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Evaluacion y Seleccion de Los Documento de Archivo Unidad 4

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4 EVALUACION Y SELECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO OBJETIVOS       Identificar el documento de archivo Conocer el valor primerio y secundario de los documentos

Realizar un inventario documental Evaluar y seleccionar los documentos de archivo Diferenciar las etapas del ciclo de vida de los documentos Definir plazos precauciónales y elaborar una tabla de retención de los documentos que maneja la institución

INTRODUCCION
Hemos analizado en los capítulos anteriores tanto la parte conceptual de “documentos”, sus antecedentes, orígenes y evolución a través del tiempo, como la problemática de su producción y control en las empresas. Podemos retomar entonces el análisis del “documento de archivo” propiamente dicho, es decir, de aquel sin numero de documentos de variadas clases, formas y tamaños, producidos como resultado de la gestión de las empresas o las personas en el que hacer de su actividad profesional.

ORIGENES DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO
Antes de definir qué es un documento de archivo, es necesario conocer e identificar las fuentes que lo originan. En principio los documentos escritos, audiovisuales o gráficos pueden originarse en dos tipos de fuentes. Cuando el documento es producto de la imaginación o experiencia de su autor, realizado en forma voluntaria, decimos que su origen son las fuentes narrativas. Tal es el caso de las novelas, los cuentos, las crónicas de un viaje o los libros de textos. La conservación y uso de estos materiales es del ámbito de las bibliotecas y centros de documentación, donde conforman colecciones, pudiendo existir varias copias de cada uno. Cuando el documento refleja las relaciones y actividades de la sociedad, decimos que su origen son las fuentes documentales, por tanto, es ésta la fuente que da origen a los documentos de archivo, que se caracterizan por surgir involuntariamente, de uno en uno hasta conformar series documentales que se usan y conservan en los diferentes archivos.

CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO
Aun cuando muchos autores tiene una definición, general o particular sobre el tema, vamos a citar algunas que recogen interesantes elementos de ayuda para lograra un claro concepto de este aspecto. Aurelio Tanodii considera el documento de archivo como “el soporte que contiene un texto que es el resultado de una actividad administrativa de una entidad, efectuada en el cumplimiento de sus objetivos y finalidades” El profesor universitario colombiano Carlos Zapata, nos ofrece un concepto que recoge y amplia los anteriores y que, para efectos de nuestro propósito brinda una concreta visión del teme que nos ocupa, definiéndolo como: “el registro de información producida o recibida por una persona natural o jurídica, o por una entidad, sin importar la forma o el soporte y que le servirá como prueba o testimonio de su gestión desde su creación hasta su disposición final. Soporta una gestión administrativa, cultural, legal, técnica, etc., Es un documento privado de la entidad”. Definición del Archivo General de la Nación: “registro de la información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación” A partir de su definición podemos deducir que los documentos de archivo son el insumo o materia prima de los archivos en cualquier institución, ya que conforman lo que se denomina patrimonio documental o más comúnmente la memoria institucional. Por lo tanto, su importancia radica en su conservación, ya sea con fines testimoniales o meramente informativos de la actividad cumplida. Sin embargo, debido al incontrolable y desmesurado crecimiento de los documentos producidos por las organizaciones, se hace necesario establecer un programa de depuración (eliminación) con el objeto de los archivos solo conserven lo realmente importante, evitando el almacenamiento de información irrelevante. La depuración de los archivos implica, por tanto, un conocimiento claro de la importancia de la información que contienen los documentos, Además, incluye procesos técnicos de registro, evaluación y selección documental, a fin de determinar la valoración de los documentos frente a la actividad que los originó, La valoración del documento implica decidir sobre su conservación o su destino final y conocer de antemano la clase de documento que se esta analizando. Desde esta perspectiva y con miras a la depuración de los archivos, se hace necesario establecer sus valores inmediatos o futuros, ya sea como apoyo a las actividades de carácter administrativo de la entidad o como soporte para la investigación retrospectiva en el futuro.

CLASES DE DOCUMENTOS
Los documentos de archivo producidos por las entidades como resultado de su labor, ameritan el establecimiento de una categorización que puede estar determinada por varios factores. Así mismo, dependiendo de la calidad de su autor, los documentos se clasifican en dos categorías: “documentos públicos” y “documentos privados”. Graficando esta primera clasificación de documentos tendríamos una tipología del documento archivístico que puede ser representada así: DOCUMENTOS      Textuales Gráficos En imagen Audiovisuales Legibles por Maquina PRODUCTO

CATEGORIAS DOCUMENTOS PUBLICOS DOCUMENTOS PRIVADOS

PRODUCEN

DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS

Pasando a otros estadios de la clasificación documental desde el punto de vista de la funcionalidad que ofrecen para la entidad que los produce, los documentos archivísticos se clasifican en: Documentos facilitativos o comunes: considerados así por que son aquellos que la entidad produce como apoyo a la gestión que realizan. Ejemplo de ellos son: los documentos contables, las hojas de vida, alguna correspondencia, los documentos dispositivos (como las resoluciones, los decretos, las actas, etc.). Esta clase de documentos es muy común en el que hacer cotidiano de las empresas y de ahí recibe su nombre. Documentos específicos o sustantivos: Son aquellos documentos que la entidad produce para las actividades especificas del área de su gestión. Por ejemplo, en un laboratorio bacteriológico, los exámenes de laboratorio; en una iglesia, los certificados de bautizo o de matrimonio; en una universidad o institución docente, los planes de estudio y los registros de calificaciones de los alumnos. Todo documento de archivo, por lo tanto, reúne determinados aspectos que lo hacen pertenecer a unas de las anteriores categorías. De otro parte sin importar a cual de dichas categorías pertenezca el documento de archivo, la información que este contiene nos permite determinar su importancia frente a la actividad.

VALOR PRIMARIO Y SECUNDARIO DEL DOCUMENTO
El valor de un documento se determina por la utilidad que presta a través del tiempo, ya sea en forma inmediata o futura. De esta manera tenemos una clasificación de los valores del documento: valor primario y secundario. Llamado también valor inmediato, es el valor que representan los documentos para la entidad productora desde el punto de vista administrativo, legal, contable o fiscal y técnico, en las etapas de tramitación (esto es mientras responde o de solución al asunto que lo origino), de vigencia (cuando aun es consultado o sirve de antecedente a otra gestión) y de plazo precaucional (que, como su nombre lo indica, se da por precaución). Los documentos de archivo con valor primario se analizan y evalúan con el objeto de definir con su permanencia y conservación en la entidad iniciadora o productora Para determinar mas acertadamente el valor primario de los documentos es necesario analizar los aspectos de interés desde los diferentes puntos de vista que para la entidad representan: Documentos de aspecto administrativo: Son los documentos de interés tanto para el productor como para el usuario, ya sea por la utilidad que representa en la generación de otras actividades empresariales o por que son fuentes de derechos para uno u otro. Ejemplo: un contrato de servicios. Documentos de aspecto contable o fiscal: Este aspecto se presenta en los documentos que expresan movimientos de carácter monetario. Ejemplo: las conciliaciones bancarias, las nominas. Documentos de aspecto legal: vale anotar que todos los documentos lo tiene implícito. El aspecto legal en un documento representa los marcos que determina la ley para respaldar derechos u obligaciones. Los documentos de tipo dispositivo (aquellos que expresan la voluntad de la autoridad con el objeto de ser cumplida, como las leyes, los decretos, las ordenanzas y resoluciones) son un prototipo de documentos legales. También lo son los contratos de trabajo y arrendamiento, entre otros. Documentos de aspecto técnico: Es el que presentan los documentos específicos de la actividad de una institución, como los planos, las historias clínicas, los informes técnicos y las investigaciones científicas. VALOR SECUNDARIO

Denominado igualmente valor inmediato o futuro, es el valor que presenta la información del documento desde el punto de vista de la investigación del pasado o de la historia. Este valor. A su vez, se subdivide en dos categorías: predecible o evidencia, o sea, cuando la importancia de la información puede ser detectada fácilmente, asegurando con ello su conservación permanente. No predecible: es el valor que debe ser determinado con la ayuda de un investigador o especialista. El valor secundario de los documentos se juzga para determinar su destrucción o conservación permanente.

EL INVENTARIO DE DOCUMENTOS

Es evidente que uno de los factores que mas afecta a cualquier tipo de administraciones el crecimiento incontrolado de personal, gastos, servicios, etc. Los archivos administrativos de las organizaciones no escapan a este fenómeno desmesurado de crecimiento documental, que ha obligado al uso de mecanismos muy definidos para facilitar el conocimiento de sus existencias documentales y la identificación de las mismas. Estos mecanismos denominados auxiliares descriptivos conforman todo un proceso de descripción documental cuyos objetivos tienen que ver con el análisis que efectúa el archivista sobre los fondos y los documentos de archivo, con el fin de condensar la información que ellos tienen y ofrecerla a los interesados para facilitar su consulta. En términos generales, describir significa enumerar las cualidades y singularidades de una persona o un objeto, de una forma tal que otros la puedan tener un claro conocimiento de loa elementos que lo identifican. En el campo de la archivística, la descripción consiste en el análisis de las características propias de los documentos, las cuales, son de dos naturalezas: externas e internas. Las externas hacen relación a la materialidad del soporte que contiene la información, es decir la parte física, mientras que las internas se identifican con la parte intelectual del mismo, como se explica en la grafica siguiente:

DESCRIPCION

PROCESO ANALITICO DEL DOCUMENTO EN CUANTO A:

CARACTERIZTICAS EXTERNAS O FISICAS

CARACTERIZTICAS INTERNAS O INTELECTUALES

    

Soporte Formato Clase y tipo de documental Cantidad Tamaño Forma de presentación: *originales *copias

      

Entidad productora Contenido Destinatario Idioma Función Lugar de producción Tramites

La descripción documental es un proceso básico de análisis consignado en un inventario.

La descripción archivística se convierte, por tanto, en el medio que comunica al usuario con la información, mediante la tarea de análisis elaborada por el archivista. Esta actividad analítica utiliza varias herramientas o auxiliares como son el índice, el catalogo y el inventario. Vamos a detenernos en este último por que el inventario es instrumento básico del proceso descriptivo para los archivos administrativos, cumpliendo dos propósitos fundamentales: dar información del archivo y servir como medio de control de las existencias y su ubicación física.

CONCEPTO DE INVENTARIO
El inventario es una herramienta auxiliar de la descripción que puede definirse como el instrumento que permite tener una relación detallada de todos los documentos que conforman un archivo. Ampliando el concepto, el profesor Manuel Vázquez define el inventario como “una descripción exacta y precisa de toda la documentación de un archivo, cuyos asientos se ordenan siguiendo el ordenan siguiendo el orden de la archivalía y tiene como fin principal dar constancia de la documentación y como fines secundarios, la búsqueda, el control y el estudio del acervo documental”.

CLASES DE INVENTARIO
Los inventarios son formatos que recogen información en mayor o menor grado sobre la existencia documental de un archivo. De a cuerdo con este grado de exhaustividad o del fin que persiga el inventario, el profesor Vázquez lo clasifica así:

Por la unidad de archivo que se asientan CLASES DE INVENTARIOS Por la finalidad que se les asigna

        

Esquemático Registro Analítico Control de trámite Remisión Eliminación Archivo ya formado Estudio Topográfico

USOS DEL INVENTARIO

De acuerdo con la anterior clasificación, los inventarios guardan una relación estrecha y directa sobre su uso y los objetivos que persiga el levantamiento de la información. Así vemos que los inventarios por la unidad de archivo que asientan pueden ser de las siguientes clases:

Inventario esquemático: E s el que describe una serie documental completa. Ejemplo: La serie “contratos”, donde se ubica el numero de documentos que conforman la serie, las fechas en que esta contenida la información y su unidad de conservación.

INVENTARIO ESQUEMATICO

No. Del grupo documental

ENTIDAD PRODUCTORA : DEPARTAMENTO: OFICINA PRODUCTORA O MESA DE ENTRADAS: LUGAR DE LA OFICINA:

No, de asiento

Nombre de la serie

Tipo documental

Fechas extremas

Cantidad

Unidad de conservación

Signatura topográfica

Observaciones

Inventario de registro: es el que describe una unidad de conservación en cada asiento (Caja, volumen, atado, legajo, carpeta).

INVENTARIO DE REGISTRO
No de la serie
ENTIDAD PRODUCTORA: DEPARTAMENTO: OFICINA PRODUCTORA O MESA DE ENTRADAS: LUGAR DE LA OFICINA PRODUCTORA: NOMBRE DE LA SERIE: TIPO DOCUMENTAL:

CANTIDAD DE TODA LA SERIE EN METROS UNIDADES DE CONSERVACION Y NUMERO TOTAL OBSERVACIONES A TODA LA SERIE

No de Asiento

Numeración interna dentro de la serie

Fechas extremas

Signatura Topográfica

Cantidad No. De hojas o piezas documentales

Observaciones

DOTACION. LUGAR Y FECHAS DE CONFECCION DEL INVENTARIO SELLO DEL ARCHIVO FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA REDACCION DEL INVENTARIO ACLARACION DE FIRMA Y

Inventario analítico: Es el que describe una pieza documental en cada asiento, ya sea mediante un resumen del contenido o un extracto tomado textualmente, donde se da una valiosa información del contenido y, en algunos casos, se obvia la consulta directa.

INVENTARIO ANALÍTICO
No. De la serie ENTIDAD PRODUCTORA: OFICINA PRODUCTORA: LUGAR DE LA OFICINA PRODUCTORA: NOMBRE DE LA SERIE: TIPO DOCUMENTAL: CANTIDAD DE LA UNIDAD DE CONSERVACIÓN ( No de piezas) NUMERACIÓN INTERNA DE LA UNIDAD SIGNATURA TOPOGRÁFICA DE LA UNIDAD DE CONSERVACION OBSERVACIONES AL VOLUMEN

No. de Asiento

CONTENIDO SUSTANTIVO EXACTO (Puede ser epígrafes, resúmenes, extracto)

FECHA DEL DOCUMENTO

CANTIDAD DE HOJAS

LOCALIZACION

Observaciones

DOTACION:

LUGAR Y FECHA SELLO DEL ARCHIVO FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA REDACCION A CLARACIONES DE FIRMA Y CARGO

Los inventarios según su finalidad pueden ser: Para control de trámite: cuando si objetivo es establecer los movimientos o rutas de los documentos en trámite. Es el inventario mas completo por la cantidad de actos que requiere, ya que detalla todos los pasos que sigue un documento a través de las dependencias de la entidad hasta finalizar su tramite y ser archivado.

Para remisión: es el que se elabora como prueba del envió de documentación que realiza un remitente a su receptor o destinatario. Ejemplo: la relación de los documentos que pasan del archivo activo al semiactivo, con la discriminación de tipos de documentación de tipos de documentos, cantidad, estado y periodos que cubre la información.

INVENTARIO PARA REMISION
No. de hoja ENTIDAD PRODUCTORA: DEPARTAMENTO: OFICINA PRODUCTORA: NOMBRE DE LA SERIE: TIPO DOCUMENTAL CANTIDAD DE LA SERIE TRAMITE AL QUE SE REFIERE: CONFIDENCIALIDAD DE LA DOCUMENTACION: Salidas temporales No de No. Signatura Fechas asiento interno topográfica extremas dentro de la serie Cantidad de Tilde de piezas recepción documentales o centímetros salió volvió salió Destino Volvió Salida definitiva Fecha Destino Observaciones UNIDADES DE CONSERVACION: cantidad en metros cantidad en unidades

No. de serie

OBSERVACIONES DE LA SERIE:

fecha Des- fecha tino

fecha Destino

Inventario para remisión a archivo intermedio LUGAR Y FECHA DE CONFECCION SELLO DE REMITENTE FIRMA DEL REDACTOR DEL INVENTARIO

FECHA DE RECEPCION SELLO DE ARCHIVO INTERMEDIO FIRMA DEL QUE TILDOY CONTROLO LA RECEPCION

ACLARACION DE FIRMA Y CARGO

ACLARACION DE FIRMA Y CARGO

INVENTARIO DE REMISION DE ARCHIVO INTERMEDIO A ARCHIVO GENERAL
ENTIDAD PRODUCTORA: No. definitivo de hoja y serie No. de envió o No. de original DEPARTAMENTO: OFICINA PRODUCTORA: NOMBRE DE LA SERIE: OBSERVACIONES DE LA SERIE TIPO DOCUMENTAL ACLARACION DEL TIPO O DEL TRAMITE No. Definitivo No. Original Fechas Extremas Signatura topográfica Cantidad de piezas documentales o cm. Tilde de recepción UNIDAD DE CONSERVACION: Cantidad en metros Cantidad en unidades

Observaciones

LUGAR Y FECHA DE CONFECCION

LUGAR Y FECHA DE RECEPCION SELLO DEL ARCHIVO GENERAL FIRMA DEL QUE TILDO Y CONTROLO LA RECEPCION ACLARACION DE FIRMA Y SELLO

SELLO DE LA OFICINA REMITENTE FIRMA DEL REMITENTE ACLARACION DE FIRMA Y SELLO

Para eliminación: es el elaborado como constancia de los documentos que se irán a destruir Para un archivo ya formado: Es el que da constancia de la documentación existente en el archivo y su elaboración dependerá del grado de orden y organización que tenga el propio archivo. Este tipo de inventario es el más utilizado a nivel administrativo. Para su elaboración es fundamental conocer aspectos muy precisos de la entidad productora, como el organigrama, su actividad y su desarrollo histórico.

En la mayoría de los casos existen, pero están desordenados y no responden a parámetros técnicos de conservación y consulta. Por lo tanto, el inventario para este tipo de archivos requiere del diseño de una ficha o formato de cada unidad de conservación (carpeta, caja, atado de documentos, etc.) y de un orden que refleje fielmente la organización de la entidad productora. De esta manera se establecen en grupos, subgrupos y series de documentos similares, que sirven de parámetro para su ubicación y organización física en los estantes. Para estudio: es el elaborado con el fin de conocer datos muy peculiares del archivo, como por ejemplo el uso y frecuencia de los préstamos, las series más consultadas, etc. Topográfico: es aquel que describe toda la colección a partir de la signatura topográfica, es decir, el código que indica su localización en los anaqueles y estantes.

FORMATOS DE INVENTARIO
De manera general el inventario es un formato o planilla que reúne los datos que se recogen en el proceso en el proceso de levantamiento de la información y que facilitan la actividad de descripción Todo formato de inventario se componen de tres sectores básicos: el encabezamiento, el encolumnado y la datación, además de la identificación del tipo de inventario que se esta realizando. El encabezamiento: recoge la información de identificación de la identidad y la oficina productora o generadora de los documentos que se van a analizar, así como la numeración consecutiva y correlativa de cada una de las hojas del inventario.

El encolumnado: Es la definición en forma columnar de los datos que compondrán cada asiento o registro de información. La datación: Indica la fecha de levantamiento de la información y la identificación del responsable de la elaboración del inventario. Estos aspectos se determinan con el nombre, cargo y firma de quien ejecuta dicha labor.

EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

PRE-ARCHIVADO

ARCHIVO ADMINISTRATIVO

ARCHIVO HISTORICO

GESTACION

TRAMITE

VIGENCIA

PLAZO PRECAUCION AL

INVESTIGACION

IDENTIDAD

SELECCIÓN – EXPURGO (ELIMINACION)

Los documentos al igual que todo ser viviente, tiene un momento de creación (nacimiento), trámite y vigencia (vida productiva), plazo precaucional (tercera edad), y destino final, que en el caso de los documentos se presenta en dos formas: Destrucción (muerte) o conservación (recuerdos). La teoría archivística del ciclo vital del documento establece tres fases, edades o etapas que están directamente relacionadas con la actividad del documento y que son: Primera fase: Denominada también etapa pre archivística o fase de creación de los documentos, gestión de informes, elaboración de correspondencia. Esta primera fase corresponde a lo que se conoce como archivos de oficina, archivos de gestión o archivos administrativos. Así mismo, dentro del concepto global del uso de los archivos, esta fase se relaciona con los archivos activos. En esta etapa, el documento va desde su creación o gestación hasta cumplir la totalidad del trámite que lo originó. Segunda fase: Llamada igualmente etapa archivística, es aquella donde intervienen propiamente el control y la administración de los documentos a través de un sistema organizado de archivo, donde se realizan los procesos de descripción ( inventarios), evaluación y selección, así como la ordenación y conservación de los documentos, actividad ésta de particular injerencia de los archivos semiactivo o intermedios. Esta fase descubre desde la remisión o envío de los documentos ya tramitados, hasta la terminación de su vigencia legal o administrativa, conservándose los documentos mientras subsistan necesidades de tipo administrativo u obligaciones jurídicas que ameriten su conservación por un tiempo determinado o su paso a la fase siguiente. Tercera fase: Es la edad o etapa de la conservación permanente de la documentación con fines históricos de carácter administrativo, político, económico, investigativo o cultural que impiden su destrucción. Esta es la fase de control de los archivos inactivos o permanentes de la entidad productora, por que definen la memoria institucional mediante la selección de los documentos vitales que se deben conservar para siempre en un sitio privilegiado, independiente de otras series documentales de la misma institución. Se habla así mismo de una cuarta fase que es la etapa en la que los documentos, por su trascendencia histórica más allá del ámbito institucional, son transferidos a los archivos nacionales donde se vela por la conservación del patrimonio histórico.

TRAMITE DEL DOCUMENTO
El concepto está referido a la acción administrativa, legal o informativa que un documento debe realizar en el cumplimiento del objetivo que lo generó. En ese recorrido la tramitación del documento acumula los antecedentes necesarios que se pretenden con la expedición del documento , ya sea para que la autoridad productora otorgue o niegue un derecho o una obligación, testimonio o informe sobre un hecho particular.

VIGENCIA DOCUMENTAL
Pude definirse como aquella fuerza interna que tiene un documento de archivo para dar testimonio, obligar o informar. El término proviene del latín vigere que significa vigor Se dice que es la fuerza por cuanto ordena el cumplimiento de lo estipulado en el documento. La vigencia de un documento se inicia con la firma de la autoridad competente o con la promulgación del acto. Ejemplo: una resolución, una ley. La vigencia se termina de cinco maneras: 1. 2. 3. 4. Por vencimiento del plazo establecido en el documento. Por disposición legal. Porque se produce un documento que modifica al anterior. Por desaparecer el objeto físico que dio razón de ser al documento. Ejemplo: los planos de una obra que fue demolida. 5. Por enterarse del contenido del documento, como en el caso de los documentos de carácter informativo.

PLAZO PRECAUCIONAL
Terminada la vigencia del documento, por cualquiera de las razones ya conocidas, se debe dar un lapso al documento antes de decidir sobre su destino final. Este lapso es el que se denomina plazo precaucional, es decir, el tiempo que se conserva el documento una vez terminada su vigencia para prevenir posibles reclamaciones o para servir de antecedente o soporte administrativo y legal en la producción de nuevos documentos El plazo precaucional se inicia al final de la vigencia y termina de dos maneras:

Por prescripción del derecho, o sea, un tiempo determinado en una norma jurídica. Por la tabla de retención, o sea, el tiempo establecido por la entidad productora para su conservación o destino final.

CONCEPTO Y OBJETIVOS DE LA SELELCION DOCUMENTAL
La selección documental es un proceso técnico por el cual se determina el tiempo de conservación de los documentos de archivo, bien sea por necesidades de tipo administrativo, o porque se requieren en el futuro para la investigación retrospectiva de las actividades de las personas o las instituciones. A su vez, la selección consiste en el estudio de los valores del documento frente a la entidad productora; (valor primario o inmediato) y el valor que representa para la investigación (valor secundario o mediato) La selección documental es un proceso que se inicia con la evaluación propiamente dicha y continúa con la elección de los documentos que se han de conservar, determinando el tiempo y el lugar de conservación. Se complementa con el expurgo y descarte, que consiste para finalizar en la destrucción, el acto físico de la eliminación de los documentos descartados, ya sea por métodos manuales, mecánicos o químicos. Vale la pena anotar que, de acuerdo con las legislaciones vigentes en materia de preservación del ambiente, los documentos nunca deben incinerarse por cuanto este tipo de destrucción afecta notablemente el ambiente, mientras que otros métodos como el picado, el despulpamiento o trituración permiten su reutilización (reciclaje). La selección de documentos persigue fundamentalmente la descongestión de los archivos, evitando la conservación indiscriminada y sin criterio de los documentos de archivo y busca alcanzar los objetivos siguientes:  Obtener una corriente fluida de documentos es decir, fijar los parámetros de conservación documental a partir de la definición de sus valores primario y secundario, con lo cual se establecerán plazos y lugares predeterminados de conservación para todos los documentos de similares o idénticas características. Lograr ahorros sustanciales de tiempo de búsqueda de la información, dado que no habrá congestión de documentos ni en las carpetas ni en los estantes; de espacio, por cuanto se disminuirá proporcionalmente el numero de estantes ocupados; de elementos y materiales, por cuanto ya no se necesitaran tantas carpetas y legajos, dado que los volúmenes de información que finalmente se conserva es mas bajo. Dejar paquetes de información completa y coherente para que reflejen claramente la actividad de la institución productora, evitando conservar documentos inútiles que

ocultan lo verdaderamente importante ocasionando además el hacinamiento de la información. La selección documental, por lo tanto, no puede ni debe realizarse sobre la base única de la antigüedad del documento la cantidad de uso, y menos aún por el criterio personal de los funcionarios, sino que debe obedecer a un programa de gestión documental cuyo propósito sea la valoración de los documentos frente al presente y al futuro.

TABLA DE RETENCION Y SUS OBJETIVOS
Determinando su valor, se definirá entonces el tiempo necesario para la conservación del documento y el lugar adecuado para hacerlo. Estas determinaciones se realizan en un formato que se conoce como tabla de retención. La tabla de retención de documentos es una lista de registros por el tipo de documento, la serie, etc., que indica y determina a través de ciclo vital el tiempo que los documentos deben permanecer en cada una de sus etapas y el momento en que deben ser trasladados a la siguiente. Es decir, señala la permanencia de los documentos en sus etapas activa, semiactiva, inactiva y permanente. La tabla de retención es el resultado de un trabajo técnico que se inicia con el proceso descriptivo de la documentación existente (que se refleja en los inventarios) se complementa con la evaluación documental y las necesidades de la administración frente a los documentos que produce y que, finalmente, se convierte en un proceso de la selección. Los objetivos de una tabla de retención son:   Determinar los documentos que han perdido interés o utilidad en la administración Retener los documentos que representan un valor legal, administrativo o histórico.

Estos objetivos se lograran siempre y cuando la institución productora y el personal técnico del archivo conformen una comisión evaluadora que permita establecer con claridad sus bases para una política de selección, retención y descarte. Esta política debe incluir los siguientes parámetros:    Análisis de los duplicados de los documentos. Identificación del valor administrativo e informativo del documento. Definición del valor legal del documento y los requisitos que lo acrediten como testimonio o prueba.

 

Definición del valor fiscal. Definición del valor histórico y la forma adecuada de su conservación para preservar la información que contiene. l

Los datos básicos de una tabla de retención son: la identificación de la entidad y la dependencia generadora de los documentos, el encolumnado, que registrara el nombre del documento, su tipo o serie documental, el tiempo en meses o años que el documento a de retenerse, los traslados de una carpeta a otra y por ultimo su destino final. Como dato complementario, la tabla de retención debe llevar el nombre y la firma de los responsables de su elaboración, así como la fecha en que se redacta.

TABLA DE RETENCION Y DESTINO FINAL
Institución Dependencia

No. correlativo

No. de la hoja de evaluación

Tipo Descripción documental o delo que trata asunto

Tradición documental

Retención

Destino final

observaciones

Original Copia Archivo Archivo central intermedio

Firmas de los que redactan la propuesta

Fecha

Firma de la autoridad

Aprobación de la autoridad

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA GRUPODE ARCHIVO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
TIEMPO CONSERVACION ARCHIVO CENTRAL

Temas y subtemas

Usado por

Valor permanente ADMINISTRACION ACTAS Comités Consejo de ministros Entrega Plan nacional de rehabilitación Área administrativa y financiera grupo archivo Secretaría consejo de ministros Resurgir Área administrativa y financiera Secretaria jurídica Secretaria asuntos fronterizos Área administrativa y financiera Subdirección DAPRE Área de recursos humanos Plan nacional de rehabilitación

Valor prosadio

20 19 x 19

Juntas directivas Juntas licitaciones Posesión Reunionés ADMINISTRACION DE PERSONAL ACUSACIONES EMPLEADOS PUBLICOS Funcionarios FINANZAS ADICIONES PRESUPUESTALES

19 19 x 20

Secretaria jurídica Subdirección DAPRE

x 9

TRASFERENCIA DE DOCUMENTOS
Transferir significa pasar una responsabilidad a otro. En archivística, el paso de los documentos de una fase a otra, se considera en términos generales como una transferencia documental. Los documentos se transfieren para separar, en primera instancia, aquellos de fechas reciente y consulta permanente de los que han perdido relevancia frente a las actividades de la oficina productora. Ejemplo: la correspondencia de años anteriores La transferencia puede darse de manera interna o externa Interna: Es cuando se realiza dentro del sistema de archivo de la entidad: de la fase o etapa activa a la semiactiva y de ésta a la inactiva, en cuyo caso otros autores la denominan traslado. Externa: Es cuando los documentos de una entidad se traspasan a otra para su cuidado, conservación y responsabilidad. Tal es el caso de los documentos históricos que se pasan a los archivos nacionales de un país.

Nos ocuparemos aquí de las transferencias internas por ser éstas las de mayor interés desde el punto de vista de los archivos administrativos. Se pueden aplicar dos sistemas de transferencia: Traspaso permanente o traspaso por periodos fijos.  Traspaso permanente: Ocurre cuando los documentos se trasfieren del archivo activo al semiactivo o al inactivo, a intervalos regulares de tiempo, por grupos de documentos que van cumpliendo su tramite al concluir el asunto de negociación que los generó, por considerarse asuntos cerrados o terminados. Ejemplo una investigación disciplinaria, un contrato de obra, un proceso judicial. Traspaso por periodos fijos: Se realiza a intervalos de tiempo predeterminados como cada año o cada seis meses. Este traspaso documental puede realizarse de dos maneras: Plan de un periodo: Cuando todo el material previamente seleccionado se traspasa directamente de la fase activa al archivo inactivo, en fechas prefijadas, ya sea al comenzar un nuevo año fiscal, o cada seis meses. Plan de dos periodos: Esta situación se presenta cuando en el sistema de archivos se ha definido cada una de las etapas que lo componen, de manera que los documentos de los archivos de gestión (activos) aún vigentes pero de poca consulta, se traspasan inicialmente al archivo semiactivo por un periodo que oscila entre seis meses y un año. Luego se trasfieren nuevamente al archivo inactivo, por otro periodo de tiempo. En ambas situaciones la transferencia se realiza únicamente con aquellos documentos que ameriten conservarse; de manera que, previa a la transferencia se cumpla en los periodos de menor actividad de la entidad para que no se afecte la buena marcha y organización de la empresa.
Caja para la conservación vertical: Dependiendo del sistema de ubicación de las carpetas, igualmente encontramos las cajas para conservación de los documentos.

Caja para la conservación horizontal: Este tipo de caja nos permite trasladar y conservar carpetas archivadas horizontalmente.

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