Universidad de Oriente

Núcleo de Anzoátegui
Escuela de Ciencias Administrativas
Departamento Administración y Contaduría
Sección 12

Tema 2: Sistemas Administrativos

(Ventas, Caja y Compras)

Profesora: Bachilleres:
Anny Ojeda Indimar Fuentes C.I 29.663.214
Alejandra Lira C.I: 26.896.577
Hilary Medina

Barcelona, Junio de 2023

Sistema de ventas

Un sistema de ventas es un proceso diseñado para hacer más rentables los esfuerzos
comerciales de una organización, aumentar la productividad de sus representantes y,
en consecuencia, maximizar sus ingresos. Podemos considerar los sistemas de
ventas como procesos en los que se establece una cadena ordenada de acciones que
son necesarias para concretar una venta. Esta cadena de procedimientos permite
seguir un plan general que promete un buen nivel de éxito y que requiere el apoyo
de software para procesar información, ejecutar acciones y evaluar resultados.

Funciones

Las funciones de las ventas básicamente se componen en 3 subfunciones:

1- Las ventas: Representa la entrega de un determinado bien o servicio bajo un

precio estipulado o convenido y a cambio de una contraprestación económica en
forma de dinero por parte de un vendedor o proveedor.

2- Facturación: consiste en la actividad que tiene por objeto la elaboración del

documento o factura que muestre el carácter, la cantidad, el precio, las condiciones,
la forma de entrega, u otras particularidades de la mercancía vendida, o servicio
prestado.

3- Distribución: Permite colocar físicamente los bienes y servicios vendidos y dejar

la evidenci que corresponda para evidenciar la recepción por parte de los clientes.

Políticas

Las funciones de este departamento se regen por las políticas que se originan en la
presidencia o en la subgerente, tales como las referidas a los precios, la distribucion
y los descuentos en las ventas.

Ubicación jerárquica.

El departamento de ventas puede estar ubicado dependiendo de la presidencia, de la

gerencia general, o de la subgerencia de mercado tecnia. Existen tres maneras de
organizar el departamento de ventas, la gerencia elegirá aquella que mejor
contribuya al logro de los objetivos de las mismas:

1- Organización geografíca.

2- Organización por producto.

3- Organización por mercadeo.

Procedimientos

Los procesos de los sistemas de ventas forman parte de proceso que tiene por
finalidad colocar los bienes y los servicios comercializados por la empresa en poder
de los consumidores. El procedimiento del sistema de ventas son tres:

 Ventas: La venta es un proceso de intercambio mediante el cual una parte, el

vendedor, satisface la necesidad de otra, el comprador, en contrapartida de
una suma de dinero o crédito que le da, a esta última, derecho de propiedad o
usufructo sobre el bien, servicio o activo financiero pagado.
 Facturacion: tiene como objetivo principal la elaboración y emisión de un
documento soporte, la cuál describa las características de la mercancía
vendida, así como el precio, la cantidad y condiciones con las cuales se
vendieron ese bien o prestado dicho servicio.
 Distribución: El objetivo fundamental de este procedimiento es colocar los
bienes o servicios prestados en poder del cliente y producir la documentación
probatoria de la entrega.

Características Generales del Sistema de Caja

Este sistema funciona en el departamento de caja y tiene la finalidad de
salvaguardar, custodiar, y conocer el movimiento de recursos financieros de la
empresa. Ejecuta una serie de funciones que le permiten controlar el movimiento de
efectivo, suministrar información acerca de la disponibilidad de recursos
financieros.
Funciones:
Algunas de las funciones específicas de este sistema son las siguientes:
 Velar con el cumplimiento de las normas establecidas referentes al control
interno del efectivo
 Custodiar y controlar el movimiento de efectivo
 Controlar cuentas bancarias
 Informar sobre la disponibilidad de recursos financieros
 Mantener el flujo de documentos para el departamento de contabilidad
 Controlar las inversiones financieras
 Recopilar la documentación provenientes de las operaciones bancarias
Políticas:
Este departamento se rige por las políticas con las cuales se pretende resguardar los
recursos financieros; y están dirigidas hacia:
 Las garantías personales de quienes manejan fondos
 Separar funciones incompatibles
 Establecimiento de fechas de pago
 Control de los fondos de caja chica
 Establecimiento de los fondos mínimos de caja y bancos
 Mecanismos de control para el manejo de efectivo
El departamento de caja debe depender directamente del gerente general o del
administrador, y requiere de un cajero y auxiliar o asistente de cajero.
Procedimientos:
Entrada de efectivo: Permite controlar la recepción de fondos por conceptos de
cobros de facturas, donaciones, entre otros
Elaboración y entrega de comprobantes: Permite reglamentar la elaboración, registro
y entrega de comprobantes de egresos
Registros en auxiliares y elaboración de disponibilidad bancaria: Corresponde al
registro en los auxiliares de caja y bancos de las transacciones que realizan la
empresa y la elaboración de reportes para informar a la administración acerca de la
disponibilidad de recursos financieros en las diferentes cuentas de caja y bancos.
Manejo de Caja Chica: Tiene la finalidad de reglamentar la correcta custodia,
cancelación, reposición de los fondos destinados a los gastos menores.
Elaboración de conciliación bancaria: Utilizado para verificar la exactitud numérica
de los libros auxiliares y la obtención del saldo real de las cuentas bancarias.
Características Generales del Sistema de Compras:
Un sistema de compras es el que cubre todas las actividades de una administración
de materiales, incluyendo recepciones, entregas, movimientos y administración y
procedimientos de tomas de stock.
Este sistema está representado por el departamento de compras, tiene como objetivo
fundamental adquirir bienes y servicios para satisfacer una necesidad, buscando en
el mercado las mejores condiciones de precio, calidad, cantidad, forma de pago,
plazo de entrega y garantía de repuestos y mantenimiento.
Entre las principales funciones del departamento de compras se encuentras las
siguientes:
 Adquirir materiales y servicios para satisfacer las necesidades de la empresa
 Controlar las compras para evitar el uso excesivo de recursos financieros
 Localizar los bienes y servicios, así como los proveedores que ofrezcan las
mejores condiciones de precio, calidad, cantidad y plazo de entrega
 Planificar las compras de acuerdo a las necesidades de la organización
 Mantener actualizado el registro de proveedores
 Informar al departamento de contabilidad
Ubicación jerárquica
Puede estar ubicado dependiendo de la gerencia general o de la gerencia de
administración, debe contar con el apoyo de un comité de licitaciones constituido
por el personal ejecutivo que está involucrado directamente en el proceso de
compras y para garantizar su eficiencia también es necesario que disponga de
personal especializado en el área de compras integrado por un jefe, un asistente, un
auxiliar, un inspector de compras y una secretaria.
Políticas:
Algunos de los lineamientos que guían la toma de decisiones en el proceso de
compras son los siguientes:
 La centralización de las compras en un solo departamento
 Establecimiento de los niveles de autoridad financiera para la aprobación de
las compras
 Planificación de las compras
 Solicitud de cotización para realizar la compras
 Condiciones del proceso de licitación
 Características del registro de proveedores
 Apertura del proceso de compras para aquellos bienes y servicios que así lo
requieran como por ejemplo equipos especializados, construcciones, servicios
de mantenimiento extraordinarios, entre otros
 Condiciones para efectuar las compras: menor precio, mayor plazo de
entrega, menor plazo de entrega, garantía de respuestas y mantenimiento y
disponibilidad.
Procedimientos:
El proceso de compras incluye los siguientes procedimientos para la adquisición de
bienes y servicios:
 Registro a proveedores
 Solicitud de cotización
 Selección del proveedor
 Elaboración de la orden de compra
 Control y seguimiento