CÓDIGO: PTD-ODOO-MU-0001

MANUAL DE USO
VERSIÓN: 001

MÓDULO DE VENTAS FECHA APROBACION: 12.12.2023

Control de Documentos

1.1 Información del Documento

ID Documento 3. MANUAL DE USO PTD-ODOO17-MU-0003-HG-MODULO-DE-

VENTAS.docx
Responsable Juan Jesús Castillo López
Elaboró Axel Flores Montes de Oca
Área que elaboró HG Consulting

1.2 Historial de Revisiones del Documento

Versión Fecha Autor Comentarios / Cambios

1.0 29-02-24 Axel Flores Montes de Oca

HG CONSULTING – MANUAL DE USO PARA EL MÓDULO DE VENTAS.

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Contenido

Control de Documentos.................................................................................................................................................
Proceso de venta en el módulo de ventas de odoo.......................................................................................................
Diagrama general sobre el proceso de ventas de odoo.................................................................................................
Acceso a Odoo y al módulo de Ventas.....................................................................................................................
Creación de los productos.............................................................................................................................................
Eliminar/Archivar un producto......................................................................................................................................
Crear un nuevo cliente...................................................................................................................................................
Crear una nueva orden de venta...................................................................................................................................
NOTA:............................................................................................................................................................................

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Proceso de venta en el módulo de ventas de odoo

Actores clave:

1. Vendedor: Persona encargada de interactuar con el cliente y gestionar la venta.

2. Cliente: Persona o entidad que realiza la compra.

3. Administrador de Odoo: Persona encargada de configurar y mantener el sistema Odoo.

4. Equipo de Logística: Responsable de la preparación y entrega del producto.

Pasos del Proceso:

1. Configuración Inicial (Responsable: Administrador de Odoo)

• Configurar el módulo de Ventas en Odoo, incluyendo parámetros como listas de precios,

términos de pago, y plantillas de cotización.

• Crear y configurar perfiles de clientes y productos en el sistema.

2. Recepción de la Solicitud del Cliente (Responsable: Vendedor)

• Recibir y registrar la solicitud del cliente, ya sea directamente o a través del sistema CRM
integrado en Odoo.

• Comprender las necesidades y requisitos específicos del cliente.

3. Creación de la Cotización (Responsable: Vendedor)

• Acceder al módulo de Ventas y crear una nueva cotización.

• Seleccionar el cliente y añadir los productos o servicios solicitados.

• Aplicar descuentos, impuestos y condiciones de entrega según sea necesario.

• Enviar la cotización al cliente para su revisión y aprobación.

4. Confirmación y Conversión de la Cotización (Responsable: Vendedor)

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• Seguir con el cliente para obtener la confirmación de la cotización.

• Una vez confirmada, convertir la cotización en una orden de venta en el sistema.

5. Gestión de la Orden de Venta (Responsable: Vendedor)

• Verificar los detalles de la orden, incluyendo productos, precios y términos de entrega.

• Coordinar con el equipo de logística para la preparación del pedido.

6. Preparación y Entrega del Pedido (Responsable: Equipo de Logística)

• Preparar los productos según la orden de venta.

• Organizar el envío o la entrega del pedido al cliente.

7. Facturación y Cobro (Responsable: Vendedor)

• Generar la factura correspondiente a la orden de venta.

• Enviar la factura al cliente y gestionar el cobro según los términos acordados.

8. Seguimiento Postventa (Responsable: Vendedor)

• Realizar un seguimiento con el cliente para asegurar la satisfacción y resolver cualquier

inquietud o problema postventa.

• Registrar cualquier feedback para mejorar la experiencia del cliente en futuras ventas.

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Diagrama general sobre el proceso de ventas de odoo

El siguiente diagrama de procesos presenta los pasos que deben seguir cada uno de los actores clave
en el proceso de ventas para llevar a cabo de manera efectiva una venta directa en Odoo.

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Acceso a Odoo y al módulo de Ventas

1. Abre tu navegador web de preferencia y escribe la dirección web de tu ambiente de Odoo

productivo.

2. Agrega tus credenciales de inicio de sesión, que incluyen tu nombre de usuario y contraseña. Si aún
no tienes un usuario y contraseña, solicita uno al equipo de HG

3. Una vez dentro de Odoo, el Vendedor verá una pantalla de bienvenida que contiene diferentes
módulos, incluyendo Ventas, Compras, Contabilidad, etc.

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4. El Vendedor debe de hacer clic en el módulo de Ventas para acceder a la pantalla principal del
Módulo.

Creación de los productos

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NOTA:
*Las pantallas, vistas, botones y funcionalidades descritas están sujetas a los permisos otorgados
por a cada usuario*

Para acceder a los productos creados y realizar acciones como la creación o eliminación de productos,
el encargado o responsable de productos puede hacerlo desde varios módulos, incluyendo ventas,
compras, almacén y fabricación

Es importante establecer una cuenta contable de ingresos y otra de gastos para la valoración del stock

Pasos que seguir:

1. La persona encargada de producto debe de hacer clic en la pestaña de Productos Productos para
acceder a la pantalla de Productos.

2. Para agregar un registro nuevo la persona de producto debe de dar clic en el botón “Nuevo” para
agregar un nuevo producto.

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Los elementos que tiene la ficha del producto son:

• Pestaña Información General: Ingresamos la información necesaria del producto en la pestaña

“Información General”. Un producto puede ser vendido, comprado o ambos, así que se
marcará la casilla correspondiente o ambas.

• Pestaña Atributos y Variantes: Ingresamos la información requerida del producto en la pestaña

“Atributos y Variantes”, en caso de ser necesario. Las variantes se utilizan cuando un producto
tiene diferentes tallas, medidas, tamaños, composiciones, etc. La habilitación de estas variantes
depende de las necesidades específicas de la empresa

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• Pestaña Ventas: Ingresamos la información necesaria del producto en la pestaña “Ventas” si

está marcado como “Se puede vender”.

• Pestaña Compra: Ingresamos la información necesaria del producto en la pestaña “Compra” si

está marcado como “Disponible para compra”.

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• Pestaña Inventario: Ingresamos la información necesaria del producto en la pestaña

“Inventario”.

• Pestaña Contabilidad: Ingresamos la información necesaria del producto en la pestaña

“Contabilidad”.

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3. Ya que todo este capturado, se da clic en “ ”.

Eliminar/Archivar un producto

NOTA:

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*Las pantallas, vistas, botones y funcionalidades descritas están sujetas a los permisos otorgados a
cada usuario*

Para eliminar un producto, es necesario que no tenga stock físico ni haya sido utilizado en una
cotización o venta. Si el producto tiene movimientos, solo se puede archivar en lugar de eliminarlo.

1. El encargado de productos debe de dar clic en la pestaña de Productos - Productos para acceder a la
pantalla de Productos.

2. El encargado de producto entra al producto que se va a eliminar y damos clic en — Eliminar

si se va a eliminar completamente

3. Aparecerá un mensaje preguntando ¿Está seguro de que desea eliminar este registro?, si está
seguro de clic en “Eliminar”, si no lo quiere eliminar de clic en “No”.

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4. En caso de que se vaya a archivar el producto damos clic en → Archivar

5. Aparecerá un mensaje preguntando ¿Está seguro de que desea archivar este registro?, si está seguro
de clic en “Archivar”, sino lo quiere eliminar de clic en “Cancelar”.

Crear un nuevo cliente

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NOTA:
*Las pantallas, vistas, botones y funcionalidades descritas están sujetas a los permisos otorgados a
cada usuario*

1. Haz clic en la pestaña de Órdenes - Clientes para acceder a la pantalla de Clientes.

2. Haz clic en el botón “Nuevo” para agregar un nuevo cliente.

3. Introduce la información del cliente, como su nombre, dirección de correo electrónico, número de
teléfono, etc.

4. Haz clic en el botón “ ” para guardar la información del cliente.

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Crear una nueva orden de venta

NOTA:
*Las pantallas, vistas, botones y funcionalidades descritas están sujetas a los permisos otorgados a
cada usuario*

1. El vendedor debe de dar clic en la pestaña Órdenes - Órdenes de venta para acceder a la pantalla
de Órdenes de venta.

2. El vendedor debe de dar clic en el botón “Nuevo” para agregar una nueva orden de venta.

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3. El vendedor debe de introducir la información de la orden de venta como el cliente, el producto o

servicio a vender, la cantidad, el precio, etc.

4. Para enviar la cotización por correo electrónico al cliente, una vez que la cotización esté completa
con todos los datos necesarios, el vendedor debe hacer clic en el botón “Enviar por correo
electrónico”.

5. Se abrirá una ventana donde se puede previsualizar el correo que se va a enviar, junto con los
archivos adjuntos. Una vez que el vendedor haya revisado que todo es correcto, debe hacer clic en
“Enviar”

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6. Cuando la orden de venta haya sido aceptada por el cliente, el vendedor debe hacer clic en el
botón 'Confirmar' para confirmar la orden. Si no se confirma, la orden permanecerá como una
cotización

7. Haz clic en el botón “ ” para guardar la información de la cotización/orden cada que entres a
cambiar valores de la cotización/venta.

NOTA:
*Las pantallas, vistas, botones y funcionalidades descritas están sujetas a los permisos otorgados a
cada usuario*

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