UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PANAMÁ

CENTRO REGIONAL DE COCLÉ

FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
LICENCIATURA EN LOGÍSTICA Y TRANSPORTE MULTIMODAL
DISEÑO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

ASIGNACIÓN GRUPAL N°2

Pertenece a:

Kenia Arias 2-740-2455

Edwin Pérez 2-739-1556

Berta Rivera 2-739-55

Joel Sánchez 2-749-2287

Profesora:

Betzaida Alaín

Fecha de Entrega:

21-4-20

Grupo:

62L241

Año Lectivo:

2020

I Semestre
Indicaciones:

 Confórmese en su equipo de trabajo de forma virtual

 Realice la lectura del caso
 Conteste las preguntas
 Comente en clase
 Coloque en la plataforma Moodle en la fecha indicada.

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Caso: Empresa Feri Events, se dedica a planificar, estructurar y coordinar actividades turísticas,
feriales y artesanales en todo el país y algunos países centroamericanos. Por esta razón en el
departamento de Contrataciones y abastecimiento se debe de contratar un gran número de
personal que se desempeñan en áreas como: cantantes, artesanos, recreadores, otros. Esta
empresa maneja un gran flujo de información llevándolos en la actualidad de forma manual y en
plantillas de Excel, dificultando el manejo de los datos y acceso a la información.

Entre las problemáticas que presentan es la falta de control de cada expediente, los mismos se
almacenan en un archivador, cuando se necesitan se deben de revisar carpeta por carpeta,
proceso que resulta tedioso, complejo por el gran volumen que se maneja, ocasionando pérdida
de tiempo, de datos ya que muchas carpetas tienen hojas sueltas, deterioradas.

Otro tema es que en este departamento todas las personas tienen acceso, ya que pasan por
este lugar para llegar a la cafetería, en ocasiones se ha realizado llamados de atención a
colaboradores por andar fisgoneando archivos. En pocas palabras no hay confidencialidad ni
privacidad de la información.

Usted ha sido contratado como especialista en el tema y debe de presentar a la gerencia un

informe puntual, relevante y convincente, ya que no cuenta con mucho tiempo para atenderle.
Desarrollo:

a- Problemática existente
El problema principal de esta empresa, es que por sus múltiples actividades que realiza
se maneja demasiada información, la cual no está siendo almacenada adecuadamente
por un sistema de información para las gestiones del negocio. Mantener apuntes y hojas
archivadas en un lugar accesible ,hace que se escape información confidencial de la
empresa ; lo cual no es beneficioso para la misma, al igual que se pierde mucha
información valiosa por el deterioro del tiempo, también por ser expedientes elaborados
manualmente hace que le tome mucho tiempo a los administradores organizar y archivar
toda esa información.

b- Justificar ante la gerencia porque es importante el sistema de información

automatizado en el departamento
Los sistemas de información automatizada, juegan un papel muy importante en la
sociedad, por ser una herramienta poderosa y alterna para apoyar a los gerentes
individuales a tomar mejores decisiones cuando los problemas no sean los habituales y
cambien constantemente, también les ayuda a los colaboradores a tomar decisiones de
manera más eficiente, así como también, ayudan a la alta dirección a monitorear el
desempeño de la empresa o institución a identificar problemas estratégicos y
oportunidades. Dentro de los beneficios se pueden mencionar: acceso rápido a la
información sin desperdiciar tiempo buscando en archivadores, se utilizan software que
mantengan seguros los archivos y que solo el personal autorizado tenga acceso a dicha
información manteniendo así la seguridad y la privacidad, de igual manera reduciría el
tiempo de ocio entre los empleados, se pueden realizar actualización automática en los
archivos, ayuda al seguimiento continuo de la información, permiten crear un red con
diversos departamentos facilitando la información entre ellos.
 c- Alcance y beneficios que se obtendrán con la implementación de un SI

Debido al mal control de la información en la Empresa Feri Events, ase desea implementar un
sistema de información como herramienta de apoyo al personal del departamento de
contrataciones y abastecimientos, con el fin de automatizar las tareas y procedimientos
cotidianos realizados en la empresa de forma manual, y poder digitalizarlos con la finalidad de
que el proceso se vuelva lo más eficiente posible.

Al ser implementado este sistema de información la empresa obtendrá beneficios como los
siguientes:

 Acceso rápido a la información.

 Motivación en el personal.
 Generación de expedientes al instante, que permiten corregir fallas difíciles de detectar y
controlar con un sistema manual.
 Evitar pérdida de tiempo recopilando información que ya está almacenada en bases de
datos.
 Generación de nuevas dinámicas, utilizando medios informáticos como el correo
electrónico, multimedia, tele conferencia, acceso directo a bases de datos y redes
nacionales e internacionales.
 Mayor Capacidad.
 Reducción de costos.
 Disminuye los errores.
 Integración de los diferentes departamentos que conforman la organización.
 Mayor seguridad.
 Incrementa la efectividad en las operaciones de la empresa.
 d- ¿Qué requerimiento tiene el personal que labora en ese departamento? (Lo que
desea le sea mejorado)

Los requerimientos que se necesita para el personal que labora en el departamento

contrataciones y abastecimiento son:

Crear cultura informática, para que el personal este actualizado en el uso de las
herramientas informáticas.
Mantener la ética profesional, evitando la violación de la privacidad de documentos
confidenciales.
Liderazgo responsable.
Creatividad.
Trabajo en equipo.
Mantener la eficiencia al máximo nivel.
Seguir reglas, políticas y procedimientos explícitos al utilizar la información.
Responsabilidad, el personal del departamento de contrataciones y abastecimiento debe
ser consciente de la importancia de toda documentación que maneja, de igual forma
deben cumplir con sus tareas, siempre valorando las consecuencias de sus actos.
Compromiso.