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2.2 Administración del efectivo

Como recordarás, el capital de trabajo se divide en activos circulantes y uno de ellos es la administración de efectivo. La
administración del efectivo es de principal importancia en cualquier empresa, porque es el medio para obtener mercancías y
servicios. Se requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo, debido a que este rubro puede ser
rápidamente invertido. La administración del efectivo generalmente se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de
efectivo y el control interno de contabilidad.

Los valores son

instrumentos de inversión
a corto plazo que la
empresa utiliza para
obtener rendimientos
sobre fondos temporales
ociosos.

Valores Negociables: Son activos intitulados, compromisos por escrito de pago de un importe definidos en una fecha futura
especificada pertenecientes a una persona u organización, y que pueden ser vendidos o transferidos a otra sin ningún tipo de
restricción, según la conveniencia que esta transacción tenga para la organización.

La administración de efectivo es óptima según Gitman (1996); de acuerdo con las siguientes estrategias básicas:

Cubrir las cuentas por pagar lo más tarde posible sin dañar la posición crediticia; una disminución razonable en el pago
de la cuentas, trae consigo una disminución del ciclo de caja y un aumento de Rotación de efectivo. “Esto haría que el
efectivo mínimo para operaciones disminuyese; entonces se reduciría el monto de recursos comprometidos y por lo
tanto reduciría el costo de oportunidad del dinero. Esto haría que la empresa, liberaría recursos para destinarlos a

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inversiones productivas en el corto plazo”. Paredes G., F (1995, p.109).

Utilizar el inventario lo más rápido posible; el cual se logra a través de:

- Aumentar la rotación de materias primas; el cual se logra mediante el empleo de técnicas especializadas de control de
inventario.

- Disminuir el Ciclo de producción; utilizando técnicas de control de producción lo que hará que aumente la rotación de
inventario.

- Aumentar la rotación de productos terminados, lo cual se logra a través de una mejor predicción de las ventas y adecuar la
producción a esta.

- Cobrar las cuentas pendientes lo más rápido posible, sin perder ventas futuras. Esto se podrá realizar a través del control de
las condiciones de Créditos, políticas de cobranzas. Dentro de las políticas de créditos nos encontramos descuentos por pronto
pago y el periodo de crédito.

Tipos de valores Negociables:

Pagarés:  Son papeles de obligación por una cantidad

que ha de pagarse a tiempo determinado. El que es
transferible por endoso, sin nuevo consentimiento del
deudor. Los balances generales de numerosas
empresas con frecuencia incluyen un activo intitulado
documentos por cobrar (pagarés), que son
compromisos por escrito de pago de un importe definido
en una fecha futura especifica. Estos documentos se
emplean para conceder créditos a los clientes y alargar
el período de pago de las cuentas por cobrar
pendientes. Dichos documentos son frecuentes en
algunas industrias y poco usuales en otras.
Cheques:  Son documentos expedidos en forma de
mandato, mediante los cuales una persona puede
retirar, a la orden propia o de un tercero, fondos que
tiene en poder de otra. La persona que tiene cantidades
de dinero disponible en un instituto de crédito, o en
poder de un comerciante, tiene derecho a disponer de
ellas a favor de sí mismo, o de un tercero, o por medio
de cheques.
Cartas de Crédito:  Son documentos que tienen por
objeto realizar un contrato de cambio condicional
celebrado entre el dador u el tomador, cuya perfección
pende de que éste haga uso del crédito que aquél le
abre.

En la carta de crédito se designará el tiempo dentro del

cual el tomador debe hacer uso de ella. También deberá
contener la cantidad por la cual se abre el crédito, y si
no se expresa será considerada como de simple
introducción. El tomador de una carta de crédito deberá
poner en la misma el modelo de su firma.

2.2.1 Factores que influyen para determinar el saldo mínimo requerido.

Para comprender el término de saldo mínimo requerido, es necesario comprender primeramente el concepto de presupuesto
de efectivo: Es la estimación de las entradas y salidas de efectivo, tomando en consideración todo lo expuesto en los factores
requeridos para determinar el saldo de efectivo, donde se visualiza, si es necesario, un financiamiento externo; o si hay
necesidad de vender valores negociables; así como también si existe efectivo ocioso que hay que invertir  en Valores
Negociables para que sea rentable.

El presupuesto de efectivo nos indicará en qué período determinado va ser necesario contar con efectivo. Dentro del
Presupuesto de Efectivo existe la partida de Saldos Mínimos Requeridos.

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Con la explicación anterior podemos describir los factores que influyen para determinar el saldo mínimo requerido, que no es
más que la consideración del saldo óptimo de efectivo que la empresa desea mantener.

El saldo mínimo requerido requiere la planeación de la cantidad de dinero que permite a la empresa cumplir con los pagos
programados de sus cuentas en el momento de vencimientos, así como proporcionar un margen de seguridad para realizar los
pagos no previstos, o bien pagos programados cuando se disponga de las entradas de efectivo esperadas.

2.2.2 Técnicas para reducir las necesidades de efectivo

En este tema se exponen las técnicas de reducción de necesidades de efectivo, de las cuales podemos mencionar las
siguientes:

Técnicas para la administración de efectivo

Éstas dependen de las ventas a contado y de las cuentas por cobrar; se

tienen que acelerar las entradas de efectivo.

1 2 3 4
La disminución de
la flotación de
Empresas que
Es necesario cheques en
demoran mucho
agilizar los cobros tránsito, puede
en el proceso de
en diferentes contar con el Otra técnica sería
la facturación, ya
oficinas, esto trae dinero más un sistema de
que tienen
consigo el rápido; ya que no caja cerrada, en
controles muy
analizar si es se tiene que la cual los clientes
estrictos y esto
conveniente llevar esperar para depositen y el
trae un atraso en
a cabo esto, y si obtenerlo cuando banco abra para
el proceso, si es
se obtiene mayor estos están en realizar los pagos
posible reducir el
rotación en las tránsito por no en efectivo.
tiempo, las
cuentas por haber un banco
entradas pudieran
cobrar. concentrador, ya
agilizarse.
que se maneja
por matriz.

Otra de las técnicas utilizadas son las salidas de efectivo, esto es retrasar el desembolso, para lo consiguientes la  técnica nos
dice:

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2.2.3 Presupuesto de efectivo.

Es una herramienta de control básico que utiliza el administrador financiero para predecir y coordinar los flujos de efectivo de
una empresa.

Su importancia y finalidad consiste en coordinar las fechas en que la empresa necesitará efectivo, así como aquellas en que
dispondrá de recursos y las fechas, en su caso, en que contará con excedentes para llevar a cabo las inversiones o afrontar
sus compromisos.

Por lo anterior, sabemos que esta herramienta permite planear con anticipación el manejo de efectivo, de tal forma que se
puedan afrontar los compromisos con oportunidad.

Para poder elaborar el presupuesto de efectivo es necesario tomar en cuenta otros presupuestos, con el ejemplo que sigue se
explicará su integración.

Estado de flujo de efectivo del periodo_______ al periodo _______ del 2023

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La explicación de su estructura la puedes observar aquí

Presupuesto de cobros

Como puedes observar, se inicia con una cifra inicial que es el dinero que se tiene
Inicial reflejado en el banco y en algunas ocasiones además invertido, mismo que por mes
genera un rendimiento o interés; contablemente un producto financiero.
Se presentan todas las posibles entradas de efectivo que son reflejadas por las
operaciones normales de la empresa(ventas) y otras adicionales como un producto
Después
financiero si la empresa cuenta con un dinero invertido y por el cual le otorgan un
rendimiento; un interés; un producto financiero o la venta de desperdicio, etc.
Total Aquí reflejas un total de entradas.

MENOS

Se presentan todas las salidas de efectivo que se reflejan en los pagos a terceros
Todas las
(proveedores, acreedores, los documentos, los impuestos, los intereses por un
salidas
préstamo que debemos pagar
que te sobre
aquí reflejas el total de entradas pudiéndose presentar 2 dinero
Total
menos el total de salidas. situaciones que te falte
dinero

Pero para saber cómo se integraron esas cifras te invitamos a darle seguimiento al siguiente ejercicio.

En un hotel se presenta la siguiente información que, después de aplicar la experiencia, la intuición, algunas situaciones de
vida y experiencia del administrador se ha llegado a la conclusión de que las cifras presupuestadas en los periodos serán los
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siguientes.

Julio Agosto

Ventas presupuestadas 75,000 62,000

Compras presupuestadas 22,000 25,000

Lo primero a realizar es el presupuesto de ventas para ello se debe tener en cuenta las políticas de la empresa, aquí se
presenta que las ventas se realizan 75 % de contado y el resto a crédito cobrando 2 % de interés mensual.

Lo siguiente es el presupuesto de compras, las políticas son las compras se realizan al 60 % de contado y el resto a crédito
cobrando un interés del 1 % mensual.

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El hotel presenta la siguiente información:

Julio Agosto

Gastos gravados 31,000 28,000

Gastos no gravados 10,000 9,000

Mensualmente presenta una depreciación de 2,000.00

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Adicionalmente el hotel presenta la siguiente información

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La cuenta por cobrar se cobra en el segundo periodo.

A los acreedores se les pagará en julio $25,000 en agosto $35,000 y el resto en septiembre.

Los anticipos mensuales de ISR se efectúan por $6,000.

Al monto de la cuenta de inversiones se le calcula 24 % de interés mensual.

El monto del valor del hospedaje se calcula sobre el valor de las ventas presupuestadas al 3%.

El saldo mínimo al final de cada mes será de $80,000 contemplando que los excedentes deben invertirse.

De esta manera, integras el presupuesto de efectivo y la empresa puede tomar decisiones de qué hacer con el excedente o en
caso contrario dónde recurrir para obtener el faltante y poder cubrir sus necesidades en tiempo y forma.

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