MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Productos Alimenticios DIANA, S.A. DE C.V.

Elaborado por: Revisado por: Autorizado por:

Sandra Evelyn Jiménez Majano Nombre de quién revisa Nombre de quién revisa
Analista de Procesos Puesto Puesto
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GESTIÓN DE LA TRANSFORMACIÓN Código: GT-MN-0001
Emisión: 20/10/2022
MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Edición: dd/11/2022
Versión: 01

a) Objetivo
Establecer los lineamientos generales para la elaboración, codificación, conservación, difusión, control y
manejo de la documentación relacionada con la organización, con el fin de mantener documentación
ordenada y estandarizada.

b) Alcance
Este manual aplica para el control y manejo de la documentación interna y externa de DIANA y está
dirigida a todos los colaboradores a nivel regional.

c) Definiciones y/o abreviaturas

 Documento: archivo o escrito impreso/ electrónico que contiene información técnica y que de
acuerdo con su contenido se clasifica en política, manual, especificación, procedimiento,
instructivo, registro, guía visual, otros.

 Política: lineamiento de carácter obligatorio que regula las actividades de la organización, tiene
la función de orientar y cuyas clausulas varían de acuerdo con la naturaleza que gobierna.

 Manual: documento que describe de manera general un sistema, programa o proceso, en el

cual se referencian todos los documentos asociados que tienen la información a detalle.

 Procedimiento: documento que define el detalle de quién, como, donde, y cuando se deberán
realizar las actividades necesarias para dar cumplimiento a las políticas o procesos
correspondientes:

 Instructivo: documento que establece a detalle a cómo y bajo qué condiciones deberá operar
un instrumento, equipo, aparato o maquinaria cuyas instrucciones sean sencillas y completas,
preferentemente ilustradas con diagramas, dibujos o fotografías.

 Registro: documento que provee evidencia objetiva de las actividades ejecutadas o resultados
obtenidos.

 Código del documento: clave alfanumérica que identifica mediante dichos caracteres el tipo
de documento y el área emisora de este. La codificación, así como el control de los documentos
que integran el sistema, se caracterizan de acuerdo con los lineamientos señalados en el
presente procedimiento.

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 Documentos de origen externo: son los documentos que contienen información generada
fuera de planta y se utiliza como apoyo o referencia a las actividades internas, el cual puede ser
de clientes, proveedores y otras organizaciones, algunos ejemplos de estos pueden ser
normativas, leyes, manuales de equipos, hojas de seguridad de los químicos, manuales de
equipos, otros.

 Documento confidencial: documento que por su contenido tiene restringido su acceso y está
disponible solo para consulta de ciertas funciones y grupo de personas.

 Gestión documental: es un sistema utilizado para gestionar documentos, cualquiera que sea
el formato en el que se encuentren sistematizados.

 Listado maestro de documentos: listado en el cual se controlan todos los documentos y

registros del sistema de gestión documental.

 Diagrama de flujo: es una manera de representar gráficamente un proceso de alguna

naturaleza, a través de una serie de pasos estructurados y vinculados que permiten su revisión
como un todo.

 Dianapedia (biblioteca virtual de documentos): herramienta en línea donde se almacenan

los documentos aprobados para la difusión y comunicación de las áreas responsables.

 Edición: fecha en que se edita el documento.

 Emisión: fecha en que se crea el documento.

d) Desarrollo del Manual

4.1 Pirámide documental

La estructura de la gestión documental está dividida en 6 niveles, con el propósito de establecer los
lineamientos de la documentación interna, así como la administración de documentos externos, de
acuerdo como se muestra en la siguiente figura:

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4.2 Estructura Documental

4.2.1 Encabezado
Todos los documentos que se elabores deben contar con un encabezado, el cual debe de contener la
siguiente información:

Página: n de n
NOMBRE DEL MACROPROCESO Código: XX-XX-000X
Emisión: dd/mm/aaaa
Edición: dd/mm/aaaa
NOMBRE DEL DOCUMENTO Versión: 0X

A B C

Donde:
 A: Indica que debe de ir el logo para las sociedades de El Salvador y Guatemala y para
Honduras y Nicaragua puede no incluirlo.
 B: Indica el nombre del macroproceso que se esté trabajando (de acuerdo con la Cadena de
Valor) y el nombre del documento, ya sea política, manual, proceso, procedimiento, instructivo
o documento de soporte. (Fuente: Tahoma, Tamaño de fuente: 11, Interlineado: 1.15)

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 C. Indica la cantidad de páginas del documento, el código de este, la fecha en la que emitió y
en la que se finalizó el documento y la versión del documento que se está elaborando o
editando (Fuente: Tahoma, Tamaño de fuente: 8, Interlineado: 1.0)

4.2.2 Cuerpo del documento

Se deberá tomar en cuenta las siguientes consideraciones al momento de elaborar un documento:

CUERPO TIPO DE LETRA TAMAÑO OTROS

Títulos Tahoma 12 Uso de mayúsculas y negritas

Uso de Mayúsculas y minúsculas

Subtítulos Tahoma 11
(tipo oración) y negritas.
4.2.3 Viñetas
Contenido Tahoma 11 Tipo oración, sin negritas
A continuación, se presenta un ejemplo del orden en que deben ir los puntos o viñetas dentro de los
documentos:

5.1 Primera sección

5.1.1 Primer numeral
5.2.2 Segundo numeral
1. Primera división del numeral
2. Segunda división del numeral
3. Tercera división del numeral
4.2.4 Márgenes
Todos los documentos que se elaboren a excepción de los registros deben contar con los siguientes
márgenes:

Margen superior izquierdo: 2.00 cm Margen superior derecho: 2.00 cm

Margen inferior izquierdo: 2.00 cm Margen inferior derecho: 2.00 cm

Margen encabezado de página: 1.25 cm Margen pie de página: 1.25 cm

4.3 Secciones por tipo de documento

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A continuación, se presentan las secciones que debe tener cada uno de los documentos oficiales

Documentos
Secciones Política Manual Proceso Procedimiento Instructivos
de soporte

Encabezado x x x x x x

Portada x x x

Firmas de aprobación x x x x x

Objetivo x x x

Alcance x x x x
Definiciones y/o x x x
abreviaturas

Desarrollo x x x x x
Documentación x x x x x
relacionada

Anexos x x x

Control de Cambios x x x x x

Pie de página x x x x

A continuación, se presenta una breve descripción del contenido de cada una de las secciones, de la
tabla anterior:
CUERPO CONTENIDO
Especificar información relevante con respecto al documento
Encabezado
Mayores detalles se pueden observar en la sección 4.2.1

Portada Especificar el nombre del documento que se esté creando o editando

Indicar quienes son los responsables de elaborar, revisar y aprobar.

Firmas de
Es importante colocar el puesto del responsable y la fecha en que fue
aprobación
firmado.
Objetivo Indica el fin que se desea alcanzar con la elaboración, realización o
aplicación del documento.
Su descripción deberá redactarse en verbo infinitivo (terminación ar, -er,
-ir).
Ejemplos: elaborar, establecer, describir.

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En caso de existir más de un objetivo, deberá redactarse cada uno en

párrafos diferentes y jerarquizarse de acuerdo a su importancia.
Establece los límites del documento, desde donde se inicia hasta donde
Alcance finaliza y, además, determina el personal, áreas y/o procesos
involucrados con este documento.

Indicar las expresiones y/o abreviaturas que puedan causar confusiones

Definiciones y
y que puedan ayudar a una mejor comprensión y aplicación del
Abreviaturas
documento.

Establecer la secuencia de pasos a emplear para lograr el objetivo,

describiendo en forma clara, precisa y completa la secuencia de las
actividades a realizarse, sin obviar alguna etapa por simple que parezca.

Desarrollo Así mismo, se deberán incluir condiciones de seguridad, equipos,

materiales, criterios de aceptación y rechazo, ejemplos, diagramas y se
sugiere la inclusión de fotografías que contribuyan al mayor
entendimiento del (los) objetivo(s) planteados.

Se hace referencia a lineamientos, procedimientos, registros, hojas

técnicas o instructivos que se enlazan en la ejecución del proceso o
actividad documentada, se escribe y se hace referencia en
mayúsculas sin negritas.
Documentos
Relacionados Ejemplo:
1. Documentos relacionados:
1.1 CONTROL DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
1.2 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS

Incluir todos aquellos formatos, tablas, dibujos, listados, y otros medios

utilizados que hagan más lógico, fácil y organizado el trabajo. Estos se
Anexos
identificarán mediante el título de “ANEXO X” donde la “X” deberá ser
número arábigo y por orden de aparición en el documento.

Se registra la razón del cambio o modificación del documento

Control de cambios actualizado. Dicho registro incluye: número de versión, fecha del cambio
(dd/mm/aa) y naturaleza del cambio.

Pie de página Indica que la información es confidencial y para uso exclusivo de DIANA

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4.4 Codificación de documentos

La codificación de los documentos se realizará en base a la siguiente mecánica y estructura:

MACROPROCESO TIPO DE DOCUMENTO CORRELATIVO NOMBRE DEL DOCUMENTO

GL PL 0001 POLÍTICA DE GESTIÓN DE CONTRATOS

A B C D

Donde:
A: Indica el macroproceso al que pertenece el documento
B: indica el tipo de documento
C: Indica el número correlativo del documento de cada área
D: Indica el nombre del documento

Para mejor comprensión de lo descrito, a continuación, se presentan las tablas que contienen el
nombre y código de los macroprocesos y los tipos de documentos que elaboran:

Tipo Macroproceso Código

Estratégicos Planeación estratégica PE

Estratégicos Planeación Operativa Anual (AOP) PO

Estratégicos Gestión de Riesgos e Impacto a la Comunidad GR

Estratégicos Gestión del Gobierno Corporativo GG

Core Tácticos Planeación de ventas y operaciones (S&OP) PV

Core Tácticos Innovación IN

Core Operativos Entendimiento del Consumidor EC

Core Operativos Desarrollo y diseño de Marca DM

Core Operativos Desarrollo y optimización del Portafolio DP

Core Operativos Nuevos Modelos de Negocio NM

Core Operativos Gestión del Consumidor GC

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Core Operativos Abastecimiento AB

Core Operativos Producción PR

Core Operativos Administración de Inventarios AI

Core Operativos Distribución DI

Core Operativos Gestión y Operación de la Venta GO

Core Operativos Servicio al Cliente SC

Habilitadores Gestión del Talento GT

Habilitadores Gestión Legal GL

Gestión de Seguridad e Higiene Ocupacional y

Habilitadores Medio Ambiente SM

Habilitadores Gestión de Auditoria GA

Habilitadores Gestión Seguridad Física SF

Habilitadores Gestión de Mantenimiento GM

Habilitadores Administración de Activos y Pasivos AA

Habilitadores Gestión de la Transformación GT

Habilitadores Aseguramiento de la Calidad AC

Habilitadores Administración de Compras CO

Habilitadores Administración de Planeación Financiera PF

Habilitadores Gestión de Analítica de Negocios AN

Habilitadores Gestión de Tecnología de Información TI

Habilitadores Gestión de Ingeniería GI

Tipo de documento Código

Política PL

Manual MN

Proceso PC

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Procedimiento PR

Instructivo IN

Formato FR

De acuerdo con la información anterior, a continuación, se presenta un ejemplo de creación de

códigos:
Ejemplo: GL – PL – 0001 – POLÍTICA DE GESTIÓN DE CONTRATOS

Gestión Legal Política Correlativo Nombre del documento

4.5 Revisión y autorización de documentos

El encargado de elaborar el/los documentos debe cumplir con los siguientes puntos:

a) Si es un documento nuevo debe ser revisado y aprobado por el/los líderes de procesos, para
posteriormente comunicar por correo electrónico el nombre, objetivo y alcance del nuevo
documento para su verificación y alta en el sistema de gestión documental, con el fin de evitar la
duplicidad de documentos.

b) Si el documento no presenta observaciones el responsable de la documentación debe asignarle un

código, imprimir el documento y enviarlo al responsable de elaboración para que gestione las
firmas, fecha de elaboración, revisión y autorización.

c) Todo documento que se elabore debe añadir valor al proceso y se debe comunicar con las áreas
involucradas según el alcance del documento.

d) Todos los documentos que se elaboren deben contar con la revisión y aprobación de los
responsables o líderes del proceso que corresponde, según el alcance del documento.
4.6 Control de cambios
La sección de control de cambios solo aplica para instructivos, procedimientos y manuales, para los
demás documentos no es necesaria está sección.

Historial de Control de Cambios del Documento

Fecha de
Versión Sección Descripción del Cambio
Edición

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01 dd/mm/aaaa Todos “Creación del Documento”

Se deberá llenar la tabla anterior de acuerdo con la información que solicita, es importante colocar
todos los cambios realizados, por muy insignificantes que sean, esto permitirá dar visibilidad de la
información.

4.7 Diagramas de Flujo

Para la elaboración de diagramas de flujo es necesario asegurarse de utilizar los símbolos que se
describen a continuación.

SÍMBOLO SIGNIFICADO

Se utiliza al momento de iniciar y finalizar un diagrama de

flujo.

Se utiliza para indicar una actividad que se realiza dentro

del proceso

Se utiliza para llamar a un subproceso que forma parte del

desarrollo del flujo que se está elaborando

Se utiliza para indicar una actividad crítica que su no

ejecución afecta al resto de actividades

Se utiliza cuando una actividad tiene dos alternativas de

decisión

Indica el orden de la ejecución de las actividades

Línea de flujo

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Se utiliza para conectar dos partes del diagrama dentro de

una misma página
Conector de misma pagina

Se utiliza para conectar dos partes del diagrama en

páginas diferentes
Conector con diferente página

Para mejor visualización se puede ver un ejemplo en el anexo 1

*De acuerdo con la simbología del programa VISIO se utilizan las figuras anteriores, en caso de utilizar otro
programa se omiten los dos últimos símbolos de conectores.

4.8 Lineamientos generales de gestión documental

A continuación, se presentan diferentes lineamientos que deben ser considerados al momento de
elaborar un documento:

a) El responsable de la documentación deberá asegurar el control de documentos haciendo uso de

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS, en donde se detalla el proceso a que pertenece el
documento, tipo de documento, nombre del documento, código, área responsable, versión,
fecha de revisión, estatus, acceso permitido y forma de almacenamiento.

b) Los registros electrónicos deben tener un protocolo informático que garantice la inviolabilidad
de los datos, los respaldos adecuados y los permisos correspondientes que aseguren la
custodia, retención y disponibilidad de los datos.
c) Todos los documentos cargados en DIANAPEDIA deben mantener sus niveles de permiso y
deben ser actualizados por el dueño del proceso cuando sea requerido.

d) El responsable de la documentación es el encargado de resguardar los documentos originales

generados por cada proceso o área responsable.

e) Los documentos deberán ser llenados con tinta color azul, no se permite utilizar lápiz o
corrector líquido.

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f) La información registrada debe ser de fácil comprensión y libre de expresiones ambiguas, se

debe evitar el uso de abreviaciones, en caso de que se requiera debe colocar su significado en
el apartado de definiciones del documento a emitir.

g) Si es necesario resaltar información dentro del documento, se puede utilizar la opción de

negrita y subrayado.

4.9 Lineamientos de gestión documental aplicables en planta

a) Todos los registros deben ser firmados y las firmas deben permitir identificar claramente al
responsable.

b) Se debe evitar dejar espacios en blanco en el llenado de documentos, se puede añadir un

comentario o razón.

c) Cuando exista error en la escritura de un documento, se debe dibujar una línea horizontal o
cruzada que atraviese dicho error. La persona que corrija el error deberá colocar su firma o las
iniciales de su nombre a la par del dato corregido.

d) Todos los documentos luego de haber cumplido su tiempo de retención de 2 años deben ser
destruidos (por medio de una máquina trituradora de papel), levantando un acta donde se
indique la cantidad de documentos destruidos, fecha de destrucción y responsables de llevar a
cabo la actividad.

e) Los documentos externos (normativas, leyes, hojas técnicas, manuales de equipo o técnicos,
entre otros) se deberán identificar por planta, área o plataforma y el encargado del resguardo y
control de estos documentos será Sistemas de Gestión.

f) Se debe realizar una revisión de documentos cada 2 años o cuando se considere necesario para
verificar cambios en la documentación o por algún requerimiento interno como una auditoria o
actualización.

g) Para los documentos que requieran ser almacenados por más de 2 años, se deberá levantar un
requerimiento que justifique el porqué de la solicitud, siendo planta el encargado de resguardar
la documentación.

5.0 Documentación Relacionada

 Lista Maestra de Documentos  Formato de Manual
 Formato de Política  Formato de Procedimiento

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 Formato de Instructivo  Formato de Matriz Rasci

 Formato de Proceso

6.0 Anexos
1. Diagrama de flujo de elaboración /actualización de documentos.

7.0 Control de Cambios

Historial de Control de Cambios del Documento
Versión Fecha de Edición Sección Descripción del Cambio
01 20/10/2022 Todos Creación del Documento

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