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CODIGO: PR-DTH-021

VERSION: 6

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

1. OBJETIVO

El procedimiento establece las condiciones necesarias para el desarrollo de las actividades


concernientes a la gestión del talento humano que requiere VIGILANCIA Y SEGURIDAD
CRONOSLTDA, para el correcto funcionamiento del sistema de gestión de la calidad.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación general para cualquier colaborador o aspirante que desee
ingresar a la organización.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

3.1. DEFINICIONES

PALABRA O SIGLA DEFINICIÓN


SALUD OCUPACIONAL. SEGURIDAD, PROTECCIÓN, MEDIO
HSSEQ-SST
AMBIENTE Y CALIDAD.
DEMÁS SEGÚN NORMA NTC – ISO 9000

3.2. ABREVIATURAS

DTH Dirección Talento Humano


DNO Dirección Nacional de Operaciones
DHSSEQ Dirección Salud Ocupacional, Seguridad Industrial, Protección, Medio
Ambiente y Calidad.
M Manual
FR Formato
INS Instructivo
PR Procedimiento
SVC Vigilancia Y Seguridad Cronos LTDA
SST Seguridad y salud en el trabajo

4. DESCRIPCION

El Gerente, Director de Talento Humano -para la parte administrativa- y el Director Nacional de


Operaciones , o los Gerentes de Sucursal, Directores de Agencia, de Regional y Coordinadores de
Regionales -para la parte operativa-, son los responsables de determinar la necesidad de contratar
un nuevo colaborador para la Organización.

4.1 Solicitud de contratación

El Gerente, el Director de Talento Humano, el Director Nacional de Operaciones, los Gerentes de


Sucursal, Directores de Agencia, de Regional y Coordinadores de Regionales, según el caso, son
los responsables de tramitar ante el DTH -para la parte administrativa- y ante elDirector de
Operaciones -para la parte operativa-, mediante el formato solicitud de contratación FRDTH020, la
necesidad de contratar un nuevo colaborador, especificando el perfil que éste debe cumplir de
Revisado por Aprobado por
Patricia Moreno Vega – Director
Nombre y Cargo Nombre y Cargo Rene Morales Parra – Gerente
Talento Humano
Fecha 02 de agosto de 2019 Fecha 02 de agosto de 2019
Firma Firma
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DE TALENTO HUMANO

acuerdo con la vacante a ocupar y de acuerdo al manual de cargos M-DTH-002, con mínimo 96
horas de antelación.

4.2. Clasificación Hojas De Vida

Los asistentes, auxiliares y encargados de talento humano o los Gerentes de Sucursal, Directores
de Agencia, de Regional o Coordinadores, son los responsables de verificar que existan hojas de
vida que cumplan con el perfil que exija la vacante a cubrir; de no existir, son los responsables de
realizar los contactos necesarios con las academias de vigilancia para obtener hojas de vida que
se ajusten al perfil requerido. En todo caso los responsables de determinar la necesidad de
contratar un nuevo colaborador, deben propender por el mantenimiento de una base de datos de
hojas de vida, que permita iniciar el proceso de selección, la cual debe ser reportado y actualizado
mensualmente al correo th@seguridadsvc.com de Talento Humano.

4.3. Verificación De Información Y Antecedentes

Si el aspirante aprueba el proceso de clasificación de la hoja de vida señalada en el numeral


anterior, se continúa con el proceso y entonces los Gerentes de Sucursal, Directores de Agencia,
de Regional y Coordinadores de Regionales, o los asistentes, auxiliares y encargados de talento
humano de cada una de las sedes, según el caso, son los responsables de verificar la información
de la Hoja de Vida, dejando registro en el formato verificación Telefónica FRDTH023, de igual
forma Se hacen verificaciones de identidad contra listas restrictivas tales como lista Clinton y ONU,
y vinculantes como procuraduría, contraloría y policía nacional. Si se encuentra alguna
coincidencia en las listas restrictivas, se debe abortar el proceso de vinculación. Si coincide con
una lista vinculante, se debe investigar un poco más según el tipo de anotación para tomar la
decisión si se continúa con el proceso o no.

Los asistentes, auxiliares y encargados de talento humano o los Gerentes de Sucursal, Directores
de Agencia, de Regional o Coordinadores, son los responsables de clasificar las hojas de vida de
los aspirantes que cumplan con el perfil y programar las respectivas entrevistas, procediendo a el
diligenciamiento del formato FRDTH078 Autorización De Tratamiento De Datos Personales Ley
1581/2012 Y Decreto 1377/2013 Y, Registro Dactilar Y De Firma.

4.4. Entrevista

El Gerente, el Director de Talento Humano, el Director Nacional de Operaciones, los Gerentes de


Sucursal, Directores de Agencia, de Regional y Coordinadores de Regionales, o los asistentes,
auxiliares y encargados de talento humano de cada una de las sedes, según el caso, son los
responsables de entrevistar al aspirante, dejando registro del resultado de la entrevista según el
formato FRDTH022.

4.5 Aplicación de pruebas técnicas

Verificados los datos de la hoja de vida, los Gerentes de Sucursal, Directores de Agencia, de
Regional y Coordinadores de Regionales, o los asistentes, auxiliares y encargados de talento
humano de cada una de las sedes, según el caso, aplican pruebas de conocimientos en seguridad,
de conocimientos en administración, demostrativa de manejo de armas, demostrativa en sistemas,
prueba de conducción y entrevista de apoyo; dejando evidencia en los formatos FRDTH079,
FRDTH080, FRDTH081 y FRDTH082 y FRDTH120 respectivamente.

4.6 Aplicación prueba psicológica

Realizadas las pruebas reseñadas anteriormente, los Gerentes de Sucursal, Directores de


Agencia, de Regional y Coordinadores de Regionales, o los asistentes, auxiliares y encargados de
talento humano de cada una de las sedes, según el caso, son los responsables de aplicar la
prueba psicológica con el fin de medir las habilidades de acuerdo al perfil señalado.

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4.7 Visita domiciliaria

Aplicadas todas las pruebas reseñadas en los numerales 4.5 y 4.6, el Director de Talento Humano,
los Gerentes de Sucursal, Directores de Agencia, de Regional o los Coordinadores de Regionales
efectúan visita domiciliaria al aspirante con forme a la matriz de cargos críticos FRDTH162; para lo
cual, se designa a un colaborador que la realice indicándole los parámetros a seguir. El
designado, dejará registro de dicha actividad en el formato FRDTH024.
La vista domiciliara se realizará con una periodicidad anual, y según la criticidad del cargo.

4.8 Prueba de polígrafo

Aplicadas todas las pruebas reseñadas en los numerales 4.5 y 4.6 y la visita plasmada en el
numeral 4.7, el Director de Talento Humano, los Gerentes de Sucursal, Directores de Agencia, de
Regional o los Coordinadores Regionales determinan la necesidad de aplicar la prueba de
polígrafo con el fin de verificar la confiabilidad del aspirante, con previa autorización de gerencia

4.8 Evaluación prueba psicológica

Aplicadas todas las pruebas, los Gerentes de Sucursal, Directores de Agencia, de Regional o los
Coordinadores de Regionales remiten por el medio más eficaz a la sede principal, la hoja de vida
de mínimo dos (2) aspirantes al cargo con todas las pruebas aplicadas; donde la psicóloga
realizará la evaluación de la prueba psicológica para medir las competencias comportamentales.

4.9 Evaluación general del aspirante

Una vez evaluada la prueba psicológica; el DTH, su asistente o la psicóloga, realizará la evaluación
de acuerdo con el formato FRDTH150 e instructivo INS-DTH-230 de evaluación de competencias
para ingreso. El aspirante que obtenga el mayor puntaje será el seleccionado para cubrir la
vacante.

4.10 Contratación

En caso de que el aspirante sea seleccionado, los asistentes, auxiliares o encargados de talento
humano de cada una de las sedes, según el caso; son los responsables de formalizar la
contratación diligenciando todos los documentos necesarios para el ingreso del nuevo colaborador,
tales como: contrato, afiliaciones a caja de compensación familiar, ARL, pensión y EPS. De igual
manera se diligencian documentos internos de la organización, como carné, carpeta, etc. En caso
de que se realice un traslado interno se debe diligenciar el respectivo otro si, modificando la
cláusula de duración y ubicación, para la verificación de datos del aspirante se utilizará el formato
FRDTH018 Actualización Base De Datos Trabajador.

4.11 Verificación de afiliaciones

La asistente y/o auxiliar de DNO, es la responsable de verificar que las afiliaciones se hayan
realizado, que el contrato se haya firmado, que la carpeta del seleccionado se cree y que se
informe a la jefe de nomina sobre la nueva contratación.

4.12 Inducción

Realizadas todas las actividades relacionadas con el proceso de contratación, los Gerentes de
Sucursal, Directores de Agencia, de Regional, Coordinadores Regionales o los asistentes,
auxiliares o encargados de talento humano de cada una de las sedes, son los responsables de dar
a conocer al nuevo colaborador, el programa de inducción de la empresa, dejando evidencia en el
formato FRDTH026.

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4.13 Entrega de dotación

El director administrativo, los Gerentes de Sucursal, Directores de Agencia, de Regional,


Coordinadores Regionales o los asistentes, auxiliares o encargados de talento humano de cada
una de las sedes, según el caso, son los responsables de entregar la dotación correspondiente a
cada uno de los puestos y elementos de protección personal en caso de requerirse, dejando
evidencia en el formato FRDA073.

4.14 Posesión del cargo

Los Gerentes de Sucursal, Directores de Agencia, de Regional, Coordinadores Regionales o los


asistentes, auxiliares o encargados de talento humano, según el caso, son los encargados de
posesionar en el cargo al nuevo colaborador con el fin de que comience labores, suministrando
todos los elementos que éste necesite para realizar sus actividades. (ver PR-DNO-41)

4.15 Evaluación período de prueba

El DNO, los Gerentes de Sucursal, Directores de Agencia, de Regional o Coordinadores


Regionales, según el caso, es el encargado de realizar evaluación de periodo de prueba dentro de
los dos meses siguientes al contrato o dentro del periodo correspondiente al 20% de la duración
del contrato, dejando evidencia del en el formato FRDTH080.

4.16 Evaluación de competencias por desempeño

El DTH, DNO, los Gerentes de Sucursal, Directores de Agencia, de Regional o Coordinadores


Regionales, según el caso, son los encargados de realizar evaluación de competencias por
desempeño, una vez al año, valorando aspectos como: Competencias básicas, personales,
técnicas, con el fin de tomar decisiones orientadas a entrenamiento, capacitación o reemplazo, de
acuerdo al instructivo No. INS-DTH-024, se aplica la evaluación de conocimientos con el formato
FRDTH071 Evaluación De Inducción O Reinducción O Desarrollo De Competencias FRDTH071
Evaluación Conocimiento De Armas para el personal que lo requiera.

4.17 Reinducción

El Director de Talento Humano, Director Nacional de Operaciones, los Gerentes de Sucursal,


Directores de Agencia, de Regional o Coordinadores Regionales, según el caso, son los
responsables de determinar si el colaborador aprobó o no la evaluación y si el trabajador requiere
capacitación, entrenamiento o reemplazo.

4.18 Capacitación y entrenamiento

El Director de Talento Humano, Director Nacional de Operaciones, los Gerentes de Sucursal,


Directores de Agencia, de Regional, Coordinadores Regionales, asistentes auxiliares o encargados
de talento humano de cada una de las sedes, son los responsables de coordinar la capacitación y
el respectivo entrenamiento al nuevo colaborador y de los colaboradores antiguos, actividad de la
cual se deja registro en el formato FRDTH028.

4.19 Verificación de la confiabilidad

Con el fin de verificar la confiabilidad de los cargos críticos GERENTE GENERAL, DIRECTOR
TALENTO HUMANO, DIRECTOR NACIONAL DE OPERACIONES, DIRECTOR
ADMINISTRATIVO, DIRECTOR HSEQ, DIRECTOR REGIONAL / AGENCIA, SUPERVISOR,
ESCOLTA y GUARDA, se realizara la visita domiciliaria en el proceso de selección y cada dos
años para su actualización.

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4.20 Retiro
El gerente y/o director de talento humano es el responsable de dar por terminado el contrato de
trabajo por justa causa al colaborador, por no cumplir con las especificaciones del reglamento
interno de trabajo, contrato de trabajo, funciones y/o por no aprobar el análisis de evaluación de
competencias para desempeño efectuado a cada una de sus labores; informándole por escrito y
cancelándole las prestaciones Sociales a que tiene derecho según sea el caso, previo estudio
jurídico y tomando la firma del trabajador en el formato FRDTH057 Paz y Salvo.

Para el retiro se sigue el procedimiento PR-DTH-030 V 1 Procedimiento para retirar el carnet de


identificación y el permiso de acceso a las instalaciones en donde se describe como se debe
proceder respecto al retiro de llaves, claves y otros elementos.

5. DOCUMENTOS GENERALES Y HABILITANTES PARA EL PROCESO DE SELECCIÓN

Los aspirantes deben cumplir los requisitos relacionados a continuación, los cuales se consideran
como requisitos habilitantes, es decir quien no los cumpla no puede acceder al proceso de
selección.

5.1 Curso de introducción a la vigilancia


5.2 Curso actualizado de vigilancia básica, actualización, especialización etc.
5.3 Educación básica primaria.
5.4 Situación militar definida.

6. EVALUACIÓN POR COMPETENCIAS

El Director de Talento Humano, Director Nacional de Operaciones, los Gerentes de Sucursal,


Directores de Agencia, de Regional, Coordinadores Regionales, asistentes auxiliares o encargados
de talento humano de cada una de las sedes, son los responsables de realizar la evaluación de
desempeño por el cargo que estén administrando con los formatos FRDTH125 Evaluación por
competencias hoja de respuestas, FRDTH150 Evaluación de competencias para ingreso al cargo
vigilante, FRDTH151 Prueba demostrativa de conducción, FRDTH155 Capacitaciones semanales,
FRDTH156 Evaluación de desempeño y HSEQ para el nivel gerencial, FRDTH157 Evaluación de
desempeño y HSEQ para el nivel asistencial, FRDTH161 Evaluación Desempeño Y HSEQ
Operativos.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

INS-DNO-040 Instructivo servicio con medios tecnológicos.


FRDTH020 Solicitud de contratación.
FRDTH022 Entrevista
FRDTH023 Verificación telefónica
FRDTH079 Pruebas de conocimientos en seguridad
FRDTH080 Evaluación Periodo de Prueba Área administración.
FRDTH081 Prueba demostrativa de manejo de armas.
FRDTH078 Autorización De Tratamiento De Datos Personales Ley 1581/2012 Y
Decreto 1377/2013 Y, Registro Dactilar Y De Firma.
FRDTH082 Prueba de sistemas.
FRDTH120 Prueba Teórica de conducción.
FRDTH024 Visita domiciliaria.
FRDTH150 Evaluación de competencias para ingreso.
INS-DTH-230 Instructivo de evaluación de competencias para ingreso.
FRDTH026 Programa de inducción.
FRDA073 Entrega de dotación.
FRDTH080 Evaluación de periodo de prueba.

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INS-DTH-024 Instructivo de evaluación de competencias por desempeño.


FRDTH028 Acta de capacitación.
FRDTH162 Matriz de cargos críticos
M-DTH-002 Manual de cargos.
PR-DTH-030 Procedimiento para retirar el carnet de identificación y el permiso de
acceso a las instalaciones.
FRDTH018 Actualización Base De Datos Trabajador.
FRDTH057 Paz y Salvo.
FRDTH071 Evaluación De Inducción O Reinducción O Desarrollo De Competencias.
FRDTH071 Evaluación Conocimiento De Armas.
FRDTH125 Evaluación por competencias hoja de respuestas,
FRDTH150 Evaluación de competencias para ingreso al cargo vigilante,
FRDTH151 Prueba demostrativa de conducción,
FRDTH155 Capacitaciones semanales,
FRDTH156 Evaluación de desempeño y HSEQ para el nivel gerencial,
FRDTH157 Evaluación de desempeño y HSEQ para el nivel asistencial,
FRDTH161 Evaluación Desempeño Y HSEQ Operativos.

Código sustantivo de trabajo.


Régimen de seguridad social.
Reglamento interno de trabajo

8. ANEXOS

 Ninguno

Fin del documento

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