Man-Pro-Finanzas GFIM001 Proce INE

MANUAL DE PROCESOS
PROCESO DE GESTIÓN DE
FINANZAS
Manual de Procedimientos
GFI-M-001
Versión 1.3
Caracas, Febrero 2013
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Finanzas
Código: GFI-M-001
Manual de Procedimientos Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE GESTIÓN DE
FINANZAS
Manual de Procedimientos
GFI-M-001
APROBACIÓN
ELABORADO REVISADO APROBADO CONSEJO DIRECTIVO
Oficina de Oficina de Sesión Nº Punto Cuenta Fecha
Planificación y Presupuesto Administración y Finanzas
Responsable Responsable Responsable/s
ARNOLDO PIÑA IRAIDA ARAUJO ELÍAS ELJURI
Firma y Sello Firma y Sello Firma y Sello
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-M-001
Manual de Procedimientos Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3
TABLA DE CONTENIDO
GFI-P-101 Mantenimiento de Data Maestra de Bancos .................................................... 4

GFI-P-102 Mantenimiento de Data Maestra de Proveedores .......................................... 10
GFI-P-103 Pago a Proveedores ........................................................................................ 15
GFI-P-104 Trámite de Viáticos a Empleados ................................................................... 22
GFI-P-201 Mantenimiento de Data Maestra de Deudores ............................................... 29
GFI-P-202 Facturación y Cobranza de Ingresos Propios ............................................... 34
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-101
PROCEDIMIENTO: M ANTENIMIENTO DE DATA MAESTRA DE BANCOS Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
GESTIÓN DE FINANZAS
SUBPROCESO DE
GESTIÓN DE PAGOS
Procedimiento:
GFI-P-101 Mantenimiento de Data Maestra de
Bancos
ELABORADO REVISADO
Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación de Tesorería y Finanzas
Responsable: ARNOLDO PIÑA Responsable: ROSMARY BELLO
Firma Firma
MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-101
Versión: 1.3
1. ASPECTOS GENERALES
1.1 PROPÓSITO
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar la data maestra de
bancos perteneciente al Instituto Nacional de Estadística (INE).
1.2 ALCANCE
Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la solicitud de los estados de cuenta
bancarios, la carga manual/automático de los estados de cuenta, la verificación del
cuadre del saldo final y la generación del reporte final de conciliación bancaria.
1.3 NORMAS ESPECÍFICAS

1. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión de la data
maestra de bancos cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento
expuesto en el presente documento.
2. La Coordinación de Contabilidad Fiscal deberá garantizar la creación del auxiliar

contable de la cuenta bancaria abierta una vez que reciba el memorándum emitido
por la Coordinación de Tesorería y Finanzas.
3. Las firmas autorizadas a utilizar en el Facsímil de Firmas para la apertura de

cuentas deben ser de los siguientes cargos:
 Coordinador de Tesorería y Finanzas.

 Presidente del Instituto Nacional de Estadísticas.
 Gerente de Administración y Finanzas.
 Jefe Técnico Administrativa (si aplica).
4. La Coordinación de Tesorería y Finanzas deberá cumplir con los requisitos exigidos
por la Oficina Nacional del Tesoro para gestionar la solicitud de autorización de
apertura de cuentas bancarias y con los requisitos de la entidad bancaria
seleccionada para la apertura de cuentas bancarias.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-101
Versión: 1.3
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 FLUJOGRAMA
Analista de Tesorería y Finanzas
INICIO
1 2 3
Solicita Recibe Agrupa recaudos
autorización para autorización para para solicitar la
la apertura de apertura de apertura de la
Coordinación de Tesorería y Finanzas
cuentas cuentas cuenta bancaria
NO
Coordinador de Tesorería y Finanzas
4 5
Recibe y verifica
Solicita registro
notificación de ¿De
SI contable de la
apertura de la acuerdo?
cuenta bancaria
cuenta bancaria
Coordinación de Contabilidad Fiscal
Coordinador de Contabilidad Fiscal
Kerux
6 7
Crea el auxiliar
Recibe y revisa
contable y notifica
FIN
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-101
Versión: 1.3
2.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Analista de 1. Solicita autorización para la apertura de cuentas.

Tesorería y
1.1. Rellena la forma planilla de Solicitud de Autorización para
Finanzas
Apertura de Cuentas y/o Registro de Cuentas del Sector Público
Nacional.
1.2. Gestiona la firma y sello del Gerente de Administración y
Finanzas de la forma.
1.3. Agrupa los siguientes recaudos: Gaceta Oficial donde se
evidencia el nombramiento del Gerente de Administración y
Finanzas y copia de la cédula de identidad del mismo.
1.4. Elabora comunicación dirigida a la Oficina Nacional del Tesoro,
mediante la cual solicita autorización para la apertura de una
cuenta bancaria.
1.5. Envía a la Oficina Nacional del Tesoro la comunicación, mediante
la cual solicita autorización para la apertura de una cuenta
bancaria y adjunta los siguientes recaudos: planilla de Solicitud de
Autorización para Apertura de Cuentas y/o Registro de Cuentas
del Sector Público Nacional, Gaceta Oficial donde se evidencia el
nombramiento del Gerente de Administración y Finanzas y la
copia de la cédula de identidad del mismo.
Analista de 2. Recibe autorización para apertura de cuentas.

Tesorería y
2.1. Recibe comunicación emitida por la Oficina Nacional del Tesoro
Finanzas
mediante la cual le es notificado que el Instituto se encuentra
autorizado para realizar la apertura de la cuenta bancaria.
Analista de 3. Agrupa recaudos para solicitar la apertura de la cuenta

Tesorería y
bancaria.
Finanzas
3.1. Elabora comunicación dirigida a la entidad bancaria seleccionada
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Código: GFI-P-101
Versión: 1.3
mediante la cual le notifica el objetivo de la cuenta y los firmantes.
3.2. Gestiona la firma del Gerente de Administración y Finanzas, el
Coordinador de Tesorería y Finanzas y del Presidente del Instituto
Nacional de Estadística.
3.3. Agrupa los recaudos exigidos por la entidad bancaria
seleccionada para realizar la apertura de la cuenta bancaria,
anexa la autorización emitida por la Oficina Nacional del Tesoro y
la comunicación mediante la cual le notifica el objetivo de la
cuenta y los firmantes autorizados.
3.4. Envía los documentos a la entidad bancaria para que procedan a
la apertura de la cuenta bancaria.
Coordinador de 4. Recibe y verifica notificación de apertura de la cuenta

Tesorería y
bancaria.
Finanzas
4.1. Recibe correo electrónico emitido por el ejecutivo de cuentas de la
entidad bancaria, mediante el cual es notificado de la apertura de
la cuenta bancaria solicitada.
4.2. Recibe en físico original y copia de la tarjeta de registro de la
cuenta bancaria enviada por la entidad bancaria.
4.3. Verifica los datos de la Tarjeta de Registro de la cuenta bancaria.
4.4. Confirma que los datos especificados en la Tarjeta de Registro
correspondan con los detallados en la comunicación mediante la
cual le fue notificado el objetivo de la cuenta y los firmantes
autorizados a la entidad bancaria seleccionada.
4.5. En caso de encontrar inconsistencias en la verificación realizada:
 Regresa a la actividad número 3.
 Caso contrario continúa en la actividad 5.
Coordinador de 5. Solicita registro contable de la cuenta bancaria.

Tesorería y
5.1. Elabora, firma y entrega memorándum dirigido al Coordinador de
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-101
Versión: 1.3
Finanzas Contabilidad Fiscal mediante el cual le es notificado que se realizó
la apertura de una cuenta en la entidad bancaria seleccionada y el
objetivo de la cuenta.
Coordinador de 6. Recibe y revisa solicitud.

Contabilidad Fiscal
6.1. Recibe y revisa el memorándum emitido por el Coordinador de
Tesorería y Finanzas mediante el cual le es notificado que se
realizó la apertura de una cuenta en la entidad bancaria
seleccionada y el objetivo de la cuenta.
Coordinador de 7. Crea el auxiliar contable y notifica.

Contabilidad Fiscal
7.1. Realiza la creación del auxiliar contable para la cuenta bancaria
en el sistema Kerux y especifica si el banco es privado o banco
público.
7.2. Registra los datos de la cuenta bancaria: Nombre del banco,
número de cuenta, tipo de cuenta, el objetivo y características de
la cuenta bancaria.
7.3. Imprime pantalla de la validación del registro del auxiliar contable
y lo anexa al memorándum. Archiva memorándum.
7.4. Informa al área de Tesorería y Finanzas la creación del auxiliar
contable para la cuenta bancaria en el sistema Kerux.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-102
PROCEDIMIENTO: M ANTENIMIENTO DE DATA MAESTRA DE PROVEEDORES Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
SUBPROCESO DE
GESTIÓN DE PAGOS
Procedimiento:
Proveedores
ELABORADO REVISADO
Firma Firma
MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-102
Versión: 1.3
1.1 PROPÓSITO
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar la data maestra de los
proveedores perteneciente al Instituto Nacional de Estadística (INE).
1.2 ALCANCE
Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la recepción de los recaudos, el registro
del proveedor en el sistema Kerux, la generación del número de beneficiario y la
validación del registro y la generación del código del proveedor.

maestra de proveedores cumpliendo con lo establecido en las normas y el
procedimiento expuesto en el presente documento.
2. La Coordinación de Compras y la Coordinación de Servicios Generales deberán

garantizar la entrega de todos los documentos requeridos para realizar el registro de
Proveedores en el sistema Kerux a la Coordinación de Tesorería y Finanzas.
3. La Coordinación de Tesorería y Finanzas deberá garantizar el registro de

Proveedores en el sistema Kerux una vez recibido los documentos por parte de la
Coordinación de Compras y la Coordinación de Servicios Generales.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-102
Versión: 1.3

2.1 FLUJOGRAMA
INICIO
Kerux Kerux
1 2 3
Genera número
Recibe y revisa ¿Documentos Registra el
completos?
SI de beneficiario
recaudos proveedor
y notifica
NO
5
Devuelve
recaudos y
solicita soportes
Coordinación de Compras/Servicios Generales
Analista de Compras/Servicios Generales
6 4
Verifica registro
Envía los soportes y genera el código GFI-P-106
del proveedor
Kerux
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-102
Versión: 1.3

Analista de 1. Recibe y revisa documentos.

Tesorería y
1.1. Recibe del Analista de Compras o Analista de Servicios
Finanzas
Generales los siguientes documentos de Proveedores para
realizar el registro:
 Pantalla impresa de la Consulta de Rif del Proveedor
obtenida de la página del SENIAT donde se muestre el
nombre del Proveedor y el número de Rif.
 Copia del presupuesto del Proveedor seleccionado.
1.2. Revisa que los documentos estén completos y valida que el
nombre del Proveedor sea exactamente el mismo en el formulario
Consulta de Rif y en el Presupuesto.
 En caso de presentar los documentos incompletos, continúa
en la actividad 5.
Analista de 2. Registra el Proveedor.

Tesorería y
2.1. Registra en el sistema Kerux los siguientes datos del Proveedor:
Finanzas
 Nombre del Proveedor.
 Número de Rif.
 Número de teléfono.
 Dirección del Proveedor.
Analista de 3. Genera número de beneficiario y notifica.

Tesorería y
3.1. Genera en el sistema Kerux el número de beneficiario que
Finanzas
identifica al Proveedor en el sistema con un número único.
3.2. Verifica el registro del Proveedor y del número de beneficiario
como control de la actividad.
3.3. Notifica por vía telefónica al Analista de Compras o Analista de
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-102
Versión: 1.3
Servicios Generales, según corresponda, que se realizó el
registro del Proveedor en el sistema Kerux y le indica el número
de beneficiario correspondiente.
3.4. Archiva documentos del Proveedor como control de área.
Analista de 4. Verifica registro y genera el código del proveedor.

Compras o Analista
4.1. Ingresa en el sistema Kerux y verifica el registro del Proveedor
de Servicios
Generales realizado consultando el número de beneficiario indicado por el
Analista de Tesorería y Finanzas.
4.2. Registra el Proveedor en la tabla de proveedores del sistema
Kerux los siguientes datos:
 Nombre del Proveedor.
 Número de Rif.
4.3. Genera el código del Proveedor en el sistema Kerux.
 Continúa en el procedimiento GFIP103 Pago a Proveedores.
Analista de 5. Devuelve recaudos y solicita soportes.

Tesorería y
5.1. Devuelve al Analista de Compras o Analista de Servicios
Finanzas
Generales los documentos y le solicita los documentos faltantes
necesarios para realizar el registro del Proveedor.
Analista de 6. Envía los soportes.

Compras o Analista
6.1. Recibe del Analista de Tesorería y Finanzas los documentos del
de Servicios
Generales Proveedor.
6.2. Obtiene documentos faltantes y entrega al Analista de Tesorería y
Finanzas para continuar con el registro.
 Regresa a la actividad 1.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-103
PROCEDIMIENTO: PAGO A PROVEEDORES Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
SUBPROCESO DE
GESTIÓN DE PAGOS
Procedimiento:
GFI-P-103 Pago a Proveedores
ELABORADO REVISADO
Firma Firma
MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-103
Versión: 1.3
1.1 PROPÓSITO
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar el pago a proveedores
perteneciente al Instituto Nacional de Estadística (INE).
1.2 ALCANCE
Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la generación de los cheques y las
retenciones correspondientes, la revisión y validación de los cheques y su entrega a los
proveedores.

1. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión del pago a
proveedores cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento
2. La Coordinación de Tesorería y Finanzas debe garantizar el cálculo exacto de las

retenciones de los pagos a emitir.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-103
Versión: 1.3

2.1 FLUJOGRAMA
Pago a proveedores Pág. 1 de 1
GCO-P-201
Kerux
1 2 3
5 8
Genera Cheque
Arma Expediente
Recibe orden de ¿Retenciones de Pago y Anula Cheque de Compila Cheques
SI del Proveedor y
pago y revisa correctas? Comprobante de Pago y notifica de Pago y remite
gestiona firma Kerux
Retenciones inconsistencias al Cajero
NO NO
FIN
FIN
Tesorería y Finanzas
4 6
Coordinador de
Recibe el Firma Cheque de

Expediente del ¿De acuerdo Pago y
SI
Proveedor y valida con el pago? documentos del
el pago pago
Administración y Finanzas
Gerente de la Oficina de
7
Firma el Cheque
de Pago y
devuelve al
Analista
9
Entrega Cheque
de Pago y
Retenciones al
Proveedor
Cajero
GCO-P-101
GCO-P-102
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-103
Versión: 1.3

Analista de 1. Recibe Orden de Pago y revisa.

Tesorería y
1.1. Recibe del Analista de Ordenación de Pagos el Expediente del
Finanzas
Proveedor y la Orden de Pago.
1.2. Revisa que las retenciones correspondan, en montos y
porcentajes, con lo establecido en la Orden de Pago.
1.3. Valida que el monto reflejado en el recibo de pago, sea
exactamente igual al monto a pagar en la Orden de Pago.
 En caso de encontrar errores en las retenciones, devuelve el
Expediente del Proveedor y la Orden de Pago al Analista de
Ordenación de Pagos, y le notifica las inconsistencias en el
cálculo de las retenciones. El procedimiento finaliza.
Analista de 2. Genera Cheque de Pago y Comprobantes de Retención.

Tesorería y
2.1. Genera e imprime Cheque de Pago mediante el sistema Kerux y
Finanzas
verifica la exactitud y buen estado del mismo.
 En caso de producirse algún deterioro o inexactitud en los
datos del Cheque de Pago, estampa sobre el mismo el sello
de “anulado” y a su lado anota el motivo de la anulación.
Luego procederá a remitirlo al Analista de Contabilidad Fiscal.
 Caso contrario continúa.
2.2. Genera e Imprime los Comprobantes de Retención
correspondientes al Cheque de Pago.
2.3. Genera e imprime Reporte de Cheques Emitidos en el sistema
Kerux.
Analista de 3. Arma Expediente del Proveedor y gestiona firma.

Tesorería y
3.1. Anexa al Expediente del Proveedor:
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-103
Versión: 1.3
Finanzas  Comprobantes de Retención.
 Cheque de Pago.
 Reporte de Cheques Emitidos.
3.2. Firma la Orden de Pago.
3.3. Entrega al Coordinador de Tesorería y Finanzas el Expediente del
Proveedor contentivo de los documentos anteriores y gestiona la
firma del Coordinador de Tesorería y Finanzas.
Coordinador de 4. Recibe el Expediente del Proveedor y valida el pago.

Tesorería y
4.1. Recibe del Analista de Tesorería y Finanzas el Expediente del
Finanzas
Proveedor.
4.2. Valida el monto y datos del Cheque de Pago y Comprobantes de
Retención calculados.
 En caso de encontrar inconsistencias en el monto y datos del
Cheque de Pago y Comprobantes de Retención, devuelve el
Expediente del Proveedor al Analista de Tesorería y Finanzas.
Continúa en la actividad 5.
Analista de 5. Anula Cheque de Pago y notifica inconsistencias.

Tesorería y
5.1. Anula en el sistema Kerux el Cheque de Pago que presenta las
Finanzas
inconsistencias, para lo cual estampa sobre el mismo el sello de
“anulado” y a su lado anota el motivo de la anulación, también
inutiliza el espacio correspondiente a las firmas autorizadas, bien
sea tachándolo o cortándolo.
5.2. Devuelve al Analista de Ordenación de Pagos el Expediente del
Proveedor y notifica las inconsistencias.
 El procedimiento finaliza.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-103
Versión: 1.3
Coordinador de 6. Firma Cheque de Pago y documentos del pago.

Tesorería y
6.1. Firma en señal de conformidad el Cheque de Pago y la Orden de
Finanzas
Pago Interna, además de la Orden Compra u Orden de Servicio,
según corresponda.
6.2. Entrega al Gerente de la Oficina de Administración y Finanzas el
Expediente del Proveedor con el cheque firmado y solicita su
aprobación.
Gerente de 7. Firma el Cheque de Pago y devuelve al Analista.

Administración y
7.1. Recibe del Coordinador de Tesorería y Finanzas el Expediente
Finanzas
del Proveedor con el Cheque de Pago firmado.
7.2. Firma Cheque de Pago en señal de aprobación.
7.3. Entrega al Analista de Tesorería y Finanzas el Expediente del
Proveedor con los documentos firmados y aprobados.
Analista de 8. Compila Cheques de Pago y remite al Cajero.

Tesorería y
8.1. Recibe del Gerente de la Oficina de Administración y Finanzas el
Finanzas
Expediente del Proveedor, contentivo del Cheque de Pago,
Comprobantes de Retención y otros documentos del pago.
8.2. Compila los Cheques de Pago aprobados durante el día.
8.3. Entrega al Cajero el lote de Expedientes de Proveedores con los
Cheques de Pago respectivos.
Cajero 9. Entrega Cheque de Pago y Retenciones al Proveedor.

9.1. Recibe del Analista de Tesorería y Finanzas el lote de
Expedientes de Proveedores con los Cheques de Pago
respectivos.
9.2. Registra la recepción de los Cheques de Pago en el sistema
Kerux.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-103
Versión: 1.3
9.3. Archiva los Expedientes de Proveedores hasta el momento en
que los proveedores retiren el Cheque de Pago.
9.4. Recibe al proveedor, busca el expediente en el archivo y lo
desglosa en:
 El cheque y las retenciones
 El resto del expediente
9.5. Entrega al proveedor el Cheque de Pago junto con los
Comprobantes de Retención y solicita firma de la copia de los
Comprobantes de Retención.
9.6. Registra la entrega de los Cheques de Pago a los proveedores en
el sistema Kerux.
9.7. Envía al archivo del INE los Expedientes de Proveedores que
fueron pagados.
 Continúa en los procedimientos GCO-P-101 Conciliación
Bancaria y GCO-P-102 Conciliación de Saldos.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-104
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE VIÁTICOS A EMPLEADOS Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
SUBPROCESO DE
GESTIÓN DE PAGOS
Procedimiento:
GFI-P-104 Trámite de Viáticos a Empleados
ELABORADO REVISADO
Firma Firma
MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-104
Versión: 1.3
1.1 PROPÓSITO
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar los viáticos a
empleados pertenecientes al Instituto Nacional de Estadística (INE).
1.2 ALCANCE
Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la Solicitud de Viáticos, el análisis y
distribución del presupuesto, el registro del viático, la solicitud del pago y el pago del
viático.

1. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión de viáticos a
empleados cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento
2. La Oficina de Administración y Finanzas deberá garantizar el uso de la tabla de

viáticos y las tasas establecidas en la Gaceta Oficial vigente.
3. El tiempo estipulado para gestionar la Solicitud de Viáticos a empleados será de

cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de entrega del formulario
“Solicitud y Orden de Viático”.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-104
Versión: 1.3

2.1 FLUJOGRAMA
Trámite de viáticos a empleados Pág. 1 de 1
Técnica /Gerencia Solicitante
Gcia. de Cooperación
Gerente Solicitante
INICIO
Completa Solicitud
A
y Orden de Viático
Analista de Presupuesto
Oficina de Planificación
SI
2 3 4 5
y Presupuesto
Gestiona
Analiza y verifica
¿Existe Realiza traspaso Distribuye aprobación de la
Kerux disponibilidad disponibilidad?
NO
presupuestario presupuesto Solicitud por parte Kerux
presupuestaria
del Gerente
Kerux
Analista de Contabilidad
NO
6 7 8
Fiscal
Notifica
Verifica códigos ¿Inconsisten Registra Solicitud
SI inconsistencias
Kerux contables cias? y Orden de Viático Kerux
contables
Oficina de Administración y Finanzas
Analista de ORPA
9 10 11 12
Recibe expediente Notifica
del viático y ¿Inconsisten inconsistencias al Elabora Solicitud Gestiona el pago
SI A
verifica tarifas y cias? Gerente de Pago del viático
tasas Solicitante
NO
Tesorería y Finanzas
Analista de
FIN
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-104
Versión: 1.3

Gerente Solicitante 1. Completa Solicitud y Orden de Viático.

1.1. Completa, firma y sella el formulario Solicitud y Orden de Viático.
1.2. Elabora memorándum de Solicitud de Viáticos.
1.3. En caso de ser un viático para viaje internacional, elabora punto
de cuenta, anexa el memorándum de Solicitud de Viáticos y el
formulario Solicitud y Orden de Viático, y entrega documentos de
solicitud al Analista de Presupuesto.
1.4. En caso de ser un viático para viaje nacional, anexa al
memorándum de Solicitud de Viáticos el formulario Solicitud y
Orden de Viático.
Analista de 2. Analiza y verifica disponibilidad presupuestaria.

Presupuesto
2.1. Recibe del Gerente Solicitante el memorándum de Solicitud de
Viáticos y el formulario Solicitud y Orden de Viático.
2.2. Verifica que la descripción especificada en el memorándum
corresponda con lo especificado en la Solicitud y Orden de
Viático.
2.3. Verifica en el sistema Kerux la disponibilidad presupuestaria de la
partida relacionada con el proyecto solicitado por la gerencia.
 En caso de no existir disponibilidad presupuestaria, continúa
en la actividad 3.
Analista de 3. Realiza traspaso presupuestario.

Presupuesto
3.1. Analiza las partidas presupuestarias genéricas, que poseen
mayor disponibilidad.
3.2. Traspasa en el sistema Kerux presupuesto de la partida que
presenta mayor disponibilidad a la que posee menor
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-104
Versión: 1.3
disponibilidad.
Analista de 4. Distribuye presupuesto.

Presupuesto
4.1. Codifica la Solicitud y Orden de Viático en el sistema Kerux.
Ingresa número de partida o código presupuestario, proyecto,
código programático y monto.
4.2. Verifica que el monto total arrojado en la codificación de la
solicitud sea exactamente igual al descrito en la Solicitud y Orden
de Viático y en el formulario Anexo Imputación Presupuestaria
diseñado en formato Excel.
4.3. En caso de encontrar inconsistencias en el monto total verificado:
4.4. Analiza las inconsistencias y corrige.
4.5. Distribuye presupuesto. Agrupa por partida o código
presupuestario los montos descritos en la Solicitud y Orden de
Viático y en el formulario Anexo Imputación Presupuestaria.
Analista de 5. Gestiona aprobación de la Solicitud por parte del Gerente.

Presupuesto
5.1. Solicita revisión, firma y sello del Gerente en el documento
original de la Solicitud y Orden de Viático.
5.2. Entrega al Analista de Contabilidad Fiscal el memorándum de
Solicitud de Viáticos y el formulario Solicitud y Orden de Viático.
Analista de 6. Verifica códigos contables.

Contabilidad Fiscal
6.1. Recibe del Analista de Presupuesto el memorándum de Solicitud
de Viáticos y el formulario Solicitud y Orden de Viático.
6.2. Verifica en el sistema Kerux que los códigos presupuestarios sean
equivalentes a las cuentas contables asociadas.
 En caso de encontrar inconsistencias en la verificación
realizada, continúa en la actividad 7.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-104
Versión: 1.3
Analista de 7. Notifica inconsistencias contables.

Contabilidad Fiscal
7.1. Notifica al Analista de Presupuesto las inconsistencias
encontradas.
7.2. Devuelve al Analista de Presupuesto el memorándum de Solicitud
de Viáticos y el formulario Solicitud y Orden de Viático.
Analista de 8. Registra Solicitud y Orden de Viático.

Contabilidad Fiscal
8.1. Selecciona en el sistema Kerux la Solicitud y Orden de Viático.
8.2. Registra contablemente la Solicitud y Orden de Viático y genera la
Ficha de Asiento Contable correspondiente.
8.3. Remite al Analista de Ordenación de Pagos el Expediente del
Viático contentivo de:
 Formulario de Solicitud y Orden de Viático
 Puntos de Cuenta (cuando apliquen)
 Ficha de Asiento Contable
Analista de 9. Recibe expediente del viático y verifica tarifas y tasas.

Ordenación de
9.1. Recibe del Analista de Contabilidad Fiscal el Expediente del
Pagos
Viático y valida el cálculo de las tarifas y las tasas de impuestos
que aplican con respecto a la tabla de viáticos y a las tasas
establecidas en la Gaceta Oficial vigente.
 En caso de encontrar inconsistencias en el cálculo, continúa
en la actividad 10.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-104
Versión: 1.3
Analista de 10. Notifica inconsistencias al Gerente Solicitante.

Ordenación de
10.1. Notifica al Gerente Solicitante las inconsistencias detectadas en
Pagos
los cálculos para realizar los ajustes necesarios y le devuelve al
Gerente Solicitante el memorándum de Solicitud de Viáticos y el
formulario Solicitud y Orden de Viático.
 Regresa a la actividad 1.
Analista de 11. Elabora Solicitud de Pago.

Ordenación de
11.1. Genera e imprime la Solicitud de Pago en el sistema Kerux con
Pagos
los siguientes datos:
 Nombre del beneficiario.
 Centro de costo.
 Forma de pago.
 Descripción del motivo del viático.
11.2. Firma la Solicitud de Pago en señal de conformidad.
11.3. Registra la entrega de la Solicitud de Pago en la carpeta “Control
de envíos” como control del área.
11.4. Entrega al Analista de Tesorería y Finanzas la solicitud de pago y
el Expediente del Viático, y gestiona firma del “Control de envíos”.
Analista de 12. Gestiona el pago del viático.

Tesorería y
12.1. Recibe del Analista de Ordenación de Pagos la Solicitud de Pago
Finanzas
y el Expediente del Viático y firma la carpeta Control de envíos.
12.2. Gestiona el pago del viático de acuerdo a lo establecido en el
procedimiento GFI-P-103 Pago a Proveedores.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-201
PROCEDIMIENTO: M ANTENIMIENTO DE DATA MAESTRA DE DEUDORES Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
SUBPROCESO DE
GESTIÓN DE INGRESOS PROPIOS
Procedimiento:
Deudores
ELABORADO REVISADO
Firma Firma
MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-201
Versión: 1.3
1.1 PROPÓSITO
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar la data maestra de los
deudores perteneciente al Instituto Nacional de Estadística (INE).
1.2 ALCANCE
Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la recepción y revisión del contrato del
Deudor, el registro del Deudor en el sistema Facturación y el armado del expediente del
Deudor.

maestra de Deudores cumpliendo con lo establecido en las normas y el
procedimiento expuesto en el presente documento.
2. La Coordinación de Tesorería y Finanzas deberá garantizar el registro de Deudores

en el sistema Facturación una vez recibido la copia del contrato por parte de la
Gerente de Administración y Finanzas o del Representante del Proveedor de
Servicio.
3. La Coordinación de Tesorería y Finanzas deberá garantizar la validación del número

de Rif del Deudor en el portal del SENIAT previamente al registro del mismo en el
sistema de Facturación.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-201
Versión: 1.3

2.1 FLUJOGRAMA
Gestión de data maestra de deudores Pág. 1 de 1
INICIO
Facturación Facturación
1 2 3
Prepara
Recibe y revisa ¿Datos expediente
SI Registra el deudor
contrato completos? del deudor y
archiva
NO
GFI-P-201
4
Notifica
inconsistencias
Gerente de Administración y Finanzas
5
Gestiona
información
faltante
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-201
Versión: 1.3

Analista de 1. Recibe y revisa contrato.

Tesorería y
1.1. Recibe del Gerente de Administración y Finanzas o del
Finanzas
representante del Proveedor de servicio una copia del Contrato
del Deudor.
1.2. Revisa en el contrato del Deudor los siguientes datos:
 Nombre.
 Dirección Fiscal.
 Número de Rif.
 Número de contacto.
1.3. Consulta en el portal de SENIAT el número de Rif del Deudor.
1.4. En caso de presentar información faltante necesaria para realizar
el registro del Deudor:
 Continúa en la actividad 4.
Analista de 2. Registra el Deudor.

Tesorería y
2.1. Registra en el sistema Facturación los siguientes datos del
Finanzas
Deudor:
 Nombre.
 Número de Rif.
 Número de teléfono y Dirección Fiscal.
 Monto del Servicio.
2.2. Genera el número correlativo del registro del Deudor en el
sistema.
Analista de 3. Prepara expediente del deudor y archiva.

Tesorería y
3.1. Arma expediente del Deudor con la copia del contrato.
Finanzas
3.2. Archiva el expediente como control del área.
 Continúa en el procedimiento GFI-P-202 Facturación y
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-201
Versión: 1.3
Cobranza de Ingresos Propios.
Analista de 4. Notifica inconsistencias.

Tesorería y
4.1. Devuelve el contrato al Gerente de Administración y Finanzas y le
Finanzas
solicita la información faltante del Deudor.
Gerente de 5. Gestiona información faltante.

Administración y
5.1. Gestiona con el Representante del Proveedor de Servicio la
Finanzas
información faltante del Deudor para proceder con el registro del
mismo en el sistema.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-202
PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN Y COBRANZA DE INGRESOS PROPIOS Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
SUBPROCESO DE
GESTIÓN DE INGRESOS PROPIOS
Procedimiento:
GFI-P-202 Facturación y Cobranza de Ingresos
Propios
ELABORADO REVISADO
Firma Firma
MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-202
Versión: 1.3
1.1 PROPÓSITO
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar la facturación del
Instituto Nacional de Estadística (INE).
1.2 ALCANCE
Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la generación de las facturas, la
revisión y validación de las facturas, la gestión de la cobranza y el registro del pago a
nivel contable.

1. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión de la
facturación por diferentes conceptos cumpliendo con lo establecido en las normas y
el procedimiento expuesto en el presente documento.
2. La Coordinación de Tesorería y Finanzas deberá garantizar el registro de los pagos

en el sistema Kerux una vez recibido el comprobante de pago (cheque o
transferencia bancaria) por parte del Cliente.
3. La Coordinación de Tesorería y Finanzas deberá garantizar el archivo de las copias

(verde) de las facturas como control del proceso y del área.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-202
Versión: 1.3

2.1 FLUJOGRAMA
Facturación y Cobranza de Ingresos Propios Pág. 1 de 1
GFI-P-103
Analista de Tesorería y
Kerux
1
Finanzas
Genera las 8 9 10
Facturación Facturas del mes Prepara Facturas
a facturar Gestiona la
y remite a los Registra el pago y
cobranza de las
Clientes notifica
Facturas
respectivos
3
Coordinador de Tesorería y
Notifica
inconsistencias
Finanzas
NO
2 4
Firma y solicita
Recibe y valida las ¿Facturación
SI aprobación de las
Facturas del mes conforme?
facturas
6
Gerente de Administración
Notifica
inconsistencias
y Finanzas
NO
5 7
Recibe y revisa ¿Facturación Aprueba las

SI
las facturas conforme? facturas
Analista de Contabilidad
11
Fiscal
Recibe y registra
FIN
Kerux el pago
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-202
Versión: 1.3

Analista de 1. Genera las Facturas del mes a facturar.

Tesorería y
1.1. Genera mediante el sistema de facturación las Facturas de los
Finanzas
deudores correspondientes al mes a facturar.
1.2. Elabora memorándum con la información de las facturas emitidas
dirigido al área de Tesorería.
1.3. Entrega al Coordinador de Tesorería y Finanzas las facturas
emitidas junto con el memorándum.
Coordinador de 2. Recibe y valida las Facturas del mes.

Tesorería y
2.1. Recibe del Analista de Tesorería y Finanzas las facturas emitidas
Finanzas
y el memorándum correspondiente.
2.2. Valida que los montos reflejados en las facturas y en el
memorándum sean exactamente iguales a los indicados en los
contratos de servicios de los Deudores.
 En caso de encontrar inconsistencias en las facturas emitidas,
Continúa en la actividad 3.
 En caso contrario continúa en la Actividad 4.
Coordinador de 3. Notifica inconsistencias.

Tesorería y
3.1. Notifica al Analista de Tesorería y Finanzas las inconsistencias
Finanzas
detectadas en las facturas.
3.2. Gestiona los ajustes necesarios en las facturas con el Analista de
Tesorería y Finanzas.
 Regresa a la Actividad 1.
Coordinador de 4. Firma y solicita aprobación de las Facturas.

Tesorería y
4.1. En caso de estar conforme con las Facturas emitidas:
Finanzas
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-202
Versión: 1.3
4.2. Firma y sella cada una de las Facturas en señal de conformidad.
4.3. Gestiona la aprobación y firma de las Facturas emitidas por parte
del Gerente de la Oficina de Administración y Finanzas.
4.4. Entrega al Gerente de la Oficina de Administración y Finanzas las
facturas y el memorándum.
Gerente de 5. Recibe y revisa las Facturas.

Administración y
5.1. Recibe del Coordinador de Tesorería y Finanzas las Facturas
Finanzas
emitidas firmadas y el memorándum correspondiente.
5.2. Revisa la siguiente información: la información de los deudores,
los montos reflejados en las Facturas emitidas y el memorándum
correspondiente.
 En caso de encontrar inconsistencias en las facturas emitidas,
continúa en la actividad 6.
 En caso contrario continúa en la Actividad 7.
Gerente de 6. Notifica inconsistencias.

Administración y
6.1. Notifica al Analista de Tesorería y Finanzas las inconsistencias
Finanzas
detectadas en las facturas.
6.2. Gestiona los ajustes necesarios en las Facturas con el Analista de
Tesorería y Finanzas.
 Regresa a la Actividad 1.
Gerente de 7. Aprueba las Facturas.

Administración y
7.1. En caso de estar conforme con las facturas emitidas:
Finanzas
7.2. Firma el memorándum en señal de aprobación.
7.3. Entrega al Analista de Tesorería las facturas y el memorándum.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-202
Versión: 1.3
Analista de 8. Prepara Facturas y remite a los Clientes respectivos.

Tesorería y
8.1. Desglosa cada una de las Facturas en:
Finanzas
 Original de la factura destinada para el Cliente.
 Una copia (azul) destinada para área de Contabilidad Fiscal.
 Una copia (verde) para área de Tesorería y Finanzas, luego
de ser firmada por el Cliente.
8.2. Elabora memorándum y tres (3) copias con la información de las
facturas emitidas.
8.3. Anexa a una copia del memorándum las copias (azules) de las
facturas, gestiona firma del memorándum por parte del Gerente
de la Oficina de Administración y Finanzas y entrega al Analista
de Contabilidad Fiscal.
8.4. Entrega al Mensajero la original y la copia (verde) de cada factura
para realizar la entrega de las mismas a los Clientes y solicitarles
la firma de las copias (verde).
8.5. Entrega segunda copia del memorándum a la Secretaria de la
Oficina de Administración y Finanzas.
8.6. Archiva la tercera copia del memorándum como control del área.
8.7. Recibe del Mensajero las copias (verdes) de las facturas firmadas
por los Clientes en señal de recibidas.
Analista de 9. Gestiona la cobranza de las Facturas.

Tesorería y
9.1. Realiza seguimiento a los Clientes sobre el cobro de las Facturas.
Finanzas
9.2. En caso de recibir cheques de Clientes como forma de pago,
entrega al Mensajero el cheque para gestionar el depósito, y
recibe del Mensajero el comprobante de depósito.
9.3. En caso de recibir transferencia bancaria de Clientes como forma
de pago, recibe estado de cuenta con los registro de las
transferencias recibidas.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GFI-P-202
Versión: 1.3
Analista de 10. Registra el pago y notifica.

Tesorería y
10.1. Registra en el sistema Kerux el ingreso por concepto del pago
Finanzas
recibido.
10.2. Elabora memorándum con la información del pago recibido y
anexa el original del comprobante de depósito (en caso de pagos
recibidos con cheque) o estado de cuenta (en caso de pagos
recibidos con transferencia bancaria.
10.3. Entrega al Analista de Contabilidad Fiscal el memorándum y el
original del Comprobante de Depósito o el Estado de Cuenta
(según el que aplique).
Analista de 11. Recibe y registra el pago.

Contabilidad Fiscal
11.1. Recibe del Analista de Tesorería y Finanzas el memorándum y el
original del Comprobante de Depósito o el Estado de Cuenta
(según el que aplique).
11.2. Registra en el sistema Kerux el pago y genera el asiento contable.
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Man-Pro-Finanzas GFIM001 Proce INE

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MANUAL DE PROCESOS

GFI-P-101 Mantenimiento de Data Maestra de Bancos .................................................... 4

1.3 NORMAS ESPECÍFICAS

2. La Coordinación de Contabilidad Fiscal deberá garantizar la creación del auxiliar

3. Las firmas autorizadas a utilizar en el Facsímil de Firmas para la apertura de

 Coordinador de Tesorería y Finanzas.

2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

cuentas cuentas cuenta bancaria

Coordinador de Contabilidad Fiscal

2.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Analista de 1. Solicita autorización para la apertura de cuentas.

Analista de 2. Recibe autorización para apertura de cuentas.

Analista de 3. Agrupa recaudos para solicitar la apertura de la cuenta

Coordinador de 4. Recibe y verifica notificación de apertura de la cuenta

Coordinador de 5. Solicita registro contable de la cuenta bancaria.

Coordinador de 6. Recibe y revisa solicitud.

Coordinador de 7. Crea el auxiliar contable y notifica.

1.3 NORMAS ESPECÍFICAS

2. La Coordinación de Compras y la Coordinación de Servicios Generales deberán

3. La Coordinación de Tesorería y Finanzas deberá garantizar el registro de

2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Analista de Tesorería y Finanzas

Analista de Compras/Servicios Generales

2.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Analista de 1. Recibe y revisa documentos.

Analista de 2. Registra el Proveedor.

Analista de 3. Genera número de beneficiario y notifica.

Analista de 4. Verifica registro y genera el código del proveedor.

Analista de 5. Devuelve recaudos y solicita soportes.

Analista de 6. Envía los soportes.

1.3 NORMAS ESPECÍFICAS

2. La Coordinación de Tesorería y Finanzas debe garantizar el cálculo exacto de las

2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Pago a proveedores Pág. 1 de 1

Recibe el Firma Cheque de

2.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Analista de 1. Recibe Orden de Pago y revisa.

Analista de 2. Genera Cheque de Pago y Comprobantes de Retención.

Analista de 3. Arma Expediente del Proveedor y gestiona firma.

Coordinador de 4. Recibe el Expediente del Proveedor y valida el pago.

Analista de 5. Anula Cheque de Pago y notifica inconsistencias.

Coordinador de 6. Firma Cheque de Pago y documentos del pago.

Gerente de 7. Firma el Cheque de Pago y devuelve al Analista.

Analista de 8. Compila Cheques de Pago y remite al Cajero.

Cajero 9. Entrega Cheque de Pago y Retenciones al Proveedor.

1.3 NORMAS ESPECÍFICAS

2. La Oficina de Administración y Finanzas deberá garantizar el uso de la tabla de

3. El tiempo estipulado para gestionar la Solicitud de Viáticos a empleados será de

2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Gerente Solicitante 1. Completa Solicitud y Orden de Viático.

Analista de 2. Analiza y verifica disponibilidad presupuestaria.

Analista de 3. Realiza traspaso presupuestario.

Analista de 4. Distribuye presupuesto.

Analista de 5. Gestiona aprobación de la Solicitud por parte del Gerente.

Analista de 6. Verifica códigos contables.

 Caso contrario continúa en la actividad 8.

Analista de 7. Notifica inconsistencias contables.

Analista de 8. Registra Solicitud y Orden de Viático.

Analista de 9. Recibe expediente del viático y verifica tarifas y tasas.

Analista de 10. Notifica inconsistencias al Gerente Solicitante.

Analista de 11. Elabora Solicitud de Pago.

Analista de 12. Gestiona el pago del viático.