GUIA PARA EL TALLER/LA SIMULACION/ EL JUEGO DE ROLES/

ESTUDIO DE CASO

Proceso: Gestión de la Formación Profesional Integral

SIG Procedimiento: Ejecución de la Formación Profesional Integral

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1. DATOS GENERALES

Programa de Formación: Tecnólogo en Gestión Administrativa

Proyecto de la Formación Fortalecimiento de los procesos administrativos en las
Profesional: Mypes del departamento de Santander
Tramitar correspondencia de acuerdo con procesos
Competencia: técnicos y normativa
Actividad de Aprendizaje: Recibo y Despacho de Documentos
Evidencia de Desempeño y/o producto:
• Cuestionario sobre recibo y despacho de documentos.
Criterios de Evaluación:
•Aplica los procedimientos en la recepción y despacho e interpreta las tablas de retención
documental, de acuerdo con la normativa y las políticas institucionales.
 Usa los canales o medios de ingreso de los documentos., acuerdo con la normativa, las
políticas institucionales.
 Envía la documentación de despacho de acuerdo con la normativa y políticas institucionales.
 Usa los canales o medios de despacho de los documentos., acuerdo con la normativa, las
políticas institucionales.

Duración de la evaluación:
4 horas
Nombre del Aprendiz (a) en formación: Jisseth Katherinne Ramos Ortega
No. de ficha: 2513161
Centro de formación: Centro de Servicios Empresariales Y Turísticos
Regional: Santander
Nombre del Instructor (a) Hermes Redondo _

2. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO:

Querido Alumno aprendiz:

Este taller ha sido elaborado con el fin de recoger evidencias de su conocimiento sobre los
procedimientos de recibo y despacho de documentos. Lo(a) invito para que diligencie la
actividad y la entregue al Instructor(a) formador(a).

La realización de este taller se realizará en parejas con el objeto de afianzar sus conocimientos
sobre el tema que desarrollará el instructor en el ambiente de aprendizaje.
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Finalizado el taller debe realizar un mapa mental donde evidencie su aprendizaje referente al
tema de recibo y despacho de documentos. El mapa puede ser de forma manuscrita o digital
(según aplicaciones recomendadas por el instructor)

3. CONTENIDO y/o SITUACION DESCRIPTIVA:

ACUERDO 060 DE 2001

1. ¿Cuál es la diferencia entre las comunicaciones oficiales y la correspondencia?

Que las oficiales son transmitidas por la entidad y la correspondencia es de carácter privado.

2. ¿Qué es la radicación de comunicaciones oficiales?

Procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de
envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento.

3. ¿Qué es el registro de comunicaciones oficiales?

Actividad por medio de la cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o
automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas.

4. ¿Qué documento establece los cargos de los funcionarios autorizados para las firmas
responsables en las comunicaciones oficiales?
Art.4 Los manuales del procedimiento.

5. ¿La radicación consecutiva de los documentos es continua o debe reiniciarse? ¿Cada cuánto
debe reiniciarse la radicación consecutiva?
Se realiza cada año, utilizando sistemas manuales o automatizados.

6. ¿Qué aspectos deben tenerse en cuenta para la conservación de la información en soportes

diferentes al papel?
Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en
contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir
acidez al soporte.
Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben
seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación
y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de
recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos.

7. ¿Cuál es el procedimiento para seguir en el caso de las comunicaciones recibidas?

Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser
revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de
origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba
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enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad,
se procederá a la radicación del mismo.
¿Qué se hace cuando una comunicación que se recibe no esté firmada ni presente el nombre
del responsable o responsables de su contenido?
Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el
nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará
anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se
determinarán las acciones a seguir.

8. ¿Cuáles son los procedimientos para el manejo de las comunicaciones oficiales enviadas?
Se deben elaborar en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la
primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta
los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de
correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental.

9. ¿Qué ley regula el manejo de las comunicaciones oficiales por correo electrónico?
La Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas.

10. ¿Qué elementos de la imagen corporativa deben tenerse en cuenta en la elaboración de

oficios, cartas, memorandos y otros? ¿Qué normas se siguen para la producción de estos
documentos?
La manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas
ICONTEC, existentes para el efecto.
La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, el número
de fax institucional, la dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la
entidad.

RECIBO DE DOCUMENTOS
1. Hay dos formas para llevar a cabo los procedimientos de recibo y despacho de documentos.
¿Cuáles son?
2. Según el destinatario, ¿cómo se clasifican las comunicaciones?
3. ¿Cuáles son los (7) pasos para el recibo de documentos?
4. ¿Cuáles son las clases de Recepción? Dé ejemplos de cada una
5. ¿Qué labor se cumple en el paso de Recepción?
6. ¿En qué consiste la clasificación de documentos?
7. ¿En qué grupos se separan los documentos?
8. ¿En qué consisten la revisión de documentos?

DESPACHO DE DOCUMENTOS

1. Describa los (8) pasos para el despacho de documentos

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2. ¿Quiénes pueden firman documentos en una entidad?

3. ¿El número consecutivo y fecha en donde debe ir estampado?
4. Mencione los servicios del correo
5. ¿Qué debe hacerse si hay errores en la numeración de actos administrativos?
6. Mencione los requisitos que debe cumplir un documento para su respectivo envío.
7. Para cumplir con las normas Icontec y del correo, diga cómo debe escribirse la localidad del
destinatario.

4. EVALUACIÓN:

Observaciones:

Recomendaciones:

Juicio de Valor:

Observaciones del evaluado:

Ciudad y Fecha: Instructor (a):

Aprendiz(a):