PAC

Subject:
Elaboracion y administración de
documentos

Elaboración y administración de documentos

Solo para uso interno de DHL.

 Elaboración y administración de documentos.
Codigo: PAC-ALL-ALL-IMP-SOP-001
Version: 01 Fecha de expedición: Feb 2019 Page 1 of 10

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para elaborar, revisar y aprobar la documentación que integra el
Sistema de Administración de Calidad en DHL Supply Chain en Chile

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la elaboración de los siguientes documentos en Perú, Argentina y
Chile, para todos los sectores.

 Políticas (POL)
 Procedimientos (SOP)
 Instrucciones de Trabajo (WI)
 Formatos (FO)
 Manuales (MN)
 Guia (GU)


3. RESPONSABILIDADES

Área Cargo Responsabilidades

Dar cumplimiento a los lineamientos indicados en este Documento.

Todas las
Usuario de DSC Solicitar que los documentos sean actualizados antes de implementar cambios
Áreas
a los procesos o actividades descritas en ellos.

Debe designar un experto en el proceso para la elaboración el documento.

Área Autorizar y asegurar los medios para la implementación del documento.
Responsable del
Responsable Asegurar que se mantenga actualizado el documento.
Área
del Proceso Asegurar que las personas que intervienen en los documentos conozcan el
nuevo documento y/o sus cambios.

Debe asegurar que el nuevo documento no contradiga la normatividad del país,

Área
Elaborador del los procedimientos globales, políticas DHL .
Responsable
documento Asegurar que el documento sea aplicable al alcance del mismo.
del Proceso
Asegurar que el Documento sea publicado y entrenado.

Revisar la elaboración del documento, en cuestión de forma, cumpliendo con

este procedimiento de elaboración
Asegurar el cambio físico de las copias controladas de las versiones obsoletas
por las vigentes y destrucción de las copias obsoletas.
Ingresar el documento en el sistema LOGICS.
Aseguramiento Responsable de
Generar los códigos de los Documentos.
de Calidad Calidad Site
Emitir copias controladas.
Asegurar el resguardo de los documentos vigentes y obsoletos impresos con
firmas autógrafas originales por 5 años y última versión anterior en caso de
tener un requerimiento especial deberá de ser especificado en el acuerdo de
calidad o contrato de la cuenta.

Aseguramiento Responsable Autoriza la aplicación del Documento para el Sector de Life Sciences y de
de Calidad Sanitario aplicación nacional.

Este documento contiene información secreta comercial y confidencial de DHL Supply Chain, a la cual se le da acceso como condición para
su empleo. La divulgación de esta información está absolutamente prohibida sin el permiso expreso por escrito de DHL Supply Chain.©
Deutsche Post DHL Group 2015. Si require una copia controlada de este documento por favor solicitar a su representante de Calidad.
Toda impresión de este documento se considera un documento no valido.
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4. DEFINICIONES

4.1. Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel,
magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos (Ejemplo:
Registros, procedimiento documentado, etc.)
4.2. Documento controlado: Documento que por su incidencia es necesario establecerlo,
documentarlo, implementarlo y mantenerlo.
4.3. Documentos de origen externo: Documento generado por terceros, que incide en el
Sistema Integrado de Gestión y que por su importancia es necesario mantenerlo
controlado.
4.4. Documento obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su
eliminación pierde su vigencia.
4.5. Formato (FO): Documento codificado que se utiliza como plantilla para elaborar un
registro, esta puede ser una etiqueta que sirva como identificación.
4.6. Instrucción de Trabajo (WI): Documento que contiene los pasos físicos o técnicos para
realizar una actividad, deberá estar ilustrado con esquemas o fotografías.
4.7. Lineamientos Generales: Aspectos obligatorios observables para la ejecución del
proceso
4.8. Manual: Documento que integra lo sustancial de un tema de estudio, da una visión integral
y proporciona información básica y concisa sobre la materia.
4.9. Organigrama: Representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o parte
de ella, y de las relaciones que guardan entre sí.
4.10. PAC: Perú. Argentina, Chile.
4.11. Plano (Lay out): Documento gráfico que ilustra los espacios y/o áreas. Podrá mostrar
flujos de material o personas, exclusas, áreas, etc.
4.12. Politica: Reglamentación interna que debe ser observada por la compañía de manera
general y obligatoria. Una política nos indica que debe cumplirse, que hay que hacer y
que departamentos están involucrados. No documenta el como hacer las cosas.
4.13. Procedimiento (SOP) : Documento que describe las instrucciones necesarias para llevar
acabo de manera reproducible una operación.
4.14. Registro: Información descrita en un formato, la cual deberá conservarse como evidencia
durante el tiempo que el área, cliente y contrato establezca necesario.
4.15. Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el
documento.

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5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Codigo Nombre

PAC/ALL/ALL/IMP/MN/001 Manual de Calidad

Externo Norma ISO 9001:2015

6. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

6.1. Lineamientos Generales.

6.1.1. Todo documento generado debe realizarse en los formatos anexos a este
procedimiento, los cuales podrán ser consultados en LOGICS.
6.1.2. Todos los formularios, formatos asociados al documento deberán ingresarse como
anexo.
6.1.3. La redacción de los documentos debe ser clara, precisa y coherente, de tal manera
que se facilite su comprensión y no permita falsas interpretaciones. Debe evitarse el
uso de jergas y extranjerismos; si ello es absolutamente indispensable debe colocar
en el numeral de glosario su significado.
6.1.4. Cuando se requiera un nuevo documento, modificación o cancelación del mismo, se
deberá notificar al Responsable de calidad en el caso que sea un documento propio
de cliente o del Site, en caso que sea un documento corporativo deberá notificar al
Supervisor de calidad.
6.1.5. Todo documento impreso se considerará una copia no controlada y deberá
verificarse en LOGICS su actual versión.
6.1.6. Todos los documentos deberán descargarse del Sistema LOGICS, no podrán ser
almacenados o compartidos por el área que lo elaboró.
6.1.7. Todo documento deberá ser elaborado en español, en fuente Arial. Para el cuerpo el
tamaño de la fuente es 10, para los títulos con mayúsculas y estilo negrita 10 puntos,
y en las tablas 8 o 10 puntos.
6.1.8. Los documentos corporativos (nivel 2), son aquellos que su alcance agrupan a PAC,
un país determinado, un sector específico.
6.1.9. Los documentos operacionales (Nivel 3), son aquellos que en su alcance se limitan
a un cliente, a un site.
6.1.10. Todo documento del Sistema de Administración de Calidad deberá contar con
versión, iniciando siempre por versión 1, nombre del documento, fecha de expedición
(mes y año) y código.
6.1.11. El responsable de calidad, asignado en el punto 6.1.4 no hará vigente ningún
documento hasta que reciba el documento original firmado, fecha de aplicación de la
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capacitación, archivo electrónico del documento, formatos anexos en versión original

formato electrónico original) y el formato completo de “Solicitud de Elaboración,
Modificación y Cancelación de Documentos”.
6.1.12. Los responsables de aplicar el proceso no podrán ejecutar las tareas descritas en el
procedimiento hasta que este no esté en la plataforma de LOGICS.
6.1.13. Anualmente se revisaran los documentos, de no encontrarse cambios no se realizara
modificación de la versión, pero deberá registrar su ultima revisión en el formato “Lista
Maestra de Documentos”.
6.1.14. Todos los documentos deberán referenciar, la asociación correspondiente:
 Todos los procedimientos e instructivos de trabajo deberán venir alineados con el mapa
de procesos.
 Toda instrucción de trabajo deberá estar referenciada con el procedimiento.
 Todo formato debe estar referenciado en su procedimiento.
6.1.15. La elaboración, revisión y aprobación de los documentos:
 Elaboración de los documentos: Podrá realizarla cualquier persona experta en el
tema, deberá contar con la aprobación de su supervisor, siguiendo las actividades de
este procedimiento.
 Revisión de los documentos: Deberá realizarla el supervisor de quien elabora el
documento, en algunos casos, puede ser la misma persona que elabora y revisa.
 Aprobación de los documentos: En el caso de los documentos operacionales (Nivel
3), deberán ser aprobados por el Gerente del Site.
En el caso de los documentos corporativos (Nivel 2), deberá ser aprobado por el Gerente
PAC del tema de relación al documento, Ejemplo: Para un procedimiento de HSE para
Perú, este deberá ser aprobado por el Gerente de HSE PAC.
6.1.16. Cuando se requiera una copia electrónica del documento para ser compartida por
razones de negocio, deberá ser proporcionada en formato PDF y con previa
autorización del gerente o dueño del documento y gerente de QRA.
6.1.17. Todo documento del Sistema de Administración de Calidad deberá mostrar el
logotipo de DHL Supply Chain en la parte superior derecha. Si el documento de
origen no permite mostrar imágenes, entonces se deberá mostrar solamente el
nombre de la compañía.

6.2. Elaboración y Modificación de Documentos

Responsable Actividad
Responsable 6.2.1. Detectar necesidad de emitir o realizar cambios a un Documento
del Área 6.2.2. Asignar a un responsable de la elaboración o modificación del documento.

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Responsable Actividad
Responsable 6.2.3. Llenar el formato “Solicitud de Elaboración, Modificación y Eliminación de
de elaboración Documento”.

6.2.4. Para validar la solicitud se requiere evaluar la creación o modificación del

documento, revisando los responsables de elaboración, revisión y
aprobación.
6.2.5. Para validar la viabilidad de la solicitud deberá firmar el Responsable de
calidad en el caso que sea un documento propio de cliente o del Site, en
Responsable caso que sea un documento corporativo deberá firmar el Supervisor de
de calidad calidad.
6.2.6. Registrar el Documento y su estatus en el formato “Lista Maestra de
Documentos”
6.2.7. Asignar el número de código del documento en caso de ser nuevo.
6.2.8. Si la revisión anual no genera modificaciones debera dejar registrado en la
“Lista Maestra de documentos” la fecha de la revisión, para esto no se
requiere completar formato “Solicitud de Elaboración, Modificación y
Eliminación de Documento”.
6.2.9. Elaborar el documento conforme a los lineamientos corporativos
Responsable contractuales, requerimientos del cliente y regulaciones locales
de elaboración 6.2.10. Verificar y corroborar que es posible dar seguimiento puntual y cumplir
con el alcance del mismo.
6.2.11. Revisar que el borrador del Documento cuente con los requerimientos
Responsable establecidos en este Procedimiento, poniendo especial cuidado en
de calidad cumplimiento en el formato vigente (estilo, referencias, códigos, etc.).
6.2.12. Devolver mediante correo al responsable de elaboración, el Documento
con las correcciones para que las realice.
6.2.13. Realiza correcciones.(si aplica).
6.2.14. Recoje firmas en el fomato “Firma de Conocimiento de Documento” y el
el documento (si aplica).
6.2.15. Capacitar al personal involucrado en el Documento, dejando soporte.
6.2.16. Entregar el documento original y firmado al Responsable de Calidad,
Responsable teniendo especial cuidado que la información física corresponda fielmente
de elaboración con la electrónica. Deberá entregar:
 Documento original firmado
 Soporte capacitación (copia digital).
 Archivo electrónico del documento (No protegido)
 Formatos anexos en versión original (formato original, no protegido)
 Solicitud de Elaboración, Modificación y Cancelación de
Documentos concluida.
6.2.17. Firma formato Elaboración, Modificación y Cancelación de Documentos,
donde da conformidad que recibió todos los documentos.
6.2.18. Valida la información recibida.
6.2.19. Proteger el documento electrónico en formato PDF y sube todos los
Responsable nuevos documentos o sus modificaciones. Por cada código asigando se
de calidad debe subir un documento.
6.2.20. Actualiza el Documento y su estatus en el formato “Lista Maestra de
Documentos”
6.2.21. Obtener y sellar los juegos de “Copias Controladas” el sello deberá tener
el número de copia asignada en la “Lista Maestra de Copias Controladas”
(si aplica).
6.2.22. Distribuir a operaciones los juegos de copias controladas asignadas:
usualmente, un juego al responsable de operaciones y otro al Gerente de

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Responsable Actividad
Operaciones. En caso de existir una revisión anterior, deberá destruir la
copia controlada obsoleta.
Distribuir solamente en copias controladas los siguientes Documentos:
 Mapas de Procesos (Operativos que apliquen a la cuenta)
 Procedimientos
 Instrucciones de Trabajo
 Manuales.

6.3. Codificación de Documentos

Todo documento que sea codificado para el Sistema de Gestión de calidad, se guiará por el siguiente
sistema alfanumérico TTT-VVV-XXXX-YYYY- ###, asignado de la siguiente forma:

Se aclara en el Anexo 1.

Numero de
Tipo de
Region o Pais Site Cliente Proceso secuencia
documento
según el Site
Introducir según
Introducir Introducir la el Site, el
Introducir
abreviatura de Introducir Introducir abreviatura numero
abreviatura
la Region o el abreviatura abreviatura de la secuencia de
del tipo de
país del del Site. del cliente. alineación tres dígitos
documento.
alcance. del proceso. empezando por
001.

6.4. Eliminación de Documentos

Responsable Actividad
Responsable del 6.4.1. Detectar necesidad de cancelar un Documento
Área 6.4.2. Asignar a un responsable de dar seguimiento a la cancelación del
documento.
Responsable de 6.4.3. Llenar el formato “Solicitud de Elaboración, Modificación y
eliminación Eliminación de Documento”.en donde se define el Documento a
cancelar y se realiza una evaluación del impacto de la cancelación
(Documentos que afecta, referencias cruzadas que se eliminan,
etc.)
6.4.4. Entregar al Responsable de Calidad del site.
Responsable de 6.4.5. Revisar la solicitud y validar el impacto de la cancelación.
calidad 6.4.6. Para validar la viabilidad de la solicitud deberá firmar el Responsable
de calidad en el caso que sea un documento propio de cliente o del
Site, en caso que sea un documento corporativo deberá firmar el
Supervisor de calidad.
6.4.7. Entregar al responsable de la eliminación el Documento para
recolección de firmas
Responsable de 6.4.8. Solicitar firmas y enviar via correo electrónico al Responsable de
eliminación calidad.

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Responsable Actividad
Responsable de 6.4.9. Registrar la eliminación en la “Lista Maestra de Documentos”
calidad 6.4.10. Realizar la destrucción de las copias controladas. Nunca eliminar
el documento original obsoleto.
6.4.11. Guardar en documentos obsoletos el documento eliminado
original.

6.5. Control de Documentos Externos

Responsable Actividad
Responsable del 6.5.1. Recibir Documentos externo complementarios del Sistema de
Área o designado Administración de Calidad donde se estipule requerimientos
específicos del cliente. Deberá de considerase como Documento
Externo a:
 Formatos de Cuestionarios de Auditorias externas.
 Hojas de seguridad según la normatividad del país.
 Atributos del producto.
Nota: Esta lista de documentos es opcional y está en función de las
necesidades de cada operación
6.5.2. Ingresar a LOGICS el documento original o archivo en formato PDF.

Responsable de 6.5.3. Registrar el Documento Externo en la “Lista Maestra de

calidad Documentos Externos”.

7. FLUJOGRAMA

No aplica

8. REGISTROS ASOCIADOS

Rsponsable de
Tiempo de
Anexo Codigo Nombre la
conservación
conservación

1 Responsable de
PAC-ALL-ALL-IMP-GU-001 Guia de codificación 3 años
calidad
Solicitud de Elaboración,
2 Responsable de
PAC-ALL-ALL-IMP-FO-001 modificación y eliminación de 3 años
calidad
documentos.
3 Responsable de
PAC-ALL-ALL-IMP-FO-002 Lista Maestra de documentos 3 años
calidad
4 Responsable de
PAC-ALL-ALL-IMP-FO-003 Lista de copias controladas 3 años
calidad
5 Responsable de
PAC-ALL-ALL-IMP-FO-004 Firma conocimiento de documento. 3 años
calidad
6 Formato Elaboración de Responsable de
PAC-ALL-ALL-IMP-FO-005 3 años
procedimientos (SOP) calidad
7 Responsable de
PAC-ALL-ALL-IMP-FO-006 Formato Instructivos de trabajo (WI) 3 años
calidad
8 Lista Maestra de documentos Responsable de
PAC-ALL-ALL-IMP-FO-007 3 años
obsoletos. calidad

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9. APROBACIONES

Realizado por:

_________________
Nombre: Nidian Prieto Navas Fecha: 01/02/2019
Cargo: Gerente de Calidad

Revisado por:

_________________
Nombre: Nidian Prieto Navas Fecha: 01/02/2019
Cargo: Gerente de Calidad

Aprobado por:

_________________
Nombre: Santiago Ramirez Fecha: 07/02/2019
Cargo: Director Excelencia Operacional

10. HISTORIAL DE CAMBIOS

Version Fecha Autor Descripción de los cambios

Se elabora nuevo procedimiento, alineado a la
1 Feb 2019 Nidian Prieto
ISO 9001:2015, nuevo Maual de Calidad Global.

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Version: 01 Fecha de expedición: Feb 2019 Page 1 of 10

Anexo 1:
Guia de codificación documentos

Guia de codificación

Codigo: PAC-ALL-ALL-IMP-GU-001

Version: 1 Fecha de expedición: Feb 2019

Abreviatura Abreviatura
Region o Pais Cliente
Site Cliente
Peru Walm art WALM
Argentina PAC HP Inc. HPI
Chile HP Ent. HPE
Peru PER Xerox XER
Argentina ARG Cares tream CAR
Chile CHL Unify SIEU
Lenovo SPL LENG
Lenovo FG LENT
Abreviatura Hawkers HAW
Site
Site Otis OTIS
Walm art Lo Aguirre LOA Nis s an NISS
Ekono EKO Bras kem BRSK
Walm art Antofagas ta WANF Philips PHIL
Walm art Iquique WIQU Canon CNN
Walm art Chillan WCCH Mondelez MDLZ
Walm art Tem uco WTMC Latam LATAM
Walm art Laguna Sur WLGS Saint Gobain STGB
Guacolda TEC GUA Tyco TYC
Nis s an NISS Oracle ORCL
Iquique IQU IBM IBM
Enea Mondelez ENMD Stryker STRK
Enea LATAM ENLAT Unis ys UNSY
Chorrillos CHOR Lexm ark LEXM
Aram ark ARMK HP HP
Todos los Sites ALL Motorola MOTR
SCJ Jhons on SCJ
Aram ark ARMK
Abreviatura Todos los clientes ALL
Proceso
Procesoc
Gerenciam iento y Com unicación GYC
Com ercial y Proyectos CYP
Mejora Continua IMP
Recepción RCP
Alm acenaje ALM
Valor agregado VAS
Preparacion PRP
Des pacho DSP
Trans porte TRS
Gerenciam iento y atencion al cliente GYA
Seguridad indus trial y am biental HSE
Legal LEG
Recurs os Hum anos RRHH
Mantenim iento e ingenieria MYI
Seguridad patrim onial SPT
Finanzas y proveedores FYP
IT IT

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