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Tema 4.- Documentos. Conceptos de

Documentos.

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Tema 4. Documentos. Conceptos de Documentos.

Documentos. Definición.
Antes de continuar hablando del mundo de los archivos tenemos que conocer qué
contienen éstos y su razón de ser: los documentos.
Por tanto, vamos a analizar el concepto de documento, tema nada trivial ni sencillo,
pensemos que en un estudio de 1982 se recogían más de 120 definiciones de este vocablo, a
las que habría que añadir las generadas desde entonces.
Si lo miramos desde el punto de vista etimológico, procede del latín documentum,
derivado del verbo docere, enseñar, instruir sobre algo.
Sin embargo, esta definición se queda pequeña e imprecisa y la vamos a matizar.

Jaques LEGoff.
httpcdn.sociologiac.net201404jaques-le-goff.jpg

El documento como testimonio histórico data del siglo XIX, y potenció su uso de manera
radical la escuela histórica positivista, identificando documento con texto escrito, de hecho, uno
de sus fundadores, Lefebvre, decía que “no existe historia sin documentos”.

Jaques Lefebvre.
Wikipedia
Pero este concepto de documento como texto escrito se ha ido ampliando, así los
estudiosos también incluyen y usan los documentos gráficos y audiovisuales, especialmente
desde los años 60, en lo que el historiador J. LeGoff define como una revolución documental,
para este historiador, el historiador en la búsqueda de una historia total debe reflexionar sobre
la noción verdadera y propia del documento.

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Sigamos ahora a Juan Carlos Galende Díaz y a Mariano García Ruipérez en un artículo
de 2003 para defnir en lo que podamos este concepto.
El Diccionario de Autoridades de 1732, define documento como “la doctrina o enseñanza
con que se procura instruir a alguno en cualquier materia, y principalmente se toma por el aviso
u consejo que se le da, para que no incurra en algún yerro o defecto”.
El diccionario de la Real Academia Española, 1970: “diploma, carta, relación u otro escrito
que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos”.
El Diccionario de uso del Español, de M. Moliner: “testimonio escrito de épocas pasadas
que sirve para reconstruir su historia”.
Por lo que podemos ver estas definiciones de los diccionarios nos aclaran poco el
contenido que tiene en la actualidad el término. Otros como Picard lo definen como toda
comunicación escrita o grabada; Dargente hace una identificación con todo conocimiento
susceptible de ser utilizado como objeto de estudio, o prueba de una proposición presentado
sobre un soporte material de cualquier naturaleza y forma.
Por todo ello vemos que los documentos han sido definidos como doctrina, enseñanza,
diploma escrito, testimonio, comunicación, conocimiento*su concepto se ha ido elaborando
poco a poco. Todo documento posee una estructura constituida tanto por la materia mediante
la cual la representación se hace perceptible (piedra, pergamino, etc.), como por el medio que
se adopta para fijar en esa materia la representación (signos gráficos) y por el contenido mismo
del documento. Los elementos que componen la estructura documental serían, pues, materia,
medio y contenido.
Alberto Tamayo, 1996: “cualquier cosa que nos dé noticias de algo que haya sucedido en
el pasado próximo o más distante”. Por lo tanto, un documento podría ser según esta definición
un cuadro, escultura, etc.
T. Schellenberg lo define como todo testimonio de la actividad del hombre fijado en un
soporte perdurable que contiene información.
Si empezamos a restringir este concepto generalista y reservamos el término documento
a aquellos que utilizan la escritura como medio para reflejar el contenido, hablamos de
documentos escritos, si obviamos los documentos narrativos nos encontramos con la reserva
de la palabra documento para la representación o reflejo escrito de las relaciones políticas,
jurídicas, sociales, administrativas establecidas entre los hombres tanto a nivel particular como
oficial.
Tendríamos que considerar también algunos conceptos que restringen aún más los
conceptos.
Así, un documento jurídico sería cualquier testimonio escrito, legalmente válido, destinado
a ser prueba jurídica de un hecho.
Un documento notarial sería “la configuración escrita (scriptura: conscriptio), y como tal
formalmente determinada, de una actuación jurídicamente relevante (negotium: actio)”
realizada por el notario, persona legalmente establecida para tal cometido.
Documento histórico, cualquier testimonio escrito que pueda dar fe de un hecho, pero
careciendo de forma y fuerza legal.
Documento administrativo, según F. González Navarro, 1997: “aquella cosa mueble
susceptible de ser incorporada directamente a un expediente -con foliación o paginación- y que
acredita, mediante escritura o cualquier signo -fotografía, dibujo-, una idea, un pensamiento o
una realización humana, o incluso una situación o aspecto de la naturaleza. Con fórmula más
breve podríamos decir también que el documento es un soporte continente de información apto
para ser incorporado a un expediente”.
Según el Diccionario de Terminología del Consejo Internacional de Archivos (CIA) (1988):
“la combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizada como
prueba o para consulta”.
Según A. Heredia Herrera (1993): en sentido amplio sería “todo registro de información
independiente de su soporte físico”.

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La Ley de Patrimonio histórico español de 1985, nos dice que el documento es: “Toda
expresión en lenguaje natural o convencional, y a cualquier otra expresión gráfica, sonora o en
imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos”.
Ahora bien, nuestro campo de acción se limita a un tipo concreto de documentos, los
documentos de archivo, veamos qué entendemos por esto.
Siguiendo a Aurelio Tanodi: “todo soporte que contiene un texto que, a su vez, es el
resultado de la actividad administrativa de una entidad, efectuada en el cumplimiento de sus
objetivos y finalidades”.
Volviendo al Diccionario de Terminología del CIA: “el testimonio material de un hecho o
acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o
privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal”.
Viendo el Diccionario de archivística de Cruz Mundet (2011): “Entidad de información de
carácter único, producida o recibida en la iniciación, desarrollo o finalización de una actividad;
cuyo contenido estructurado y contextualizado se presenta como evidencia y soporte de las
acciones, decisiones y funciones propias de las organizaciones y de las personas físicas y
jurídicas. Los componentes de un documento son contenido (el mensaje), estructura (el uso de
encabezamientos y otros dispositivos para identificar y etiquetar partes del documento),
contexto (el entorno y la red de relaciones en los que el documento ha sido creado y utilizado),
presentación (consiste en la combinación de los contenidos, de la estructura y, en el caso de
los documentos electrónicos, también del software de presentación utilizado)”.
Según C. Gutiérrez Muñoz, 1982: “los que han sido producidos o reunidos por individuos o
por instituciones en razón de las funciones y actividades que ellos despliegan para conseguir
determinados fines. Nacen o llegan al repositorio de modo orgánico, seriadamente, en forma
natural”.
Para A. Heredia, 1991, los documentos de archivo son: “los producidos o recibidos por
una persona o institución durante el curso de su gestión o actividad para el cumplimiento de
sus fines y conservados como prueba e información”.
Sin embargo, no olvidemos que no sólo vamos a encontrar en un archivo documentos
escritos sino que podemos encontrar toda clase de documentos, desde los más solemnes, y
susceptibles de ser utilizados como prueba, hasta los más simples, que se conservan como
fuente de información acerca del pasado.
Para O. Gallego Domínguez, es un documento: “producido o acumulado por una
institución o persona en el curso de su gestión o actividad para cumplimiento de sus fines,
conservado como testimonio (a título de prueba) e información”.
Para la Ley de Archivos de Andalucía de 1984: “toda expresión en lenguaje oral o escrito,
natural o codificado, recogido en cualquier soporte material, así como cualquier otra expresión
gráfica que constituya testimonio de funciones y actividades sociales del hombre y de los
grupos humanos”.
Según Gumaro Damián Cervantes, 2008: “se debe entender al documento archivístico,
como aquel que se produce en el contexto de una institución; concibiendo por ésta, a personas
tanto físicas como morales, así como públicas y privadas [*]”.
Y el marco institucional en que se generan documentos es el de la gestión administrativa,
en este marco, para que se puedan alcanzar los objetivos organizacionales, que se plantean a
partir de las atribuciones y fines propios de cada institución, deben ejecutarse una serie de
acciones que finalmente se plasman en documentos, por tanto podemos decir que un
documento administrativo no es más que el producto físico de una acción de una
administración enmarcada dentro de sus atribuciones administrativas y legales.
Estos documentos se constituyen no sólo como una constancia de hechos, es decir, como
una prueba de que la institución cumple sus obligaciones, sino que además en el momento de
su creación permiten, son parte, de dicho cumplimiento. Es entonces el documento de archivo
solo un medio para la obtención de un fin. Es resultado de una necesidad de gestión, sin el cual
ésta no puede consolidarse. Gumaro Damián Cervantes, 2008.
Martín Pozuelo-Campillo: la institución concibe al documento “[*] como un instrumento
necesario para el cumplimiento de sus fines, siendo al final éste la representación material de

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su actividad. Es esta y no otra la razón por la cual su origen es, en realidad, el rasgo
fundamental que lo caracteriza”. Se puede considerar que el documento “[*] en sus múltiples
variantes y tipologías responde a una necesidad material, posibilitando a un tiempo la
satisfacción de aquella necesidad. Su finalidad queda supeditada a la finalidad para la que el
propio documento surge.
Precisamente de esto depende que las características de clase y tipología documental no
sean resultado del azar o la arbitrariedad, las particularidades de la gestión son las que llevan a
moldear o determinar dichos rasgos en la documentación. Por esto son tan diversos los tipos
documentales, tantos como lo sean las actividades que se ejecutan en la administración de una
entidad, además esto lleva a que no encontremos fondos documentales iguales, no es posible
encontrar la misma documentación en archivos distintos.
Por todo esto podemos ir viendo distintas facetas en las distintas definiciones de
documento de archivo:
Para Arévalo Jordán, “archivísticamente hablando, significa cualquier escrito o imagen
impregnado en un soporte relativo, sirve para suministrar o conservar la información” “los
archiveros prefieren delimitar el concepto, encerrándolo en aquellos documentos producidos
por una determinada actividad, lo cual ayuda a limitar los elementos que son propios de un
archivo”.
Manuel Vázquez Murillo centra en el origen en la gestión la cualidad de documento de
archivo “[*] es un soporte modificado por un texto a él adherido que surge como resultado de
una tramitación o gestión y tiene como fin impartir una orden, testimoniar oficialmente algo o
meramente probar una información útil para el trámite”
Heredia Herrera señala a la entidad productora, planteando la distinción de los
documentos de archivo con respecto a los que se enmarcan en otros ámbitos “[*]en su
génesis que es la que los va a diferenciar, en cuanto se estiman como tales los producidos o
recibidos por una persona o institución durante el curso de su gestión o actividad para el
cumplimiento de sus fines”
Martín Pozuelo: “Considero documento de archivo el documento que resulta de un
proceso administrativo o jurídico, así como todos aquellos que hacen posible tal proceso,
recogidos en un archivo, donde paulatinamente van prescribiendo sus valores originales
sustituyéndose por otros de prueba e información”.
Veamos también la definición de Theodore R. Schellenberg, “Son todos los libros,
papeles, mapas, fotografías u otros materiales documentales, sin consideración de sus
características o formas físicas, hechos o recibidos por cualquier institución pública o privada
en secuencia de sus obligaciones legales o en conexión con la transacción de sus propios
asuntos, y preservados o apropiados para su conservación por esa institución o sus legítimos
sucesores, como evidencia de sus funciones, política, decisiones, procedimientos, operaciones
u otras actividades, o por el valor informativo de los datos que contengan”.

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Padrón eclesiástico. (Documento antiguo.)

www.juntadeandalucia.es

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Expediente. (Documento Moderno)

www.laexplosiondecadiz.es

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Con todas estas definiciones podemos entresacar una serie de características,

veámoslas:

Un documento de archivo viene definido por:

• Ser una expresión testimonial.
• La noción genérica de documento, la consideración del soporte y la
información.
• Tener un carácter auténtico, objetivo e imparcial.
• Ser, esencialmente, jurídico y/o administrativo.
• Tiene que formar parte de un fondo o conjunto orgánico.
• El origen o génesis resultante de una tramitación administrativa o
jurídica.
• La institución creadora, esto va ligado a la génesis, puesto que en
términos generales es quien realiza la gestión.
• Es el resultado del proceso natural de la actividad o gestión de una
persona o entidad pública o privada en el cumplimiento de sus funciones y fines
jurídicos o administrativos.
• Es conservado como prueba, información y continuidad de una gestión.
• Su utilidad, que se bifurca en dos vertientes y permite establecer
valores documentales; una primera vertiente vinculada a los valores primarios, que
se deriva de la razón por la cual fue generado y que está muy ligada al
cumplimiento de los fines de la entidad; la segunda vertiente, relacionada con los
valores secundarios que es resultante del paso del tiempo por la información que
puede suministrar desde una perspectiva histórica.

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Características de los documentos.

Aquí vamos a hacer una distinción entre elementos constitutivos y elementos definitorios
de los documentos:
Elementos constitutivos:
• El soporte material, donde se fija el mensaje, hasta hace 50 años sólo
pergamino o papel, hoy en día todos los materiales que sirven para fijar las
imágenes, textos o sonidos, con todos los soportes informáticos incluidos.
• Registro o medio usado para fijar el contenido, puede ser: escritura,
dibujo, sonido, imagen, caracteres móviles, bytes, etc.
• El contenido, información o mensaje que dicho documento nos quiere
transmitir y que puede ser de carácter histórico, financiero, legal, administrativo,
literario, etc.
Elementos definitorios:
• Carácter seriado; los documentos de archivos uno a uno y con el
tiempo constituyen series documentales. Al responder los documentos a una
necesidad específica, al generarse como consecuencia del cumplimiento de una
función administrativa, se producen continuamente otros con la misma naturaleza,
con una tipología documental análoga y regularmente homogénea. De esta manera
se van acumulando y conformando series documentales.
• Su génesis u origen; se producen dentro de un proceso natural de
actividad, surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor, no son
ajenas a él. . Un documento de archivo resulta de una gestión administrativa. Está
vinculado a su procedencia y por lo tanto a su contexto de creación. Es así que
para poder determinar si un documento pertenece a un archivo, habrá que analizar
su origen.
• La exclusividad; la información contenida en un documento, aunque
tenga el mismo formato o incluso los mismos participantes, nunca es igual, cada
documento es único e irrepetible. Esta característica también es consecuencia de
su génesis: el documento se produce por una necesidad utilitaria y no por voluntad.
Como resultado se obtiene una sola unidad original. Los documentos de archivo
son únicos, tanto en términos materiales como informativos. No existen dos
originales idénticos, los datos que contiene no se encuentran en otros en la misma
extensión e intensidad. Según Molina y Leyva: “[*] su condición de único viene
definida por la reunión de tres aspectos:
• Su integridad: (*) no le debe faltar ninguna de sus partes tanto las que
se refieren a sus caracteres externos como internos
• Su autenticidad: es decir que corresponde al autor, la fecha, el lugar y
el asunto que en él se consignan. Significa la constancia fehaciente de la autoría
del acto. (lo que es distinto de la veracidad, es decir, que sea cierto, porque puede
ser falso, aunque sea auténtico)
• Su ingenuidad o forma [borrador, original o copia].
• La interrelación; los documentos aislados no tienen mucho sentido
orgánico, su razón de ser viene dada por su pertenencia a un conjunto y a las
relaciones entre los integrantes de ese conjunto. Al generarse los documentos
según la secuencia de las gestiones que reflejan, se crea un estrecho vínculo de
complemento entre unos y otros, un documento aislado carece de una significación
exacta, sólo se puede tener un conocimiento completo del hecho que refleja si se
le relaciona con otros, es decir con el expediente a que pertenece. E incluso, en
éste se le debe ubicar en el sitio preciso que le corresponde para poder apreciar la
continuidad correcta de la gestión.

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Caracteres de los documentos de archivo.

Si se examina un documento de archivo objetivamente, se observa que se compone de
dos partes principales: una material, que se aprecia a primera vista por referirse al soporte, y
otra intangible que se percibe al interpretar los datos que consignan la información contenida.
A la hora de ver el valor definitorio y veraz de un documento tenemos que atender a una
serie de caracteres de los documentos, así podremos comprobar su veracidad.
De esta manera diferenciamos dos tipos de caracteres, los internos y los externos.
Al hablar de caracteres externos lo hacemos entonces de la forma, los datos evidentes,
como lo califican algunos autores. Al hablar de caracteres internos lo hacemos de su contenido,
los datos latentes.

Caracteres externos:
Los caracteres externos son el tipo, clase, formato, cantidad y forma.
Según Arévalo Jordán, “Consisten en las distintas propiedades que conforman la
apariencia y estructura física del documento, como su color, tamaño, grosor, etc.; son aquellos
que a simple vista nos dan un indicio de que trata el documento (*) agilizan la identificación
visualmente relacionada a la función que se realiza y nos dan pautas aproximadas de sus
contenidos”.
Por otro lado, hablaríamos del soporte, identifica el material sobre el que está plasmada la
información, vinculado al formato en virtud de que lo condiciona: al identificar un documento
tamaño carta, oficio o legal, implica necesariamente hablar de que está en soporte papel, por
ejemplo, o cuando se menciona una videograbación en formato VHS, forzosamente estará la
información en cinta magnética.
Molina y Leyva plantean:
“Es la configuración física del documento, que depende de los materiales utilizados para
su composición y de la manipulación para crearlo. Según la materia empleada para crear un
documento podemos hablar de: documentos en soporte papel (artesanal o industrial), soportes
fotográficos (filmes, fotografías, microformas, etc.), soportes magnéticos (cintas de vídeo, cintas
de casete, disketes), soportes ópticos (CD, DVD), soporte digital (archivos, etc.).

Cassette. Disquetes.
www.timetoast.com www.kjamsradio.com

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Atendiendo al medio por el cual se transmite la información tendremos la clase:

Legajos. archinfo20.es

• Documentos gráficos.
• Documentos fotográficos.
• Documentos textuales.
• Documentos sonoros.
• Documentos audiovisuales.
• Documentos informáticos.

El aspecto físico nos indica su formato:

• Textuales en forma de legajos, volúmenes, librosM

• Imágenes con la forma de microfilms, microformas, informáticosM
• Sonoros, cds, vinilos, casettes,M

La cantidad, nos indica el número de unidades que tenemos de documentos, es muy

importante a la hora de la conservación y va a hacer que decidamos qué se mantiene y que
se expurga. Hoy día el volumen de la documentación hace imposible que conservemos
todo lo que se produce, lo cual es un gran problema de conservación.
El tipo nos indica la información que contiene el documento y su nombre suele indicar
el tipo de información que lo define, si informa será un informe, si recibe será un recibo, si
solicita será una solicitud, etc.

Microfilms.
portal.uea.ac.uk

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La tradición formal o forma nos dice cómo nos ha llegado el documento, podemos
tener borradores, minutas, originales, copias, copias compulsadas, etc.

Caracteres internos.
Serían aquellos que conforman el contenido informativo del documento y que dan
noticia de su producción o procedencia: la entidad productora, los orígenes funcionales, la
fecha y lugar de producción y el contenido sustantivo.
Entidad productora, el autor, la persona física o jurídica, pública o privada, que
genera y produce el documento.
Origen funcional, el motivo administrativo que genera el documento, su razón de ser.
Datación tópica y crónica, nos dice el lugar y el tiempo de expedición del documento.
Contenido el tema o asunto que trata el documento, sus fines u objetivos.
La información contenida, puede ser de 3 tipos:
• Intensiva, muchos datos de pocos temas, normalmente un solo tema.
• Extensiva, pocos datos de muchos temas.
• Diversificada, diversas informaciones de diversos temas.

Clasificación de los documentos de archivo:

Haremos una primera división muy simple entre documentos individuales y múltiples:
Y ya hecha esta división veamos los ejemplos más importantes de los documentos
simples:
Registros: yuxtaposición de documentos, reunidos por el emisor, con la finalidad del
control.
Dossier: documentos agrupados en razón de un tema.
Expediente: conjunto de piezas que tratan del mismo asunto o materia, pero no está
elaborado por el archivero, sino que lo realiza el negociado u oficina correspondiente, a medida
que se va realizando el trámite en cuestión.
Respecto a las agrupaciones de documentos:
Haremos una distinción entre agrupaciones naturales y las artificiales.
Naturales:
• Fondo documental o de archivo, conjunto de documentos
procedentes de la actividad de una persona física o jurídica, pública o privada, su
reunión es fruto de un proceso natural en el que el productor genera, procesa y
conserva esos fondos.
• Sección, subdivisión del fondo identificada con la producción
documental de una unidad, división administrativa o funcional de la institución que
produce el fondo.
• Series, el testimonio documental y continuado de las actividades
repetitivas desarrolladas por un departamento o unidad administrativa en virtud de
una función.
• La unidad documental, los expedientes o documentos que
constituyen la base de todo lo anterior.

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Artificiales:
• Colecciones, conjunto de documentos creados como fruto del saber y
destinados al conocimiento. Responde a la voluntad de alguien y no a la propia
naturaleza del génesis documental.
• Secciones facticias, agrupaciones documentales realizadas de forma
voluntaria en los archivos, suelen responder a criterios de conservación o
instalación.

Edades de los documentos.

Una vez definido los documentos de archivos conozcamos uno de los principios de la
archivística, las edades de los documentos: describe el ciclo vital por el que pasan, desde su
nacimiento en su organismo de origen hasta su uso histórico o su eliminación.
Para esto vamos a seguir el Manual de Gestión de Archivos Administrativos de la
Diputación de Valladolid.
En relación con el valor de los documentos, se establecen las tres edades de los
documentos, que son los tramos en que se estructura el ciclo vital de los documentos. Los
períodos que abarque cada edad deben ser establecidos para cada serie documental en
particular, porque es característica de cada documento:

* Edad activa: Decimos que un documento está en edad activa, es un documento activo,
vivo, cuando es de plena utilidad para la finalidad para la que fue producido, es decir, cuando
tiene un valor administrativo pleno. El documento forma parte de una tramitación en marcha,
pero también se mantiene en la edad activa cuando, una vez concluida su tramitación, su
consulta como antecedente administrativo es muy frecuente. Se conservan en los archivos de
gestión.

* Edad semiactiva: La tramitación ha concluido, pero su consulta con fines administrativos

es todavía relativamente frecuente, porque en cualquier momento puede ser requerida su
consulta como antecedente de otro procedimiento o porque todavía tiene vigencia
administrativa.

* Edad inactiva: Su consulta con fines administrativos es muy infrecuente, consultándose

casi exclusivamente con fines de investigación científica y técnica.
La primera y la segunda edades se corresponden con un valor administrativo primario,
aunque se va desarrollando progresivamente un valor histórico, que se inicia desde el
momento mismo de su creación y que se desarrollará plenamente en la edad inactiva.

* Deben establecerse los tiempos de permanencia en cada etapa para cada serie.

Como vemos, las edades de los documentos no se fijan en función del valor del
documento, sino únicamente de su valor administrativo. La actividad o inactividad del
documento están en relación a su valor primario. Un documento en su edad inactiva puede ser
consultado con mayor frecuencia que en su etapa activa, sería un documento más activo desde
el punto de vista de su valor histórico, pero se le clasifica como inactivo, porque prevalece en él
su valor secundario desde el punto de vista de su utilidad para el productor: es inactivo para la
resolución de los asuntos, en función de su valor primario.

• Edad administrativa: en ella, el documento tiene pleno valor primario, servir

de garantía o prueba de un acto de naturaleza jurídica o administrativa, su uso y
consulta suele ser muy frecuente por parte de las personas que intervienen en su
creación, por tanto, deben situarse muy cerca de las oficinas en las que se gestó, en
los Archivos de Gestión o de Oficina.

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• Edad intermedia: los valores primarios han desaparecido, pero sin

desaparecer, y los secundarios, el valor informativo de todo documento, se están
iniciando, su uso y consulta son esporádicos por parte de las oficinas donde se generó,
y estos documentos deben localizarse en instalaciones distintas a las de sus primeros
usuarios, asegurando su instalación masiva de documentos a bajo coste en Archivos
Intermedios.

• Edad histórica: predomina claramente el valor secundario y su uso y consulta

tiene un destino casi exclusivamente cultural e histórico, deberá ubicarse en un local
propio destinado a su conservación definitiva, con instalaciones adecuadas para su
consulta, en Archivos Históricos.

Siguiendo las directrices de la Junta de Andalucía, Consejería de Agricultura y

Pesca podríamos hacer una clasificación de las edades de los documentos y lo que
ello conlleva archivísticamente:

1ª EDAD 2ª EDAD
Elaboración o Documento tramitado. Motivo de recurso
EDAD DE LOS 3ª EDAD
recepción del o consulta como antecedente. Uso
DOCUMENTOS Valor histórico
documento. Uso menos frecuente. Va adquiriendo valor
intensivo histórico.
VALOR VALOR VALOR
VALOR
PRIMARIO PRIMARIO/VALOR SECUNDARIO
PRIMARIO
VALORES Como instrumento SECUNDARIO
Como instrumento
DE LOS de gestión. Valor Valor histórico-
de gestión. Valor
DOCUMENTOS administrativo- Valor jurídico; valor cultural como
administrativo-
fiscal-jurídico; informativo; valor testimonio
fiscal-jurídico.
valor informativo. histórico-cultural. histórico
Archivos administrativos Definitivo
ARCHIVOS Intermedio
De oficina Central Archivo histórico
PERÍODOS DE No superior a 5
10-15 años 30-50 años Permanente
PERMANENCIA años
Eliminación en
Eliminación en
oficina: copias, Eliminación en
Archivo central de
duplicados, Archivo intermedio de
la documentación No eliminación.
documentación la documentación que
EXPURGO que en ese plazo Conservación
informativa. Sin en ese plazo carezca
carezca de valor. total.
propuesta de de valor. Propuesta
Propuesta de
eliminación de eliminación.
eliminación.
(depuración)
En las oficinas o
departamentos Depósito central Almacén masivo fuera Edificio ajeno a
UBICACIÓN
que realizan la en la institución. de la institución. la institución.
gestión.

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Por otra parte, deberíamos tocar el concepto de Valor del documento.

El valor del documento.

Se ha intentado establecer el valor en función de la finalización de la tramitación o de la

vigencia administrativa, pero esos son conceptos puramente administrativos que nos pueden
servir para establecer criterios generales o pueden ser un indicador del valor. El valor es un
concepto archivístico y lo proporciona la utilidad que los documentos tienen como antecedente
administrativo para el productor.

Cuando la tramitación administrativa aún no ha concluido, el valor administrativo de un

documento es evidente. El documento se consulta con frecuencia para que sirva de soporte la
gestión administrativa, pero el valor administrativo no lo proporciona el hecho de que su
tramitación no haya concluido, sino esa frecuencia de la consulta con una finalidad de gestión
administrativa. Cuando la tramitación ha terminado, los documentos mantienen su vigencia
administrativa durante un tiempo y, habiéndola perdido o no, pueden ser consultados con
frecuencia como apoyo a esa, por lo que mantendrán su valor administrativo pleno,
independientemente de su vigencia administrativa que, por otra parte, está establecida en el
derecho administrativo positivo de cada país.

Puede suceder que un documento pierda pronto su vigencia administrativa, pero posea
un alto valor informativo para el productor, por lo que éste lo consulta con frecuencia. El
documento ha perdido su vigencia administrativa, pero mantiene un valor administrativo pleno.
El objeto de un sistema archivístico es el fondo.

Un archivo administrativo es algo vivo, porque los documentos que conserva lo son.
Tienen su vida, transcurren por unas edades cuyo desarrollo está en función de esa cualidad
del documento de archivo como testimonio de una actividad y de la utilidad que como tal tiene
para el productor. Esta utilidad como antecedente administrativo, como antecedente para la
gestión de los asuntos, es lo que proporciona al documento su valor administrativo. Todo
documento posee un valor que nace con el documento mismo y que es la razón, el objeto, la
finalidad por la que fue producido.

Archivo secreto Vaticano.

blogthesam.blogspot.com.es

En el caso de los documentos archivísticos el objeto de su producción es el de servir de

formalización, de testimonio de un acto, de manera que se convierten en fuente directa para
dar fe de una acción concreta. En el ámbito de la Administración y de los negocios, esta
consideración de fuente primaria hace del documento como antecedente un elemento
fundamental en la gestión administrativa. Es este uso que de él hace el productor el que
proporciona a los documentos su valor. Éste no es una constante. Podemos distinguir tres

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valores esenciales en el documento, los llamados valor administrativo, valor legal y valor
histórico.

El valor legal es un valor latente que existe en tanto el documento sirva como prueba de
algo ante los tribunales. La vigencia legal de un documento está regulada por la legislación.
Aquí incluimos el valor fiscal que pudiera tener un documento. Todo documento, desde el
momento de su producción, tiene un valor que va a estar condicionado, como hemos dicho, por
su utilización. La finalidad primera de un documento es la de ser útil para la resolución de los
asuntos. Cuando un documento tiene esta utilidad diremos que posee un valor administrativo.

Valor administrativo: determinado por la vigencia administrativa y la frecuencia de su

consulta con fines administrativos

Valor legal: mientras el documento sirva de prueba ante los tribunales

Valor histórico: cuando su consulta sólo tiene una finalidad cultural o de investigación A
medida que transcurre el tiempo, la finalidad primera por la que fue producido el documento va
desapareciendo, el documento va dejando de ser necesario para la resolución de los asuntos.
Al tiempo que va desapareciendo esa utilidad, este valor administrativo, se va desarrollando
una nueva utilidad en ese documento, su utilidad para la investigación, se va desarrollando su
valor histórico, que se manifiesta plenamente cuando el documento ha perdido ya su vigencia y
su consulta tiene una finalidad cultural o científica casi exclusiva.

La vigencia de los valores administrativo e histórico está determinada, una vez concluida
la tramitación administrativa, por la frecuencia de la consulta de los documentos con fines
administrativos. Estas dos variables, la tramitación administrativa y la frecuencia de las
consultas con esa finalidad, fijarán el valor y las edades de los documentos y, como
consecuencia, las etapas de formación de los archivos administrativos.

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