PROCEDIMIENTO E-EMP/UAyP/P/543

CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS DE Versión Nº 3

BIENES Y SERVICIOS

PROCEDIMIENTO DE
CONTRATACIONES
ADMINISTRATIVAS DE
BIENES Y SERVICIOS

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Nombre:  Lic. Yamile del
Lic. Deydra Fernanda Rosario Ibañez Flores.
Ing. Avelino Flores Copa.
Maldonado Chávez.  Lic. Luis Fernando
Mollinedo Peralta.
Cargo:  Gerente
Administrativo
Responsable de Bienes y Financiero
Gerente General
Servicios  Jefe Unidad de
Administración y
Personal
Firma:

Fecha:
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CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS DE Versión Nº 3

BIENES Y SERVICIOS

Contenido
1. OBJETO.......................................................................................................................................... 3
2. ALCANCE..................................................................................................................................... 3
3. MARCO LEGAL........................................................................................................................... 3
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS ........................................................................................ 3
5. RESPONSABLES .......................................................................................................................... 4
6. PROCEDIMIENTO ...................................................................................................................... 4
6.1. Evaluación al proveedor .................................................................................................. 4
6.2. Elaboración del contrato................................................................................................... 5
6.3. Modalidades de pago ....................................................................................................... 6
7. REGISTROS ................................................................................................................................... 6
8. ANEXOS ........................................................................................................................................ 6
9. CONTROL DE CAMBIOS .......................................................................................................... 7
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BIENES Y SERVICIOS

1. OBJETO
El presente procedimiento establece la metodología de las Contrataciones Administrativas
de Bienes y Servicios de EMAPA, basado en el Reglamento Específico del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios RESABS-EPNE; y su adecuación con la Norma ISO:
9001 2008.

2. ALCANCE
El presente procedimiento es de aplicación obligatoria para todas las Contrataciones
Administrativas (ejecutadas por la Gerencia Administrativa Financiera) de las Gerencias,
Áreas y Oficinas Regionales de EMAPA, que no se relacionen con los procesos inherentes
a las funciones y ámbito de aplicación de las áreas sustantivas de EMAPA.

3. MARCO LEGAL
 D.S. 0181 de Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.
 Norma NB ISO 9001: 2008 Sistema de Gestión de la Calidad.
 Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (RE-
SABS)
 Manual del Sistema de Gestión de la Calidad E-EMP /SGC/MC/201
 Decreto Supremo Nº 29710 párrafo 1 artículo 2º.

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
 EMAPA: Empresa de Apoyo a la Producción de Alimentos.
 MAE: Máxima Autoridad Ejecutiva.
 Responsable del Proceso de Contratación Directa Administrativa: Servidor
público que por delegación de la MAE, es responsable por la ejecución del proceso
de contratación y sus resultados.
 Unidad Administrativa y de Personal (UAyP): Es la unidad de la entidad
contratante, encargada de la ejecución de las actividades administrativas de los
subsistemas de contratación, manejo y disposición de bienes y servicios.
 Unidad Financiera (UFI): Es la unidad de la entidad contratante, encargada de la
ejecutar los pagos.
 Responsable de evaluación o Comisión de calificación: El Responsable de
Evaluación y los integrantes de la Comisión de Calificación son servidores públicos
de la entidad técnicamente calificados para efectuar la evaluación de las propuestas
recepcionadas para una determinada contratación.
 Responsable o Comisión de Recepción: El Responsable y los integrantes de la
Comisión de Recepción son servidores públicos designados para efectuar la
recepción del bien o servicio contratado.
 Otras definiciones: Ver Decreto Supremo Nº 0181 (Normas Básicas del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios), Articulo Nº 5 (Definiciones), pagina 5.
 Proveedor: organización o persona que proporciona un producto o servicio.
 POA: Programa Operativo Anual
 PAC: Programa Anual de Contrataciones

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5. RESPONSABLES
 El Gerente General es la autoridad responsable de todos los procesos de
contratación, desde el inicio hasta su conclusión, quien mediante Resolución
Administrativa designara a los responsables de los procesos de contratación.

 Gerente Administrativo Financiero.- Servidor público que por delegación de la

MAE, es responsable por la ejecución del proceso de contratación y sus resultados,
en contrataciones para montos mayores a Bs. 1.000.001.

 Jefe Unidad de Administración y Personal.- Servidor público que por delegación de

la MAE, es responsable por la ejecución del proceso de contratación y sus
resultados, en contrataciones entre Bs. 1 a 1.000.000.

 Unidad Solicitante, realiza la solicitud del bien o servicio a ser adquirido,

indicando dentro de las especificaciones técnicas o términos de referencia el precio
referencial, una vez recepcionado el bien o servicio deberá realizar la evaluación o
re evaluación.

6. PROCEDIMIENTO
De acuerdo al RESABS de EMAPA se han elaborado los diagramas de flujo presentados en
los anexos, en los cuales se describe como se realizan las contrataciones administrativas de
bienes y servicios.

Se establecen las siguientes modalidades y cuantías para las contrataciones en EMAPA:

 Procedimiento de contrataciones administrativas en la modalidad de contratación

menor hasta Bs. 50.000. (Anexo 1)
 Procedimiento de contrataciones administrativas para montos entre bs. 50.001 a Bs.
1.000.000. (Anexo 2)
 Procedimiento de contrataciones administrativas para montos mayores a Bs.
1.000.000. (Anexo 3)
 Procedimiento de contrataciones de alquileres de inmuebles. (Anexo 4)
 Procedimiento para contrataciones comprendidas en el art. 72 incisos a), c), g) y h).
(Anexo 5)

6.1. Evaluación al proveedor

Una vez efectuada la recepción del bien o servicio, la Unidad Solicitante deberá efectuar
la evaluación o reevaluación, cuando corresponda, de los proveedores, de igual
manera, en todos los procesos de contratación y según determina el art. 43 de Decreto
Supremo N° 181, no podrán participar los proveedores comprendidos en dicho artículo.

En función al artículo 3 de la norma citada anteriormente, el Responsable del Proceso

de Contratación designará al Responsable o Comisión de Recepción para la evaluación

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de los proveedores al momento de la presentación de la Conformidad o el Informe de

Recepción calificándolo según las siguientes consideraciones:

 Llenará el Registro (E-EMP/UAyP/P/543 R02 Evaluación del Proveedor Anexo 7),

verificando el grado en que el proveedor cumplió con los requisitos como:
condiciones técnicas, precio, tiempo de entrega y garantías que respaldan que
fueron cumplidas.
 Sí se mantiene el nivel de prestaciones satisfactorias, en el caso de proveedores
recurrentes.
 Calificar y registrar en el padrón de proveedores.

Durante la evaluación de cotizaciones y propuestas se evaluará al proveedor de

acuerdo a los criterios establecidos en el formulario E-EMP/UAyP/P/543 R02
“Evaluación del Proveedor” (anexo 7), para todos los bienes o servicios comprados.

La reevaluación de los proveedores se la realizará una vez al año, solamente para las
compras y servicios recurrentes que vuelvan a contratarse para una nueva gestión para
tal propósito se emplea el registro E-EMP/UAyP/P/543 R03 “Reevaluación del
Proveedor”.

6.2. Elaboración del contrato

Corresponderá la elaboración de contrato si la entrega es efectuada en un periodo

mayor a 15 días calendario.

El contrato es elaborado por el Analista Jurídico utilizando como insumo la información

contenida del proceso de contratación, que incluye: certificación presupuestaria,
certificación POA, certificación PAC (si aplica), Registro Único de Proveedores – RUPE
(si aplica), Propuestas de los Proponentes, el Informe de calificación de propuestas (si
aplica), los términos de referencia o especificaciones técnicas y la documentación legal
exigida al proveedor. La revisión y aprobación del contenido del contrato son
realizadas por el Asesor Jurídico.

El Gerente Administrativo Financiero antes de la firma podrá revisar el contrato

cuando considere necesario haciendo llegar sus observaciones a la Unidad de Asesoría
Jurídica para realizar las correcciones correspondientes.

En todos los casos los contratos deberán ser impresos en 4 ejemplares, de los cuales uno
corresponde al proveedor, uno al archivo de la GAF, uno para Asesoría Legal para su
información a la Contraloría General del Estado y uno se queda archivado en el
expediente original con el que se solicitará el pago.

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6.3. Modalidades de pago

6.3.1. Pago a Beneficiario SIGMA o SIGEP

Una vez se cuente con el Informe de Recepción Definitiva o la Conformidad del
bien o servicio adquirido que elaborará el Responsable o Comisión de Recepción, la
UAyP mediante Comunicación Interna o Informe, según corresponda, remitirá los
antecedentes del proceso de contratación a la UF para su correspondiente pago.

Con la documentación original del proceso de contratación recibida por la UF se

registrarán el Comprobante de Ejecución Presupuestaria de Gastos – C31 que
contendrá en la glosa el número de proceso de contratación asignado por la UAyP,
incluyéndose además el nombre del proveedor y/o empresa proveedora, número
de factura, número de informe técnico de solicitud de pago entre otros que se
consideren relevantes. (Si se trata de alquileres se debe especificar el mes que se
paga).

El formulario C31 se elabora, aprueba y firma digitalmente en el software del

SIGMA, será rubricado por el Analista Financiero que elaboró el comprobante, el
Jefe Unidad Financiera que lo aprueba y el Gerente Administrativo Financiero. El
comprobante será adjuntado al proceso original bajo la custodia de la Unidad
Financiera.

7. REGISTROS
 E-EMP/UAyP/P/543 R01 Formulario de Solicitud de Adquisición y Contratación
 E-EMP/UAyP/P/543 R02 Evaluación del Proveedor
 E-EMP/UAyP/P/543 R03 Reevaluación del Proveedor
 Informe de Solicitud de Pago
 Comunicación Interna de Solicitud de Pago
 Comprobante de Ejecución Presupuestaria de Gastos – C-31

8. ANEXOS

Anexo 1: Procedimiento de contrataciones administrativas en la modalidad de

contratación menor hasta Bs. 50.000.
Anexo 2: Procedimiento de contrataciones administrativas para montos entre bs. 50.001 a
Bs. 1.000.000.
Anexo 3: Procedimiento de contrataciones administrativas para montos mayores a Bs.
1.000.000.
Anexo 4: Procedimiento de contrataciones de alquileres de inmuebles.
Anexo 5: Procedimiento para contrataciones comprendidas en el art. 72 incisos a), c), g) y
h).
Anexo 6: Formulario de Solicitud de Adquisición y Contratación.
Anexo 7: Evaluación de Proveedores
Anexo 8: Reevaluación de Proveedores

Elaborado por: : EMAPA/GAF/UAyP/LM/dm Fecha: 13/11/2014 Pag 6 de 7

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Anexo 9: Informe de Solicitud de Pago

Anexo 10: Comunicación Interna de Solicitud de Pago
Anexo 11: Conformidad Suministro de Combustible
Anexo 12: Orden de Servicio/Compra para Contrataciones comprendidas en el art. 72
incisos a), c), g) y h) del Decreto Supremo N° 181

9. CONTROL DE CAMBIOS
Revisión Fecha Cambio efectuado
1 30/08/10 Se incluye el acápite 6.10 de Puntos de control donde se
establecen dos puntos de control en los Procesos de
Contrataciones Administrativas de Bienes y Servicios.
2 Se actualizó todo el documento en función al RESABS
aprobado con Resolución de Directorio RD03-004-13 del
26/09/13.

Elaborado por: : EMAPA/GAF/UAyP/LM/dm Fecha: 13/11/2014 Pag 7 de 7

 ANEXO 6

REGISTRO E-EMP/UAyP/P/543 R01

FORMULARIO DE SOLICITUD DE ADQUISICION Y Versión 2
CONTRATACION

FORMULARIO DE SOLICITUD DE ADQUISICION Y CONTRATACION

DE CARGO

ÁREA LUGAR/FECHA

PARA CARGO Responsable del Proceso de Contratacion

OBJETO DE LA CONTRATACIÓN

FIRMA SOLICITANTE AUTORIZACIÓN

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

COSTO
ITEM CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIÓN P/UNIT
TOTAL

Precio Referencial Bs.

 ANEXO 7

REGISTRO E-EMP/UAyP/P/543 R02

EVALUACION DE PROVEEDORES VERSION 3

Fecha de Evaluación: _________/_________/__________

NOMBRE O RAZON SOCIAL: _______________________________________________________

RAMO DEL NEGOCIO: Fabricante Distribuidor Importador

Representante Directo Servicios Otro______________

ESPECIFICACION
CALIFICACION
CONTRACTUAL
Factor 1 2
3 Total=
Fecha No cumple con lo Cumple con lo
Supera lo solicitado Factor*calificaci
solicitado solicitado
ón
Calidad del bien/servicio 3
Cumplimiento con
Especificaciones 4
Cantidad disponible 3
Precio 4
Tiempo de entrega 3
Atención brindada 1
Atención las quejas u
observaciones 2
TOTAL:
PORCENTAJE TOTAL SOBRE 60
TIPO DE PROVEEDOR
PUNTOS:

VoBo RESPONSABLE DE EVALUAR EL

DESEMPEÑO

RESULTADOS DE LA EVALUACION DEL PROVEEDOR:

Nombre y Firma del Evaluador

CALIFICACION: PUNTAJE:
50-60% : PROVEEDOR CLASE A, Proveedor preferente
40-49% : PROVEEDOR CLASE B, Proveedor confiable
20-39% : PROVEEDOR CLASE C, Proveedor en observación
MENOR A 20% : PROVEEDOR CLASE D, Retirar de lista de proveedores
 ANEXO 8

REGISTRO E-EMP/UAyP/P/543 R03

REEVALUACION DE PROVEEDORES VERSION 3

Fecha de Evaluación: _________/_________/__________

NOMBRE O RAZON SOCIAL: _______________________________________________________
RAMO DEL NEGOCIO: Fabricante Distribuidor Importador

Representante Directo Servicios Otro__________________

ESPECIFICACION
CALIFICACION
CONTRACTUAL
Factor 1 2 3 Total=
Fecha No cumple con lo Cumple con lo Supera lo solicitado Factor*calificaci
solicitado solicitado ón

Calidad del bien/servicio 3

Cumplimiento con
Especificaciones 4
Tiempo de entrega 3
Precio 4
Satisfacción del cliente
interno 4
Atención las quejas u
observaciones realizadas 2
TOTAL:
PORCENTAJE TOTAL SOBRE 60
TIPO DE PROVEEDOR
PUNTOS:
VoBo RESPONSABLE DE EVALUAR EL
DESEMPEÑO

RESULTADOS DE LA EVALUACION DEL PROVEEDOR:

Nombre y Firma del Evaluador

CALIFICACION: PUNTAJE:
50-60% : PROVEEDOR CLASE A, Proveedor preferente
40-49% : PROVEEDOR CLASE B, Proveedor confiable
20-39% : PROVEEDOR CLASE C, Proveedor en observación
MENOR A 20% : PROVEEDOR CLASE D, Retirar de lista de proveedores
 ANEXO 9
INFORME DE CONFORMIDAD

EMAPA/GAF/UAyP/ INF/Nº XXX/14

A : XXXXXXX
GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO

DE : XXXXXXX
LLENAR CARGO DEL SOLICITANTE
FECHA : La Paz, XXXXXXX

REF. : Conformidad de Servicio XXXXXX “Proceso UAyP/CD/XXX/14”

1.- ANTECEDENTES

Mediante Contrato/Orden de Compra o Servicio ………suscrito entre el Sr/Empresa………. y nuestra

Empresa, se establece la prestación del servicio de……… con vigencia del …….hasta………..cuya
Clausula….. establece (que el canon mensual de arrendamiento propuesto y aceptado por ambas
partes es de Bs. XXXX. (XXXX 00/100 del galpón ubicado …………………… de la ciudad de…….) la
adquisición de XXX.

2.- ANALISIS

En función a la clausula #…………….…del contrato citado precedentemente se ha cumplido con el

servicio prestado por el mes de ……………… adjunto a la presente, razón por la cual remito a su
autoridad la Factura Nº o Recibo N° 000000 emitido por del Sr(a). o Empresa por Bs. XXXX (XXX
00/100 Bolivianos) para su correspondiente pago.

3.- CONCLUSION Y RECOMENDACIÓN

En función a todos los antecedentes, expreso mi conformidad por el servicio prestado y solicito
procesar el pago correspondiente por Bs.00.00 (XXXXXXXXXXXX 00/100 Bolivianos) según
documentación adjunta. En este sentido, se recomienda instruir a la Unidad Financiera pueda
procesar el pago a la brevedad posible.

Es cuanto informo para fines consiguientes.

XXX
H.R. XXXX
Archivo
 ANEXO 10

Comunicación Interna
GAF/UAyP/XXX/2014

Para: Lic.
GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO

Via: Lic.
RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACION

De: Lic.
ENCARGADO DE SERVICIOS GENERALES

Ref.: Remisión de Servicio de XXXXX - Proceso UAyP/CD/XXX/14”

Fecha: La Paz, XXXXXXXX

De mi consideración:

Remito para su autorización de pago el Informe por Servicio de XXXXXX emitido por XXXXX,
correspondiente a XXXXX según Recibo o factura adjunta por un monto total de XXXXX. En
este sentido, solicito que instruya a quien corresponda pueda procesar el XXXX pago de
dicha solicitud en función a normativa vigente, cabe señalar que el proveedor no cuenta
con registro SIGMA.

Sin otro particular, me despido reiterando mis consideraciones más distinguidas .

XXX
HR- XXX
c.c Arch.
 ANEXO 11

CONFORMIDAD

Para: XXXXXX
GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO

De: XXXXXXX
LLENAR CARGO DEL SOLICITANTE

Ref.: Servicio de Suministro de Combustible Proceso UAyP/CD/XXXX

Fecha: La Paz, XXXX

De mi consideración:
Me dirijo a su autoridad con el fin de dar la respectiva conformidad de recepción del proceso
UAyP/CD/XXX/XX de acuerdo al siguiente detalle:

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE MES DE ABRIL

Nª Nª VALE FECHA PLACA Lts. P/U Lts. TOTAL
1
2
3
4

Km. TOTAL MES DE RENDIMIENTO

PLACA TOTAL Lts.
FEBRERO x Lt.

En éste sentido, muy gentilmente solicito gestionar el pago de Bs. …. ( 00/100

BOLIVIANOS), en favor de la empresa XXXX.; toda vez que se han cumplido con los
requisitos técnicos, legales y económicos del proceso de contratación.
Sin otro particular, saludo a usted atentamente.
c.c. Arch
c.c. administración
 ANEXO 12

ORDEN DE SERVICIO/COMPRA
LUGAR Y FECHA: La Paz, XXX
EMPRESA PROVEEDORA: XXX
UNIDAD SOLICITANTE: XXX

Agradecemos a Usted se sirva dar cumplimiento a la provisión de /del servicio que se detalla a continuación:

N° Descripción

Objeto:
1
XXXXX
Item Cantidad Unidad Detalle Precio Unitario Precio Total

Total Adjudicación en Bs.

2 Documentación requerida

Lugar de entrega:
3

Plazo de entrega:
4

SON: 00/100 Bolivianos ,00

EMITIR FACTURA A NOMBRE DE: EMAPA, NIT N°:150054023

FORMA DE PAGO: El proveedor se compromete a recibir su pago
mediante SIGMA, una vez concluido todos los
trabajo, previa presentación de la factura y emisión
del Informe de Conformidad, emitido por la Unidad
Solicitante.
MULTAS: El proveedor se sujetara a una multa del 1% del
monto de la Orden de Servicio/Compra, por cada
día calendario de retraso en la entrega de lo
solicitado. En este sentido, las multas no podrán
exceder el 20% del precio total de la Orden de
Servicio/Compra, caso contrario se procederá a la
resolución de la misma.

PROVEEDOR FIRMA AUTORIZADA

FIRMA Y SELLO
Nombre y Apellido:……………………………………. Responsable del Proceso de Contratación
Cargo:…………………………………………………….
Fecha:…………………………………………………….
XXX/xx