Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
INTRODUCCION
Hemos analizado en los capítulos anteriores tanto la parte conceptual de “documentos”, sus
antecedentes, orígenes y evolución a través del tiempo, como la problemática de su producción y
control en las empresas. Podemos retomar entonces el análisis del “documento de archivo”
propiamente dicho, es decir, de aquel sin numero de documentos de variadas clases, formas y
tamaños, producidos como resultado de la gestión de las empresas o las personas en el que hacer
de su actividad profesional.
ORIGENES DEL DOCUMENTO
DE ARCHIVO
Antes de definir qué es un documento de archivo, es necesario conocer e identificar las fuentes
que lo originan.
En principio los documentos escritos, audiovisuales o gráficos pueden originarse en dos tipos de
fuentes. Cuando el documento es producto de la imaginación o experiencia de su autor, realizado
en forma voluntaria, decimos que su origen son las fuentes narrativas. Tal es el caso de las
novelas, los cuentos, las crónicas de un viaje o los libros de textos.
La conservación y uso de estos materiales es del ámbito de las bibliotecas y centros de
documentación, donde conforman colecciones, pudiendo existir varias copias de cada uno.
Cuando el documento refleja las relaciones y actividades de la sociedad, decimos que su origen
son las fuentes documentales, por tanto, es ésta la fuente que da origen a los documentos de
archivo, que se caracterizan por surgir involuntariamente, de uno en uno hasta conformar series
documentales que se usan y conservan en los diferentes archivos.
CONCEPTO DE DOCUMENTO
DE ARCHIVO
Aun cuando muchos autores tiene una definición, general o particular sobre el tema, vamos a citar
algunas que recogen interesantes elementos de ayuda para lograra un claro concepto de este
aspecto. Aurelio Tanodii considera el documento de archivo como “el soporte que contiene un
texto que es el resultado de una actividad administrativa de una entidad, efectuada en el
cumplimiento de sus objetivos y finalidades”
El profesor universitario colombiano Carlos Zapata, nos ofrece un concepto que recoge y amplia
los anteriores y que, para efectos de nuestro propósito brinda una concreta visión del teme que
nos ocupa, definiéndolo como: “el registro de información producida o recibida por una persona
natural o jurídica, o por una entidad, sin importar la forma o el soporte y que le servirá como
prueba o testimonio de su gestión desde su creación hasta su disposición final. Soporta una
gestión administrativa, cultural, legal, técnica, etc., Es un documento privado de la entidad”.
Definición del Archivo General de la Nación: “registro de la información producida o recibida por
una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo,
fiscal o legal o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación”
A partir de su definición podemos deducir que los documentos de archivo son el insumo o materia
prima de los archivos en cualquier institución, ya que conforman lo que se denomina patrimonio
documental o más comúnmente la memoria institucional. Por lo tanto, su importancia radica en su
conservación, ya sea con fines testimoniales o meramente informativos de la actividad cumplida.
Sin embargo, debido al incontrolable y desmesurado crecimiento de los documentos producidos
por las organizaciones, se hace necesario establecer un programa de depuración (eliminación) con
el objeto de los archivos solo conserven lo realmente importante, evitando el almacenamiento de
información irrelevante.
Desde esta perspectiva y con miras a la depuración de los archivos, se hace necesario establecer
sus valores inmediatos o futuros, ya sea como apoyo a las actividades de carácter administrativo
de la entidad o como soporte para la investigación retrospectiva en el futuro.
CLASES DE DOCUMENTOS
Los documentos de archivo producidos por las entidades como resultado de su labor, ameritan el
establecimiento de una categorización que puede estar determinada por varios factores. Así
mismo, dependiendo de la calidad de su autor, los documentos se clasifican en dos categorías:
“documentos públicos” y “documentos privados”.
Graficando esta primera clasificación de documentos tendríamos una tipología del documento
archivístico que puede ser representada así:
DOCUMENTOS PRODUCTO
CATEGORIAS
Textuales
DOCUMENTOS DOCUMENTOS
Gráficos
PUBLICOS PRODUCEN ARCHIVISTICOS
En imagen
Audiovisuales
DOCUMENTOS
Legibles por
PRIVADOS
Maquina
Documentos facilitativos o comunes: considerados así por que son aquellos que la entidad
produce como apoyo a la gestión que realizan. Ejemplo de ellos son: los documentos contables, las
hojas de vida, alguna correspondencia, los documentos dispositivos (como las resoluciones, los
decretos, las actas, etc.).
Esta clase de documentos es muy común en el que hacer cotidiano de las empresas y de ahí recibe
su nombre.
Documentos específicos o sustantivos: Son aquellos documentos que la entidad produce para las
actividades especificas del área de su gestión. Por ejemplo, en un laboratorio bacteriológico, los
exámenes de laboratorio; en una iglesia, los certificados de bautizo o de matrimonio; en una
universidad o institución docente, los planes de estudio y los registros de calificaciones de los
alumnos.
Todo documento de archivo, por lo tanto, reúne determinados aspectos que lo hacen pertenecer a
unas de las anteriores categorías.
De otro parte sin importar a cual de dichas categorías pertenezca el documento de archivo, la
información que este contiene nos permite determinar su importancia frente a la actividad.
VALOR PRIMARIO Y SECUNDARIO
DEL DOCUMENTO
El valor de un documento se determina por la utilidad que presta a través del tiempo, ya sea en
forma inmediata o futura.
De esta manera tenemos una clasificación de los valores del documento: valor primario y
secundario.
Llamado también valor inmediato, es el valor que representan los documentos para la entidad
productora desde el punto de vista administrativo, legal, contable o fiscal y técnico, en las etapas
de tramitación (esto es mientras responde o de solución al asunto que lo origino), de vigencia
(cuando aun es consultado o sirve de antecedente a otra gestión) y de plazo precaucional (que,
como su nombre lo indica, se da por precaución).
Los documentos de archivo con valor primario se analizan y evalúan con el objeto de definir con su
permanencia y conservación en la entidad iniciadora o productora
Para determinar mas acertadamente el valor primario de los documentos es necesario analizar los
aspectos de interés desde los diferentes puntos de vista que para la entidad representan:
Documentos de aspecto administrativo: Son los documentos de interés tanto para el productor
como para el usuario, ya sea por la utilidad que representa en la generación de otras actividades
empresariales o por que son fuentes de derechos para uno u otro. Ejemplo: un contrato de
servicios.
Documentos de aspecto contable o fiscal: Este aspecto se presenta en los documentos que
expresan movimientos de carácter monetario. Ejemplo: las conciliaciones bancarias, las nominas.
Documentos de aspecto legal: vale anotar que todos los documentos lo tiene implícito. El aspecto
legal en un documento representa los marcos que determina la ley para respaldar derechos u
obligaciones. Los documentos de tipo dispositivo (aquellos que expresan la voluntad de la
autoridad con el objeto de ser cumplida, como las leyes, los decretos, las ordenanzas y
resoluciones) son un prototipo de documentos legales. También lo son los contratos de trabajo y
arrendamiento, entre otros.
VALOR SECUNDARIO
Denominado igualmente valor inmediato o futuro, es el valor que presenta la información del
documento desde el punto de vista de la investigación del pasado o de la historia. Este valor. A su
vez, se subdivide en dos categorías: predecible o evidencia, o sea, cuando la importancia de la
información puede ser detectada fácilmente, asegurando con ello su conservación permanente.
EL INVENTARIO DE DOCUMENTOS
Es evidente que uno de los factores que mas afecta a cualquier tipo de administraciones el
crecimiento incontrolado de personal, gastos, servicios, etc.
En términos generales, describir significa enumerar las cualidades y singularidades de una persona
o un objeto, de una forma tal que otros la puedan tener un claro conocimiento de loa elementos
que lo identifican.
Las externas hacen relación a la materialidad del soporte que contiene la información, es decir la
parte física, mientras que las internas se identifican con la parte intelectual del mismo, como se
explica en la grafica siguiente:
DESCRIPCION
CARACTERIZTICAS CARACTERIZTICAS
EXTERNAS INTERNAS
O FISICAS O INTELECTUALES
La descripción archivística se convierte, por tanto, en el medio que comunica al usuario con la
información, mediante la tarea de análisis elaborada por el archivista. Esta actividad analítica
utiliza varias herramientas o auxiliares como son el índice, el catalogo y el inventario. Vamos a
detenernos en este último por que el inventario es instrumento básico del proceso descriptivo
para los archivos administrativos, cumpliendo dos propósitos fundamentales: dar información del
archivo y servir como medio de control de las existencias y su ubicación física.
CONCEPTO DE INVENTARIO
Ampliando el concepto, el profesor Manuel Vázquez define el inventario como “una descripción
exacta y precisa de toda la documentación de un archivo, cuyos asientos se ordenan siguiendo el
ordenan siguiendo el orden de la archivalía y tiene como fin principal dar constancia de la
documentación y como fines secundarios, la búsqueda, el control y el estudio del acervo
documental”.
CLASES DE INVENTARIO
Los inventarios son formatos que recogen información en mayor o menor grado sobre la
existencia documental de un archivo. De a cuerdo con este grado de exhaustividad o del fin que
persiga el inventario, el profesor Vázquez lo clasifica así:
DE Control de trámite
Remisión
INVENTARIOS Eliminación
Por la finalidad que se Archivo ya formado
les asigna Estudio
Topográfico
De acuerdo con la anterior clasificación, los inventarios guardan una relación estrecha y directa
sobre su uso y los objetivos que persiga el levantamiento de la información. Así vemos que los
inventarios por la unidad de archivo que asientan pueden ser de las siguientes clases:
Inventario esquemático: E s el que describe una serie documental completa. Ejemplo: La serie
“contratos”, donde se ubica el numero de documentos que conforman la serie, las fechas en que
esta contenida la información y su unidad de conservación.
INVENTARIO ESQUEMATICO
No, de asiento Nombre de la Tipo documental Fechas Cantidad Unidad de Signatura Observaciones
serie extremas conservación topográfica
Inventario de registro: es el que describe una unidad de conservación en cada asiento
(Caja, volumen, atado, legajo, carpeta).
INVENTARIO DE REGISTRO
Para control de trámite: cuando si objetivo es establecer los movimientos o rutas de los
documentos en trámite. Es el inventario mas completo por la cantidad de actos que requiere, ya
que detalla todos los pasos que sigue un documento a través de las dependencias de la entidad
hasta finalizar su tramite y ser archivado.
Para remisión: es el que se elabora como prueba del envió de documentación que realiza un
remitente a su receptor o destinatario. Ejemplo: la relación de los documentos que pasan del
archivo activo al semiactivo, con la discriminación de tipos de documentación de tipos de
documentos, cantidad, estado y periodos que cubre la información.
INVENTARIO PARA REMISION
Salidas temporales
No de No. Signatura Fechas Cantidad de Tilde de Salida
asiento interno topográfica extremas piezas recepción definitiva Observaciones
dentro documentales salió volvió salió Volvió
de la o centímetros fecha Des- fecha Des- fecha Des- Fecha Destino
serie tino tino tino
NOMBRE DE LA SERIE:
OBSERVACIONES DE LA SERIE
TIPO DOCUMENTAL
Para eliminación: es el elaborado como constancia de los documentos que se irán a destruir
Para un archivo ya formado: Es el que da constancia de la documentación existente en el archivo y
su elaboración dependerá del grado de orden y organización que tenga el propio archivo. Este
tipo de inventario es el más utilizado a nivel administrativo. Para su elaboración es fundamental
conocer aspectos muy precisos de la entidad productora, como el organigrama, su actividad y su
desarrollo histórico.
Para estudio: es el elaborado con el fin de conocer datos muy peculiares del archivo, como por
ejemplo el uso y frecuencia de los préstamos, las series más consultadas, etc.
Topográfico: es aquel que describe toda la colección a partir de la signatura topográfica, es decir,
el código que indica su localización en los anaqueles y estantes.
FORMATOS DE INVENTARIO
De manera general el inventario es un formato o planilla que reúne los datos que se recogen en el
proceso en el proceso de levantamiento de la información y que facilitan la actividad de
descripción
CICLO VITAL DE
LOS DOCUMENTOS
ARCHIVO ARCHIVO
PRE-ARCHIVADO
ADMINISTRATIVO HISTORICO
SELECCIÓN – EXPURGO
(ELIMINACION)
Los documentos al igual que todo ser viviente, tiene un momento de creación (nacimiento),
trámite y vigencia (vida productiva), plazo precaucional (tercera edad), y destino final, que en el
caso de los documentos se presenta en dos formas: Destrucción (muerte) o conservación
(recuerdos).
La teoría archivística del ciclo vital del documento establece tres fases, edades o etapas que están
directamente relacionadas con la actividad del documento y que son:
Primera fase: Denominada también etapa pre archivística o fase de creación de los documentos,
gestión de informes, elaboración de correspondencia.
Esta primera fase corresponde a lo que se conoce como archivos de oficina, archivos de gestión o
archivos administrativos. Así mismo, dentro del concepto global del uso de los archivos, esta fase
se relaciona con los archivos activos.
En esta etapa, el documento va desde su creación o gestación hasta cumplir la totalidad del
trámite que lo originó.
Segunda fase: Llamada igualmente etapa archivística, es aquella donde intervienen propiamente el
control y la administración de los documentos a través de un sistema organizado de archivo,
donde se realizan los procesos de descripción ( inventarios), evaluación y selección, así como la
ordenación y conservación de los documentos, actividad ésta de particular injerencia de los
archivos semiactivo o intermedios.
Esta fase descubre desde la remisión o envío de los documentos ya tramitados, hasta la
terminación de su vigencia legal o administrativa, conservándose los documentos mientras
subsistan necesidades de tipo administrativo u obligaciones jurídicas que ameriten su
conservación por un tiempo determinado o su paso a la fase siguiente.
Se habla así mismo de una cuarta fase que es la etapa en la que los documentos, por su
trascendencia histórica más allá del ámbito institucional, son transferidos a los archivos
nacionales donde se vela por la conservación del patrimonio histórico.
TRAMITE DEL DOCUMENTO
El concepto está referido a la acción administrativa, legal o informativa que un documento debe
realizar en el cumplimiento del objetivo que lo generó.
En ese recorrido la tramitación del documento acumula los antecedentes necesarios que se
pretenden con la expedición del documento , ya sea para que la autoridad productora otorgue o
niegue un derecho o una obligación, testimonio o informe sobre un hecho particular.
VIGENCIA DOCUMENTAL
Pude definirse como aquella fuerza interna que tiene un documento de archivo para dar
testimonio, obligar o informar. El término proviene del latín vigere que significa vigor
PLAZO PRECAUCIONAL
Terminada la vigencia del documento, por cualquiera de las razones ya conocidas, se debe dar
un lapso al documento antes de decidir sobre su destino final. Este lapso es el que se
denomina plazo precaucional, es decir, el tiempo que se conserva el documento una vez
terminada su vigencia para prevenir posibles reclamaciones o para servir de antecedente o
soporte administrativo y legal en la producción de nuevos documentos
CONCEPTO Y OBJETIVOS
DE LA SELELCION DOCUMENTAL
A su vez, la selección consiste en el estudio de los valores del documento frente a la entidad
productora; (valor primario o inmediato) y el valor que representa para la investigación (valor
secundario o mediato)
Vale la pena anotar que, de acuerdo con las legislaciones vigentes en materia de preservación
del ambiente, los documentos nunca deben incinerarse por cuanto este tipo de destrucción
afecta notablemente el ambiente, mientras que otros métodos como el picado, el
despulpamiento o trituración permiten su reutilización (reciclaje).
La selección documental, por lo tanto, no puede ni debe realizarse sobre la base única de
la antigüedad del documento la cantidad de uso, y menos aún por el criterio personal de
los funcionarios, sino que debe obedecer a un programa de gestión documental cuyo
propósito sea la valoración de los documentos frente al presente y al futuro.
TABLA DE RETENCION
Y SUS OBJETIVOS
Estos objetivos se lograran siempre y cuando la institución productora y el personal técnico del
archivo conformen una comisión evaluadora que permita establecer con claridad sus bases
para una política de selección, retención y descarte.
Dependencia
TIEMPO CONSERVACION
Temas y subtemas Usado por ARCHIVO CENTRAL
ADMINISTRACION
ACTAS Plan nacional de rehabilitación 20
Comités Área administrativa y 19
financiera grupo archivo
Consejo de ministros Secretaría consejo de ministros x
Entrega Resurgir 19
Área administrativa y
financiera
Juntas directivas Secretaria jurídica 19
Secretaria asuntos fronterizos
Juntas licitaciones Área administrativa y 19
financiera
Posesión Subdirección DAPRE x
Área de recursos humanos
Reunionés Plan nacional de rehabilitación 20
ADMINISTRACION DE PERSONAL
ACUSACIONES EMPLEADOS PUBLICOS
Funcionarios Secretaria jurídica x
FINANZAS
ADICIONES PRESUPUESTALES Subdirección DAPRE 9
TRASFERENCIA DE DOCUMENTOS
Traspaso permanente: Ocurre cuando los documentos se trasfieren del archivo activo
al semiactivo o al inactivo, a intervalos regulares de tiempo, por grupos de
documentos que van cumpliendo su tramite al concluir el asunto de negociación que
los generó, por considerarse asuntos cerrados o terminados. Ejemplo una
investigación disciplinaria, un contrato de obra, un proceso judicial.