DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD A

Kiwina

Autores:

ANGELA MELISA MALDONADO PACHECO

Código: 940736

ANDRES FELIPE SANGUINO PRADO

Código: 940651

NATHALY ORTIZ GARCIA

Código: 940859

DORIS CACERES CHINCHILLA

Código: 952065

Director

MSc. CARLOS ALBERTO PACHECO SANCHEZ

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS

TECNOLOGIA EN GESTION COMERCIAL Y FINANCIERA

Ocaña, Colombia Mayo,2020

 ii

Índice

1. Reseña Histórica.................................................................................................................1

2. Descripción del producto....................................................................................................2

3. Misión.................................................................................................................................3

4.Visión...................................................................................................................................4

5. Objetivos.............................................................................................................................5

5.1. Objetivo General..........................................................................................................5

5.1 Objetivos Específicos....................................................................................................5

6. Valores................................................................................................................................6

7. Principios Corporativos.......................................................................................................7

8. Matriz DOFA......................................................................................................................9

9. Políticas.............................................................................................................................10

9.1 Política institucional....................................................................................................10

9.2 Política de calidad.......................................................................................................10

10. Estructura Organizacional...............................................................................................11

11. Mapa De Procesos..........................................................................................................12

12. Manuales De Funciones..................................................................................................13

13. Diseño e infraestructura..................................................................................................16

12.1 Infractutura................................................................................................................17

13. Matriz De Riesgos...........................................................................................................18

 iii

Lista de Cuadros

Cuadro 1. Matriz DOFA...................................................................................................................9

Cuadro 2. Medidas Locativas.........................................................................................................16

Lista de Figuras

Figura 1. Logo Empresarial............................................................................................................11

Figura 2. Estructura Organizacional...............................................................................................11

Figura 3. Mapa de procesos............................................................................................................12

Figura 4. Manual de funciones cargo Jefe de Recurso Humano....................................................13

Figura 5. Jefe de Producción..........................................................................................................14

Figura 6. Manual de funciones cargo Contadora............................................................................15

Figura 7. Infraestructura locativa...................................................................................................17

Figura 8. Matriz de Riesgo.............................................................................................................19

 1

1. Reseña Histórica

A finales del 2015 surge Kiwina, una empresa dedicada inicialmente al diseño, fabricación

y comercialización de bolsos y mochilas.

Quien imaginaría que a raíz de un curso de elaboración de bolsos que en su momento fue

visto como un pasatiempo por su propietaria, se convertiría en una realidad, en una fuente de

ingresos y en un emprendimiento con mucha proyección.

Kiwina no solo es un proyecto de vida para su propietaria Ángela Melisa Maldonado, sino

que trabaja arduamente para convertirse en una fuente de empleo, desarrollo e inspiración para la

región y el mundo.
 2

2. Descripción del producto

Kiwina no solo es una empresa dedicada al diseño y comercialización de bolsos, mochilas y

canastas de trapillo, sino que le apuesta a la creación de los diferentes productos personalizados,

como carteras, cartucheras, tapetes y demás accesorios.

El nombre de nuestra empresa surge de la fruta exótica "kiwi”, caracterizada por ser

deliciosa, llamativa y única, así como nuestros diseños.

Kiwina se distingue por el desborde de creatividad y por impregnar en cada creación su

toque secreto, ingredientes como el amor y la dedicación constituyen la mejor combinación a la

hora de elaborar productos llenos colores, diseños y tamaños variados, dispuestos a satisfacer los

deseos de nuestros clientes.

Los participantes del proyecto corresponden a Natal Ortiz, Pipe Sans, Doris Cáceres y

Melisa Maldonado.

Así mismo nuestros clientes potenciales son las mujeres, las cuales se sienten identificadas

y atraídas por nuestros productos.

 3

3. Misión

Somos una pequeña empresa familiar de artesanas, en la cual creamos bolsos

confeccionados a mano, utilizando principalmente retales de cuero. Dirigido a un mercado

femenino que aprecie el valor de un producto artesano singular, fundamentado en el diseño y en

la calidad de la confección y acabado de cada bolso.

 4

4.Visión

Kiwina para el 2023 planea ser una empresa apreciada por su trabajo, que sea una

referencia en la elaboración de bolsos artesanales en un ámbito internacional. Con la idea de

crecer de manera ininterrumpida en nuestra actividad, trabajar e investigar constantemente en

nuevas formas, técnicas y materiales.

 5

5. Objetivos

5.1. Objetivo General

Diseñar y comercializar bolsos y accesorios de trapillo en Ocaña Norte de Santander.

5.1 Objetivos Específicos

 Desarrollar productos innovadores, diversos y personalizados.

 Establecer sucursales en puntos de venta estratégicos.

 Generar fuentes de ingresos y empleo.

 6

6. Valores

Excelencia: en lo que somos y en lo que hacemos.

Innovación: Buscamos activamente las ocasiones para mejorar nuestros productos,

aprovechamos las oportunidades para dar soluciones novedosas.

Servicio: Ya que nuestros productos se diseñan al agrado del cliente, escuchamos con

atención sus requerimientos para conocer con exactitud sus necesidades y proporcionarles

soluciones adecuadas, para así lograr su satisfacer sus expectativas.

Conducta ética: actuamos con profesionalidad, honestidad e integridad moral.

Respeto a las personas y al medio ambiente: nos comprometemos social y culturalmente

con la sociedad y adaptamos el desarrollo de nuestros productos a la conservación del

medioambiente.

Exclusividad: en la confección de nuestros productos.

 7

7. Principios Corporativos

Integridad: Es actuar con honestidad, liderar con el ejemplo personal, siendo fieles a los

principios y valores humanos que rigen el actuar en nuestra empresa.

Responsabilidad: Capacidad de responder y dar cuenta de nuestro acto.

Respeto: Capacidad que se adquiere para entender, comprender, tolerar y aceptar el criterio

de los demás.

Honestidad: Permite que cualquier proyecto humano se pueda realizar y la confianza

colectiva se transforme en una fuerza de valor, que exige coraje para decir siempre la verdad y

obrar en forma recta y transparente. Quien es honesto, no toma nada ajeno, ni espiritual ni

material, es decir, es una persona honrada.

Solidaridad: Es la entera comunidad de intereses y responsabilidades. Es decir, cuando dos

o más personas se unen y colaboran mutuamente para conseguir un fin común.

Laboriosidad: Es el esfuerzo que hacemos para conseguir algo por nosotros mismos, o con

la ayuda de los demás. Se define como un poder de transformación.

 8

Perseverancia: Es el aliento o fuerza interior que nos permite llevar a buen término las

cosas que emprendemos, si creemos en lo que hacemos y nos amamos de paciencia para sortear

los obstáculos que se nos presentan en el camino.

La innovación: Muchas empresas tecnológicas colocan como piedra angular de sus

principios corporativos la innovación, la investigación constante y la inversión ideológica, técnica

y humana necesaria para fabricar productos y servicios que se adelanten a los deseos de los

consumidores o que, incluso, los provoquen

La rentabilidad: Uno de los principios corporativos menos difundidos, pero que siempre

está presente en una empresa es la rentabilidad.

Exclusividad: ningún bolso es igual a otro porque no se usan los mismos materiales y

porque no se realizan con procesos mecanizados, ni industrializados; están hechos a mano, lo que

les confiere una distinción, un carácter único y personal.

Reciclaje: utilizamos retales de pieles y otros materiales como telas de tapicería;

fragmentos que en ocasiones son muy pequeñas dándoles utilidad

Pasión: trabajamos día a día con la ilusión y el cariño que le pusimos a la elaboración de

nuestro primer bolso, porque disfrutamos con lo que hacemos.

Curiosidad: somos exigentes con el trabajo que realizamos, por lo que nuestra disposición

es no dejar de indagar para continuar mejorando y así ofrecer un producto superior.


MARTRIS DOFA
Fortalezas
F1. Poseer materia prima de
buena calidad.
F2. Oferta de amplia gama
de productos.
F3. Diseño de productos
personalizados.
F4. Motivación
F5. Intensidad de mano de
obra en el producto
Debilidades.
D1. Existencia limitada de
recursos financieros.
D2. Carencia de
herramientas tecnológicas
para la elaboración de
productos.
D3. Concentración de
mercados
D4. No cuenta con un
software contable
D5. No tiene sistemas de
facturación para el cliente
Cuadro 1. Matriz DOFA
Fuente: Autores de la investigación
8. Matriz DOFA
Oportunidades
O1. aprovechar las redes sociales
como herramienta de marketing y
publicidad.
O2. Clientes poco leales a sus marcas,
favoreciendo la penetración de
empresas como la nuestra.
O3. Credibilidad en las instituciones
O4. Desarrollo del internet y correo
electrónico
O5. Competencia global desigual
Estrategias FO
E1. ampliación de portafolio de
producto de la migro empresa kiwina
E2. Búsqueda de métodos de
financiación para garantizarle
crecimiento microempresaria
E3. Actualización tecnológica
implementación de nuevas prácticas
necesarias para mantener la ventaja
frente al competidor en bajos costos
E4. Ampliación de canales de
distribución
E5. Alianza estratégica con
distribuidores
Estrategias DO
E1. Tener flexibilidad de la
microempresa al cambio de
proveedores
E2. Buscar nuevas estrategias de
distribución y comercialización no solo
vía on-line
E3. constante investigación y análisis
de costos de los materiales
E4. Darle fuerza de credibilidad a la
migro empresa para poder competir
con las grandes empresas producción
de bolsos
E5. Alianzas estratégicas con los
distribuidores
9
Amenazas
A1. Cambios constantes en los
gustos y preferencias del mercado.
A2. Poco reconocimiento de la
empresa en el mercado.
A3. Poca experiencia en el
mercado.
A4. Facilidad de acceso a la
tecnología
A5. Resistencia cambio tecnológico
Estrategia FA
E1. La eficiencia en costos y la
calidad del producto crean un
ambiente perfecto para crear
alianzas estrategias con
distribuidores y potenciales clientes
E2. Al ser un producto innovador
por materiales y costos se puede
tener más control de producción y
clientes
E3. Dar obsequios adicionales alas
clientes más frecuentes
E4. Incursionar la venta en otros
lugares como centro comerciales
E5.Generacion de empleo
Estrategias DA
D1. Generar una capital de
inversión medio de apoyo
empresarial
D2. Formar alternativas de
publicidad como bonos de
descuento en otro producto con
alianza estratégicas con otras
empresas
D3. Buscar siempre la potenciación
ambiental utilizando productos
sustitutos que sean iguales
D4. Mecanismo de
acompañamiento al cliente con el
servicio post venta que pueda
generar un mecanismo por referidos
para aumentar las ventas
D5.Busqueda de la lealtad
satisfacción al cliente
 10

9. Políticas

9.1 Política institucional

 Dar cumplimiento a los horarios y metas establecidas a cada trabajador

 Creatividad al servicio del cliente.

 Genuino espíritu de servicio como factor cultural.

 Coherencia absoluta ante los clientes internos y externos, entre lo que se ofrece y lo que

se practica.

 Conocimiento pleno de las responsabilidades que el puesto implica.

 Seguridad absoluta en la manipulación de la carga como intención fundamental.

9.2 Política de calidad

Somos una empresa encargada de convertir productos en experiencias gratificantes para

nuestros clientes, trabajando basados en los pilares de mejora continua, creatividad, calidad y

sobre todo la satisfacción al cliente.

Se trabaja los productos bajo estándares de calidad.

 Integridad Personal como expresión de disciplina, orden, respeto, honestidad y

entusiasmo. Creatividad e Innovación como parte de nuestro reto diario para el

mejoramiento continuo.

 Productividad en nuestro trabajo y en el empleo de los recursos materiales.

 Consciencia en la práctica de un trabajo libre de errores y en el Compromiso leal con la

institución y con las realizaciones de calidad

 11

10. Estructura Organizacional

Figura 1. Logo Empresarial

Fuente: Autores de la investigación

Figura 2. Estructura Organizacional

Fuente: Autores de la investigación
 12

11. Mapa De Procesos

Figura 3. Mapa de procesos

Fuente: Autores de la investigación
 13

Identificación del cargo

Nombre del cargo: Jefe de Recursos Humanos

Identificación del cargo

Dependencia: Área Recursos Humanos

Número de cargos: (1)

Reporta a (Nombre del cargo) Gerente

Requisitos mínimos

Administración y dirección de empresas

Requisitos de Formación Sociología

Relaciones laborales

(2) años de experiencia como jefe de recursos

humanos

Requisitos de Experiencia Experiencia en reclutamiento masivo

Servicio al cliente

Objetivo Principal

Garantizar que se realicen eficientemente las labores relacionadas con la administración de

recursos humanos, el control y aplicación de acciones y políticas del personal, así como las
operaciones de jubilaciones y pensiones de la organización

Funciones esenciales
Planifica, dirige y supervisa los programas de los diferentes subsistemas de recursos humanos
(reclutamiento, selección y evaluación del desempeño) así como la aplicación de las políticas del personal.
Coordina con la Dirección de Gestión de Calidad la actualización de la estructura de puestos del De la
organización.
Vela porque la base de datos del personal se mantenga actualizada.
Supervisa las actividades relativas al Plan de Retiro, Jubilaciones y Pensiones.
Vela por la elaboración de los Indicadores de Gestión y memorias de la Dirección.

Figura 4. Manual de funciones cargo Jefe de Recurso Humano

Fuente: Autores de la investigación
 14

Identificación del cargo

Nombre del cargo: Jefe de Producción

Identificación del cargo

Dependencia: Área de Producción

Número de cargos: (1)

Reporta a (Nombre del cargo) Gerente

Requisitos mínimos

Administración de empresas

Requisitos de Formación Gerencia de negocios

Ingeniería en procesos

(2) años de experiencia como jefe de producción

Requisitos de Experiencia Ser un buen comunicador, tanto oral como por escrito
Interés y un buen conocimiento en las TIC

Objetivo Principal

Planificar, supervisar y controlar el proceso productivo de la microempresa KINIWA

cumpliendo los procedimientos establecidos, controlando los parámetros del proceso, y
siguiendo los estándares de calidad, seguridad, salud y medioambiente, a fin de asegurar los
objetivos de producción.

Funciones esenciales

Vigilar y hacer cumplir la Prevención de Riesgos, Seguridad y Salud.

Plan de Calidad y Medioambiental.
Recepción de materiales.
Seguimiento de la producción
Gestión de pedidos y proveedores, una vez ya han sido contratados.
Revisión de contratos.
Revisión de mediciones

Figura 5. Jefe de Producción

Fuente: Autores de la investigación
 15

Identificación del cargo

Nombre del cargo: Contadora

Dependencia: Área Contable y Administrativa

Número de cargos: (1)

Reporta a (Nombre del cargo) Gerente

Requisitos mínimos

Contador Público
Determinación de costos y presupuestos
Requisitos de Formación
Emisión de opinión, observaciones y
recomendaciones

(2) años de experiencia como jefe de recursos

humanos
Requisitos de Experiencia Experiencia en reclutamiento masivo
Servicio al cliente

Objetivo Principal

Garantizar que se realicen eficientemente las labores relacionadas con la administración de

recursos humanos, el control y aplicación de acciones y políticas del personal, así como las
operaciones de jubilaciones y pensiones de la organización

Funciones esenciales

Planifica, dirige y supervisa los programas de los diferentes subsistemas de recursos humanos
(reclutamiento, selección y evaluación del desempeño) así como la aplicación de las políticas del personal.
Coordina con la Dirección de Gestión de Calidad la actualización de la estructura de puestos del De la
organización.
Vela porque la base de datos del personal se mantenga actualizada.
Supervisa las actividades relativas al Plan de Retiro, Jubilaciones y Pensiones.
Vela por la elaboración de los Indicadores de Gestión y memorias de la Dirección.

Figura 6. Manual de funciones cargo Contadora

Fuente: Autores de la investigación
 16

13. Diseño e infraestructura

Área en Servicios
Espacio Altura del Servicios
Ancho Largo 42(Metros Públicos
productivo Establecimiento Públicos
Cuadrados)
Producción y
Electricidad, Internet,
bodega (Materia 6 42 Metros 42 metros
2.8 Metros agua, servicio
Prima y producto Metro Cuadrados Cuadrados
alcantarillado telefónico
terminado)
Cuadro 2. Medidas Locativas
Fuente: Autores de la investigación

De acuerdo a la respuesta que el mercado tenga sobre los productos y modalidades

ofrecidas por la empresa, se tendrán en cuenta distintas opciones de puntos de venta y bodegaje

que ofrezca la ciudad.

 17

12.1 Infractutura

Figura 7. Infraestructura locativa

Fuente: Autores de la investigación
 18

13. Matriz De Riesgos

KMI - SGI

MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN Y CONTROL DE RIESGOS VERSIÓN 1

25/05/2020

MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN Y CONTROL DE RIESGOS Actividad.

Ocaña, Norte de Santander, 25 mayo 2020 Labores administrativas

CRITERIOS PARA ESTABLECER

PELIGRO ACT CONTROLES EXISTENTE EVALUACION DEL RIESGO VR MEDIDAS DE INTERVENCION
CONTROLES

OFICIO / FUENTE QUE LO POSIBLES

PROCESO ZONA/ LUGAR
ACTIVIDADES CLASIFICACIO GENERA EFECTOS INT. PEOR EXISTE
DESCRIPCION R NR FUENTE MEDIO INDIVIDUO ND NE NP INT PRO NC NR AR #E E S CI CA,S EPP/RH
N NR CONSECUENCIA RL

1. Señalizacion.
Herramientas, Golpes, 1. Capacitar al personal y 1.Fracturas. 1. Instalación de 1. Capacitar al personal y fomentar la
2. Entrenamiento del
utensilios, laceraciones, 1. Inspeccion de fomentar la cultutra del 2. Incapacidad puntos de cultutra del orden, aseo y autocuidado.
Orden y aseo Locativo X 2 2 4 Bajo 25 100 III aceptable 20 si personal.
muebles y esguinces, orden y aseo orden, aseo y autocuidado. permanente recolección de 2. Reporte de actos y condiciones
3. Fomentar
equipos fracturas. parcial residuos inseguras.
autocuidado

1. Utilización de
baldosas
Golpes, antideslizantes. 1. Inspeccion y 1. Dotacion y uso de EPP 1. Fracturas 1. Uso de Epp.
1. Instalación de 1.señalizacion del
Pisos humedos laceraciones, señalizacion del especificos. 2. Incapacidad 2. Instalación de avisos de perevención y/o
Caidas a nivel Locativo X 2 2 4 Bajo 25 100 III aceptable 20 si pisos y areas area.
y/o resbalosos esguinces, 2. Limpieza y área de riesgo y el 2. Capacitacion y permanente preomoción. 3. Capacitación en
antideslizantes 2. autocuidado
fracturas. secado de pisos area adyancete. entrenamiento. parcial autocuiado y analisis de riesgos.
cada vez que se
mojen.

1. Programa de pausas
1. Adoptar
activas.
posturas
Adopcion de 2. Ejercicios de 1. Capacitacion y/o entrenamiento
Posturas de 1. Fatiga adecuadas 1. Puestos de
posturas calentamiento (calistenia). lesiones 1. fomentar cultura 2. Analisis de puestos de trabajo.
Biomecanico trabajo 2. lesiones X 2 3 6 Bajo 10 60 III aceptable 20 si trabajo (sillas,
prolongadas y/o 3. Capacitaciones, charlas osteomusculares autocuidado 3. Examenes periodicos.
inadecuadas osteomusculares 2. Reducir escritorios)
repetitivas (higiene postural). 4. Programación de pausas activas.
tiempo de
4. Programa de vigilancia
exposicion
epidemiologico.

Sistemas de
distribución
electrica de
1. Inspeccion del
Baja Tension
area de seguridad. 1. Conservar distancias de
LABORES ADMINISTRATIVAS - OFICINA

Exposicion y/o No
2. Conservar seguridad con equipos 1. EPP convencionales.
contacto al arco aceptable
Exposicion a 1. Electrizacion 1. Instalación de distancias de eléctricos según el nivel de 2. Capacitacion y entrenamiento del
eléctrico, o 1. Inspeccones 1. Identificar equipos
sistemas 2. Electrocucion avisos de seguridad según tensión. 1. Electrocucion personal (riesgo electrico)
Electrico contacto directo X 2 4 8 Medio 25 200 II aceptable 20 si eléctricas eléctricos, niveles de
eléctricos 3. Quemaduras prevención niveles de tensión 2. uso de EPP especificos y 2. Fatalidad 3. Fomentar cultura de autocuidado
ADMINISTRATIVO

e indirecto, corto con preventivas tensión.

energizados 4. Fatalidad. peligro electrico respecto a convencionales. 4. Reporte de actos y condiciones
circuito, tensión control
OFICINAS

sistemas 3. Capacitación del inseguras.

de paso, especifico
energizados. personal en riesgo electrico.
equipos
3. Uso de Epp.
eléctricos
energizados y/o
defectuosos.
1.Alergias por 1. Contar con las
contacto y Hojas de seguridad
1. Capacitar al personal en 1.Alergias por
manipulación. de las sustancias 1. Uso de Epp convencionales y especificos
el manejo de sustancias contacto y
Manipulación y/o 1. Rotular los de seguridad a 1. Rotular los 2. Capacitar al personal en el manejo de
Toners, tintas, quimicas 2. Rotular los manipulación,
contacto con 2. Afecciones en recipientes con el utilizar y hacer recipientes con el sustancias quimicas.
Químico productos de X recipientes con el rombo de 2 3 6 Bajo 10 60 III aceptable 20 afecciones si
sustancias la piel, en ojos, rombo de la divulgación de las rombo de la norma 3. Reporte de actos y condicones inseguras.
aseo. la norma NFPA 704. dérmicas
quimicas sistema norma NFPA 704. mismas. NFPA 704 4. Divulgar las hojas de seguridad de los
3. Reporte de actos y 2.
respiratorio. productos químicos a los trabajadores.
condiciones inseguras Envenenamiento
2. Tener disponible
3. en el área agua
1. 1. Identificar en el area del
almacenamiento trabajo la presencia,
adecuado de almacenamiento o 1.Capacitar al personal en brigadas de
Exposicion a
Quemaduras, sustancias y utilizacion de materiales 1. instalación de 1. Conformación de emergencias, manejo de extintores,
fuentes de Fisicoquímico Equipos de 1. Instalación de 1. Quemaduras
incendios y X productos liquidos, gaseosos o 2 3 6 Bajo 10 60 III aceptable 20 si sistemas las brigadas de 2. EPPconvencionales
incendio y/o s. oficina equipos extintores 2. Fatalidad
explosiones quimicos. 2. solidos que por las containcendios emergencias 3. Reporte de actos y condiciones inseguras
explosiones.
inspeccion y condiciones de
mantenimientto tempertatura del area
de equipos, eventualmente puedan ser
Condiciones del
trabajo (estilos
de mandos,
pagos,
1. Programacion y 1. Programa de pausas
contratación, 1. Capacitacion y taller de manejo del
1. Estrés laboral organización de 1. Gestion activas y descansos.
participación, 1. Divulgar politicas estrés.
Gestión 2. Perdida de la las actividades a 2. Relaciones 2. Actividades lúdicas y de
Sicolaboral inducción, X 2 2 4 Bajo 10 40 III aceptable 20 Estrés laboral si de prevención de 2. pausas activas.
organizacional concentracion realizar. humanas e recreación.
capacitación, acoso laboral 3. Liderazgo y trabajo en equipo.
3. Agotamiento 2. Control del interpersonales 3. Turnos de trabajo
bienestar social, 4. Comunicación asertiva
tiempo. adecuados.
evaluacuón de
desempeño,
control de
cambios).
 19

KMI - SGI

MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN Y CONTROL DE RIESGOS VERSIÓN 1

25/05/2020

MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN Y CONTROL DE RIESGOS Actividad.

Ocaña, Norte de Santander, 25 mayo 2020 Labores administrativas

CRITERIOS PARA ESTABLECER

PELIGRO ACT CONTROLES EXISTENTE EVALUACION DEL RIESGO VR MEDIDAS DE INTERVENCION
CONTROLES

OFICIO / FUENTE QUE LO POSIBLES

PROCESO ZONA/ LUGAR
ACTIVIDADES CLASIFICACIO GENERA EFECTOS INT. PEOR EXISTE
DESCRIPCION R NR FUENTE MEDIO INDIVIDUO ND NE NP INT PRO NC NR AR #E E S CI CA,S EPP/RH
N NR CONSECUENCIA RL

Condiciones de
la tarea (carga
mental, 1. Programa de pausas
contenido de la 1. Programacion y activas y des cansos .
1. Programa de pausas activas y
tarea, 1. Estrés laboral. organización de 1. Gestion 2. Turnos de trabajo
1. Divulgar politicas des cansos . 2. Rotacion del personal.
dem andas 2. Perdida de la las actividades a 2. Relaciones adecuados .
X 2 2 4 Bajo 10 40 III aceptable 20 Estrés laboral si de prevención de 3. Reduccion de los turnos de trabajo.
emocionales, concentracion. realizar. hum anas e 3. Talleres de manejo del
acos o laboral 4. talleres de manejo del es trés
s istemas de 3. Agotam iento. 2. control del interpers onales estrés.
5. capaictacion trabajo en equipo
control , tiempo 4. Capaictacion trabajo en
Exigencia de definición de equipo.
rapidez en el roles,
Sicolaboral
LABORES ADMINISTRATIVAS - OFICINA

desarrollo de las m onotonia)

actividades

Interfase
ADMINISTRATIVO

pers ona- tarea 1. Programa de pausas

OFICINAS

(conocim ientos, activas y des cansos . 1. Programa de pausas activas y

habilidades en 1. Estrés laboral 1. Programacion y 1. Gestion 2. Turnos de trabajo des cansos .
1. Divulgar politicas
relacion con la 2. Perdida de la organización de 2. Relaciones adecuados . 2. Rotacion del personal
X 2 2 4 Bajo 10 40 III aceptable 20 Estrés laboral si de prevención de
demanda tarea, concentracion las actividades a hum anas e 3. Talleres de manejo del 3. Reduccion de los turnos de trabajo
acos o laboral
iniciativa, 3. Agotamiento realizar interpers onales estrés. 4. Talleres de manejo del estrés
autonomia, 4. Capaictacion trabajo en 5. Capacitacion trabajo en equipo
reconocimiento, equipo.
identificacion de

1. Cese de actividades
2. Establecimiento de
1. lesiones
Grupos brigadas de emergencia. 1. Instalación de
Atentado 2. afectaciones
armados al 3. Capacitacion de riesgo 1. lesiones encerramientos de
terroris ta, Atraco, fisicas y
margen de la 1. Activar planes de publico. fisicas, ps icolo- proteccion. 1. Capacitacion al personal sobre riesgo
paro arm ado, Publico psicologicas X 2 1 2 Bajo 10 20 IV aceptable 20 no
ley, delincuencia emergencia 4. Instalación de gicas 2. Sistema de publico y planes de emergencia
Secuestro, 3. fatalidades
común, dis positivos de vigilancia 2. fatalidad monitoreo y
asonadas. 4. Perdidas
poblacion (video cam aras). vigilancia en video.
económicas
5. Disponer de apoyo en
seguridad física.
 20

Figura 8. Matriz de Riesgo

Fuente: Autores de la investigación

14.PLAN PARA LA GESTION DEL RIESGO DE DESASTRES

14.1PROCEDIMIENTO GENERAL DE EVACUACION

 21

14.2. DETERMINACIONES ESPECÍFICAS DE EVACUACIÓN

Sistemas de Alarma Sedes administrativas y logísticas: El mecanismo de notificación de alerta y alarma se dará
mediante mecanismo audible (TIMBRE), asociado a la alarma de intrusión, o de manera
verbal, a viva voz.

Sedes del cliente: El mecanismo de notificación de alerta y alarma en los taladros

corresponde a mecanismo audible (TIMBRE) o de manera verbal, a viva voz.
Rutas y salidas de Oficinas: se deberá transitar por los pasillos y salas, en dirección a la puerta de acceso, que
Evacuación descargan a la carrera 24.

Bodega: desde los diferentes sectores de la bodega, se deberá circular en dirección Norte, en
busca del pasillo que comunica con el área de oficinas y finalmente egresar por el portón que
 22

descarga a la carrera 24.

Punto de venta: desde las áreas de almacén y de venta, a las salidas sobre la carrera 24 y 504
Puntos de encuentro de Principal: zona principal del almacén
evacuación

Alterno: lote vacío en la esquina de la carrera 24 # 504 20 de julio

Alterno Bodega: carreteable sobre la carrera24, frente a la bodega.

ORDEN DE La orden para iniciar el procedimiento de evacuación será emitida por un integrante del
EVACUACIÓN Y comité de gestión del riesgo de desastres CGRD, quien personalmente o a través de los
ALARMA brigadistas de emergencia, verificará la situación de emergencia y la real conveniencia de un
proceso de evacuación. Ante su ausencia la orden la emitirá la persona a cargo del área o de
mayor jerarquía.
Unidad de Evacuación (ancho mínimo disponible) 1.1 metro
Distancia máxima de En rutas de evacuación 40 metros
recorrido Al sitio de reunión final 50 metros
Coordinador General de evacuación y líderes de evacuación COORDINADORA
de áreas ANGELA MILISA MALDONADO

Oficinas
 23

ANGELA MELISA MALDONADO

Punto de venta
LAURETH LEON
Bodega
ANGELA MELISA MALDONADO

14.3. Tiempo estimado de evacuación

ANCHO DE NO. DE PERSONAS

DISTANCIA TIEMPO DE
ÁREA LA PUERTA (FIJAS Y
(MTS) SALIDA
(MTS) FLOTANTES)
Todo el personal y
1.1 50 30 104 seg.
áreas

TS = __ N__ + _ D__
(A*K) V
Donde, TS: Tiempo de salida en segundos
N: Número de personas
A: Ancho de salida en metros
K: Constante experimental: 1,3 personas/metro-segundo
D: Distancia Total de recorrido en metros
V: Velocidad de desplazamiento: 0.6 metros/segundo

14.4 PROCESO DEL MANEJO DEL DESASTRE

DETECCION DE
COMUNIQUE:
SU IDENTIFICACION
AREA AFECTADA
TIPO DE EVENTO Informe inmediatamente al personal brigadista
NUMERO DE VICTIMAS
POSIBLES NECESIDADES

Evaluación de la condición de emergencia; en conjunto

brigada y comité de emergencias. / Determinación de plan
de respuesta y apoyo externo.
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La notificación o aviso se dará a través de viva voz y la movilización de recursos a través de celulares corporativos.
Nivel 1: Cualquier emergencia dentro de una de las áreas y que pueda ser atendida o controlada de manera suficiente con recursos propios (situación controlable a
nivel doméstico con brigada de emergencias y recursos propios de la sede). En este evento no se requiere evacuación, los servicios no sufren traumatismo
importante y no se interrumpe de manera significativa la operación específica del lugar.

Nivel 2: Emergencia que por su magnitud o complejidad no puede ser intervenida de manera suficiente por el personal de la locación (área de la sede o a cargo de
CDP), o los recursos disponibles son insuficientes. Para este nivel se hará activación del plan de emergencias de la sede y locación, movilizándose equipos y
personal disponible y adelantándose evacuación parcial o total de las instalaciones involucradas. Se hará activación a nivel de alistamiento a los organismos del
cliente o entidades de apoyo externo inmediatos, por si se requiere su intervención.

Nivel 3: Emergencia que por su magnitud o complejidad no puede ser intervenida de manera suficiente por el personal de la operación en SAN MARTÍN, o los
recursos disponibles son insuficientes. Para este nivel se hará activación del plan de emergencias con recursos de apoyo mutuo, movilizándose equipos y personal
disponible y adelantándose evacuación total de áreas involucradas. Se hace necesaria la presencia de los organismos de apoyo externos inmediatos y
especializados.

14.5. PROTOCOLO GENERAL DE EMERGENCIAS

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14.6. PROCEDIMIENTO ANTE INCENDIOS

4.1. PROCEDIMIENTO ANTE INCENDIO

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14.7.PROCEDIMIENTO ANTE SISMOS

14.8. PROCEDIMIENTO
OPERATIVO
NORMALIZADO
ANTE ATRACO O
TOMA ARMADA
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14.9.CRITERIOS PARA DETERMINAR LA FINALIZACIÓN DE LA EMERGENCIA.

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14.10.INVESTIGACIÓN, EVALUACIÓN DE LA EMERGENCIA Y AUTOEVALUACIÓN DEL PLAN DE EMERGENCIAS

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La investigación de los siniestros (emergencias) deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:
¿Qué sucedió?  Tipo de emergencia
 Tamaño o magnitud del evento
 Desarrollo de la emergencia
 Efectos de la emergencia


¿Cuándo sucedió?  Fecha de ocurrencia

 Día de la semana de la presentación del hecho
 Hora probable de su presentación
 Hora estimada de su detección
 Fecha y hora de su terminación
 Si el día era laborable o no
 Condiciones climáticas reinantes en el sitio.
¿Dónde sucedió?  Equipo de origen del siniestro
 Parte del equipo
 Personal presente en el lugar
 Protecciones existentes en el lugar
¿Cómo sucedió?  Descripción del proceso de ocurrencia
 Área afectada
 Personas afectadas
 Información y/o valores afectados
 Equipos afectados
 Materiales afectados
 Procesos afectados
 Descripción de las circunstancias asociadas
 Descripción de los antecedentes de la emergencia
 Factores que facilitaron su propagación o desarrollo
 Factores que dificultaron su propagación o desarrollo
 Actuación de las personas presentes
 Forma como fue controlado
 Organismos que participaron
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 Funcionarios que fueron notificados.

¿Por qué sucedió?  Origen accidental o intencional
 Factores que facilitaron su ocurrencia
Factores Este factor está orientado a determinar aquella información que facilitará la
Complementarios investigación y entendimiento de la emergencia, incluyendo.
 Testigos presenciales
 Hechos similares presentados anteriormente
 Ultimas inspecciones efectuadas al lugar
 Ultimas verificaciones o pruebas a los equipos
 Opiniones o comentarios
 Conclusiones preliminares

14.11. LISTADOS TELEFÓNICOS DE EMERGENCIA

INSTITUCIONES DE SOCORRO
INSTITUCIÓN DIRECCIÓN TELEFONO / EXTENSIÓN.
Calle 11 # 11 - 53 – 0caña norte de Santander (075) 5655577
Cuerpo de Bomberos

Cruz Roja Colombiana

Carrera 9 # 9-21 – Ocaña norte de Santander 3178663962
Defensa Civil Colombiana
Tránsito y Transporte Calle 14 # 6 – 67 –Ocaña norte de Santander . 3188993026
CMGRD
INSTITUCIONES DE SEGURIDAD
INSTITUCIÓN DIRECCIÓN TELEFONO / EXTENSIÓN.
Policía Nacional Calle 14 # 6 – 67 – Ocaña norte de Santander 3188993026
GAULA Calle 14 # 6 – 67 – Ocaña norte de Santander 3188993026
Ejército Nacional
INSTITUCIONES DE SERVICIO
INSTITUCIÓN DIRECCIÓN TELEFONO / EXTENSIÓN.
INSTITUCIONES DE ATENCIÓN MEDICA EN CASO DE ACCIDENTES
IPS
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HOSPITAL E.Q.C 5548746 - 3176430543