Documentos de un

Sistema de
Gestión
Susana Altamirano
Documentos del Sistema de Gestión
 Esto hay q
documenta
ue
rlo ! PROPOSITO!
¿en qué tipo de documento?
¿una instrucción?
¿un procedimiento?
¿un manual?
 Politica y sus objetivos

01 Que es una politica

Conjunto de
lineamientos,
02 objetivo
Planteamiento de un
proposito a alcanzar
directrices, reglas,
costumbres y normas
relacionadas

01 politica
Nos dicen que hacer, en
los procedimientos
02 objetivo
Es una de las instancias
fundamentales en un
como hacer el trabajo proceso de
planificación
 MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
1 4
Unico para cada Pueden tener varios
organización manuales depende de la
complejidad

2 5
Conjunto de politicas y Se documenta el alcance,
procedimientos en papel los requisitos, los
o electronico procedimientos y
referencias
3
Identificas los
procedimientos de la
6
Información de la organización ;
organizaciones nombre, ubicación y medios de
comunicación , linea de negocio,
antecedentes y tamaño de la
organización
 01

Título y alcance
Define la organización a la cual el manual aplica ,
el cual hace referencia a la norma de sistema de
gestión especifica
Tabla de contenidos

incluir número y título de cada

sección, localización
 REVISIÓN, APROBACIÓN Y MODIFICACIÓN !
LA EVIDENCIA DEL ESTADO DE REVISIÓN ,
APROBACIÓN Y MODIFICACIONES , LA
FECHA DEBERÁN ESTAR CLARAS EN EL
MANUAL Y LOS DOCUMENTOS.

ESTO PODRÁ ESTAR EN EL DOCUMENTO O

EN UN ANEXO APROPIADO.
 POLÍTICA Y OBJETIVOS
Los objetivos derivan de la política de la
organización y han de ser alcanzados.
Cuando se cuantificacn se convierten en
metas y son medibles.

El manual debe incluir la politica y los objetivos.

Los planes para alcanzar los objetivos pueden estar en
otro documento.
La política debe incluir el compromiso para cumplir los
requisitos y mejorar la eficacia.
 ORGANIZACIÓN, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD …

MANUAL DIAGRAMAS DE
proporcionar una
descripción de la
1 2 descripción de puestos de
FLUJO trabajo
estructura de la
organización

RESPONSABILID REFERENCIA
como autoridad ,
AD
autorrelación por medio de
3 4 S
contener la lista de
documentos a los que se
organigrama hace referencia pero que
no están en el manual
 Descripción del sistema de gestión
El manual debe describir el sistema de gestión y sus implementación.
Incluir descripción de procesos e interacciones.

Incluir los documentados y los de referencia.

Seguir la secuencia del flujo de los procesos o la estructura de la norma
seleccionada.

Incluir métodos para satisfacer la política y objetivos.

 ANEXOS
INFORMACIÓN QUE
CONTENGAN
INFORMACIÓN DE APOYO
AL MANUAL
 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
Procedimientos &
Estructura Instrucciones Instructivo
Guia En electrónico o en
papel :
de trabajo Los procedimientos
describen actividades
Guia detallada como Pueden ser
texto,diagramas de diferentes, los instructivos
se realiza un trabajo referenciados por
flujo, tablas o aplican dentro de una
dentro de la el procedimiento
combinación función
organización
Contenido
 CONTENIDO
Titu Responsabilidad Anexos
Debe identificar De las funciones del personal o la Información apoyo: tablas,
lo el
claramente organización . Pueden ser descritas gráficos, diagramas y
procedimiento en diagramas o textos formularios

Proposito Descripción de actividades Revisión

Debe ser definido El nivel de detalle puede variar depende de las Indicar revisión,
actividades, métodos y niveles de habilidades aprobación y fecha de
y formación
Alcance modificación

Cambios
Debe describirse e incluir Registros
los procesos que incluye y Son relacionados al procedimiento, deben Debe identificarse los
cuales no estar identificados , se deben de documentar cambios en los documentos
y archivar o anexos
 …INSTRUCCIONES DE TRABAJO
Desarrolladas para describir el desempeño de todo trabajo que requiere instrucciones.

CONTENIDO
1. Propósito
2. Alcance
3. Objetivos
4. Referencia a los procedimientos
5. Revisión, aprobación y modificación
6. Registros
7. Identificación de los cambios
 TIPOS DE DOCUMENTOS
FORMULAR PLANES
SE REGISTRAN
IOS, SE
DATOS SON PARTE
GUARDA DEL SG.
INFORMACIÓN . DOCUMENTO
CONTROLADO
INCLUYE:
-titulo
-código *procedimiento
-revisión s
*instrucciones
-modificación *registros únic
os
 TIPOS DE DOCUMENTOS
ESPECIFICACION
documentos que establecen requisitos, son declaraciones exactas de
ES
necesidades particulares que se deben de cumplir

DOCUMENTOS
planos, especificaciones,
EXTERNOS
requisitos legales, normas
manuales

REGISTROS
Registrar es anotar o consignar cierto dato en un documento o
papel, muestran resultados o proporcionan evidencia de las
actividades, indican cumplimiento del sistema y estos no se
pueden modificar
gracias
Gestión de la Calidad