GUIA DOCUMENTAL

GIMNASIO RACHEL CARSON

2022
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1. PRESENTACIÓN 4
2. OBJETIVOS 4
2.1 Objetivo General 4
2.2 Objetivos Específicos 4
3. ALCANCE 4
4. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL 5
4.1 Pirámide Documental: 5
4.2 Documentación Del Proceso 8
4.3. Documentación Del Procedimiento 10
4.4. Presentación de Proceso y Procedimientos 12
4.5. Hoja De Vida De Indicador 14
4.6. Guías 15
4.7. Manuales 16
4.8. Formatos 17
4.9. Cartas 18
4.10. Informes 20
4.11. Lista De Chequeo 22
4.12. Actas 24
5. REQUISITOS 26
5.1. Mapa De Proceso 26
6. ESTRUCTURA Y PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS 27
6.1 Tamaño Del Papel 27
6.2. Fuente y Tamaño de Letra 27
6.3 Márgenes 27
6.4 Forma y Presentación 27
6.5. Colores Corporativos 28

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6.6 Objetivos 29
6.7 Alcance 30
6.8 Responsables 30
6.9 Definiciones 30
6.10 Tabla De Contenido 30
6.11 Numeración De Páginas 32
6.12 Caja De Calidad 33
6.12.1 Logo De La Empresa 34
6.12.2 Nombre Del Documento 34
6.12.3 Área 35
6.12.4 Código 35
6.12.5 Versión 35
6.12.6 Fecha 35
6.13 Ciclo de Aprobación 35
6.14 Ciclo de Actualización de Documentos 36
6.15 Ciclo de eliminación de documentos 37
8. Caja de actualización de documento 38
9. Codificación SGI 39
10. Anexos 42
11. Terminología 43

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1. PRESENTACIÓN
El presente documento se elabora con el propósito de plantear una metodología para estandarizar
la forma de elaborar, modificar y controlar los documentos de la organización Gimnasio Rachel
Carson, permitiendo de esta forma dar cumplimiento a los lineamientos establecidos en las
diferentes normas técnicas. Aquí podremos encontrar diferentes temas los cuales nos ayudaran
como guía para realizar un documento, tales como: Estructura y presentación de un documento,
caja de control documental, caja de actualización de documento y demás. Todo ello con el fin de
esclarecer diferentes aspectos para la elaboración de documentos correctamente.

2. OBJETIVOS

2.1 Objetivo General

Estructurar una Guía Documental que establezca los lineamientos de elaboración, modificación y
control de la gestión documental para la Pyme Gimnasio Rachel Carson, según parámetros de
calidad y normas vigentes.

2.2 Objetivos Específicos

● Diseñar una guía documental que sirva de apoyo para la creación, modificación y
control de documentos, según las necesidades de la Organización.
● Implementar una Guía Documental, generando herramientas que faciliten la
creación de la documentación, según normas de calidad.
● Verificar el cumplimiento de los lineamientos necesarios en los diferentes tipos
documentales con base en normas como la GTC 185 o la ISO 9001:2015.

3. ALCANCE
La presente guía documental es aplicada para el Sistema de Gestión Documental de la organización
Gimnasio Rachel Carson, esta es aplicable a todos los documentos internos - externos, así mismo
debe ser aplicado por cada una de los procesos de la organización además debe ser acogida por
parte de los responsables de la elaboración y actualización de documentos dentro de la
organización.

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4. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL

4.1 Pirámide Documental:

La pirámide documental es una estructura jerárquica de documentación del Sistema de Control
de Gestión de la ISO 9001.
Esta estructura ayuda a garantizar que en cada departamento de la compañía existan los
documentos necesarios de acuerdo a las tareas que desempeñan. Además proporciona un marco
de trabajo para todas las operaciones de la empresa, favorece a que exista una consistencia en los
procesos, da mayor claridad y visibilidad al SCG y ayuda a comprobar el logro de objetivos
Está conformada por niveles los cuales son:

Ilustración 1. Pirámide documental

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● Nivel 1: Política de calidad en esta se indica el compromiso de la organización con la

calidad y la mejora continua de los procesos, es importante que la política vaya orientada
con base a los objetivos de esta
● Nivel 2: Manual de Gestión de Calidad en este se establecen los lineamientos generales
del Sistema de Control de Gestión, en donde se delimitan los alcances del sistema y los
procedimientos documentados también se tiene en cuenta las políticas de calidad las cuales
indican el compromiso de la organización con la calidad y la mejora continua de los
procesos.
● Nivel 3: Plan de Calidad Es un documento que contiene prácticas específicas, recursos,
procesos, actividades y métodos de trabajo de la empresa, que incluye la Política de
Calidad.
● Nivel 4: Procedimientos, instrucciones de trabajo y planos en este documento es en el
que se establecen procesos específicos que indican cómo se efectúan las actividades de la
compañía. Estos documentos son distribuidos en los departamentos correspondientes.
● Nivel 5: Registros de calidad este es el último nivel de la Pirámide Documental, el cual
incluye toda la documentación de los registros de calidad. Sirve para certificar que se están
realizando las actividades definidas dentro del Manual de Calidad y los Procedimientos.
La documentación se realiza según los criterios establecidos para las diferentes actividades y de
esta manera darle un adecuado control y/o soporte necesario que contribuya en pro de la mejora
continua de los procesos.
● Documentación de proceso
● Documentación del procedimiento
● Instructivos
● Hoja De Vida De Indicador
● Guías
● Manuales
● Formatos
● Cartas
● Informes
● Lista De Chequeo
● Actas

A continuación, se relaciona una matriz donde según el tipo de documentos se utilizara una
abreviatura:

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TIPO DE DOCUMENTO ABREVIATURA

Documentación de proceso DP

DO
Documentación del procedimiento

PG
Presentación del proceso y procedimiento
de gestión de talento humano

Hoja De Vida De Indicador HI

Guía GA

Manuales MA

Formatos FT

Cartas CT

Informes IF

Lista De Chequeo LC

Actas AT

Tabla 1. Tipo de documentos

En la siguiente tabla se relaciona cada uno de los documentos y los requerimientos necesarios
para cada uno.

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Ilustración - Requerimientos

4.2 Documentación Del Proceso

Un proceso es un conjunto de actividades enlazadas entre sí que, partiendo de uno o más inputs
(entradas) los transforma, generando un output (resultado). Las actividades de cualquier
organización se pueden concebir como integrantes de un proceso determinado.
La documentación de procesos resume todos los pasos necesarios para completar una tarea o
proceso. Es una documentación interna y continua del proceso mientras se lleva a cabo, en la
documentación es mucho más importante el cómo de la implementación que el cuánto del

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impacto del proceso. La documentación se realiza por medio de la matriz de caracterización con
base a los procesos teniendo en cuenta los elementos que originan que estos procesos tengan un
principio y un final.
Estos elementos pueden ser:
● Elementos de entrada que originan que comience un proceso como por ejemplo la
solicitud de un servicio/producto de un cliente.
● Elementos de salida que originan que finalice un proceso como por ejemplo la realización
de una cotización/presupuesto.

Ilustración 2. Matriz de caracterización

● Proceso: Nombre del proceso al cual se le realizará la caracterización, tal como se

encuentra en el mapa de procesos establecido por la organización.
● Objeto: Cuál es el objeto del proceso, es decir, por qué se crea ese proceso, cuál es
el objetivo para lograr la realización del proceso. Se compone de un verbo en
infinitivo más la salida principal más los atributos.
● Alcance: Donde inicia y donde finaliza el proceso indicando a quien corresponde
y como se aplica en la organización.
● Responsables: La persona o grupo de personas que tienen poder de decisión sobre
el proceso, lo controlan, hacen seguimiento y son responsables por su gestión. El
responsable está en capacidad de equilibrar las necesidades de las partes interesadas
en el proceso.

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4.3. Documentación Del Procedimiento

La documentación de procedimiento resume los pasos necesarios para completar una tarea o
procedimiento. Es una documentación interna y continua del proceso mientras se lleva a cabo; en
la documentación es más importante el "cómo" de la implementación que el "cuánto" del impacto
del procedimiento.

Los documentos consisten en realizar un registro de los procedimientos durante la ejecución del
proyecto. El objetivo es aprender a implementar la adaptación de la estrategia y mejorar el
procedimiento.

FLUJOGRAMA

Un flujograma o diagrama de flujo consiste en una figura o gráfico que representa una serie de
actividades por medio de símbolos. Por tanto, la principal utilidad de un flujograma es que muestra
de un solo vistazo un proceso que puede ser complejo.

SIMBOLO NOMBRE SIGNIFICADO

El símbolo de terminación
Símbolo de Inicio / Final marca el punto inicial o final
del sistema. Por lo general,
contiene la palabra "Inicio y
fin”

Un rectángulo solo puede

Símbolo de Acción o Proceso representar un solo paso
dentro de un proceso
("agregar dos tazas de
harina"), o un subproceso
completo ("hacer pan") dentro
de un proceso más grande.

Un punto de decisión o
Símbolo de Decisión o ramificación. Las líneas que
Ramificación representan diferentes
decisiones surgen de
diferentes puntos del
diamante.

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Representa el material o la
Símbolo de Entrada / Salida información que entra o sale
del sistema, como una orden
del cliente (entrada) o un
producto (salida).

Indica que el flujo continúa

Símbolo del Conector donde se ha colocado un
símbolo idéntico (que
contiene la misma letra).

Indica una lista de

Símbolo de la Base de Datos información con una
estructura estándar que
permite buscar y ordenar.

Indica un retraso en el
Símbolo de Retardo proceso

Representa un ajuste a otro

Símbolo de Preparación paso en el proceso.

Representa un paso en el que

Símbolo de Entrada Manual se pide al usuario que
introduzca la información
manualmente.

Indica un paso en el que dos o

Símbolo de Fusión más sub-listas o subprocesos
se convierten en uno.

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Tabla 2. Flujograma

MATRIZ DETALLADA

Una matriz es un conjunto ordenado en una estructura de filas y columnas. Los elementos de este
conjunto pueden ser objetos matemáticos de muy variados tipos, aunque de forma particular,
trabajaremos exclusivamente con matrices formadas por números reales.

Tabla 3. Documentación de Procedimientos.

Trabajar el formato de matriz detallada junto con el flujograma nos ayudará visualmente a
comprender la descripción, responsable, registro de documento del paso a paso del flujograma,
por tal razón para el Gimnasio Rachel Carson se establece la matriz de Documentación de
procedimientos.

4.4. Presentación de Proceso y Procedimientos

Es un documento que contiene los pasos a seguir para la ejecución de una actividad.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

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Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

desempeñadas.

Ilustración 3. Presentación del proceso y procedimiento de gestión de talento humano

● Presentación: Se debe diligenciar el nombre de la persona encargada de realizar el

instructivo con su respectivo cargo, tipo de documento, número de identificación y fecha
de elaboración.
● Objetivos: Se redactan siguiendo la estructura de verbo + objeto + condición, de manera
clara y concisa.
● Alcance: Se especifica la aplicación del instructivo desde el punto de inicio y el límite de
este, teniendo en cuenta los requisitos que aporten al logro de metas.

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● Direccionamiento estratégico: Se anexa la misión, visión, valores y principios, es

importante implementarlos para lograr sus fines u objetivos centrales de una organización.
● Organigrama: Se adjunta el organigrama de la organización para identificar la
jerarquización de esta.
● Metodología: Describe cómo se realiza el procedimiento para alcanzar el logro de los
objetivos.
● Documentación de procedimiento: Se establece por medio de la matriz de caracterización
el procedimiento de talento humano, de acuerdo con su correcta elaboración, indicando el
nombre del proceso y procedimiento.
● Terminología: Términos básicos y esenciales para facilitar una mayor comprensión del
procedimiento al cual se le realiza el instructivo.

4.5. Hoja De Vida De Indicador

Es un instrumento que permite identificar los factores importantes al documentar un indicador,
tales como proceso, objetivo, fórmula, variables, unidad de medida, metas, entre otros aspectos.

Ilustración 4. Hoja de vida del indicador

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● Objetivo: Señalar el para qué se establece el indicador y qué mide.

● Descripción del Indicador: Breve descripción del indicador.
● Proceso: Nombre del proceso: Identifica el nombre del proceso al cual corresponde el
indicador. Tipo de proceso: Se establece si se trata de un proceso Estratégico, Misional, de
Apoyo o de Medición y Análisis. Objetivo del proceso: Identifica el objetivo del proceso
al cual corresponde el indicador.
● Metodología de medición: Paso a paso para consolidar la información necesaria para el
cálculo del indicador.
● Fórmula de cálculo: Fórmula matemática utilizada para el cálculo del indicador.
● Unidad de medida: Magnitud de referencia para la medición. Ejemplo: Porcentaje,
Cantidades Totales.
● Fuente de datos: Se debe establecer la fuente de los datos, con el fin de que el responsable
conozca de dónde se alimenta el indicador, señala la(s) fuente(s) de las cuales se obtiene la
información para el cálculo del indicador. Por ejemplo: Sistemas de información,
resultados encuestas del cliente externo, interno, verificación del servicio y control de
visitantes.
● Línea Base: Dato de partida del indicador
● Fecha de línea de base: Fecha de la medición de la línea base.
● Periodicidad: Cada cuánto tiempo analizan los datos.
● Responsable Indicador: Identifica el responsable de alimentar los datos necesarios y/o de
realizar el análisis de la información.

4.6. Guías
Se tratan de documentos completos que te ayudan a resolver las dudas y te sirven de referencia a
la hora de gestionar tu empresa de una forma eficaz.

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Ilustración 5. Guía

● Objetivo: Se redactan siguiendo la estructura de verbo + objeto + condición, de manera

clara y concisa.
● Alcance: Se especifica la aplicación del instructivo desde el punto de inicio y el límite de
este, teniendo en cuenta los requisitos que aporten al logro de metas.
● Responsables: Se indica el nombre y el área de la persona encargada de realizar la guía.
● Tabla de contenido: Es la estructura del documento, en ella se deben incluir tanto los
títulos, temas y subtemas que conforman la guía, se debe realizar de manera sistematizada
como lo indica o da la opción Word.

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● Presentación: Se indica una breve introducción, junto con información complementaria

que permita establecer el desarrollo del objetivo que se espera alcanzar.
● Contenido de ficha: Es donde se almacena toda información o datos obtenidos de manera
organizada, visible y sencilla.
● Metodología de la actividad: Se planifican las estrategias, procedimientos y acciones
organizadas, de manera consciente y reflexiva, con la finalidad de alcanzar el logro de los
objetivos planteados.
● Evaluación y seguimiento: Se realizan por medio de indicadores y herramientas que
permitan medir el desempeño para obtener resultados que aporten al cumplimiento de
metas y objetivos.
● Anexos: son los documentos adicionales de apoyo que se utilizan de consulta y se deberán
tener en cuenta para llevar a cabo una actividad dentro de un procedimiento.
● Formatos: Documentos en donde la información se organiza y se optimiza para mantener
un control de datos, sirviendo también como referencias.

4.7. Manuales

Son aquellos que se encargan de forma resumida detallar en forma general el manejo de una
empresa. Dan un detalle de cómo está estructurada y de los diferentes roles y funciones que en
ella se llevan a cabo en los procedimientos.

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Ilustración 6. Manual

4.8. Formatos
Es un documento bastante completo que incluye todos los elementos importantes de un plan
empresarial. Es bastante práctico, sólo debes descargarlo y seguir las instrucciones para poco a
poco ir elaborando el documento de una manera sencilla y empresarial.

Ilustración 7. Formatos

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● Objetivo: Es una especificación del objetivo del formato que tiene como esquema iniciar
con un verbo infinitivo.
● Responsable: Se identifica y menciona el responsable de la coordinación de la actividad
planteada en el documento.
● Contenido del formato: Se describe el propósito del procedimiento especificando el paso
a paso, se puede utilizar ayudas para la explicación como imágenes, tablas, entre otras.

4.9. Cartas

La carta comercial no es otra cosa que una herramienta de comunicación entre la empresa y sus
clientes o clientes potenciales, proveedores, entidades u organismos públicos, así como cualquier
persona con la que la empresa necesite ponerse en contacto.

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Ilustración 8. Carta

● Fecha: Debe ubicarse en la parte superior de la carta, al lado derecho, justo por debajo del
destinatario. La fórmula habitual es empezar con el nombre de la ciudad o población desde
la que se escribe la carta, seguida del día, el mes y el año.
● Destinatario: En muchas ocasiones, sobre todo en el ámbito empresarial, es importante
añadir los datos del destinatario a fin de que la carta llegue a la persona correcta. Para ello
se recomienda seguir el estilo francés, en el cual se pondrá el nombre de la persona a la que
se dirige la carta, su cargo e incluso la empresa seguida de la dirección a la que se dirige
dicha carta.

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● Introducción: Mediante la introducción pondrás en contexto al destinatario y le dispondrás

a recibir la información de manera agradable y suave, sobre todo si se trata de noticias
negativas. Por otro lado, la introducción te servirá para establecer un vínculo con la persona
a la que escribes por primera vez.
● Cuerpo del mensaje: En esta parte central del texto debe aparecer el asunto central de la
carta, ya sea una solicitud, una información, un agradecimiento, etc. La parte del cuerpo es
la más extensa de la carta y es en ella donde deben aparecer todos los datos relevantes. Se
recomienda acabar el texto con un resumen global de la carta, antes de realizar el cierre o
despedida.
● Despedida o cierre: Se trata de la fórmula en la que el emisor, utilizando una mayor
cortesía, manifiesta los buenos deseos al lector de manera cordial. Generalmente el cierre
se redacta en tercera persona, utilizando expresiones como "Le saluda atentamente", "Se
despide", "Un cordial saludo" o simplemente un "Atentamente". Como siempre, en este
tipo de apartados se aconseja brevedad en la expresión.
● Firma: En la parte final de la carta debemos incluir tanto el nombre completo como la
firma del emisor. Además, si la carta es de ámbito laboral, profesional, académico,
institucional o administrativo, también puede incluirse el cargo de la persona que emite la
carta.

4.10. Informes
Es un documento informativo escrito, con el propósito de comunicar los hechos o resultados
obtenidos en las actividades de la organización.

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Ilustración 9. informes

● Nombre de la empresa: Se debe incluir la razón social de la organización (Gimnasio

Rachel Carson).
● Introducción: Es un texto breve donde deben quedar claros los motivos por los cuales se
lleva a cabo la elaboración del informe, cuál es su objetivo principal, con que fines lo han
hecho y a quien lo ha realizado.
● Metodología: Es una herramienta para generar eficiencia a medida que se va utilizando
como el organizar los tiempos.
● Desarrollo del informe: Es un texto muy breve en el que deben quedar claros los motivos
por los que lleva a cabo la elaboración del documento. su objetivo principal en este mismo

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deberá incluir qué herramienta o recursos se ha realizado y puntos relevantes como:

- Problemas encontrados
- Fuentes de información
-Antecedentes
● Conclusiones: Aquí se debe mencionar de manera breve los aspectos más relevantes que
ha dejado la elaboración del documento, el cual puede permitir al lector una forma
resumida de todo el proceso.
● Recomendaciones: Deben ser útiles para la empresa, en ella se propondrán estrategias de
mejora de los procesos descritos en la elaboración o así mismo la elaboración de
documentos similares o futuros.

4.11. Lista De Chequeo

Son formatos de control y se crean para registrar actividades repetitivas y controlar el
cumplimiento de una serie de requisitos.

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Ilustración 10. Lista de chequeo

● Nombre del proceso: Se diligencia el nombre del procedimiento al que pertenece la lista
de chequeo.
● Cargo: Se especifica el cargo responsable
● Objetivo general: se debe redactar con verbo en infinito, dando respuesta a (¿para qué?)
se realizó la lista de chequeo.
● Sí cumple: se diligencia teniendo en cuenta el cumplimiento de los requisitos establecidos
de acuerdo con los lineamientos del procedimiento.
● No cumple: Se diligencia con base en a las preguntas y lineamientos establecidos del
procedimiento se define que no cumple con los requerimientos.
● No aplica: Se coloca una (x) en caso de que no aplique la pregunta de acuerdo a la
condición que se utilice en el respectivo formato.
● Actividad: Se debe diligenciar el nombre de la actividad principal realizada.

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● Pregunta: Se redactan las diferentes preguntas teniendo en cuenta redacción y signos de

puntuación.
● Observaciones: Se describen de manera clara y puntual las observaciones o sugerencias.
● Elaborado por: se debe especificar quienes son los responsables de la elaboración del
documento.
● Revisado por: debe señalar la persona responsable de revisar el contenido del documento
acorde a la jerarquización del cargo y jefe inmediato.
● Aprobado por: Debe especificar el responsable que determina y aprueba la totalidad del
contenido del documento y da el aval para ser implementado en la organización.
● Cargo: En este campo indique el nombre del cargo que ocupa la persona que revisa.
● Fecha: Se debe diligenciar el día en el que se realizó el documento.
● Firma: Adjunte su firma digital.

4.12. Actas
Las actas son un documento escrito donde se relaciona lo sucedido, tratado en una junta o reunión.

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Ilustración 11. Acta

● Acta N°: Se escribe el número consecutivo que le corresponda.

● Fecha de reunión: Se indica el día exacto en que se hizo la reunión.
● Hora: Se escribe la hora en que inició la reunión y la hora en que finalizó.
● Lugar Origen: Se indica en qué ciudad o municipio donde se realizó la reunión.
● Asistentes: Se escriben los nombres de las personas presentes en la reunión dependiendo
del orden jerárquico o en orden alfabético.
● Ausentes: se escribe la palabra ausentes, si los hay, Es conveniente indicar si la ausencia
es justificada o no.
● Tema a tratar: se establecen los puntos del porqué se realizó la reunión.
● Desarrollo: Se toma nota de todo lo informado en la reunión.
● Compromisos: Se establecen los compromisos que se fueron creando en el desarrollo de
la reunión.

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● Convocatoria: Se establece la fecha, hora, lugar y participantes de la próxima reunión.(si

la hay)
● Firma de los participantes: En este campo se diligencia por todos los presentantes en la
reunión.

5. REQUISITOS

5.1. Mapa De Proceso

Es la representación gráfica de la manera en que se interrelacionan todos los procesos que se
desarrollan dentro de la empresa.

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Ilustración 12. Mapa de procesos

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6. ESTRUCTURA Y PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS

6.1 Tamaño Del Papel

● Se utiliza el papel tamaño carta con membrete, este es un encabezado que se
utiliza en documentos como: cartas, propuestas, memorandos, notas,
certificaciones, boletines, avisos y circulares. Se utiliza para la correspondencia
interna y externa, así mismo, a nivel local, nacional y específico.
● El tamaño oficio con membrete, se utilizará para la impresión de: circulares
externas e internas, resoluciones, actas, autos, edictos, traslados y estados.

6.2. Fuente y Tamaño de Letra

Para realizar la correspondiente documentación se debe tener en cuenta tenga las fuentes y
tamaño de letra con base a la siguiente información.
● Fuente: Time New Román (Título) Para escribir los títulos del documento.
● Fuente: Time New Román (cuerpo) Para la redacción de los párrafos en el
documento.
● Estilo: Norm.
● Tamaño contenido: 12
● Tamaño de títulos especiales: 12
● Interlineado: 1.5

6.3 Márgenes
Se recomiendan los siguientes márgenes.
● Superior entre 3 cm y 4 cm
● Inferior entre 2 cm y 3 cm
● Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
● Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

6.4 Forma y Presentación

Se plantean las formas de títulos para la correcta elaboración de los documentos en la empresa,
se realizará la presentación teniendo en cuenta los siguientes aspectos.

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Títulos: se realiza un breve texto para exponer un tema a tratar, explícito y pertinente.
● Centrados
● En mayúscula sostenida
● En negrilla, tildados, sin cursiva y sin subrayar
● Letra tamaña 12
● Sin punto al final

Subtítulos: Estos deben ser suficientemente limitados y descriptivos para la comprensión del
contenido.
● Alineados a la izquierda.
● En negrilla, tildados, sin cursiva y sin subrayar.
● Letra tamaño 12.
● A un espacio del numeral.
● A dos renglones del texto.
● Mayúscula al inicio de cada subtítulo.

6.5. Colores Corporativos

Se establecen colores corporativos para la elaboración de la documentación de la empresa y estos
permitirán reconocer la identidad corporativa y de esta manera transmitir un significado. Es el
que va a representarnos, está presente en nuestro logotipo, nuestros rótulos y carteles, nuestra
papelería o nuestra señalización corporativa, tanto exterior como interior.

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● Azul

Ilustración 13. Color azul

● Verde

Ilustración 14. Color verde

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6.6 Objetivos
Se establece teniendo en cuenta la siguiente estructura, Verbo en infinitivo (ar, er, ir) + Objeto +
Condición y en este se describe un procedimiento o función, Por último, se establece el propósito
del documento describiendo la finalidad para la cual se crea (¿Qué?, ¿Dónde?, ¿Para Qué?).

6.7 Alcance
Se define lo que es el inicio y fin de acuerdo con el objetivo planteado, determinando la primera
y última actividad se incluyen los involucrados en la aplicación del documento.

6.8 Responsables
Se debe registrar la persona encargada de desarrollar las actividades con su respectivo Cargo o
Rol dentro de la empresa.

6.9 Definiciones
Son los conceptos que se tienen en cuenta para tener mayor claridad de los procesos y
procedimientos, que son de apoyo para la gestión documental.

6.10 Tabla De Contenido

La tabla de contenido es una estructura que nos da a conocer el resumen de un documento,
Contiene títulos de los temas y subtemas que lo conforman, Se establecen por medio de puntos
establecidos en la tabla de contenido de manera sistematizada. Se encuentra después de la
portada y se crea al finalizar el documento para tener claridad de la ubicación de los temas o de
las páginas.
Pasos para crear una tabla de contenido automatizada:
● Seleccionar los títulos de los temas generales, se van a página de inicio – Estilos y
seleccionan título 1.

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Ilustración 15. Títulos

● Los subtemas van seleccionados con Título 2.

Ilustración 16. Subtítulos

● En la parte del menú se selecciona la pestaña 'referencias' y luego tabla de contenido.

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Ilustración 17. Tabla de contenido

● Si se quiere actualizar la tabla de contenido se da clic en la parte superior izquierda y se

cambiara automáticamente.

Ilustración 18. Actualización de tabla

6.11 Numeración De Páginas

Para añadir el número de página damos clic en insertar, en la barra encontraremos el botón de
Número de páginas y se desplegará una lista de opciones.

Ilustración 19. Número de páginas

● Podemos encontrar una serie de opciones para colocar el número de páginas.

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Ilustración 20. Opción de número de páginas

6.12 Caja De Calidad

Se establece la caja de calidad para cualquier documento de los procesos y procedimientos de la
empresa Gimnasio Rachel Carson.

Ilustración 21. Caja de Calidad

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6.12.1 Logo De La Empresa

Se define como un símbolo formado por imágenes o letras que sirve para identificar una
empresa, marca, institución o sociedad y las características que tiene el logo son;
● Legible: Que se pueda adaptar a diferentes escalas y formatos sin perder la
esencia o los colores que se establecen.
● Temporal y único: Que se diferencia de la competencia y con un diseño
perdurable en el tiempo.
● Función Primera: Permitir la clara lectura del nombre.
● Función segunda: Connotar el carácter de su titular.

El logo corporativo el cual se manejara en todos los documentos presentes es el siguiente:

Ilustración 22. Logo

Encontramos varias características de este logo las cuales son:

● Los colores que caracterizan el logo son el verde, azul y blanco.
● El nombre que distingue la empresa es GIMNASIO RACHEL CARSON.
● El animal que los distingue es un águila y lo encontramos en la parte de arriba de
todo el logo.

6.12.2 Nombre Del Documento

Es la manera de distinguir el documento.

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6.12.3 Área
Hace referencia al área a la cual pertenece el documento, recordemos que un área es el conjunto
de departamentos o divisiones dentro de la empresa que permiten la división del trabajo para un
buen funcionamiento. Cada Área funcional se dedica sólo a un tipo de tareas, algunos ejemplos
de áreas son Dirección, producción, finanzas, marketing y recursos humanos.

6.12.4 Código
Es la identificación numérica o alfanumérica que se asigna a los documentos de la organización,
este código se establece a través del nombre del proceso, nombre del procedimiento, nombre del
documento y el consecutivo.

6.12.5 Versión
La versión hace referencia al número de veces que se ha realizado el documento. Una versión es
el estado en que queda el documento tras cada una de las modificaciones que se van haciendo.
Partiendo del original, cada aporte va constituyendo una versión nueva.

6.12.6 Fecha
Es la fecha en la cual se realizó el documento la fecha debe ir en números de la siguiente manera:
dd/mm/aaaa.
Ejemplo: 07/10/2022

6.13 Ciclo de Aprobación

De acuerdo con el paso a paso establecido en la guía documental de Gimnasio Rachel Carson y
cada uno de sus procesos, se debe tener siempre presente el ciclo de aprobación de documentos.
Siguiendo cada uno de los lineamientos.

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Ilustración 23. Ciclo de aprobación

6.14 Ciclo de Actualización de Documentos

De acuerdo con el paso a paso establecido en la guía documental de Gimnasio Rachel Carson y
cada uno de sus procesos, se debe tener siempre presente el ciclo de actualización de
documentos. Siguiendo cada uno de los lineamientos.

Ilustración 24. Ciclo de actualización

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6.15 Ciclo de eliminación de documentos

La eliminación o destrucción de documentos es el procedimiento archivístico en el cuál se
depuran aquellos documentos que luego de un proceso de valoración se ha detectado que han
cumplido su tiempo de retención y sean considerados irrelevantes y que no representan ningún
uso para la empresa.

Ilustración 25. Ciclo de eliminación

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7. Caja de Control Documental

● Conjunto de medidas que se toman para regular la preparación, revisión, aprobación,
publicación, distribución, acceso, almacenamientos, seguridad, alteración, cambio, retiro
o disposición de documentos. En otras palabras, todo sobre los documentos.

D
A B
C E

Tabla 4. Caja de control documental

A: Logotipo de la empresa.
B: Nombre del documento.
C: Nombre del proceso al que pertenece el documento.
D: Código de acuerdo al tipo de documento.
E: Versión del documento.
F: Fecha de aprobación del documento.

8. Caja de actualización de documento

● Los documentos a excepción de los formatos en donde no es obligatorio, deben llevar al
final de los textos un cuadro que indique, por quien fue actualizado, quien lo revisó,
quien lo aprobó, la versión del documento, la fecha de su aprobación y la descripción de
los cambios realizados.

ACTUALIZADO POR REVISADO POR APROBADO POR

CARGO: CARGO: CARGO:

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Versión Fecha de aprobación Descripción de los cambios

(dd/mm/aaaa) realizados

Tabla 5. Caja de actualización de documento.

● Actualizado por: En este espacio, se diligencia el nombre de la persona por la cual

actualizó el documento.
● Revisado por: En este espacio, se diligencia el nombre de la persona que revisó la
actualización realizada.
● Aprobado por: En este espacio, se diligencia el nombre de la persona que aprobó el
documento.
● CARGO: Se diligencia el cargo de cada una de las personas anteriormente nombradas.
● VERSIÓN: Allí se coloca la versión del documento actualizado.
● FECHA DE APROBACIÓN: En este espacio se diligencia, la fecha en la cual se realizó
la actualización del documento.
● DESCRIPCIÓN DE LOS CAMBIOS REALIZADOS: Se hace la descripción de todos
los cambios que se le hicieron al documento.

9. Codificación SGI
● Para codificar los documentos se deben tener en cuenta las siguientes indicaciones.

Tipo de Proceso Tipo de Tipo de documento Versión

Procedimiento

Ilustración 26. Tipo de Documento

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TIPO DE PROCESO NOMBRE IDENTIFICACIÓN DEL

CÓDIGO

MEJORA CONTINUA MJC

ESTRATÉGICOS
ATENCIÓN AL CLIENTE ATC

GESTIÓN DIRECTIVA GND

GESTIÓN DE CALIDAD GDC

OFERTAS EDUCATIVAS OFE

GESTIÓN DE MATRÍCULA GDM

MISIONALES
GESTIÓN DE ENSEÑANZA GDE

GESTIÓN DE CONVIVENCIA GDV

GESTIÓN DE BIENESTAR GBI

INSTITUCIONAL

GESTIÓN DE TALENTO GTH

HUMANO

APOYO GESTIÓN GAF

ADMINISTRATIVO
FINANCIERO

GESTIÓN DE SERVICIOS GOG

OPERATIVOS, GENERALES

GESTIÓN DE COMPRAS GCP

Tabla 6. Codificación SGI

Índice de tablas
1. Pirámide documental
2. Matriz de caracterización
3. Instructivo

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4. Hoja de vida del indicador

5. Guía
6. Manual
7. Formatos
8. Carta
9. Informes
10. Lista de chequeo
11. Acta
12. Mapa de procesos
13. Color azul
14. Color verde
15. Títulos
16. Subtítulos
17. Tabla de contenido
18. Actualización de tabla
19. Número de páginas
20. Opción de número de página
21. Caja de calidad
22. Logo
23. Ciclo de aprobación
24. Ciclo de actualización
25. Ciclo de eliminación
26. Tipo de documento

Índice de imágenes
1. Tipo de documentos
2. Flujograma
3. Matriz detallada
4. Caja de control documental
5. Caja de actualización de documento
6. Codificación SGI

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10. Anexos

NOMBRE DOCUMENTO DOCUMENTO

Matriz de caracterización MATRIZ DE

CARACTERIZACION.xlsx

Presentación del proceso y procedimiento de

PRESENTACION DEL
gestión de talento humano PROCESO.docx

Hoja de vida del indicador

Hoja de vida del
indicador.xlsx

Manual
Manual.docx

Formatos
Formato.docx

Carta
CARTA.docx

Informes
4.10 informes.docx

Lista de chequeo
4.11 Lista de
chequeo.docx

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Actas
4.12 Actas.docx

Mapa de procesos

Acta de reunión.
Acta reunion.docx

Guías

GUIA.docx

Documentación del procedimiento

4.3. Documentación
del procedimiento.xlsx

11. Terminología

● Código: Es una colección de elementos combinados de letras y números agrupados según

sus reglas específicas las cuales son interpretables permitiendo el intercambio de
información.
● Documento: Evidencia escrita de manera física o digital la cual plasma características de
un acontecimiento en específico.
● Archivo: Sitio donde se almacena la documentación pública o privada en orden
cronológico.

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● Calidad: Es la totalidad de funciones y características de un bien o servicio que se

relacionan con la capacidad para satisfacer necesidades.
● Proceso: Conjunto de actividades que implican la participación de un número de personas
y de recursos materiales para conseguir un objetivo o resultado.
● Versión: Es el estado en que queda el documento tras cada una de las modificaciones que
se le van haciendo. Partiendo del original, cada aporte va construyendo una versión
nueva.
● Interrelación: Correspondencia o relación mutua entre personas o cosas.
● Membrete: Una hoja membretada o papel membrete es aquel que incluye, impresos, el
nombre y el logotipo o algún otro diseño de una compañía o institución.
● Limitado: Que tiene límites.
● Descriptivo: Es aquello que describe algo (es decir, que otorga información para que la
gente pueda representarlo en su mente). El texto descriptivo, de este modo, realiza una
descripción de algún elemento.
● Alineado: La alineación del texto es un atributo de formato de párrafo que determina la
apariencia del texto de un párrafo completo.
● Tildado: Poner tilde.
● Corporativa: Es la manifestación física de la marca. Hace referencia a los aspectos
visuales de la identidad en la comunicación organizacional.
● Documentos internos: Son aquellos utilizados dentro de la organización y por los
trabajadores de la misma.
● Control documental: Es un conjunto de medidas que se toman para regular la
preparación, revisión, aprobación, publicación, distribución, acceso, almacenamientos,
seguridad, alteración, cambio, retiro o disposición de documentos.

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