por los
mismos y establecer criterios de
Identificar Amenazas
control para prevenir la - Qué puede suceder
materialización de dichas amenazas. - Como puede suceder
3.4 PROCESO GENERAL DE GESTIÓN
Comunicar y Consultar
Monitorear y Revisar
Analizar riesgos
INTEGRAL DEL RIESGO. - Determinar la probabilidad
- Determinar las consecuencias
La siguiente gráfica muestra el proceso - Calcular el nivel de riesgo
general de gestión integral del riesgo que ha
sido utilizado para el modelo de integración de
los sistemas de gestión. En dicho modelo, Evaluar Riesgos
- Comparar contra criterios
tomado de la NTC 5254 sobre Gestión del
- Establecer prioridades
Riesgo, se parte de un análisis general del
contexto organizacional que incluye la
Planificación Estratégica y la Planificación de ¿Aceptar SI
los Procesos del Sistema de Gestión. Con esta Riesgo?
base se realiza un análisis completo y NO
detallado de las amenazas y riesgos de la
organización a nivel integral, incluyendo Tratar Riesgos
riesgos de calidad, seguridad, salud y - Identificar opciones de tratamiento
ambiente. A partir de este análisis global se - Evaluar opciones de tratamiento
evalúa la posibilidad de aceptar el riesgo. En - Seleccionar opciones de tratamiento
- Preparar planes de tratamiento
caso de que el riesgo no sea aceptable - Implementar planes de tratamiento
(Riesgos Críticos), se establecen, planifican e
implementan los respectivos Planes de
Tratamiento de los Riesgos. Si el riesgo es aceptable, se establecen los controles necesarios para asegurar su
monitoreo y seguimiento. Durante todo el proceso se mantendrá comunicación interna y externa para
garantizar el consenso general con las partes interesadas involucradas.
3.5 MODELO ESTRUCTURAL DE SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN.
Teniendo en cuenta los modelos establecidos por las normas ISO 9001: 2000, ISO 14001: 2004 y OHSAS
18001: 1999 y combinando sus requisitos con el modelo de la NTC 5254, se tiene el siguiente esquema de
gestión integral, en el cual se siguen las siguientes etapas:
FASE DEL
PÉRDIDAS PARA LA ORGANIZACIÓN
CICLO PHVA
P  Definición del Contexto Estratégico y Planificación de Procesos,
 Evaluación Integral de Riesgos,
 Definición de la Política de Gestión Integral,
 Establecimiento de Objetivos y Metas Integrales de Gestión,
 Diseño de Programas de Gestión Integral de Riesgos,
 Definición y documentación de funciones, responsabilidades, autoridades y requisitos de
competencia para el personal de la organización,
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FASE DEL PÉRDIDAS PARA LA ORGANIZACIÓN
CICLO PHVA
 Establecimiento de mecanismos de comunicación entre las diferentes partes interesadas,
 Definición de métodos de control de documentos y registros,
 Documentación de procesos a través de Procedimientos, Instructivos, Planes de Control
Integral, Formatos, etc.
 Implementación de los planes y programas definidos a través de la ejecución de los
procedimientos, e instructivos desarrollados,
 Generación de evidencias de implementación del sistema de gestión a través del uso de los
H
formatos para la obtención de registros,
 Manejo de las pérdidas organizacionales (Productos no conformes, accidentes, incidentes y
emergencias) a través de Planes de Emergencias y Planes de Contingencias.
 Investigación de incidentes, accidentes y emergencias,
 Evaluaciones de cumplimiento de las actividades de control,
 Evaluaciones de desempeño de los procesos, servicios y programas de gestión a través de
V indicadores de gestión,
 Evaluaciones de la eficacia del sistema de gestión a través de auditorías internas,
mediciones de satisfacción de los clientes y evaluaciones de cumplimiento legal,
 Revisiones Gerenciales.
 Acciones correctivas y preventivas, y
A
 Acciones y decisiones para aprovechar las oportunidades de mejora del sistema de gestión.
Este esquema se puede observar en la siguiente gráfica.
DEFINICIÓN DEL
MEJORAMIENTO
(Revisión Gerencial) CONTEXTO ESTRATÉGICO
-Producto
-Proceso DECISIONES
RETROALIMENTACIÓN DE RESULTADOS
-Sistema POLÍTICA INTEGRAL

-Riesgos
DE GESTIÓN
UTILIZACIÓN DE DOCUMENTOS
-Oportunidades
UTILIZACIÓN DE REGISTROS
-Rentabilidad
DESPLIEGUE
.
OP
EFICACIA
(Auditoría Interna) NC REALES
NC POTENCIALES
-Sistema
NT A S
OBJETIVOS Y METAS
S
VE TIV
IVA
INTEGRALES
.
RE EC
OP
S P RR
DESEMPEÑO
NE CO
(Seguimiento y Medición)
PROGRAMAS DE GESTIÓN DE RIESGOS
CIO ES
-Proceso NC REALES
AC CION
- Aspecto NC POTENCIALES
- Peligro CONTROLES CONTROLES CONTROLES OPERATIVOS
AC
HUMANOS DOCUMENTALES Y DE EMERGENCIA

.
OP
CUMPLIMIENTO
(Seguimiento y Medición)
-Ley
- Producto NC REALES PLAN DE CONTROL PLAN DE CONTROL PLAN DE CONTROL
- Cliente NC POTENCIALES DEL PROCESO DEL PROCESO DEL PROCESO
PLAN DE CONTROL PLAN DE CONTROL PLAN DE CONTROL

PÉRDIDAS DEL PROCESO DEL PROCESO DEL PROCESO
-Manejo PNC
-Atención ATEP PROCESOS DE REALIZACIÓN Y SOPORTE
-Contención Contaminación
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4. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL HSEQ.
4.1 ALCANCE, EXCLUSIONES E INTERACCIÓN DE REQUISITOS VS. PROCESOS.
4.1.1 Alcance del Sistema de Gestión Integral HSEQ.
El Sistema de Gestión Integral de LOGÍSTICA QUÍMICA LTDA. cubre las actividades de almacenamiento
en Bogotá, así como el transporte por carretera de sustancias químicas inflamables a nivel nacional.
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4.1.2 Exclusiones de la NTC-ISO 9001: 2008.
El numeral 7.3 de DISEÑO Y DESARROLLO es exclusión puesto que el servicio prestado por LOGÍSTICA
QUÍMICA LTDA. no requiere el diseño y desarrollo de partes, componentes y demás elementos constitutivos
del mismo. Esto es, no diseña ruedas, vehículos, equipos, material de protección, señalización, embalajes y
demás. Los medios de transporte utilizados y que son solicitados por el cliente, son los medios tradicionales,
autorizados por el Ministerio de Transporte quien es el encargado en este campo. No afecta la capacidad.
El ítem 7.6 CONTROL DE DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN es exclusión para

LOGÍSTICA QUÍMICA LTDA., ya que las mediciones requeridas para el desarrollo del servicio son emitidas
previo concepto de entidades competentes, tal es el caso de la emisión de gases y la revisión técnico mecánica
expedidas por los Centros de Diagnóstico Automotriz (CDA) que elija el Contratista de Servicios de
Transporte. Hay que aclarar que estos CDA son controlados por el Ministerio de Transporte directamente. La
organización no realiza esta actividad.
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4.1.3 Matriz de Referencia Cruzada.
La siguiente matriz muestra una correlación entre los procesos del Sistema de Gestión Integral y los requisitos
de las normas de referencia para el mismo.
NUMERAL
SIGLA PROCESO DEL SGI –HSEQ
NTC-ISO 9001 NTC-ISO 14001 NTC-ISO 18001 BASC RUC
G MACROPROCESO GERENCIAL
Proceso de Planeación
G1
Integral
Subproceso de Planeación 5.1, 5.2, 5.4, 5.5,
G11
Estratégica 8.5.1, 6.1
4.1, 4.2, 5.1, 5.2, 4.1, 4.2, 4.3, 4.4.1, 4.1, 4.2, 4.3, 4.4.1, 4.1, 4.2, 4.3.1,
Subproceso de Planeación
G12 5.3, 5.4, 5.5, 6.1, 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5, 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5, 4.3.4, 4.3.5 y 1, 2.1, 2.2, 2.3
Integral en HSEQ
7.1, 8.1, 5.5.3 4.5.4 4.5.4 4.3.7.
Subproceso de Planeación de
G13 7.1, 6.1, 6,2 4.3.3 y 4.4.7 4.3.3 y 4.4.7 4.2.4 y 4.4.7
Servicios y Recursos
Proceso de Control y Mejora
G2
Continua
G21 Subproceso de Medición de la 8.2.1, 8.2.3, 8.4 4.5.1, 4.5.2 4.5.1
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NUMERAL
Satisfacción de las Partes
Interesadas
Subproceso de Auditorías
G22 8.2.2, 8.2.3, 8.4 4.5.5 4.5.5 4.4.4 4.2
Internas
Subproceso de Revisión 4.5
G23 5.6, 8.4 4.5.1, 4.6 4.5.1, 4.6 4.6
Gerencial
Subproceso de Mejora
G24 8.5 4.5.3 4.5.3 4.1, 4.3
Continua
R MACROPROCESO DE REALIZACIÓN
R1 Proceso Comercial
R11 Subproceso de Mercadeo 7.2.1, 8.2.3, 8.4 4.4.6 4.4.6 3
R12 Subproceso de Ventas 7.2.2, 8.2.3, 8.4 4.4.6 4.4.6 3
R2 Proceso Operativo
Subproceso de Contratación
R21 de Transportistas y Cargue de 4.4.6 4.4.6 4.3.6 3, 4.4
Mercancía 7.1, 7.4, 7.5, 8.2.3,
Subproceso de Transporte, 8.2.4, 8.4
R22 Entrega de Carga y 4.4.6 4.4.6 4.3.6 3
Finalización del Servicio
Subproceso de Manejo e
Investigación de No
R23 8.2.3, 8.3, 8.4 4.4.7, 4.5.3 4.4.7, 4.5.3 4.4.2 3
Conformidades, Accidentes y
Emergencias
Subproceso de Dotación de
R24 6.1, 6.3, 6.4 4.4.6 4.4.6 4.3.6 3
Elementos de Seguridad
S MACROPROCESO DE SOPORTE
S1 Proceso de Gestión Humana 4.4.6
Subproceso de Incorporación
S11 4.4.2 4.4.2 4.4.6 2.4, 2.5, 2.6, 2.7, 3
de Personal
Subproceso de Desarrollo de
S12 4.4.2 4.4.2 4.3.2 2.4, 2.5, 2.6, 2.7, 3
Competencias
6.2, 8.2.3, 8.4
Subproceso de Nómina y
S13 4.3.2 4.2.3 3
Prestaciones Sociales
Subproceso de Medicina del
S14 4.4.6 4.4.6 4.3.6 3.2.4
Trabajo
S2 Proceso Administrativo
Subproceso de Adquisición de 3.2.5, 3.2.6, 3.2.7,
S21 4.4.6 4.4.6 4.3.6
Recursos Físicos 3.2.8
6.3, 6.4, 8.2.3, 8.4
Subproceso de Mantenimiento 3.2.5, 3.2.6, 3.2.7,
S22 4.4.6 4.4.6 4.3.6
de Recursos Físicos 3.2.8, 4.4
Subproceso de Control de
3.2.5, 3.2.6, 3.2.7,
S23 Higiene, Ambiente y 6.3, 6.4 4.4.6, 4.4.7 4.4.6, 4.4.7 4.3.6 y 4.3.7
3.2.8
Seguridad
Proceso Contable y
S3
Financiero
Subproceso de Facturación y
S31 7.5, 8.2.3, 8.4 NA NA NA NA
Cobranza
Subproceso de Pagos y
S32 8.2.3, 8.4 NA NA NA NA
Erogaciones
Proceso de Desarrollo de
S4
Contratistas
S41 Subproceso de Seguimiento 6.2, 7.4, 8.2.3, 8.4 4.4.6 4.4.6 4.3.6 2.4, 2.5, 2.6, 2.7,
Página 11
NUMERAL
de Contratistas 3.2.1
Subproceso de Desarrollo de
S42 6.2, 8.2.3, 8.4 4.4.2 4.4.2 4.3.2 2.4, 2.5, 2.6, 2.7, 3
Competencias de Contratistas
Subproceso de Control de
S43 6.3, 7.4, 8.2.3, 8.4 4.4.6 4.4.6 4.3.6 3.2.6, 3.2.7, 3.2.8
Mantenimiento Preventivo
Subproceso de Medicina
S44 6.2, 8.2.3, 8.4 4.4.6 4.4.6 4.3.6 3.2.4
Preventiva de Contratistas
Volver a Contenido
4.1.4 Mapa de Procesos.
La organización ha identificado sus procesos dentro del Mapa de Procesos Adjunto.
4.2 MACROPROCESO GERENCIAL (G).
4.2.1 Proceso de Planeación Integral (G1).
Compromiso Gerencial. La Gerencia General tiene un fuerte compromiso con la satisfacción de las
necesidades del cliente y las partes interesadas, incluyendo los trabajadores (salud ocupacional), la sociedad
(ambiente) y el gobierno. El proceso de direccionamiento estratégico desarrollado en la organización tiene dos
etapas (subprocesos) que buscan que este compromiso se cumpla en su totalidad. Los objetivos son
desarrollados a través de actividades claramente identificadas dentro de la gestión del personal de la
organización, al igual que la asignación de los recursos para el desarrollo de éstas actividades.
Comunicación Interna, Participación y Consulta. La comunicación, participación y consulta es un

elemento esencial para garantizar que el sistema de gestión fluya a través de toda la organización. Por esta
razón, cada proceso cuenta con documentos (procedimientos, instructivos y registros) para asegurar que la
información que se deba conocer, sea entregada a los interesados. A nivel general, para divulgar internamente
cambios y modificaciones a las metodologías de trabajo y nuevos planes a ejecutar, se desarrollan reuniones,
talleres de afianzamiento de conceptos, lecciones aprendidas, capacitación y multiplicación del conocimiento
con el objeto de afinar las competencias del personal de la organización para finalmente satisfacer las
necesidades del cliente y las partes interesadas. Como registro de estas actividades se dejan los Listados de
Asistencia y Actas de Reunión. Otros canales de comunicación interno y externo son: Internet, Fax, teléfono
y celular. A nivel interno, la información manejada es fuente para la toma de decisiones y es generadora de
oportunidades de mejora continua.
Por otra parte, se dispone de los siguientes canales de comunicación interna: Periódico Calidad, Salud y Vida,
e-mail corporativo, carteleras, reuniones periódicas de retroalimentación al personal en torno a los temas
relativos a la prestación del servicio (lecciones aprendidas), desarrollo del Sistema Integrado de Gestión,
direccionamiento estratégico (revisión de la Misión, Visión, Política de Gestión Integral y Objetivos de
Gestión Integral) y aquellos temas que mejoren las competencias del personal y por ende el servicio.
Comunicación Externa. De acuerdo con la parte interesada, la comunicación externa se efectúa de la

siguiente forma:
 Entidades estatales, gubernamentales y gremios: La entidad que requiera de cualquier tipo de

información de la empresa sobre la manera como atiende sus riesgos (Incluyendo todos los de salud,
seguridad física e industrial, ambiente y calidad), realiza la solicitud por escrito, vía correo
Página 12
electrónico, correo certificado o publicándola por páginas web (Ejemplo, Licitaciones). Una vez se
recibe, se solicita autorización a la gerencia. Si el Gerente observa que no tiene ningún impacto
negativo, da la autorización verbal para la preparación y desarrollo de la información tal y como la
entidad lo ha requerido. Por otra parte, la naturaleza de la empresa implica el uso de vehículos
automotores que generan emisiones ambientales por la combustión de ACPM. En este caso
específico la Gerencia ha decidido no comunicar los aspectos ambientales significativos, debido a
que éstos son ya divulgados por las autoridades ambientales de cada departamento del país. En caso
de que durante una emergencia en la operación se presente algún impacto significativo, el plan de
emergencias respectivo establece la metodología a seguir para comunicar a las partes interesadas
respectivas los efectos de la situación, previo análisis interno efectuado por el personal que relacione
dicho documento.
 Clientes Externos: La comunicación con los clientes externos se efectúa directamente por correo
electrónico, verbalmente y mediante visitas del personal del proceso Comercial. Cuando se presentan
no conformidades, quejas y reclamos en el servicio, éstas quedan registradas y son tratadas dentro
del Proceso de Operaciones.
Representante de la Gerencia. LOGÍSTICA QUÍMICA LTDA. ha designado como Representante de la

Dirección al Coordinador de Gestión Integral HSEQ, quien lidera el desarrollo del Sistema Integrado de
Gestión, a través de la identificación, documentación y control de los procesos desarrollados en la
organización. El Coordinador de Gestión Integral HSEQ desarrolla sus actividades gracias a la comunicación
que tiene con los responsables de los procesos en torno al desempeño del sistema y sus oportunidades de
mejoramiento.
Determinación y delegación de Autoridades, Funciones y Responsabilidades. Dentro de los subprocesos

de Planeación Estratégica y Planeación Integral de Gestión HSEQ, la gerencia identifica y delega a todo el
personal de la empresa las autoridades (Quién toma de decisiones en cada uno de los procesos) y
responsabilidades (Qué resultados debe generar cada empleado dentro de los mismos procesos) para el
cumplimiento de la política y los objetivos de gestión integral. Las funciones específicas que debe desarrollar
cada colaborador dentro de los subprocesos aparecen detalladas en las actividades descritas en cada uno de los
procedimientos e instructivos del sistema de gestión, así como en los registros de Descripción de Funciones y
Responsabilidades. En el organigrama Organigrama se han determinado los niveles de autoridad que han
sido delegados a cada uno de los cargos que integran la empresa.
Volver a Contenido
4.2.1.1 Subproceso de Planeación Estratégica (G11).

A través de la Planeación Estratégica, la organización busca identificar los Factores Claves de Éxito que
sirvan como referencia para determinar sus Objetivos Estratégicos y Estrategias de Gestión para dirigir la
organización a largo plazo. Adicionalmente, se determina y revisa la Visión, la Misión y los Principios y
Valores que regirán el comportamiento organizacional en el corto y largo plazo. Los Objetivos Estratégicos y
las Estrategias de Gestión son las que permiten determinar los proyectos en los cuales la organización va a
enfocar sus esfuerzos para garantizar el logro de la Visión Corporativa. En el documento de Planeación
Integral se registran los resultados de este subproceso.
Volver a Contenido
4.2.1.2 Subproceso de Planificación de Sistema Integrado de Gestión HSEQ (G12).

Este subproceso inicia teniendo como base el Plan Estratégico de Gestión y las principales necesidades de los
clientes y otras partes interesadas de la organización. Con esta información como entrada, se procede a
Página 13
realizar las siguientes actividades claves:
 Identificación y Caracterización de Procesos: De acuerdo con el tipo de negocio al cual quiera

ingresar la organización se establece el Mapa de Procesos y las Caracterizaciones de Procesos que
conformarán el Sistema de Gestión Integral. En estos documentos se explica la secuencia e
interacción de los procesos, los recursos e información crítica, los indicadores de gestión más
relevantes y los controles a efectuar para los subcontratados. Los criterios y métodos de control de
cada uno de ellos, así como los métodos de seguimiento y medición se describen en los
procedimientos e instructivos respectivos.
 Evaluación Integral de Riesgos: Esta etapa busca hacer un análisis completo de todos los puntos
por los cuales la organización pueda tener pérdidas por la afectación que las actividades de la
compañía puedan ocasionar sobre sus diferentes partes interesadas. Esto incluye el conocer y
entender los requisitos que la organización debe cumplir para minimizar sus riesgos legales. Para
efectuar este análisis detallado, se ha desarrollado el procedimiento de Evaluación Integral de
Riesgos.
 Establecimiento de la Política y los Objetivos Integrales de Gestión: Con base en los requisitos de
los clientes, los riesgos de pérdida más críticos, los requisitos legales y normativos aplicables y las
necesidades de las partes interesadas, se determinan las directrices de gestión a incluir dentro de
Política de Gestión Integral que luego son llevadas a los Objetivos de Gestión Integral. Todos ellos
determinan el rumbo que tomará el Sistema de Gestión Integral de la empresa. Otras políticas
establecidas son la de Alcohol y Sustancias Adictivas y la de Velocidad de Desplazamientos. Estas
también están contenidas en el mismo documento de Planeación Integral. En su divulgación se han
empleado medios como boletines, reuniones, mensajes vía mail, presentaciones, inducciones,
evaluaciones y talleres educativos.
 Diseño de Programas de Gestión: Teniendo en cuenta los riesgos identificados como críticos en la
Matriz de Riesgos, y los Objetivos de Gestión Integral, se establecen los Programas de Gestión del
sistema. Los programas incluyen las actividades de control, los subprogramas y subprocesos
relacionados con las mismas, los responsables de su ejecución los recursos mínimos necesarios y las
fechas de cumplimiento o frecuencias de realización. Con base en los subprocesos relacionados se
establece el documento en donde se establecerán los criterios y métodos para asegurar que dichos
controles se apliquen adecuadamente. Posteriormente estas actividades son registradas en el
Cronograma de Actividades en HSEQ para controlar su cumplimiento. Los Programas de Gestión
de Riesgos que actualmente aplica la compañía se describen en el documento de Planeación y
Control Integral.
 Planeación de Atención y Respuesta a Emergencias: Con los riesgos, amenazas e impactos

ambientales identificados en la Matriz de Riesgos, se define el Plan de Atención y Respuesta a
Emergencias requerido para su control eficaz. De este plan se desprenden los procedimientos e
instructivos específicos necesarios dar respuesta rápida a cualquier evento no esperado, que tenga el
potencial de generar lesiones personales, daños a la propiedad y/o al medioambiente, en cada uno de
los subprocesos del sistema, según corresponda. Actualmente la organización cuenta con un Plan de
Emergencias para Operaciones.
 Actualización del Manual de Gestión Integral: Se resalta que este Manual de Gestión Integral
(MGI) también hace parte de los resultados de la planificación del Sistema de Gestión Integral.
 Elaboración y Control de Documentos: Finalmente, con base en todos los planes definidos y
expuestos anteriormente, se generan los procedimientos, instructivos y formatos para implementar,
operar y hacer monitoreo al sistema. Para generar y controlar estos documentos se utiliza el
procedimiento de Elaboración y Control de Documentos.
Página 14
Los resultados de la Planeación Estratégica y de la Planificación del Sistema de Gestión Integral se muestran
en el documento de Planeación y Control Integral.
Volver a Contenido
4.2.1.3 Subproceso de Planeación Operativa y de Recursos (G13).

De acuerdo con la gestión comercial, se identifican clientes que tienen requerimientos adicionales o diferentes
a los comunes que la organización maneja. Esta situación también puede presentarse en las licitaciones en las
cuales la organización participa. Todos los criterios y métodos de control necesarios para garantizar la
calidad, la seguridad y la protección ambiental se definirán a través de Planes de Control Integral, para los
cuales, la organización determinará en qué casos se desarrollarán.
Volver a Contenido
4.2.2 Proceso de Control y Mejora Continua (G2).
4.2.2.1 Subproceso de Medición de la Satisfacción de las Partes Interesadas (G21).

La satisfacción de los clientes externos se evalúa mensualmente, de acuerdo con los siguientes criterios:
 Se realizará una evaluación a los clientes nuevos para determinar su satisfacción con el primer
servicio;
 Se realizará una evaluación aleatoria a los clientes que ya estén trabajando con la empresa y que
durante el mes analizado hayan pedido servicios;
 Se efectuará otra evaluación a los clientes que durante el mes hayan tenido quejas o reclamos del
servicio.
 El personal del proceso Comercial se encargará de tomar la información, analizarla, tabularla y
entregarla al Comité Directivo para poder generar acciones de mejora, según se requiera.
Volver a Contenido
4.2.2.2 Subproceso de Auditoria Interna (G22).

Las auditorias internas se llevan a cabo por lo menos una vez al año o según sea requerido por la Gerencia
General y siguen lo definido en el procedimiento de Auditorias Internas.
Las auditorias generalmente son desarrolladas por auditores internos capacitados y con criterio e
independencia del proceso a auditar. Cuando los auditores internos no reúnen las competencias requeridas
para una auditoría puntual, se solicita el apoyo de un auditor externo. Los resultados son tomados como
información de entrada del subproceso de Revisión Gerencial.
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4.2.2.3 Subproceso de Revisión Gerencial (G23).

Los resultados de cada proceso son analizados a través de sus correspondientes indicadores de gestión. Para
cada indicador de gestión se hace seguimiento y se generan reportes que sirven como información de entrada
para la revisión. En el documento Evaluación Integral se registran el seguimiento efectuado a cada uno y las
acciones correctivas y preventivas implementadas. Estos reportes reúnen información de la satisfacción de los
clientes y otras partes interesadas, el desempeño de los procesos, el seguimiento a los contratistas, las no
conformidades, accidentes, emergencias y enfermedades profesionales dentro de la organización, resultados
de auditorías, acciones correctivas y preventivas en curso y resultados financieros. Esta información de
Página 15
entrada se usa para evaluar el desempeño integral de la organización, detectar oportunidades de mejoramiento
y definir planes de mejoramiento en los aspectos a que haya lugar, incluyendo la asignación de nuevos
recursos. Además se tienen en cuenta los siguientes aspectos:
 Desarrollo de nuevos servicios,
 Cambios relevantes en los procesos de la organización,
 Recomendaciones de mejora,
 Experiencias pasadas.
La revisión por la dirección en LOGÍSTICA QUÍMICA LTDA. se efectúa por lo menos una vez cada año o
en el momento que se requiera por solicitud de los responsables de procesos y/o el Gerente General.
Los resultados de la Revisión por la Dirección se consignan en los seguimientos de los planes que contiene el
documento de Planeación y Control Integral. Allí se registran las decisiones y acciones tendientes a:
 Aumentar la eficacia y eficiencia del sistema de gestión,
 Determinar los recursos necesarios,
 Mejorar el servicio,
 Reducir las pérdidas para las partes interesadas (Insatisfacción del cliente, accidentes de trabajo,
enfermedades profesionales y contaminación ambiental), y
 Mejorar el desempeño a través de los programas de gestión de riesgos.
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4.2.2.4 Subproceso de Mejora Continua (G24).

Las prioridades de mejora son establecidas por la Gerencia a través del análisis, revisión, medición y
seguimiento permanente al cumplimiento de las Políticas y Objetivos del sistema en sus revisiones periódicas,
dejando evidencia objetiva en el Plan de Mejora de cada proceso. Las acciones correctivas y/o preventivas
exigen la investigación de las causas raíz que generan el problema real o potencial. En el procedimiento de
Mejora Continua se dan las pautas a seguir para tomar dichas acciones de mejora, así como los responsables
de su planeación, implementación, verificación y seguimiento, hasta su cierre. Cada responsable de proceso
está encargado de mejorar el(los) proceso(s) que le corresponde(n), y para ello puede utilizar el procedimiento
de anteriormente mencionado.
Volver a Contenido
Página 16
4.3 MACROPROCESO DE REALIZACIÓN (R).
4.3.1 Proceso de Gestión Comercial (R1).
4.3.1.1 Subproceso de Mercadeo (R11).

Cumpliendo con los Objetivos Estratégicos se definen los segmentos de mercado objetivos para la
organización y se establecen una serie de tácticas comerciales cuya metodología se establece en el
procedimiento de Mercadeo. A través del Plan de Mercadeo se determina el presupuesto de ventas para el
año y las estrategias a utilizar para posicionar el servicio en los clientes potenciales y actuales.
A nivel de servicio al cliente, LOGÍSTICA QUÍMICA LTDA. mantiene canales abiertos de comunicación
internos y externos, ente ellos:
 Información por internet;
 Atención personalizada;
 Asesoría en la prestación del servicio;
 Información telefónica;
 Atención a las solicitudes sobre quejas o inquietudes sobre el servicio; y
 Página web de la empresa.
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4.3.1.2 Subproceso de Ventas (R12).

Para decidir la posibilidad de negociar con un cliente potencial, se tiene en cuenta el perfil del cliente
adecuado para la organización, el cual se encuentra definido en el instructivo de Selección de Clientes
Nuevos. Una vez se detecta interés por parte del cliente en uno de los servicios ofrecidos por la empresa, se le
realiza una visita para identificar y revisar sus requisitos y los de la empresa. Cuando se requiera, para estas
visitas se cuenta con el apoyo del personal de Operaciones. Luego, se envía una Oferta de Servicio para su
verificación y posterior aprobación. En las ofertas se relaciona la capacidad con la que cuenta la organización
para satisfacer las necesidades del cliente. Si éste aprueba la oferta, manifiesta su aceptación por medio de una
Orden de Compra, mediante e-mail o verbalmente. Inmediatamente se genera una Orden de Servicio que
especifica los requisitos para el despacho y luego es entregada a la Agencia que vaya a efectuar el servicio.
Todos los criterios de control de este subproceso se describen en el procedimiento de Ventas.
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4.3.2 Proceso Operativo (R2)
4.3.2.1 Subproceso de Transporte (R21).

En el procedimiento de Transporte se establece que una vez se genera la Orden de Servicio, se informa al
personal de la Agencia respectiva sobre el servicio solicitado por el cliente (Telefónicamente, por e-mail y
con la Orden de Servicio enviada por fax), para que éstos busquen la orden en el sistema y se inicie la
asignación del conductor o contratista de Servicio de Transporte ubicándolo del Listado de Conductores
Página 17
Seleccionados. Luego se les contacta para efectuarles la Inspección Vehicular previaje. Si no se encuentra al
contratista adecuado dentro de los existentes, se activa el subproceso de Selección y Seguimiento de
Contratistas.
Una vez seleccionado el contratista, se le realiza la Inducción Previaje tilizando el instructivo

correspondiente, se genera la Orden de Cargue, se espera a que recojan la mercancía siguiendo los
instructivos anteriormente mencionados, y a su regreso, se les entrega el resto de la documentación requerida
para que inicien el servicio, la cual sirve para hacerle trazabilidad y seguimiento al mismo (Plan de Ruta,
Remesa, Manifiesto de Carga, Tarjetas y Hojas de Emergencia, Listado de Empaque, etc.).
Inmediatamente después de que el contratista sale con la carga al sitio destino, el Administrador de Tráfico
establece contacto con el conductor para definir los puntos de reporte sobre su avance en carretera, la
condición de la carga, los inconvenientes que se le hayan presentado y los incidentes que puedan ocurrir en el
transcurso del viaje, hasta que éste finalice. A pesar de que no se utilizan puntos de control en carretera, se
está implementando en los vehículos utilizados para los servicios el sistema de rastreo satelital GPRS, con el
fin de monitorearlos de manera continua e ininterrumpida. Este sistema funciona con un acceso restringido a
una página web de la organización proveedora del servicio. En todo momento se siguen las instrucciones de
seguridad. Al momento de la entrega de la mercancía, el conductor supervisa el descargue. Si se detectan
faltantes o problemas con el estado y preservación del producto, el cliente lo reporta por escrito a la empresa
en la Remesa del servicio, para tratarlas según lo definido en el procedimiento de Manejo de No
Conformidades e Incidentes.
En caso de que durante la prestación del servicio se presente cualquier incidente, con consecuencias
potenciales o reales sobre las personas, la propiedad y/o el medio ambiente, al momento de su ocurrencia el
conductor debe iniciar de inmediato las operaciones de respuesta a accidentes y emergencias apropiadas,
siguiendo el Plan de Emergencias para Operaciones de Transporte. También en estos casos se aplica el
procedimiento de Manejo de No Conformidades e Incidentes.
Al recibir por escrito el reclamo, se trata la no conformidad averiguando en detalle la situación presentada y
se da una respuesta al cliente lo más pronto posible para corregir el problema. Luego, se registra en el Reporte
de No Conformidades e Incidentes, y de acuerdo con la gravedad y/o efectos de la no conformidad o
incidente se inicia la investigación de sus causas para tomar acciones correctivas. Además, se establecen las
responsabilidades, autoridades y actividades a seguir en caso de que el cliente haya detectado una no
conformidad durante la prestación del servicio. De todas las no conformidades detectadas se dejan registros,
incluyendo las concesiones. Cuando se han producido incidentes o emergencias en la prestación del servicio,
se activa el Plan de Emergencias para Operaciones en el cual se establecen las medidas a seguir para mitigar
las consecuencias del evento y recuperar la normalidad en la operación. En estas condiciones, se inicia su
investigación a través de lo establecido en el subproceso de Mejora Continua.
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4.4 MACROPROCESO DE SOPORTE (S).
4.4.1 Proceso de Gestión Humana (S1).
4.4.1.1 Subproceso de Incorporación de Personal (S11).

Al detectar necesidades de incorporación de personal, estas son expresadas por todos los responsables de
proceso en las reuniones con el Gerente General y/o Director(a) Administrativo(a) y Financiero(a). Luego, si
se considera que realmente es necesario contratar una persona nueva, se determina si su perfil está definido en
Página 18
la matriz Perfil de Cargos. Si no se encuentra, se incluye siguiendo los campos del formato establecido.
Posteriormente se siguen los pasos definidos en el procedimiento de Incorporación de Personal.
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4.4.1.2 Subproceso de Desarrollo de Competencias (S12).

De acuerdo con las necesidades de desarrollo de competencias detectadas por todos los responsables de
procesos, durante el subproceso de Planeación en HSEQ y por Gestión Humana propiamente, se definen las
prioridades de capacitación y entrenamiento en el Plan de Capacitación y Entrenamiento que será
ejecutado y monitoreado periódicamente. En estas actividades no se incluyen a los Contratistas del Servicio
de Transporte. Los certificados de asistencia y soportes se archivan en las hojas de vida de cada colaborador y
con estos registros se actualiza la matriz de Nivel Actual de Competencias. El procedimiento de Desarrollo
de Competencias para Colaboradores establece los criterios y métodos de control para cumplir el plan de
mejora de competencias.
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4.4.1.3 Subproceso de Nómina y Prestaciones Sociales (S13).

Cuando ingresa un colaborador a la organización, se le registra en los archivos de Nómina para realizarle el
pago de su salario quincenal, así como las liquidaciones de seguridad social (EPS, ARP y AFP), de acuerdo
con la legislación vigente. Por otra parte, se efectúa la liquidación mensual de Parafiscales (CCF, SENA e
ICBF) de acuerdo con el total de empleados existentes. Para hacer efectivo dichos pagos en el subproceso de
Pagos y Erogaciones se generan los reportes de Nómina y la planilla única de autoliquidación SOI.
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4.4.1.4 Subproceso de Medicina del Trabajo (S14).

Las actividades que se desarrollan en este subproceso incluyen los Exámenes Médicos Ocupacionales
Periódicos y de Retiro, así como el control de los ausentismos, el uso de Botiquines de Primeros Auxilios, las
Jornadas de Promoción y Prevención y el establecimiento de los Protocolos de Vigilancia Epidemiológica.
Las actividades de este subproceso corresponden a los controles identificados en los Programas de Gestión de
Riesgos. El procedimiento de Medicina del Trabajo explica cómo se aplican estos controles para el personal
directo.
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4.4.2 Proceso de Recursos Físicos (S2).
4.4.2.1 Subproceso de Mantenimiento Preventivo (S22).

Los recursos claves para el aseguramiento de la calidad en la prestación del servicio y la protección de las
personas y el medioambiente son incluidos en una Matriz de Mantenimiento Preventivo, el cual se ejecuta
para evitar fallas en los mismos. En caso de que se llegase a presentar un problema en los mismos, se les
realiza mantenimiento correctivo con la mayor brevedad posible. De ello quedan los soportes de
mantenimiento que entregan los proveedores de dichos servicios. Adicionalmente, se realizan Inspecciones
de Oficinas para verificar el cumplimiento de las condiciones mínimas de control ambiental, higiene y
seguridad.
Con el fin de controlar la ocurrencia de incidentes relacionados con fallas mecánicas en los vehículos
utilizados para las operaciones de la organización, así como las emisiones ambientales que generan los
mismos, se ha implementado un procedimiento de Control de Mantenimiento Vehicular, a través del cual se
Página 19
aplica una base de datos en la cual se recopila la información de los servicios de mantenimiento realizados a
cada vehículo. Con base en esta información se está aumentando la puntuación de los contratistas para otorgar
premios dentro del esquema del Plan de Puntos del club. Adicionalmente, para mejorar la gestión en este
sentido, a través del Programa de Fidelización de Conductores se desarrollan alianzas estratégicas con
empresas proveedoras de servicios de mantenimiento preventivo y que tengan el suficiente control sobre sus
aspectos ambientales significativos, en especial los relacionados con la generación de residuos peligrosos
especiales (RESPEL). Los controles aplicados a estas empresas se documentan en los Acuerdos de
Formalización de Servicios.
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4.4.2.2 Subproceso de Control de Higiene, Ambiente y Seguridad (S23).

Para cumplir con lo estipulado en los programas de gestión de riesgos, en este subproceso se desarrollan
actividades como las mediciones ambientales, los análisis de puestos de trabajo, las jornadas de orden y aseo,
la dotación y control de elementos de protección personal (EPP) para los colaboradores, la protección contra
incendios, las inspecciones de seguridad el manejo de los residuos de las oficinas, entre otros. En el
procedimiento de Control de Higiene, Ambiente y Seguridad en Oficinas se describen los criterios y
métodos para la aplicación de estos controles.
Mediante el procedimiento de Dotación de Elementos de Seguridad se establecen los pasos a seguir para
garantizar que en todos los puntos de operación de la organización existan Elementos de Seguridad,
incluyendo dentro de ellos los Elementos de Protección Personal para los conductores, los Kits de Contención
de Derrames para vehículos y los Dispositivos de Aseguramiento de la Carga. Los Dispositivos de Rastreo
Satelitas GPS se irán comprando según la necesidad del cliente y se entregarán a conductores afiliados al
Programa de Fidelización de Conductores.
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4.4.3 Proceso Financiero (S3).
4.4.3.1 Subproceso de Facturación y Cobranza (S31).

Cuando se ha ejecutado un servicio, y se recibe del contratista la documentación del mismo (Remesa y
Manifiesto de Carga firmadas a conformidad) en la Agencia, ésta la remite a la Oficina Central para generar
la Factura de Venta correspondiente, enviarla al cliente y luego realizar su cobro y recaudo del dinero. En el
procedimiento de Facturación y Cobranza se establece además, que el cobro se realiza según la edad de la
cartera, priorizando sobre la cartera más longeva. En el momento en que se reciba el dinero del cliente, se
genera un Recibo de Caja que soporte la cancelación de dicha factura.
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4.4.3.2 Subproceso de Pagos y Erogaciones (S32).

Para el pago de Contratistas, luego de que en la Oficina Central se recibe el Manifiesto de Carga sin
observaciones, se tramita el pago restante del flete el cual es liquidado por el programa Contable de la
empresa.
Para el pago de nómina, seguridad social y parafiscal, en Contabilidad se reciben los Reportes de Nómina y
los reportes del SOI generados en el subproceso de Nóminas y Prestaciones Sociales, se registran como
gastos del período en el programa Contable y se tramita su pago mediante cuenta de Nómina. Luego de
efectuado, se generan los Desprendibles de Pago de Nómina con copia para cada colaborador.
Página 20
Para el pago de otros conceptos y compras poco frecuentes, tales como adquisición de activos, servicios de
mantenimiento o asesoría y pago de impuestos se utilizan las Facturas de Venta, Cuentas de Cobro,
Facturas de Servicios Públicos y Formularios de Impuestos. Al momento de su llegada, se efectúa su
registro en el programa Contable y se le programa el pago.
En cualquiera de los tres casos, se busca siempre cumplir con los pagos para garantizar la satisfacción de los
proveedores y colaboradores internos. Además, siempre se genera un Comprobante de Egreso para soportar
la salida de dinero. Mensualmente, al final de cada período contable, se acumulan todos los datos de
facturación, ingresos, costos y gastos almacenados en el programa contable. Con base en estos datos, se
desarrollan los Estados Financieros que servirán para análisis de gestión de resultado, en el subproceso de
Revisión Gerencial. Estos informes cumplen con la legislación contable, tributaria y fiscal aplicable.
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4.4.4 Proceso de Compras y Contratistas (S4).
Debido a las condiciones actuales de la operación y a las restricciones que representa el trabajar con terceros,
actualmente solo se lleva este control para los conductores que hacen parte del Programa de Fidelización de
Conductores en Bogotá.
4.4.4.1 Subproceso de Selección y Seguimiento de Contratistas (S41).

En el procedimiento de Selección y Seguimiento de Contratistas se establecen los criterios y métodos para
seleccionar los contratistas de servicio de transporte, así como los mecanismos para hacerle seguimiento a su
desempeño. Enlazado a esto, se incluye el esquema del Programa de Fidelización de Conductores como
mecanismo de reevaluación de los conductores.
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4.4.4.2 Subproceso de Adquisición de Recursos (S21).

La adquisición de recursos está sujeta al Presupuesto de la organización. De acuerdo con el valor del recurso a
adquirir, puede requerirse la aprobación del Gerente General, Director(a) Administrativo(a) y Financiero(a),
según sea necesario, como es en el caso de arriendo y/o compra de oficinas, equipos de cómputo y de
comunicación, instalaciones de seguridad, equipos de protección, y otros elementos que afectan la calidad del
servicio y/o la protección de las personas y el medioambiente. Cuando son recursos de poco valor comercial,
como son los de oficina, aseo y cafetería, entre otros, el(la) Administrador de Agencia tiene la autonomía para
adquirirlos. En cualquier caso, quedan como soportes de la compra las Facturas de Cobro de los proveedores
y los Comprobantes de Egreso del pago del bien. En la matriz de Criterios de Selección y Evaluación de
Proveedores se describen los elementos que se deben tener en cuenta para contratar los servicios no
relacionados directamente con la razón social de la compañía, incluyendo:
 Proveedores de Servicios de Salud Ocupacional

 Proveedores de servicios de Higiene Industrial y Mediciones Ambientales
 Proveedores de Elementos de Seguridad (EPP, Kits de Derrames de Productos Químicos, Elementos
de Protección de la Carga)
 Proveedores de equipos de Rastreo Satelital
 Proveedores de Mensajería masiva
 Entre otros.
Página 21
5. ANEXOS Y DOCUMENTACIÓN RELACIONADA.
 ICONTEC. NTC-ISO 9001: 2000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos. Diciembre de

2000.
 ICONTEC. NTC-ISO 14001: 2004. Sistemas de Gestión Ambiental. Requisitos con orientación para
su uso. Diciembre de 2004.
 ICONTEC. NTC-OHSAS 18001: 1999. Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional.
Noviembre de 2000.
 ICONTEC. NTC-5254. Proceso Gestión del Riesgo. Mayo de 2004.
 CONSEJO COLOMBIANO DE SEGURIDAD. GUÍA RUC 2008. Guía para el Registro Único de
Contratistas del Sector Hidrocarburos. Febrero de 2008.
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6. CONTROL DEL MANUAL
FASE RESPONSABLE FECHA

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
ELABORÓ/ COORDINADOR DE GESTIÓN INTEGRAL
19/OCT/09
REVISÓ HSEQ
LOGÍSTICA QUÍMICA LTDA.
REVISÓ/ XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
GERENTE GENERAL 19/OCT/09
APROBÓ LOGÍSTICA QUÍMICA LTDA.
La Gerencia de LOGÍSTICA QUÍMICA LTDA. autoriza a todo el personal a consultar el presente manual.
En concordancia con ello, este manual está disponible para todos los usuarios en los PC de cada colaborador,
en todas sus Agencias. Para los proveedores, clientes y demás partes interesadas, está disponible con previa
solicitud y autorización de la Gerencia General. Para su control se utiliza lo establecido en el procedimiento
de Elaboración y Control de Documentos. Este documento es de estricto cumplimiento y aplicación en todos
los procesos de LOGÍSTICA QUÍMICA LTDA. Para la divulgación del manual, se envía comunicación a
todos los colaboradores indicando el acceso en red y se programa una reunión anual para dar a conocer el
contenido o sus modificaciones más relevantes.
Volver a Contenido
Página 22

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PROGRAMA DE FORMACIÓN DE AUDITORES INTERNOS INTEGRALES QHSE

TALLER DE AUDITORÍA – MANUAL DE GESTIÓN INTEGRAL QHSE LOGÍSTICA QUÍMICA LTDA.

LOGÍSTICA QUÍMICA LTDA.

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRAL QHSE

Gracias a ello, se ha establecido, documentado, implementado, mantenido y se mejora un Sistema Integrado

En consideración a lo anterior, la dirección de la organización asume su responsabilidad en buscar e

2. OBJETIVOS DEL MANUAL.

 Describir en términos generales, el funcionamiento del Sistema de Gestión Integral de riesgos de

3. MODELO DE INTEGRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN.

3.1 MODELO DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001: 2008.

3.2 MODELO DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL ISO 14001: 2004.

 Requisitos Generales (4.1): explica de manera general la obligación de establecer, documentar,

PLANIFICACIÓN REVISIÓN GERENCIAL

3.3 MODELO DEL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL OHSAS

 Requisitos Generales (4.1): explica de manera general la obligación de establecer, documentar,

CONCEPTOS GENERALES SOBRE LAS PÉRDIDAS ORGANIZACIONALES.

 Pérdida: Derroche innecesario de cualquier recurso de la organización.

RIESGO PÉRDIDAS PARA

3.4 PROCESO GENERAL DE GESTIÓN

3.5 MODELO ESTRUCTURAL DE SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN.

Este esquema se puede observar en la siguiente gráfica.

-Sistema POLÍTICA INTEGRAL

HUMANOS DOCUMENTALES Y DE EMERGENCIA

PLAN DE CONTROL PLAN DE CONTROL PLAN DE CONTROL

4. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL HSEQ.

4.1 ALCANCE, EXCLUSIONES E INTERACCIÓN DE REQUISITOS VS. PROCESOS.

4.1.1 Alcance del Sistema de Gestión Integral HSEQ.

4.1.2 Exclusiones de la NTC-ISO 9001: 2008.

El ítem 7.6 CONTROL DE DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN es exclusión para

4.1.3 Matriz de Referencia Cruzada.

4.1.4 Mapa de Procesos.

La organización ha identificado sus procesos dentro del Mapa de Procesos Adjunto.

4.2 MACROPROCESO GERENCIAL (G).

4.2.1 Proceso de Planeación Integral (G1).

Comunicación Interna, Participación y Consulta. La comunicación, participación y consulta es un

Comunicación Externa. De acuerdo con la parte interesada, la comunicación externa se efectúa de la

 Entidades estatales, gubernamentales y gremios: La entidad que requiera de cualquier tipo de

Representante de la Gerencia. LOGÍSTICA QUÍMICA LTDA. ha designado como Representante de la

Determinación y delegación de Autoridades, Funciones y Responsabilidades. Dentro de los subprocesos

4.2.1.1 Subproceso de Planeación Estratégica (G11).

4.2.1.2 Subproceso de Planificación de Sistema Integrado de Gestión HSEQ (G12).

 Identificación y Caracterización de Procesos: De acuerdo con el tipo de negocio al cual quiera

 Planeación de Atención y Respuesta a Emergencias: Con los riesgos, amenazas e impactos

4.2.1.3 Subproceso de Planeación Operativa y de Recursos (G13).

4.2.2 Proceso de Control y Mejora Continua (G2).

4.2.2.1 Subproceso de Medición de la Satisfacción de las Partes Interesadas (G21).

4.2.2.2 Subproceso de Auditoria Interna (G22).

4.2.2.3 Subproceso de Revisión Gerencial (G23).

 Desarrollo de nuevos servicios,

 Cambios relevantes en los procesos de la organización,

 Aumentar la eficacia y eficiencia del sistema de gestión,

 Determinar los recursos necesarios,

 Mejorar el desempeño a través de los programas de gestión de riesgos.

4.2.2.4 Subproceso de Mejora Continua (G24).

4.3.1 Proceso de Gestión Comercial (R1).

4.3.1.1 Subproceso de Mercadeo (R11).

 Información por internet;

 Asesoría en la prestación del servicio;

 Atención a las solicitudes sobre quejas o inquietudes sobre el servicio; y

 Página web de la empresa.

4.3.1.2 Subproceso de Ventas (R12).

4.3.2 Proceso Operativo (R2)

4.3.2.1 Subproceso de Transporte (R21).

Una vez seleccionado el contratista, se le realiza la Inducción Previaje tilizando el instructivo