“AUDITORÍA COMERCIAL”

TRABAJO GUIADO Nº1

El Proceso logístico de Abastecimiento

En primer lugar debemos hacer una distinción entre compra y

abastecimiento.

Se entiende por Compra al intercambio de un bien o servicio,

mediante una cantidad de dinero.

Abastecimiento, es un término mucho más amplio que

Incluye a la compra y todas las funciones relacionadas con ésta,
tales como: Recepción, Almacenamiento, Despacho y Gestión
de Inventario.

Podemos decir, que el objetivo de un buen Abastecimiento es

mantener un flujo constante de los materiales necesarios para
que pueda funcionar una empresa, preocupándose de que la
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calidad sea la requerida, las cantidades apropiadas, las entregas

oportunas y a un precio conveniente.
En los últimos años el Abastecimiento pasó de un papel
secundario a uno más estratégico, tanto en el área pública como
privada, debido a los avances de las tecnologías de la
información, la globalización y los procesos de reforma y
modernización del Estado (en lo carácter público).
Las Organizaciones han notado que las adquisiciones juegan un
papel clave, tanto en el cumplimiento de sus objetivos, como en
la cantidad de recursos que se emplean para cumplirlos. Además
en el caso del sector público, la preocupación por la
transferencia juega un rol fundamental en este cambio de visión.
El Abastecimiento es una de las etapas de lo que suele llamarse
Cadena de suministros.

En resumen, Abastecimiento, es la actividad o el conjunto de

actividades logísticas que se desarrollan con la finalidad de
proporcionar a los usuarios los bienes y servicios necesarios
para satisfacer una determinada necesidad.

Funciones de Abastecimiento:
a.- Compra
b.- Recepción
c.- Almacenamiento
d.- despacho
e.- Gestión de inventario

El proceso de Abastecimiento en las empresas también es

conocido como proceso de compras o adquisiciones.

Compra, es la función encargada de adquirir los materiales

necesarios para el buen funcionamiento de la empresa, es de su
responsabilidad analizar que los precios sean los adecuados, las
entregas sean oportunas y que la calidad del material sea la
requerida.

Etapas del Proceso de Adquisiciones.-

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 Solicitud de adquisición (definición del requerimiento).

 Cotización o Presupuesto
 Cuadro comparativo de Precios
 Orden de Compra
 Guía de despacho
 Factura
 Envío de documentación a Finanzas para el pago.

Documentos asociados a una Adquisición.-

En todo sistema de compras se deben utilizar diferentes
documentos, los que son necesarios para que el sistema
funciones, sin embargo como primer aspecto relevante, antes de
dar inicio al proceso de abastecimiento, debe existir una clara
definición de nuestros requerimientos.
La definición de requerimientos es la primera etapa del proceso
y probablemente una de las más importantes. Comienza con la
detección de necesidades y termina con la definición del
producto o servicio que permitirá satisfacer esta necesidad.
En términos generales, se trata de traducir la necesidad de un
usuario o grupo de usuarios en un requerimiento para los
proveedores. Esto implica definir la necesidad y determinar
cuáles son las características más importantes del bien o servicio
que se necesita adquirir o contratar y de la condición de compra
o entrega que nos gustaría asegurar.
Una buena definición de requerimientos permitirá que tanto
compradores como proveedores manejen información necesaria
para cumplir con su rol en el proceso de la mejor manera posible.
Los compradores sabrán que pedir, cómo pedirlo y cómo evaluar
las alternativas. Por su parte, los proveedores, sabrán
exactamente que necesitan los compradores, lo que les permitirá
realizar ofertas que se adjuntan a nuestras necesidades, además
si todos cuentan con la información necesaria y ésta es
suficientemente clara, mayor será la transparencia del proceso.
Los documentos más convenientemente usados en la mayoría
de las empresas son los siguientes:

a) Solicitud de Compra

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b) Solicitud de Cotización
c) Cotización
d) Orden de Compra

Otro importante aspecto en Auditoría Logística es la acción

impositiva que debe soportar nuestro sistema económico.