CALIFICACION PARA EL PROCESO DE COMPRAS

En la orden de compra, se registra la medición del proceso de compras a través de la

calificación dada por cada proceso solicitante de acuerdo con los parámetros de tiempo
de entrega establecidos a continuación, la medición se realiza mensualmente:

Etapa Tiempo Mínimo Tiempo Máximo

Cuando se debe efectuar la compra producto por necesidades periódicas de los procesos – (están
en almacén)

Gestión de la aprobación Requisición Interna de 1(un) día Hábil o gestión 1 (un) día hábil
Pedido por la persona encargada de esta labor en el inmediata dependiendo la
departamento de compras contando a partir de la urgencia (acción
radicación por parte del área solicitante. correctiva) y la cantidad
solicitada.

Preparar el pedido, realizar la salida del almacén y 1 (un) día hábil o según 1 (un) día hábil
entregar los productos solicitados aplique gestión inmediata

Total, días para solicitudes grandes cantidades 2 (dos) días Hábiles 2 (dos) días Hábiles

2 cuando se debe efectuar la compra de productos o insumos por necesidades periódicas de los
procesos - (no están en almacén)

Aprobación Requisición Interna de Pedido por la 1 (un) día hábil 1 (un) día hábil
persona encargada de esta labor en el
Departamento de compras.

Si se requiere solicitud de Cotizaciones 1 (un) día hábil 1 (un) día hábil

Selección de Cotización 1 (un) día hábil 1 (un) día hábil

Elaboración de la Orden de compra 1 (un) día hábil 1 (un) día hábil

Aprobación y firmas de la orden de Compra según 1 (un) día hábil 2 (dos) días hábiles
aplique

Remisión de la orden de compra al Proveedor 1 (un) día hábil 1(un) día hábil

Entrega de los bienes y/o Servicios por parte del 2 (dos) días Hábiles 5 (cinco) días Hábiles
proveedor.

Entrega de los productos y servicios por parte del 1 (un) día hábil 1 (un) día hábil
departamento de compras a las diferentes áreas

Total, Días 9 (nueve) días Hábiles 13 (trece) días

hábiles).

Cuando se debe efectuar la compra, pero requiere comité de Compras:

Aprobación Requisición Interna de pedido por la 1 (un) día hábil 1 (un) día hábil
persona encargada de esta labor en el
departamento de compras contando a partir de la
radicación por parte del área solicitante.

Solicitud de Cotizaciones 1 (un) día hábil 1 (dos) día hábil

Citación a Comité de Compras 1 (un) día hábil 2 (dos) día hábil

Selección de Cotización en comité de compras 1 (un) día hábil 1 (un) día hábil

Firma y Aprobación del Acta del comité de Compras 1 (un) día hábil 1 (un) día hábil

Elaboración de la Orden de compra 1 (un) día hábil 1 (un) día hábil

Aprobación y Firmas de la orden de Compra 1 (un) día hábil 2(dos) días hábiles

Remisión de la orden de compra al Proveedor 1 (un) día hábil 1 (un) día hábil

Entrega estimada de los bienes y/o Servicios por 2 (dos) días Hábiles 8 (ocho) días Hábiles
parte del proveedor.

Entrega de los productos y servicios por parte del 1 (un) día hábil 1 (un) día hábil
departamento de compras a las diferentes áreas

Total, días 11 (once) días hábiles 20 (veinte) días

hábiles

Cuando se requiere una compra con carácter urgente (imprevistos)

Aprobación Requisición Interna de Pedido por parte Inmediato o en el menor Inmediato o en el

de la persona encargada de manejar el fondo de tiempo posible menor tiempo posible
caja menor, solicitud de los productos, entrega de
los mismos por parte del proveedor y entrega al
departamento solicitante.

Total, días Inmediato o en el menor Inmediato o en el

tiempo menor tiempo
dependiendo la
descripción de la
solicitud.

Excepciones de tiempos de respuesta en los siguientes casos:

Cuando se debe efectuar la compra de productos en grandes cantidades y/o servicio que
requieren de tiempo suficiente para garantizar calidad dentro de estas se encuentra dotación
periódica, elementos de seguridad para vehículos a nivel nacional, vehículos.

Generación de requisición Aprobación 1 (un) día hábil 1 (un) día hábil

Requisición Interna de Pedido por la persona
encargada de esta labor en el Departamento de
compras contando a partir de la radicación por
parte del área solicitante.

Solicitud de Cotizaciones 1 (un) día hábil 2 (dos) día hábil

Elaboración de la Orden de compra 1 (un) día hábil 1 (un) día hábil

 Etapa Tiempo Mínimo Tiempo Máximo

Aprobación y Firmas de la orden de Compra 1 (un) día hábil 2(dos) días hábiles

Remisión de la orden de compra al Proveedor 1 (un) día hábil 1 (un) día hábil

Entrega de los bienes y/o Servicios por parte del 20 (veinte) días 35 (treinta y cinco)
proveedor. Hábiles días Hábiles.

Salida de almacen: Entrega de los productos y 1 (un) día hábil 2 (dos ) días
servicios por parte del departamento de compras hábiles
a las diferentes áreas

Total, Días 23 (veintitrés ) días 40 (cuarenta)

Hábiles días hábiles).

 Tiempos de respuesta para mantenimiento de Vehículos:

Tipos de Vehículos Tiempos de respuesta por departamento

de compras

Preventivos tractocamiones 72 horas

Preventivos sencillos 36 horas

Correctivo o de carácter urgente En el menor tiempo posible en caso

Tractocamión / doble troque / Sencillo extremo deberá no exceder 24 horas

Los tiempos que están estipulados para temas de mantenimientos están especificados
teniendo en cuenta estimaciones debido a que estos pueden extenderse o minimizarse
según la criticidad que se presente en cada caso.

Para la calificación de los parámetros anteriormente establecidos se tienen en cuenta la

fecha de generación de la requisición en el sistema a la fecha de entrega al área
solicitante.

Parámetros de aceptabilidad de tiempos de respuesta:

CRITERIO PARÁMETRO OBSERVACIÓN

Tiempo de Cumple/Excelente 100% - Cumplió con el tiempo pactado no

respuesta 95% Conforme hubo demora en la entrega
Cumple/sobresaliente 94%- Cumplió con el tiempo establecido
80% - Cumple y entregó sobre el tiempo.

Cumple/Regular 79% - 60% Cumple / con demoras -

- Cumple Corrección / 3 veces consecutivas
hacia la baja Análisis del riesgo.

No Cumple / Menor a 60 % No conformidad acción correctiva.