EVIDENCIA - ACTIVIDAD N° 1

"IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

DOCUMENTO UTILIZANDO TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA SOBRE

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS TENIENDO COMO BASE SU ORIGEN,
EVOLUCIÓN, SUS CUALIDADES Y APLICACIÓN EN EL MEDIO ACTUAL.

SAÚL VILLEGAS BOLAÑOS

INSTRUCTOR: "ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL”

APRENDIZ: YADIRA OCHOA MONTAÑA

CURSO: 2006166

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”

FORMACIÓN VIRTUAL

OCTUBRE 2.019
 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Desde que el hombre descubrió la escritura

y empezó a forjar su historia, el
almacenamiento y organización de la
información ha sido fundamental, llevando a
ello a que, a través de la organización de la
información documental, le hubiere sido
posible controlar riquezas, impuestos entre
otros.

Para nuestra actualidad se cuenta con

tecnología que ayuda a que la organización
documental sea más sencilla y unificada, al
contar con las nuevas tecnologías de la
información y la opción de salvaguardar la
información en backup (copia de seguridad o
respaldo), se cuenta con información
debidamente clasificada y almacenada, bajo mejores estándares de seguridad y
preservación de los documentos.

Los archivos son importantes para todas las entidades, porque los documentos que los
conforman son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información
contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa, actualmente
cobra gran importancia el hecho de salvaguardar tanto física y virtualmente la información
ya que las entidades ya sean públicas o privadas, son supervisadas por entes externos como
la procuraduría, contraloría, UGPP, DIAN y es allí donde se ve la importancia para poder
soportar requerimientos de información si el archivo documental se encuentra debidamente
organizado, teniendo en cuenta la normatividad que lo respalda.

Contar con los elementos adecuados para poder organizar la información correspondiente
al archivo como lo son: Archivadores, estantes, fechadores, cajas de archivo entre otros y
dependiendo de las necesidades de cada tipo de empresa como por ejemplo una
constructora, quien utilizaría una planoteca; se contara con información organizada y se
podrá aportar a que la funcionario responsable “archivista”, puede ejercer y aplicar sus
cualidades: orden, prontitud, responsabilidad, sigilo profesional, cordialidad, concentración
y responsabilidad; ejercer sus funciones contribuirá a que cuando se solicite información
para consulta o toma de decisiones, sea diligente su búsqueda y hallazgo.

Poder contar adecuadamente con un archivo de gestión que se encuentra depositado y esté
sujeto a consulta administrativa por toda la organización y que pueda ser transferidos al
archivo central, donde se encontraran debidamente organizados para una posible consulta,
para luego ser transferidos de manera secundaria al archivo histórico, donde reposaran y
se conservaran de manera permanente, respetando este ciclo no se evidenciara desorden y
la información documental reposara de manera adecuada dependiendo de su utilización.

Con lo mencionado cobra gran importancia que todas las empresas, se concienticen de la
importancia del archivo, así como la responsabilidad del archivista que manejara tan
importante labor, es muy importante contar con información organizada, fiable y que pueda
ser ubicada de manera diligente y oportuna. En caso de requerir información para
requerimientos o toma de decisiones se contará con información organizada ya sea en el
archivo de gestión, central o histórico. En nuestros tiempos ya no es una elección sino un
requisito contar con un buen sistema de gestión documental, ya que las entidades públicas
y empresas del sector privado se encuentran en constante vigilancia por parte de entidades
externas y es allí donde cobra gran importancia el implementar un sistema de organización
documental a través del archivo.