Teoría de sistemas por Ludwig von Bertalanffy

Las teorías de la administración de sistemas creen que cada negocio es

un sistema, muy parecido a un organismo vivo, con numerosas cosas que
hacen que la operación continúe.

Un negocio no es solo su CEO, y una persona no es solo un cerebro. Una

persona necesita sus otros órganos y otras características clave para
vivir. Una empresa necesita más que solo un CEO para sobrevivir.

Si bien la idea del organismo es un poco extrema, la mayoría de las

operaciones comerciales no son esfuerzos de vida o muerte.

La teoría de sistemas dice que todos necesitan trabajar en conjunto para

que una empresa tenga éxito.

Hay algo de verdad en esta teoría, ya que las empresas pueden

beneficiarse al obtener diferentes departamentos trabajando en la misma
dirección. Si el equipo de ventas de una empresa tiene dificultades, puede
dañar toda la operación.

Por otro lado, un equipo de ventas que está batallando no

necesariamente perjudica al departamento de contabilidad. Muchas
empresas tienen entidades separadas dentro de su organización, por lo
que esta teoría no es completamente precisa.
Esta teoría introduce conceptos tales como:

 Entropía: La tendencia de un sistema a fallar y morir (algo que

debe evitarse en los negocios)
 Sinergia: Trabajando juntas, las partes pueden producir algo mayor
de lo que esas mismas partes podrían producir por sí mismas
 Subsistema: Todo tu negocio se basa en subsistemas, que a su vez
se basan en aún más subsistemas

2.      Teorías de la administración por Henri Fayol

Henri Fayol desarrolló un conjunto con 14 principios de la administración.

Esta teoría tiene algunas ideas centrales que están vigentes en la

actualidad, pero rara vez encontrará un lugar de trabajo que cumpla todos
los 14 principios de Fayol.

Las seis funciones son las siguientes:

 Previsión
 Planificación
 Organización
 Dominante
 Coordinador
 Controlador
Algunas personas combinan el pronóstico y la planificación en una
función, simplificando la teoría a cinco funciones.

Estas son sencillas y Fayol dice que los gerentes deben planificar el
futuro, organizar los recursos necesarios, dirigir a los empleados, trabajar
en colaboración y controlar a los empleados para asegurarse de que
todos sigan los comandos necesarios.

Los 14 principios de estas teorías de la administración son:

 División del trabajo: Los empleados deben tener conjuntos

de habilidades complementarias que les permitan especializarse en
ciertas áreas.
 Autoridad: La gerencia necesita autoridad para dar órdenes a los
empleados. Esta autoridad debe ser acordada.
 Disciplina: Esto lleva a la idea de que los empleados escuchen las
órdenes y sean disciplinados para realizar el trabajo. Si un gerente
establece un plazo, un empleado debe tener la disciplina para
cumplirlo.
 Unidad de comando: Los empleados responden a sus gerentes y no
hay un montón de personas innecesarias involucradas en el
proceso.
 Unidad de dirección: Los equipos deben luchar por objetivos
comunes.
 Subordinación de intereses individuales: El equipo viene antes que
el individuo.
 Remuneración: Existen versiones monetarias y no monetarias de la
remuneración. Ambos son necesarios para motivar a los
empleados.
 Centralización: Debe haber un equilibrio entre el poder de
decisión. Por ejemplo, la junta directiva de una empresa debería
poder opinar, pero los gerentes de nivel medio no deberían ser
ignorados.
 Cadena escalar: Cada empresa debe tener estructuras jerárquicas
claras.
  Orden: Esto se refiere principalmente a la limpieza y la organización
dentro de un lugar de trabajo. Una oficina no debería ser
desordenada.
 Equidad: Los empleados deben ser tratados bien.
 Estabilidad de la tenencia del personal: Este principio sugiere que
las empresas deben tratar de limitar la rotación y mantener a los
empleados a medida que acumulan conocimiento y mejoran.
 Iniciativa: Los empleados deben compartir ideas y ser
recompensados por su pensamiento innovador y asumir nuevas
tareas.
 Esprit de corps: La moral de los empleados es importante. Este
principio sugiere que los gerentes deben trabajar para mantener a
los empleados interesados.

Hay aspectos de calidad en esta teoría

Recordar los 14 principios puede ser un desafío y tiene más sentido para
una prueba de administración  que un emprendedor que maneja su
negocio, pero los principios se aplican en la fuerza laboral de hoy.

Cosas como la equidad y la remuneración son aspectos

importantes. Otros principios, como la cadena escalar, no siempre son
necesarios.

Algunas empresas encuentran el éxito sin jerarquías claras, y la

configuración de la organización depende en gran medida de la empresa
y el tamaño de la misma.

3.      Teoría burocrática de Max Weber

Max Weber creó una de las teorías de la administración que dice que una
organización será más eficiente si utiliza una estructura burocrática. El
negocio ideal de Weber utiliza reglas y procedimientos.

Él creía que esta estrategia era efectiva para grandes operaciones.

La teoría incluye los siguientes cinco principios:

 Especialización en tareas: Enfatiza la importancia de que cada

empleado cumpla un rol específico dentro de una empresa.
 Jerarquía: Cada empresa debe tener una jerarquía clara dentro de
la organización.
 Selección formal: Al seleccionar líderes, las empresas ven las
calificaciones de una persona. Deben ser nombrados para ciertos
roles basados en ellas, lo que significa que no serán elegidos por
votación.
 Reglas y requisitos: Aseguran que todos sepan lo que se espera de
ellos. Weber quería que las empresas tuvieran estándares
uniformes, y las reglas son esenciales para lograr este objetivo.
 Impersonal: Las reglas y regulaciones hacen que una estructura
comercial sea impersonal. Las promociones no se tratan de
emociones o lazos personales, sino de rendimiento.
Algunas reglas y estándares son ciertamente necesarios dentro de cada
organización. Por otro lado, no es fácil implementar muchas de estas
ideas.

La teoría y la práctica no se alinean. Es casi imposible mantener las

emociones fuera de las decisiones comerciales, y a veces se necesitan
emociones.

Si tu compañía ofrece tres meses de licencia por paternidad, pero una

nueva madre tiene complicaciones con su bebé cerca del final de esos
tres meses, algunos gerentes pueden ofrecer otras pocas semanas en
casa para cuidar al niño.

Con la mentalidad de Weber, un gerente le pediría fríamente que volviera

a trabajar después de tres meses como todos los demás. Las emociones
no siempre deben dictar decisiones, pero los mejores gerentes pueden
relacionarse con sus empleados a nivel personal.

4.      Teoría de las relaciones humanas por Elton Mayo

En marcado contraste con la teoría burocrática de la gestión de Weber, la

teoría de las relaciones humanas enfatiza las relaciones.

Mayo creía que la productividad aumenta cuando las personas sienten

que son parte de un equipo y valoradas por sus compañeros de trabajo.
Esta fue una de las teorías de la administración que surgió en el siglo XX
por el el psicólogo Elton Mayo (1880-1949) quien tuvo la tarea de mejorar
la productividad entre los empleados insatisfechos.

Mayo intentó mejorar la satisfacción de los trabajadores cambiando las

condiciones ambientales como la iluminación, la temperatura y el tiempo
de descanso. Todos esos cambios tuvieron un efecto positivo.

Además, la teoría de las relaciones humanas enfatiza el elogio y el

trabajo en equipo como factores de motivación. Esto es básicamente lo
contrario de la teoría burocrática.

Si bien enfatizar los factores personales es una buena idea, puede haber
problemas a partir de algo bueno.

Valorar las relaciones por encima de todo lo demás puede conducir a

situaciones difíciles como romances de oficina y promociones basadas
en la personalidad en lugar de los logros laborales.

Un medio feliz entre la teoría burocrática y la teoría de las relaciones

humanas podría ser un mejor objetivo para los gerentes. Algunas reglas
son necesarias, pero tampoco debe deshumanizar a los empleados.

5.      Teoría científica por Frederick W. Taylor

Esta es un clásico.
La teoría científica de Frederick W. Taylor plantea algunas preguntas
fascinantes al profundizar en la eficiencia de los procesos de trabajo.
Taylor era ingeniero y experimentó de varias maneras para determinar las
formas más eficientes y efectivas de realizar las tareas.

En la superficie, esta teoría tenía un gran valor. La teoría científica tenía

como objetivo hacer el trabajo más eficiente. Desafortunadamente,
también tenía algunos defectos importantes.

Taylor creó cuatro principios de su teoría de gestión científica.

 Cada tarea debe estudiarse para determinar la forma más eficiente

de hacer la tarea: Esto interrumpe los procesos de trabajo
tradicionales.
 Los trabajadores deberían ser asignados a trabajos que se alineen
con sus habilidades y motivación.
 Los trabajadores deben ser monitoreados de cerca para
asegurarse de que solo sigan las mejores prácticas de trabajo.
 Los gerentes deberían dedicar tiempo a capacitar a los empleados
y planificar las necesidades futuras.

Hay algunos aspectos positivos de esta teoría. Maximizar la eficiencia es

una gran idea. Asignar trabajadores a trabajos basados en sus
habilidades y niveles de motivación también es una idea interesante que
podría tener efectos beneficiosos en algunas áreas.

Los principales defectos de la teoría incluyen la falta de énfasis en el

trabajo en equipo. Un enfoque increíble en tareas específicas e
individualizadas, elimina la resolución creativa de problemas y hace que
el trabajo en equipo sea obsoleto.

La teoría de la gestión científica también fomenta la microgestión que

podría volver locos a los empleados de hoy.

6.      Teoría X&Y por Douglas McGregor

Esta es una de las teorías de la administración que supone que hay dos
tipos diferentes de trabajadores.
Los trabajadores de la Teoría X carecen de ambición e impulso y
necesitan que los jefes les ordenen que hagan cualquier cosa. Los
trabajadores de la teoría Y, por otro lado, disfrutan el trabajo y se
esfuerzan por la realización personal.

Ambas opiniones de los empleados son un poco extremas, ya que la

mayoría de los trabajadores se ubican en algún punto entre X e Y. No es
necesario ordenar a los empleados que realicen todas las tareas, pero
existe la necesidad de disciplina y reglas para la mayoría de ellos.

Muchos empleados disfrutan el trabajo, pero no siempre es algo natural y

a veces requiere algo de aliento. Debería haber un punto medio para
implementar esta teoría.

Teorías de la administración clásicas

Esta teoría se basa en la idea de que los empleados solo tienen

necesidades físicas. Debido a que los empleados pueden satisfacer
estas necesidades físicas con dinero, la teoría clásica de la gestión se
centra únicamente en la economía de los trabajadores.

Debido a esta visión limitada de la fuerza laboral, la teoría clásica ignora

las necesidades personales y sociales que influyen en la satisfacción
laboral de los empleados.
Como resultado, la teoría clásica de la administración defiende siete
principios clave:

 Maximización de ganancias
 Especialización laboral
 Liderazgo centralizado
 Operaciones simplificadas
 Énfasis en la productividad.
 Toma de decisiones para una sola persona o pocos seleccionados
 Prioridad al resultado final

Cuando estos siete principios se ponen en práctica, crean un lugar de

trabajo "ideal" basado en una estructura jerárquica, especialización de los
empleados y recompensas financieras.

El control del negocio está en manos de unos pocos que ejercen un

control exclusivo sobre las decisiones y la dirección que toma la
empresa. Debajo de esos pocos seleccionados, los gerentes intermedios
gobiernan las actividades diarias de los empleados que están al final de
la orden jerárquica.

Y todo esto gira en torno a la idea de que los empleados trabajarán más y
serán más productivos si son recompensados en incrementos cada vez
mayores (a través de salarios o beneficios).

Si bien esto puede no parecer una teoría de gestión "ideal" según los
estándares actuales, funcionó bien durante muchos años.

Hay varios puntos fuertes que los gerentes pueden usar en el siglo XXI:

 Estructura gerencial clara

 División del trabajo
 Definición clara de los roles de los empleados.

Estos tres principios, combinados con otras teorías de gestión en esta

lista, pueden mejorar la forma en que trabajan tus empleados y tu
negocio en esta era moderna.
8.      Teoría de gestión de contingencias por Fred Fiedler

Fred Fiedler y otros concibieron la Teoría de la gestión de contingencias

en los años 50 y 60.

Fiedler basó sus teorías en la idea de que el liderazgo efectivo estaba

directamente relacionado con los rasgos que el líder mostraba en
cualquier situación dada.

De esa idea surgió la creencia de que existe un conjunto de rasgos que

son efectivos para cada situación y que estas exigen diferentes rasgos
de liderazgo. Como tal, los líderes deben ser flexibles y adaptarse al
cambio según lo exija el mercado, el negocio y el equipo.

Fiedler luego extendió ese concepto de un enfoque individual a una teoría

mucho más amplia centrada en la organización.

La teoría de Fiedler sugiere que no existe un enfoque único que se adapte

a cada situación y cada organización.

En cambio, tres variables generales determinan estas variaciones de las

teorías de la administración.

 El tamaño de la organización.
 La tecnología empleada
 El liderazgo en todos los niveles del negocio.

Lo que eso significa para el gerente individual que suscribe esta teoría, es
que deben ser capaces de identificar el estilo de administración particular
adecuado para cada situación.

También deben estar dispuestos y ser capaces de aplicar ese estilo de

manera rápida y efectiva cuando sea necesario.

En un sentido más amplio, las empresas y los gerentes que se adhieren a

la Teoría de Gestión de Contingencias, ya sea intencionalmente o no, se
preocuparán, por mantener la alineación de su equipo y lograr un buen
ajuste en todos los proyectos y situaciones.
En última instancia, de acuerdo con la Teoría de gestión de
contingencias, no hay una mejor manera de hacer las cosas. La forma en
que una empresa elige organizarse dependerá del entorno en el que
opere.

9.      Teorías de la administración moderna

Esta teoría se desarrolló como respuesta directa a la teoría de gestión

clásica. Las empresas modernas se enfrentan a cambios rápidos y
complejidades que parecen crecer exponencialmente de la noche a la
mañana.

La tecnología es tanto la causa como la solución para este dilema.

Como tal, las empresas que incorporan la teoría de la gestión moderna

en sus operaciones buscan fusionar la tecnología y, en cierta medida, el
análisis matemático con los elementos humanos y tradicionales de su
organización.

Esta combinación de variables científicas y sociales crea un enfoque

dual: la organización y la toma de decisiones.

Estas teorías de la administración enfatizan:

 Usar técnicas matemáticas para analizar y comprender la relación

entre gerentes y empleados.
  Que los empleados no trabajen solo por dinero (en contraste con la
teoría de gestión clásica). En cambio, trabajan por la felicidad, la
satisfacción y el estilo de vida deseado.

La teoría moderna adopta la idea de que las personas son

complejas. Sus necesidades varían con el tiempo y poseen una variedad
de talentos y habilidades que, el negocio puede desarrollar a través de
capacitación en el trabajo y otros programas.

Al mismo tiempo, la gerencia puede usar técnicas matemáticas como

análisis estadísticos, de costos, ingresos y retorno de la inversión (ROI)
para tomar decisiones racionales que no se vean afectadas por la
emoción.

Aunque la teoría de la administración moderna no es perfecta en sí

misma, sí ofrece, como la teoría de gestión clásica, algunos puntos útiles
que puede combinar con otras teorías para crear una estructura
adecuada para tu negocio.

El cambio vale la pena

Implementar cambios y adoptar algunas de estas teorías de la

administración puede ser difícil. Pero cuando te comprometes a
acomodar las actitudes y los hábitos naturales de tus empleados, tu
negocio obtendrá las recompensas ahora y en el futuro.

Administrar tu equipo de una manera que entiendan (y que les atraiga)

resulta en una mejor moral, una disminución de la rotación y una
mejor participación de los empleados.

Esos resultados bien valen el esfuerzo.