Código: Sub.Ger.

Fin-16
Versión: 02
FUNCIONES Y PERFIL DEL PUESTO
Página: 1 de 3
Fecha: 27-12-16

A. NOMBRE DEL CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO DE COBRANZAS

B. POSICION EN EL ORGANIGRAMA:

• Subordinación: Jefe de Cobranzas

• Supervisión: No aplica

C. MISIÓN DEL CARGO

El Asistente Administrativo de Cobranzas, está encargado de mantener actualizada

la base de datos y estado de cuenta de los clientes, gestionar y administrar el
correcto archivo de los documentos del área, y apoyar a su Superior inmediato en
los controles a los cobradores de terreno (motorizados).

D. OBJETIVOS DEL CARGO (contribución del cargo a los resultados de la

empresa)

• Registrar las operaciones de cobro en el SAP.

• Mantener actualizada la base de datos y estado de cuenta de los Clientes.
• Gestionar y administrar correctamente el archivo del departamento.
• Suministrar la información en tiempo y forma al departamento administrativo y
contable

E. FUNCIONES (Tareas habituales y ocasionales)

 Verificar el pago realizado por los clientes y registrar en el sistema, las

recaudaciones y retenciones según las planillas entregadas por los motorizados.
 Mantener actualizado la información del SAP.
 Facilitar los reportes referentes a estados de cuentas de Clientes para la
correspondiente gestión.
 Control y seguimiento diario de la cartera asignado a cada cobrador de terreno
(motorizado).
 Realizar seguimiento a los anticipos de Clientes para su correspondiente y
correcta aplicación.
 Verificar y registrar los abonos realizados por los clientes a las cuentas
bancarias de la empresa.
 Verificar, registrar y controlar las operaciones de canje de facturas.
 Entregar al departamento de contabilidad las planillas de cobranzas, validadas
registradas en forma diaria.
 Recopilar la información sustentatoria del cliente moroso, en la central de riesgo
(INFORMCONF).
 Gestionar y administrar correctamente el archivo de documentos del área.
 Apoyar en la entrega y revisión de los documentos a cargo de los cobradores de
terreno (motorizados).
 Apoyar en la gestión de cartera corriente, de acuerdo al criterio del Jefe de
Cobranzas.

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Ignacia Jara Cristina Caballero C. Sara Laterza G.
GERENTE DE ADM. Y
SUG. GERENTE DE FINANZAS GERENTE GENERAL
FINANZAS
 Código: Sub.Ger.Fin-16
Versión: 02
FUNCIONES Y PERFIL DEL PUESTO
Página: 2 de 3
Fecha: 27-12-16

 Realizar otras actividades que en materia de su competencia le sean

encomendadas.
 Ser el canal de información entre Facturación y Cobranzas, recepción/entrega
de facturas, notas de crédito u otro documento.
 Mantener al día el registro de las retenciones en el SAP, identificando las
partidas pendientes de cobro, derivando al llamado de los clientes y conciliando
la cuenta de retenciones con el SAP vs SET.
 Ejecutar las restricciones de las cargas a destiempo de las retenciones,
gestionando con los clientes la anulación y recarga de las mismas en tiempo
actual.
 Verificar y realizar los seguimientos oportunos en la creación de las notas de
crédito por diversos motivos que puedas ocurrir, informando a su jefatura los
casos a ser ejecutados.
 Verificar oportunamente las transferencias bancarias y cheques devueltos,
realización de seguimiento de los mismos.

F. RELACION CON OTROS CARGOS (Personas con las que interactúa para
desarrollar su trabajo)

• Debe informar al Jefe de Cobranzas acerca del cumplimiento de sus funciones y

recibir de él instrucciones específicas de trabajo.
• Debe relacionarse con sus pares, clientes y entidades gubernamentales, con el
objetivo de construir sinergias de trabajo que vayan en beneficio de los
resultados de la compañía.
• Informa al Jefe de Cobranzas sobre la recuperación de cartera obtenida, dentro
de los plazos establecidos.
• Solicita e intercambia información con las áreas de facturación y ventas.
• Gestiona con el área de Tesorería, confirmación de pagos de cliente y gestiones
administrativas.
• Interactúa constantemente con el departamento de Contabilidad acerca de los
casos puntuales que puedan presentarse en los saldos pendientes o cobros, a
fin de solucionarlo en tiempo y forma.

G. RESPONSABILIDADES (Obligaciones y compromisos)

• Es responsable de registrar diariamente al sistema SAP los cobros realizados al

cliente.
• Es responsable de verificar y conciliar con el cliente los pagos realizados.
• Es responsable de una cartera de clientes corrientes.
• Es responsable de la organización y orden de los archivos de cobranza.
• Es responsable directo de informar al Jefe de Cobranzas sobre cualquier
aplicación de los procesos ya establecidos.
• Es responsable de cualquier irregularidad relacionada al manejo de las cuentas
por cobrar.
• Es responsable de resguardar información confidencial de la compañía.
• Es responsable de cuidar el patrimonio de la empresa: instalaciones, equipos,
mobiliario, etc.

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Ignacia Jara Cristina Caballero C. Sara Laterza G.
GERENTE DE ADM. Y
SUG. GERENTE DE FINANZAS GERENTE GENERAL
FINANZAS
 Código: Sub.Ger.Fin-16
Versión: 02
FUNCIONES Y PERFIL DEL PUESTO
Página: 3 de 3
Fecha: 27-12-16

• Cumplir con las normas, políticas y procedimientos de seguridad y salud

asociados a sus actividades.
• Aplicar las buenas prácticas ambientales establecidas en la organización.

H. NIVELES DE DESEMPEÑO

• Mantener al día los registros e informes del área en el SAP.

• Cumplimiento adecuado de las funciones básicas del cargo, descritas
anteriormente.

I. REQUISITOS PARA DESEMPEÑAR EL CARGO

• Deseable estudios técnicos y/o superiores concluidos o inconclusos en las

especialidades de Contabilidad, Economía, Administración, Ciencias de la
Comunicación, Ciencias Sociales y/o afines.
• Deseable experiencia en cobranzas y en recuperación de créditos.
• Experiencia en organización y archivos de documentos.

J. EXIGENCIAS FISICAS

• Esfuerzo físico reducido, correspondiente a trabajo en oficina.

• Ritmo de trabajo: fluctúa entre momentos muy acelerados y momentos en que
la intensidad del trabajo es moderada, dependiendo específicamente de la tarea
a realizar en el momento.
• Posturas requeridas: preferentemente sentado en un escritorio.

K. CONDICIONES DE TRABAJO

• Entorno físico: En oficina.

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Ignacia Jara Cristina Caballero C. Sara Laterza G.
GERENTE DE ADM. Y
SUG. GERENTE DE FINANZAS GERENTE GENERAL
FINANZAS