Materia.- Compras y abastecimiento.

Docente.- Nevarez Lonzo Raúl.

Alumno.- Lesprón Piñón Jorge Alejandro. 343807

Actividad.- Tarea 3.1; Ensayo.

24/08/2023
- Elaborar un ensayo del tema de "SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA
COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS" del programa de estudio proporcionado.(3.1 al
3.16).

Situaciones que dan origen a la compra en una organización.

Hay dos situaciones que dan origen a la compra en las empresas. La primera es
cuando el departamento o encargado de compras recibe una requisición de
compras por parte de otra persona o departamento de la empresa. La segunda es
cuando el propio encargado de las compras (ya sea persona o departamento)
identifica una necesidad dentro de su departamento o de alguno otro que pueda ser
cubierta mediante una compra.

Relaciones de la función de compras y abastecimientos con la organización.

Dirección: La relación con la Dirección general es mediante reportes oportunos de
las actividades de compras en lo que se refiere a la totalidad de sus funciones por
determinado período de tiempo y los conceptos por grandes rubros. Estos reportes
tienen elementos estadísticos de los mercados de insumos y la posición de la
organización ante éstos lo cual nos permite la evaluación y toma de decisiones para
el mejor desarrollo global de la organización.
Producción: Esta es la función del grupo comprometido en la elaboración del
producto, sea manufacturarlo, procesarlo o realizar operaciones de refinamiento. La
relación cardinal entre compras y producción, es la de que compras procure los
materiales necesarios para la producción y de qué producción descanse en compras
para tal servicio.
Los departamentos de control de calidad y el de ingeniería deben orientar al de
compras sobre las especificaciones y propiedades físicas y/o químicas requeridas
en los materiales para la producción. El departamento de compras, al conseguir los
mejores precios y calidad de los materiales, ayuda a Ventas para que sus montos
sean competitivos. Toda operación realizada por compras, origina un movimiento
financiero, y por lo tanto, es la intervención del Departamento de Contabilidad. La
función de compras incluye el proceso completo de decidir y detallar que se habrá
de comprar, en que cantidades, en qué momento, de que fuentes y por cuales
procedimientos.

Importancia de la claridad en la información de la solicitud de compras.

La solicitud o Requisición de Compras, es el origen para el desarrollo y la aceptación
de la orden de compra, así pues, enlista todos los artículos que deseen adquirirse,
se originan en el departamento que requiere el artículo, y para ser autorizada debe
ser revisada por el jefe del departamento. Las requisiciones deben contener la
descripción completa del artículo pedido, precisándose la cantidad, la fecha en que
se requiere, la fecha máxima de entrega, y el lugar donde debe efectuarse la misma.
Esta solicitud debe hacerse por cuadruplicado, contabilidad, compras, almacén,
departamento. que solicito el material y archivo. Planeación y programación de las
compras.
¿Qué es Planeación? Proceso de selección de acciones o caminos para llegar al
objetivo determinado, en una empresa, u organización. Precio, lo que más importa
al comprador.
¿Qué es programación? Conjunto de acciones con un orden o secuencia
determinada y su ubicación en el tiempo. La planeación y programación sirve para:
evitar demoras, optimizar costos, controlar la calidad y controlar inventarios. En
cada empresa u organización existen amplias variaciones, por lo tanto, no resulta
factible establecer un solo conjunto de acciones para poder planear o programar,
sin embargo, existen pasos que se siguen en toda institución, estos son, en
resumen, la identificación de necesidades, y la selección de las mejores opciones.
La comunicación efectiva en los negocios es clave para garantizar el funcionamiento
positivo de los procesos internos y externos en tu empresa. Cuando se realizan
compras es muy importante comunicar claramente las solicitudes para evitar
cualquier tipo de confusión. Para lograr esta claridad en la comunicación puedes
utilizar órdenes de compra, que son documentos útiles que facilitan a las empresas
y proveedores comunicarse entre sí de manera formal. Son una herramienta
importante que ayuda al manejo de los procesos relevantes para muchas empresas,
además de que funcionan como documentación que protege a ambas partes ante
un procedimiento legal o de auditoría. Una orden de compra es el documento legal
que se emite para informarle a un proveedor dónde debe entregar el producto que
se le está solicitando. Este documento debe detallar la cantidad y tipo de productos
o servicios que se están comprando, el precio, las condiciones de pago y la forma
de entrega. Las órdenes de compra son útiles tanto para el comprador como para
el vendedor, ya que mantienen la comunicación clara y evitan cualquier tipo de
confusión en los procesos de compraventa.

Informe de Surtimiento y Revisión del Material Entregado.

Informe de surtimiento: Constituyen un medio básico de comunicación dentro de la
empresa y dentro del departamento de compras, dadas sus numerosas
interrelaciones, básicamente los informes pueden ser dirigidos a la gerencia intra
departamentales o interdepartamentales, y sus propósitos son:

1) Comunicar la información.

2) Ayudar a evaluar al proveedor.

3) Autoanálisis.

Revisión del material entregado: En cuanto a la revisión del material entregado se

efectúa con la determinación de calidad mediante la inspección y sus beneficios son
la reducción de pérdidas y una mayor satisfacción por parte del cliente. Archivo
histórico de compras y abastecimiento. También llamado biblioteca de compras,
deberá proporcionar referencias para investigación planeación, selección de
proveedores, estadísticas de los controles de calidad, esto debe incluir: Información
técnica de productos y materiales, datos económicos de industrias proveedoras,
bibliografía en administración de compras, Gerencias comerciales y asociaciones
industriales relacionadas con la organización.