Asignatura Datos del CIPA Fecha

Nombre CIPA: UDECAS

Administración de Integrantes: Sandy Torres Buelvas, Laura Aragón
Arrieta, Edwin López, Hugo Alandete 11-06-2022
Suministros

Actividad
Protocolo colaborativo de la unidad n°: 2

Análisis y síntesis:
Síntesis e interpretación colaborativa de los temas vistos en la unidad

PROCESO DE COMPRAS

Las compras y el suministro son unas de las principales bases de cualquier

empresa, su función es sumamente importante ya que es el encargado de
conocer la oferta del mercado en su ámbito de actividad a la que se dedica, de
la misma forma recoge las necesidades y demandas de los clientes internos,
además de liderar el abastecimiento, la selección de proveedores y la
negociación de precios y condiciones de compra. Con base en lo anterior el área
de compras y suministros tiene el objetivo principal de asegurar la continuidad
del suministro de materias primas, productos y servicios con el propósito de
reducir el costo final de los productos y por ende reducir los gastos financieros
dentro de una organización.

la necesidad de compra o requerimiento surge a partir de la receta del

profesional (médico o enfermero) que detecta el problema o dolencia del
paciente.

En la actualidad compras, ha evolucionado considerablemente y ha pasado en

muchas empresas a ser parte de otros conceptos como aprovisionamiento de
materiales, actividades que comprenden adquisiciones y otras tantas como
control de inventarios y almacenes. Por lo tanto, se puede afirmar que comprar
supone el proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de
productos (materias primas, componentes o artículos terminados), luego de
negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, así como el
acompañamiento de dicho proceso para garantizar el cumplimiento de las
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condiciones pactadas; y, en términos de mercadotecnia, comprar es adquirir por

un precio en dinero algún bien, derecho o mercancía.

En cuanto a las Compras en Salud, así como en el resto de los rubros en los
que se encuentre implicado el Departamento, no se recomienda que esté
desentendido del resto de la institución ni operacional ni geográficamente ya que
los riesgos de no realizar las compras inteligente y eficientemente son mayores,
debido a que una compra mal realizada afecta directamente al cliente interno y
al cliente externo.

Funcionalidad de Compras: La palabra Compras, describe un proceso que

incluye lo siguiente:

• Surgimiento de una necesidad.

• Su ubicación.

• Elección del proveedor.

• Servicio.

Comprar es una función elemental e importante para realizar actividades y

promover el bienestar humano.
Obtener bienes y servicios, considerando lo siguiente:

• Justificación de la necesidad y cantidad.

• Evaluación de cualidades, calidades, precio, tiempo de entrega, y tipos

de financiamiento.
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Los puntos que se detallan anteriormente, se deben unir para lograr el objetivo
de elegir en el mercado lo que más convenga para la institución, con el fin de
satisfacer las necesidades adecuadamente.

Comprar es adquirir bienes y/o servicios para satisfacer las necesidades de una
entidad y después de esto lograr sus objetivos eficientemente.

ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRAS:

➢ Programación de las Adquisiciones.

Programación: es quizás la etapa más analítica y delicada del proceso de

compras, pues aquí se hace el verdadero cálculo de las necesidades. El respeto
y la confianza mutua es la clave del éxito en esta etapa, ya que el departamento
de suministro requiere información exacta tanto de las personas encargadas de
suministrarla como de los proveedores, también sobre los plazos, costos y su
proyección para programar el trabajo.

En la programación se definen las políticas, metas, estrategias para la

administración y adquisición de los suministros. Es fundamental durante la
programación de las necesidades de un período, ajustarla al plan de
necesidades elaborado y asignado previamente por rubro en el presupuesto:
esto permite una gestión más eficiente en las funciones de ejecución, evaluación
y control del departamento de compras y del almacén. Es decir, la programación
de compras resultante debe ajustarse al presupuesto asignado en el plan de
compras y de mantenimiento.

➢ De Ejecución de las Adquisiciones.

Consiste en poner en marcha o ejecutar el plan anual de compras. Se puede

ejecutar mensual, bimensual, trimestral etc., según las políticas establecidas
para tal fin. De la misma manera se debe seguir lo señalado por la Leyes 80 del
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1993 y 1150 del 2013, las políticas y los protocolos establecidos por la
institución acorde a los montos y a la forma de selección de contratista: si es
directa contratación, licitación pública o es urgencia manifiesta.

Esta etapa es fundamental y de supremo cuidado. Por lo tanto, deben revisarse

en conjunto los contratos con la unidad ejecutora, el jefe de compras de bienes y
servicios y el ordenador del gasto, donde se observen los siguientes aspectos
de cumplimiento: a) Justificación b) Objeto. c) Plazos / vencimientos.
d)Especificaciones. e) Calidad y aspectos técnicos. e) Cantidad. f) Número de
entregas. g) Pólizas. h) Pago a proveedores y finalmente la prevención de los
riesgos para las partes, especialmente con la calidad y los precios. El
diligenciamiento del informe de cumplimiento de contrato de compras de
elementos, debe hacerse mensualmente. Al detectar algún incumplimiento
informar inmediatamente al jefe de compras y oficina jurídica para determinar
conjuntamente con el ordenador las sanciones a que diere lugar.

➢ De Control y Seguimiento de las Adquisiciones.

El control y seguimiento es vital en todo el proceso de compras porque,

además, de retroalimentarlo, permite determinar la eficiencia en el gasto y
establecer elementos de juicios para la programación y gestión de las compras,
y el cumplimiento de las responsabilidades de los funcionarios que intervienen.
También porque la compra implica altas erogaciones, diversidades en cantidad y
calidad de mercancías, así como la inclusión de terceros (contratistas).

Estas consideraciones exigen auditorías al inicio, para evitar las malas

decisiones e interpretaciones en los contratos y porque le permite a la institución
asegurar que el sistema de costos del contratista tenga los suficientes controles.
Es saludable hacerlas periódicas para verificar el cumplimiento de las
condiciones estipuladas en el contrato. Este proceso tiene implicaciones legales,
por lo tanto, debe estar regulado también por la Ley 80, donde las actuaciones
de quienes intervengan deben regirse por los postulados de sus principios, así
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como a los protocolos de la institución y a las consideraciones de la

contratación, el derecho administrativo y de aduana (si es importado) que regule
al acto administrativo de compras.

BIBLIOGRAFIA

https://saludsindanio.org/americalatina/temas/compras-sostenibles-en-
salud

file:///C:/Users/SHARON%20DAYANA/Downloads/Unidad%202.%20modulo
%20de%20suministros%202021.pdf

Discusión:
Dudas, desacuerdos, discusiones