INGENIERIA INDUSTRIAL Y

LÓGISTICA
ALUMNO:
Ivan Alejandro Castillo Rosales
Angel Noe Cruz Resendiz
ID 00653693
654592
MATERIA
ADMINISTRACION DE OPERACIONES

ANALISIS DE CASO 1
 MARCO TEÓRICO
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Teniendo en cuenta que el tema del caso apunta hacia el
reforzamiento de los mecanismos y procedimientos de control
interno para la calidad y eficiencia en la adquisición de bienes y/o
servicios y por tanto el éxito del servicio del área en estudio,
muchas son las investigaciones referentes al control interno.
Se podrá encontrar información acerca del área de
abastecimientos, la cual hoy en dia está tomando gran importancia
para las empresas lo cual busca reducir costos a través de una
compra y esto conlleva a una buena selección de proveedores que
ofrezcan el producto de calidad y tiempo sin pasar por alto el
precio.
Es por ello que se iniciara definiendo el concepto de
abastecimiento, para después entender la importancia que tiene un
proveedor, resaltando la confiabilidad que se le da a éste para que
los productos enviados cumplan con los requisitos solicitados por
el usuario final y sobre todos que el tiempo pactado en la entrega
sea el prometido, por ello es importante observar la eficiencia y lo
productivo que puede ser un proveedor.
QUÉ ES EL ABASTECIMIENTO
De acuerdo a Emilio Martínez Moya, Abastecimiento es obtener
del exterior a la empresa, los materiales, productos y / o servicios
que necesite para su funcionamiento, en las cantidades y plazos
establecidos, con los niveles de calidad necesarios y al menor
precio que permita el mercado.
El proceso de compras dentro de una organización consiste en
precisar cuáles son sus necesidades de bienes y servicios,
identificando y comparando los proveedores quiénes constituyen
las fuentes d abastecimiento o de algún modo llegar a convenios
en los cuales se estipulan los términos de compras, celebrar
contratos y colocar pedidos, para finalmente reciben los bienes y
 los servicios, prosiguiendo con el pago de este.
El área de compras es uno de los departamentos que hoy en día
está tomando importancia, con esto no se quiere decir que no lo
tenía en el pasado, solo que las empresas al estar relacionándose
más con mercados nacionales e internacionales tienden a buscar
organizaciones que puedan abastecer de productos que cumplan
con un alto nivel de calidad, precio y entrega. De aquí que el área
de compras tome un papel importante, recordemos que toda
organización depende de los bienes y servicios ofrecidos por otras
organizaciones y la mejor manera de obtener estos es a través del
departamento de compras.
RESPONSABILIDAD DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Al aumentar la complejidad de las organizaciones debido al
crecimiento, las adquisiciones y fusiones, las líneas de
abastecimientos se hicieran más inciertas, la actividad de compras
al extranjero se dinamizó, se dio mayor atención a la calidad del
material comprado al recibirlo, y se intensificó el énfasis en la
obtención de utilidad al comprar como un medio de mantener o
incrementar la posición competitiva de la organización. Los
departamentos de compras tuvieron que asumir responsabilidades
mayores y diferentes.
Las compras se deben considerar como una función vital para el
éxito de cualquier empresa, sea industrial, comercial o de
servicios. Para alcanzar ese nivel las empresas modernas deben
contar en su estructura organizacional con un departamento de
compras sobre el cual recaigan esas funciones y
responsabilidades.
Desde un punto de vista económico, el departamento de compras
tiene la responsabilidad de utilizar con los mejores resultados los
recursos monetarios de la empresa; es decir, obtener la mejor
calidad, el mejor precio, el mejor precio, las mejores condiciones
de entrega y pagos, así como de los servicios de posventa.
De acuerdo a Leenders, Fearon y England, las responsabilidades
de compras comenzarón a ser mayores y diferentes. La Purchsing
World realizó un análisis indicando la magnitud de los cambios
 durante los últimos 20 años:
 98% tienen la responsabilidad principal para el desarrollo de
nuevas fuentes de abastecimiento.
 89% realizan actividades d análisis de valores.
 87% son responsabilidad de la toma de decisiones de compra.
 86% seleccionan el medio de transporte.
 81% controlan el inventario.
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
La función del departamento de compras es ayudar a producir más
utilidades a la empresa. Es de vital importancia dentro de una
organización, casí estratégica, y su ejecución eficaz constituye una
parte vital del éxito de una organización.
Independientemente del tipo de industria las funciones del
departamento de compras se pueden mencionar de la siguiente
manera:
• Precio
• Calidad
• Cantidad
• Condiciones de entrega
• Condiciones de pago
• Servicios posventa
PROCESO DE COMPRAS
Robinson, Faris y Wind diseñaron un modelo para las decisiones
de compra. Este modelo consiste que todo proceso de compras
posee tres momentos.
1-. Consideración de la situación de compra, la cual puede ser
nueva o no (Reconocimiento del Problema).
2-. La obtención de Información Adicional (Requerimientos de
Información).
3-. Consideración de nuevas alternativas.
Asimismo, el modelo considera que una compra es importante
cuando el volumen es grande y cuando la compra de por si es
crítica para el buen funcionamiento de la empresa.
Sin embargo al tomar una decisión, tanto al factor estratégico
como el factor económico deberán ser considerados, pues hay una
relación importante entre la decisión de compra y la estrategia
organizacional.
PLANEACION ESTRATÉGICA
Una planeación estratégica contribuye al éxito de una organización
a largo plazo, así como su sobrevivencia. Por tanto una estratégia
es un plan de acción diseñado para alcanzar matas y objetivos
específicos a largo plazo. La estratégia se debe concentrar sobre
los factores claves necesarios para el éxito y sobre las acciones
principales que deben tomarse ahora para asegurar el futuro.
¿CÓMO PUEDE CONTRIBUIR COMPRAS A LOS OBJETIVOS Y
ESTRATEGIAS ORGANIZACIONEALES?
Para que compras pueda contribuir efectivamente a la estrategia
de la empresa es necesario que incluyan en el proceso de
planeación estratégica de la organización las oportunidades y
problemas de los abastecimientos.
Uno de los obstáculos para el desarrollo de una estratégia efectiva
de abastecimiento radica en la dificultad de cambiar los objetivos
organizacionales en objetivos de abastecimiento.
Generalmente los objetivos organizacionales se pueden sintetizar
en cuatro categorías:
1-. De sobrevivencia.
2-. De crecimiento.
3-. Financieros.
4-. Ambientales.
Los objetivos típicos de abastecimiento se expresan en lenguajes
totalmente diferentes como:
1-. Calidad
2-. Cantidad
3-. Entrega
4-. Precio
5-. Servicio
SISTEMA DE COMPRAS
De acuerdo a la Real Academia Española, un Sistema es un
conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente
contribuyen a determinado objeto. En cuanto a compras nos dicen
que proviene del latín comparare, cotejar, y que se traduce como
adquirir algo por dinero. Por lo anterior se puede decir que es un
sistema de compras sería la adquisición de un determinado objeto
a través de dinero. El sistema de compras lo podemos dividir en:
1-. Sistema Centralizado: Este concepto se refiere a la
concentración de autoridad en un departamento y al control central
de las compras, en las oficinas generales, anqué haya diversas
sucursales en distintos lugares.
2-. Sistema Descentralizado: En este sistema existen varios grupos
independientes de compras.
3-. Sistema Mixto: Este sistema opera en empresas grandes y con
varias sucursales, en las que por su giro, realizan de manera
descentralizada sus compras, ya que esto no afecta mayormente
la calidad, precio ni condiciones de pago, y si les favorece a la
continuidad, volúmenes y condiciones de entrega.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Actividades Notas Responsable
7.1 Recepción de Solicitud de Compra:
Se recibe la solicitud de Compra, enviada por el Director del área
que detectó la necesidad de compra. Esta Solicitud de Compra,
debe ser enviada a través del formulario correspondiente Director
Administración
7.2 Revisión de la solicitud de Compra:
La solicitud de Compra es revisada, respecto de sus
requerimientos necesarios para poder realizar la cotización de los
productos, como por ejemplo: características, cantidad, requisitos.
Si la Solicitud de Compra no contiene los datos mínimos para
cotizar, esta debe ser devuelta al emisor para su competición.
Director Administración
7.3 Aprobación de la solicitud de Compra:
Una vez revisada, la solicitud debe ser aprobada para su
cotización, según corresponda. La solicitud de Compra es
aprobada para su cotización. Rector
Director
 Administración
7.4 Selección de Proveedores:
Una vez aprobada la solicitud, se procede a revisar dentro de la
base de datos “Compras CFT UTEM”, que se encuentren dentro
de la categoría de la cual se está buscando un producto.
Encargado de Adquisición. o Director Administración
7.5 Cotización de la solicitud de Compra:
Se debe confeccionar una Solicitud de Presupuesto con los
requisitos del producto que se desea cotizar y los datos de
contacto del CFT UTEM, para el posterior envío de las
cotizaciones, por parte de los proveedores. Una vez recibidas las
cotizaciones, se deben entregar impresas a la autoridad encargada
(según corresponda), para evaluar la alternativa más conveniente
de adquisición. Encargado de Adquisición. o Director
Administración
7.6 Evaluación de las cotizaciones:
Las cotizaciones deberán ser evaluadas, en función de los
requerimientos del CFT UTEM y los productos ofrecidos por los
proveedores cotizados, escogiendo la(s) alternativa(s) más
conveniente(s). si solo un proveedor se interesa en cotizar será
analizado y adjudicado con una cotización, entendiéndose como
proveedor único En el caso de que ningún proveedor cotizado,
ofrezca un producto que cumpla con los requisitos solicitados, si no
cumplen las exigencias, se solicitaran proveedores nuevos Director
Administración

7.7 Confección de Orden de Compra:

Este documento se deberá confeccionar de acuerdo a la cotización
y proveedor seleccionado para su distribución interna
(Coordinación de Finanzas, Director Administración) y externa
(Proveedor). Director Administración

7.8 Autorización de Orden de Compra:

Seleccionado el proveedor, las autoridades competentes, deberán
autorizar la Orden de Compra de acuerdo a la cotización, que
 deberá ser enviada al proveedor, formalizando la compra del
producto. La Orden de Compra deberá tener el VºBº de: Rector o
Director de Administración y el Coordinador de Finanzas, para su
distribución. Rector
Director
Administración
7.9 Recepción del producto:
Acordada la fecha de retiro o entrega, se deberá revisar el
producto, para su recepción conforme, que quedará registrada en
la factura o guía de despacho, según corresponda. Encargado de
Adquisición. o Director Administración
7.10 Registro de la compra:
Se deberán registrar los datos del proveedor (si es la primera
compra que se le realiza) en la “Base de Datos Proveedores CFT
UTEM” y a la vez la compra en el “Control de Compras” El registro
de la compra en el “Control de Compras”, se deberá hacer
siempre, independiente si es proveedor nuevo o no. Encargado de
Adquisición. o Director Administración
7.11 Distribución de Documentación Recibida:
- Guía de despacho: Se archiva Original en archivador “Órdenes
de Compra” (junto a toda la documentación de la respectiva
compra).
- Factura de Compra: Se realiza una copia, la cual, se archiva junto
a Orden de Compra que género el evento y el original se envía al
Departamento contabilidad.
- Cotización: La cotización seleccionada se archiva junto a Orden
de Compra. Encargado de Adquisición
7.12 Informe de Compras:
El Director de Administración será responsable de informar a
Rectoría por medio de un Informe de Compras que contenga los
datos que Rectoría solicite. Director
Administración

SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Un proveedor es una persona o empresa que provee o abastece
 de todo lo necesario para un fin a grandes grupos, asociaciones;
comunidades etc.
El proveedor es toda aquella persona física o moral encarga de
proporcionar cosas, materiales, materias primas u otros que
requiere una empresa. El arte de comprar bien es el seleccionar un
proveedor capaz y responsable, llegar a un acuerdo con él sobre
los factores pertinentes de calidad, servicio y precio. Los siguientes
aspectos son esenciales para la selección de proveedores:
1-. Capacidad Financiera. Una situación financiera desfavorable
limita sensiblemente la posibilidad de abastecimiento por parte de
una empresa.
2-. Capacidad técnica. Esto es muy importante cuando se trata de
materiales que exigen especificaciones técnicas o de calidad.
3-. Capacidad de Producción. Permite conocer si la empresa tiene
la capacidad para producir materiales en determinado tiempo y así
cumplir con sus obligaciones.
Una empresa no puede vivir sin insumos y por lo tanto sin
proveedores, ya que son de vital importancia puesto que
repercuten en los resultados de costos de la empresa. La
negociación se convierte en factor clave para conseguir productos
de calidad a un buen precio. Así por ejemplo las alianzas
estratégicas y convenios nos permiten conseguir por volumen un
precio especial.

REGISTRO DE FACTURACION ELECTRONICA DE DIESEL

La facturación electrónica es un mecanismo de comprobación
fiscal de ingresos, egresos y propiedad de mercancías en traslado
por medios electrónicos, cuya particularidad es el uso de las
tecnologías de la información para la generación, procesamiento,
transmisión y resguardo de los documentos fiscales de manera
digital.
Las Facturas Electrónicas son documentos electrónicos que
permiten comprobar las operaciones realizadas entre los
contribuyentes, bajo estándares tecnológicos y de seguridad
internacionalmente reconocidos.
 CARACTERÍSTICAS DE LA FACTURA ELECTRONICA
Integra: Garantiza que la información contenida queda protegida y
no puede ser manipulada o modificada.
Autentica: Permite verificar la identidad del emisor y el receptor de
la factura.
Verificable: La persona que emita la factura, no podrá negar
haberlo generado
Única: Garantiza no ser violada, falsificada o repetida al validar el
folio, numero de aprobación y vigencia
VENTAJAS
• Agiliza la conciliación de la información contable
• Simplifica el proceso de generación de comprobantes par efectos
fiscales.
• Integración automática y segura a su contabilidad.
BENEFICIOS
 Mejora el servicio del cliente.
 Reduce costos y errores en el proceso de generación, captura,
entrega y almacenamiento.
 Mayor control documental.