PROCEDIMIENTO GENERAL PG ADM COM 04

COMPRAS NACIONALES Rev.: 00

UTILES / ACTIVOS/ SERVICIOS Hoja: 1/4

Proyectado por Revisado por Aprobado por

Jefe de Compras y Sum. – J. Silva R.D. - V. Siani Gte. Adm. - L. Vera

DESCRIPCIÓN DE LAS
Emisión
MODIFICACIONES:
FECHA DE VIGENCIA: 18.10.07

1. OBJETIVO
Definir el sistema a utilizar para el proceso de compras de los sgtes:
1.1- Bienes de Uso :
a- Útiles de Oficina e insumos para servicio de limpieza.
b- Activos
c- Servicios Varios

2. ALCANCE
El presente documento será aplicable al proceso de compras de los bienes citados en el punto anterior.
Desde: Recepción del pedido de compra.
Hasta: La recepción del bien o su entrega al sector solicitante. Además del registro del documento generado por la
compra, en el sistema de gestión (confección de Orden do Compra).

3. RESPONSABILIDADES Y PROCEDIMIENTOS

3.1. Bienes de Cambio.

Paso Responsable Actividad

1. Análisis de UTILES DE OFICINA

necesidad de  El encargado del área identifica mensualmente las necesidades
reposición de reposición de útiles de oficina necesarios para todo el mes.
Gerencias  Procede a enviar por correo electrónico la planilla
Jefes/Supervisor del correspondiente, al auxiliar de Compras/Suministros.
Area/ Encargadas del  La planilla lleva el nombre de “Formato nota de pedidos”, y
servicio de deben ser completados los sgts. datos: Fecha, Departamento,
limpieza/Auxiliar Descripción o Especificación, Cantidad.
Compras Suministros ARTICULOS DE SERVICIOS GENERALES
 Las encargadas del servicio de limpieza completan una planilla
de pedidos de todos los artículos necesarios para el
mantenimiento del local durante el mes.
 La planilla lleva el nombre de “Pedidos de Servicios Generales”,
y deben ser completo los sgts. datos: empresa, encargada/o,
fecha actual, fecha último pedido, cantidad, artículos.
 La planilla le hacen entrega al Auxiliar de Compras/Suministros.
ACTIVOS
 Las gerencias solicitan la compra de un activo previo
análisis con la gerencia general.
 Una vez definido se procede a solicitar al Jefe de
Compras y Suministros y el auxiliar de Compras y
Suministros vía mail.
SERVICIOS VARIOS
 El gerente, Jefe y/o Supervisor de Area, identifica la
necesidad de contratar un servicio.
Procede a enviar via mail la solicitud de contratar el servicio al
auxiliar de Compras y Suministros.

2. Solicitud de COMPRA DE UTILES DE OFICINA

Reposición Útiles  El Auxiliar recibe los pedidos vía e-mail, los unifica en una
de Auxiliar de carpeta de archivo Excel
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Paso Responsable Actividad

Oficina/Artículos Compras/Suministros/  Define el proveedor al cual solicitar los pedidos
para Servicios Proveedor  El Auxiliar de C y S Unifica los pedidos y procede al envío de
Generales la planilla al proveedor via fax / e-mail
 El proveedor confirma la recepción del mismo por teléfono.
Posteriormente coteja cada uno de ellos con el auxiliar de
Compras y S, consecutivamente procede a la Preparación para
remisión de los útiles solicitados
COMPRA DE ARTICULOS PARA SERVICIOS GENERALES
 El auxiliar recibe la planilla de solicitud de reposición de
Servicios Generales, y lo analiza con las encargadas.
 El Auxiliar de Compras y S. Define los insumos que serán
solicitados.
 Define el proveedor al cual solicitar los pedidos
 Remite la planilla al proveedor vía fax / e-mail
 El proveedor confirma la recepción del mismo telefónicamente.
 El proveedor y auxiliar de compra cotejan cada uno de los
insumos solicitados
 El proveedor procede a la preparación de lo solicitado para su
posterior remisión.
ACTIVOS
 El Jefe de Compras y Suministros solicita al auxiliar de
Compras que gestione el pedido de 3 presupuestos para
ser analizado.
 El Jefe de Compras y Suministros analiza los
presupuestos enviados y remite al área solicitante para su
posterior análisis en conjunto.
 Previo acuerdo de ambas partes se procede a la compra
previa conformidad estampando en el presupuesto
aprobado el sello y firma del solicitante y el Jefe de
Compras y Suministros.
 El jefe de compras solicita al auxiliar la confección de la
orden de compra, y se autoriza en el sistema de acuerdo
al nivel establecido en la política.
 El auxiliar de compras imprime la orden de Compra y
confirma al proveedor el pedido telefónicamente.

SERVICIOS VARIOS
 El auxiliar de Servicios Generales realiza las gestiones
inherentes al pedido para la contratación del servicio
solicitado.
 El auxiliar de Compras y Suministros recibe la solicitud via
telefonica de la necesidad de algun servicio
 Dicha información lo generan las encargadas del servicio de
limpieza, y, ocasionalmente personas vinculadas a ese sector.
 El auxiliar de Compras y Suministros se comunica con el
proveedor encargado de brindar el servicio solicitado.
 Una vez finalizado el servicio, el proveedor comunica al
auxiliar de Compras y Suministros.
El auxiliar de Compras y Suministros realiza la certificación del
servicio y brinda su conformidad al proveedor.
 El proveedor remite la mercadería con la documentación
Auxiliar de Compras y repaldatoria (Factura / Nota de Remisión.)
3. Recepción del Suministro  El auxiliar de Compras y suministros recepciona la
Pedido mercadería.
 Verifica las facturas (cantidades y precios acordados), asi
como de la forma de entrega.
Procede a la recepción de los insumos.

4. Control y Auxiliar de Compras y  Recibe del proveedor el original y copia de la Factura. Recibe
verificación de Suministros además otros documentos relacionados.
facturas  Realiza los siguientes controles :
 Que la Factura corresponda a una compra autorizada.
 Que la Factura contenga los datos correctos de Protek
(Razón Social, N° de RUC y Dirección). En caso que alguno
de estos datos sea incorrectos devuelve la factura al
proveedor.
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Paso Responsable Actividad

 Si la Factura reúne las condiciones procede a registrar la
recepción de la factura con el sello “A” de recepción sin
compromiso que se indica en el ANEXO 1 en la copia de la
factura.
 Completa fecha, firma y sello personal en la copia.
 Devuelve la copia de la factura debidamente sellado y firmado al
proveedor.
 Informa al proveedor la fecha de pago a proveedores, de
acuerdo al calendario descrito en el ANEXO 2.
 Registra en el cuaderno de “Documentos recibidos “los datos de
la factura recibida.
 Coloca en la factura el sello B de Cuentas a Pagar. Firma y sella
en el lugar que le corresponde.
 Adjunta al legajo - si corresponde - los sgtes. Documentos:
Presupuestos, Ordenes de Compras, Remisiones, etc.
 Si la Factura no tiene Orden de Compra, procede a ingresar en
el sistema de gestión:
 Registra los datos del proveedor, factura, fecha, montos,
dpto. Solicitante.
 Coloca el n° de OC en el sello B. Firma y sello personal.
Guarda la factura con los demás documentos recibidos hasta el
momento de su entrega diaria al Dpto. De Contabilidad.

4. Envío de lo Auxiliar de Compras y  El auxiliar de Compras y Suministros comunica la recepción

adquirido al Suministros y/o disponibilidad de lo solicitado
sector  Envía y/o pasan a retirar (previa coordinación) los insumos
correspondiente solicitados (Útiles e impresos)

1.1 ANEXO 1 - SELLOS

SELLO “A” - Recepción sin compromiso

La recepción de la presente no implica conformidad,

aprobación y/o aceptación de términos expresados en
la misma ni de su contenido.
Fecha:......................................................................
Firma: .....................................................................
Aclaración: ..............................................................
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OBS: De acuerdo a la compra para una de las empresa del grupo se registra con el sello correspondiente de cada
empresa (Protek S.R.L, Monital S.R.L, Masiva S.A)

SELLO “B”

CUENTAS A PAGAR O.C. N° Asto. N°: OP N°:

Autorizaciones

Compras Contabilidad Tesorería Gcia. Adm